Szablon karty projektu
Trzymaj się skalowalności, skup się na rezultatach i zaangażuj cały zespół, korzystając z szablonu karty projektu.
Informacje na temat szablonu karty projektu
Przed przystąpieniem do realizacji projektu musisz upewnić się, że posiadasz niezbędną dokumentację, która pomoże Ci odnieść sukces. Jednym z kluczowych dokumentów jest karta projektu.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, czym jest karta projektu, kiedy należy z niej korzystać i jak ją stworzyć przy użyciu naszego szablonu karty projektu.
Czym jest karta projektu w zarządzaniu projektami?
Karta projektu to ujednolicone źródło informacji o szczegółach projektu. Manager projektu lub lider projektu polega na karcie projektu, aby wyjaśnić podstawowe cele, skalowalność i obowiązki w zakresie projektu oraz jego zespołu, a także kilka innych kluczowych szczegółów. Bez względu na skalowalność projektu, manager projektu zawsze może odwołać się do karty, jeśli coś jest niepewne.
Od momentu rozpoczęcia projektu, karta może pomóc zjednoczyć wszystkich stakeholderów wokół wspólnego zrozumienia celów, strategii i rezultatów projektu.
Najlepiej byłoby, gdyby dokument karty projektu został napisany przez sponsora projektu, na którego koncie spoczywa odpowiedzialność za pomyślną realizację projektu. W rzeczywistości opracowanie tego zadania często spada na managera projektu, zanim zostanie ono zatwierdzone przez stakeholderów wyższego szczebla lub komitet sterujący.
Kiedy warto użyć karty projektu?
Skoro masz już wyznaczony budżet, plan projektu, harmonogram projektu i deklarację celu, po co Ci karta projektu?
Karta projektu służy jako jedyne źródło prawdy, które zastępuje wszystkie inne. Można ją nazwać pismem założycielskim projektu. Gdy pojawiają się konflikty między budżetem a osią czasu lub między członkami zespołu, lider projektu może wykorzystać kartę do arbitrażu.
Im bardziej złożony staje się projekt, im więcej stakeholderów i ruchomych elementów się w nim pojawia, tym trudniej jest managerowi projektu utrzymać wszystkich w ryzach bez karty projektu.
Karty mają również kluczowe znaczenie, gdy trzeba sprzedać projekt kluczowym stakeholderom, a zwłaszcza decydentom, którym może brakować wiedzy technicznej zespołu projektowego. Karta stanowi krótką prezentację, która ułatwia zrozumienie szczegółów projektu.
Jak utworzyć kartę projektu
Czy chcesz poznać najprostszy sposób na stworzenie karty projektu, która zadziała za pierwszym razem? Pracuj przy użyciu szablonu. Zacznij od dodania szablonu karty projektu do tablicy Miro. Następnie wykonaj następujące kroki:
Zaproś członków zespołu projektowego. Im więcej osób może wnieść swój wkład do karty, tym sprawniej można współpracować nad samym projektem. Zaproś wszystkich do współpracy w przestrzeni roboczej Miro.
Przeprowadź burzę mózgów nad odpowiedziami w kluczowych kategoriach. Poniżej tych kroków znajduje się podsumowanie wszystkich kluczowych sekcji szablonu.
Uzupełnij wyniki. Po ustaleniu ze współpracownikami, jakie informacje powinny znaleźć się w każdej kategorii, wypełnij je na szablonie.
Skorzystaj ze karty, aby uzyskać poparcie. Przedstaw gotowy szablon wszystkim stakeholderom i uzyskaj ich opinię. Na bieżąco wprowadzaj niezbędne zmiany.
Aby karta była skuteczna, ważne jest, aby lider projektu zawarł w niej jak najwięcej szczegółów. Jako minimum, powinieneś upewnić się, że odnosisz się do kilku istotnych elementów. Szablon zawiera łącznie 10 sekcji.
Cel to ostateczna meta projektu, powód, dla którego w ogóle go uruchamiasz. Przykłady mogą obejmować wypełnienie niszy, zwiększenie lojalności klientów lub zwiększenie przychodów.
Skalowalność określa, co jest, a co nie jest częścią projektu.Jasno zdefiniuj swoją skalowalność, aby nie dopuścić do sytuacji, w której projekt będzie się rozrastał o nowe funkcje i będzie dostarczany z opóźnieniem.
Kryteria sukcesu to cele SMART (konkretne, mierzalne, wykonalne, istotne i określone w czasie), które mogą powiedzieć, czy projekt zakończył się sukcesem.Projekt z kryterium „zachwycenia wszystkich naszych klientów na zawsze” jest skazany na niepowodzenie. Zamiast tego spróbuj czegoś w stylu „uzyskanie najwyższego udział w rynku w naszej branży”.
Zespół zawiera listę osób, które będą bezpośrednio pracować nad projektem.
Stakeholderzy to osoby, które nie należą do zespołu projektowego, ale które mają konkretny powód, aby dbać o to, jak to się skończy.
Użytkownicy to osoby, którym projekt ma przynieść korzyści (w sposób przynoszący dywidendę firmie). W przeciwieństwie do „zespołu” i „stakeholderów”, użytkownicy będą segmentami populacji, a nie konkretnymi osobami.
Zasoby to aktywa organizacyjne, które możesz przeznaczyć na projekt, w tym pieniądze, czas, ludzie, sprzęt i inne.
Ograniczenia to znane czynniki, które mogą przeszkodzić w powodzeniu projektu.
Ryzyko to zdarzenia, które mogą, ale nie muszą wystąpić, ale zagroziłyby powodzeniu projektu, gdyby się wydarzyły.
Oś czasu to przybliżony szkic tego, ile czasu zajmie ukończenie projektu, w tym elementy działań, które określą każdą fazę i przewidywane daty kluczowych kamieni milowych.
Nie przesadzaj z żadnym z tych punktów. Gotowa karta projektu nie powinna być dłuższa niż kilka stron. Wszystkie kluczowe informacje muszą być widoczne na pierwszy rzut oka.
What is the main purpose of a project charter?
A charter is the ultimate source of truth for any questions that arise during execution. Whenever there’s conflict or ambiguity between objectives, people, or teams, the project manager or project sponsor can refer to the charter to clear it up.
How do you build a project charter?
Start by getting your team together in a collaborative workspace like Miro. Adding sticky notes to the template is a simple way to build consensus on key points about the project. Each of the template’s ten sections corresponds to a vital part of a charter: purpose, scope, success criteria, team, stakeholders, users, resources, constraints, risks, and timeline.
What should a project charter include?
At the bare minimum, a charter should list the project’s objectives, scope, deliverables, high-level budget, and the responsibilities of each team member. There are several other elements that the project sponsor may wish to consider. For example, risk identification and mitigation plans, the project timeline, a list of expected resource requirements, a list of key project stakeholders, and a project communication plan.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon spotkania refleksyjnego
Zastosowania:
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
Kiedy harmonogram jest napięty, „nauka przez działanie” staje domyślną metodą. Znajdź więc czas dla swojego zespołu, aby uczyć się w inny, wartościowy sposób – poprzez refleksję i słuchanie. Prowadzone przez „uczących się” (członków zespołu, którzy dzielą się doświadczeniami z resztą zespołu) spotkanie refleksyjne pozwala udostępnić nowe informacje na temat firmy klienta lub wewnętrznej inicjatywy biznesowej, zaoferować techniki rozwiązywania problemów, a nawet polecić książki lub podcasty, które warto sprawdzić. Spotkania refleksyjne zachęcają również współpracowników na wszystkich poziomach do angażowania się w rozwój zawodowy swoich koleżanek i kolegów z zespołu.
Szablon 3 horyzontów rozwoju
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Ten model opisany w książce The Alchemy of Growth daje ambitnym firmom sposób na zrównoważenie teraźniejszości i przyszłości – innymi słowy, tego, co działa w istniejącym biznesie, i jakie potencjalnie opłacalne możliwości rozwoju są przed nami. Wówczas zespoły w całej organizacji mogą się upewnić, że ich projekty są zgodne z celami organizacji i je wspierają. Model 3 horyzonty rozwoju jest również skutecznym sposobem na wspieranie kultury innowacji – takiej, która ceni i polega na eksperymentowaniu i iteracji – oraz na identyfikowanie możliwości dla nowego biznesu.
Szablon mapy percepcji
Zastosowania:
Marketing, Desk Research, Mapping
Aby kształtować przekaz, dostosowywać marketing, ulepszać produkt i budować markę, musisz znać percepcję swoich klientów - co myślą o Tobie i Twojej konkurencji. Możesz uzyskać te spostrzeżenia, eksplorując mapę percepcji. To proste, potężne narzędzie tworzy wizualną reprezentację tego, jak klienci oceniają Twoją cenę, wydajność, bezpieczeństwo i niezawodność. Wykorzystaj ten szablon do pracy, a będziesz w stanie ocenić swoją konkurencję, dostrzec luki na rynku i zrozumieć zmiany w zachowaniu klientów i decyzjach zakupowych.
Szablon wywiadu z użytkownikiem
Zastosowania:
Desk Research, Product Management
Wywiad z użytkownikiem to technika badań UX, w której badacze zadają użytkownikowi pytania na dany temat. Pozwala on zespołowi szybko i łatwo zbierać dane o użytkownikach i dowiedzieć się o nich więcej. Ogólnie rzecz biorąc, organizacje przeprowadzają wywiady z użytkownikami, aby zebrać podstawowe dane, zrozumieć, w jaki sposób osoby korzystają z technologii, zrobić zrzut interakcji użytkowników z produktem, zrozumieć cele i motywacje użytkowników oraz znaleźć punkty bólu użytkowników. Użyj tego szablonu do zapisywania notatek podczas wywiadu, aby upewnić się, że zbierasz dane potrzebne do stworzenia person.
Szablon skalowalności projektu
Zastosowania:
Project Management, Decision Making, Project Planning
Skalowalność projektu pomaga zaplanować i potwierdzić jego cele, rezultaty, funkcje, zadania, koszty i terminy. Kierownik projektu i zespół powinni opracować skalowalność projektu tak wcześnie, jak to możliwe, ponieważ będzie to miało bezpośredni wpływ zarówno na harmonogram, jak i koszt projektu w miarę jego postępu. Choć skalowalność projektów będzie się różnić w zależności od zespołu i celów, zazwyczaj obejmują one cele, wymagania, główne rezultaty, założenia i ograniczenia. Staraj się uwzględnić cały zespół podczas tworzenia skalowalności projektu, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do obowiązków i terminów.
Szablon celów SMART
Zastosowania:
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
Wyznaczanie celów może być zachęcające, ale może też okazać się przytłaczające. Wyobrażenie sobie każdego kroku, który należy wykonać, aby osiągnąć cel, może być trudne, dlatego tak często zdarza nam się wyznaczać cele, które są zbyt ogólne lub przesadzone. SMART to struktura, która pozwala na ustalenie celów w sposób, który zapewni Ci sukces. SMART to skrót od Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Attainable (osiągalny), Relevant (istotny) i Timely (terminowy). Jeśli będziesz pamiętać o tych atrybutach za każdym razem, gdy ustalasz cele, będą one jasne i osiągalne. Twój zespół może korzystać z modelu SMART za każdym razem, gdy chcesz wyznaczyć cele. Możesz także używać modelu SMART za każdym razem, gdy chcesz ponownie ocenić i udoskonalić te cele.