Modèle d'agenda

À propos du modèle d'agenda

Il n'y a rien de pire qu'une réunion sans but. Mais vous n'avez pas besoin d'être un génie de la planification pour créer des agendas fonctionnels avant le début de la réunion. Impressionnez vos collègues et alignez-vous plus rapidement avec ce modèle d'agenda facile à utiliser.

Qu'est-ce qu'un agenda ?

Un agenda est comme une feuille de route pour une réunion. Il répertorie les activités qui auront lieu au cours de la réunion, quand elles se produiront et dans quel ordre. Le principal objectif d'un agenda est de donner aux participants un aperçu clair de la structure de la réunion. Sans agendas, les réunions donnent souvent l’impression d’être désorganisées et vous risquez de partir sans avoir accompli ce que vous souhaitez.

Mais un agenda n’a pas besoin d’être ennuyeux. C’est pourquoi nous avons créé ce modèle pour le rendre visuel, ludique et interactif. Nous vous facilitons l’ajout de votre choix de graphiques, couleurs, polices et images pour donner à votre agenda une personnalité et un style créatif.

Comment créer un agenda

Créer votre propre agenda est facile. Le canevas infini de Miro est l'endroit idéal pour créer et partager votre agenda avec votre équipe. Commencez par sélectionner le modèle d'agenda, puis suivez les étapes suivantes pour le personnaliser.

1. Ajoutez les détails de base

En haut de votre agenda, ajoutez les détails de base de la réunion, tels que la date et les objectifs.

2. Définir les priorités et tâches

Assurez-vous d'avoir une idée claire des sujets les plus importants de la réunion. Une fois que vous savez quelles sont les priorités de la réunion, notez-les.

3. Collaborer en temps réel

Lors de votre réunion, vous pouvez inviter les participants sur le tableau et leur demander d'ajouter toute priorité, tâche ou note à laquelle vous n'avez pas pensé. Discutez de tout nouvel élément pendant la réunion.

4. Personnaliser votre agenda

Avec le modèle, vous pouvez enjoliver votre agenda avec des graphiques, des couleurs, des polices et des images. N'ayez pas peur d'être créatif ! Compléter un agenda ne doit pas être une corvée. En créant quelque chose de ludique et personnel, la planification devient un jeu d'enfant.

Avantages de créer un agenda

Voici quelques avantages de créer un agenda efficace :

Permet de garder les réunions organisées

Un agenda favorise la structure et aide à prioriser les activités les plus critiques d'une réunion. Cela permet à l'équipe de rester concentrée sur les questions importantes, ce qui améliore la productivité. La simple présence d'un agenda formel crée une atmosphère officielle et décourage les participants de perdre du temps.

Un agenda formel fixe également les objectifs de la réunion et crée un but clair. Cela organise la direction que prendra la réunion et les actions à entreprendre après celle-ci.

Permet une prise de décision efficace

Les agendas fournissent un aperçu des sujets qui seront abordés lors de la réunion. Cet aperçu empêche l'hôte de la réunion d'oublier des sujets importants qu'ils doivent introduire.

Lorsque toutes les questions sont discutées en profondeur, des décisions valables peuvent être prises collectivement en une seule session. Cela est beaucoup plus productif et transparent que de planifier hâtivement en dehors de la réunion. Les contributions et suggestions venant de différentes perspectives améliorent la qualité des performances et créent un sentiment de travail d'équipe.

Aide à communiquer des nouvelles importantes

Les agendas offrent l'opportunité de faire des annonces concernant des événements commerciaux majeurs et les objectifs de la réunion. Sans agenda formel, les annonces peuvent ne pas être communiquées à toutes les personnes présentes à la réunion. De plus, les agendas permettent de récapituler les réunions précédentes. Cela aide à la réflexion sur les réunions et à passer en revue les progrès réalisés.

Offre une chance égale de contribuer

Les agendas mentionnent généralement les points d'action qui seront discutés lors d'une réunion. Cela donne à tous les membres de l'équipe l'occasion de réfléchir aux sujets de discussion à l'avance.

Dans de nombreuses réunions, les participants extravertis sont plus enclins à intervenir, tandis que les personnes plus réservées sont plus hésitantes. Cependant, savoir à l'avance ce qui sera discuté permet à toute l'équipe de rechercher les sujets à l'ordre du jour. Chacun peut réfléchir à la manière dont les sujets les concernent et formuler des contributions réfléchies et précieuses pendant la réunion.

Meilleures pratiques pour créer un ordre du jour

Tenez compte des meilleures pratiques suivantes lors de la création de votre ordre du jour :

Sollicitez l'avis de toute l'équipe

Si vous souhaitez que toute votre équipe soit engagée lors des réunions, assurez-vous que l'ordre du jour inclut une liste de sujets qui reflète leurs besoins. Demandez à vos membres d'équipe de suggérer des points à l'ordre du jour accompagnés d'une raison expliquant pourquoi chaque point doit être abordé en réunion.

Privilégiez les sujets qui concernent toute l'équipe

Le temps de réunion de l'équipe est coûteux et difficile à planifier. Cela signifie qu'il doit principalement être utilisé pour discuter et prendre des décisions sur des questions qui concernent l'ensemble de l'équipe — et qui nécessitent la participation de tous pour être résolues. Si les participants ne consacrent pas la majeure partie de la réunion à parler de questions interdépendantes, ils risquent de se désengager.

Listez les sujets de l'ordre du jour sous forme de questions auxquelles l'équipe doit répondre

La plupart des objectifs de réunion sont simplement plusieurs mots assemblés pour former une phrase. Par exemple : « réallocation de l'espace de bureau ». Cela laisse les participants à la réunion se poser la question : « Quid de la réallocation de l'espace de bureau ? »

Lorsque vous listez un sujet de réunion sous forme de question (ou de questions) à répondre, cela stimule la réflexion stratégique et encourage la participation. Par exemple, « Dans quelles conditions, le cas échéant, devrions-nous redistribuer l'espace de bureau ? »

Que devez-vous inclure dans un ordre du jour de réunion ?

Voici quelques-uns des éléments clés que votre ordre du jour de réunion devrait inclure :

1. En-tête de l'agenda

L'en-tête de l'agenda est utilisé pour identifier les éléments suivants :

• L'entité, l'organisation ou le comité qui convoque la réunion.

• L'en-tête de l'agenda portera le nom du corps assemblé, tel qu'un Conseil, un Groupe consultatif, un Comité ou les participants à la réunion.

• Le type de réunion.

2. Participants à la réunion

Votre agenda formel doit lister les participants à la réunion. Cependant, il doit également indiquer les points de l'agenda dont chaque membre de l'équipe sera responsable.

3. Objectifs clés

Votre agenda doit informer tous les participants des objectifs de la réunion, des sujets qui seront abordés et des types de décisions à prendre.

L'objectif principal de la réunion est souvent une phrase ou deux qui répondent à deux questions principales :

• Pourquoi nous rencontrons-nous ?

• Que voulons-nous accomplir ?

4. Contributions de votre équipe

N'oubliez pas d'impliquer votre équipe ou les autres participants à la réunion dans l'élaboration de l'ordre du jour. L'équipe peut très bien connaître mieux les points à discuter que l'organisateur.

De cette manière, vous vous assurerez que tous les sujets principaux et éventuelles questions sont abordés. Cela gardera également les participants engagés, puisqu'ils sont impliqués dans la création de la réunion.

5. Le plan de travail de la réunion

Le plan de travail de la réunion est ce que vous souhaitez que la réunion accomplisse.

Assurez-vous de fixer des objectifs de temps réalistes pour chaque question. C'est toujours une bonne idée de prévoir quelques minutes de plus que ce que vous pensez nécessaire par point de votre agenda. Très souvent, une question ou un point de discussion se pose et nécessite une solution, ce qui prend du temps.

6. Durée et le temps alloué pour chaque point de l'ordre du jour

L'un des objectifs les plus importants d'un ordre du jour est de s'assurer que la réunion se déroule dans les temps. Après tout, vous souhaitez respecter le temps de ceux qui y participent. Définir la durée consacrée à chaque point de l'ordre du jour vous aidera à maintenir votre réunion sur la bonne voie.

Assurez-vous de définir des objectifs temporels réalistes pour chaque point à aborder. Il est toujours judicieux de prévoir quelques minutes de plus que ce que vous pensez nécessaire par point de votre ordre du jour. Très souvent, une question ou un point de discussion surgit nécessitant une décision, ce qui prend du temps.