Plantilla Lean Coffee

Acerca de la Plantilla Lean Coffee

Lean Coffee es un formato innovador que permite a los participantes dirigir reuniones sin un facilitador ni una agenda. La estructura evoluciona naturalmente a partir de las necesidades de las personas presentes, conduciendo a una reunión gratificante donde todos tienen voz.

¿Qué es Lean Coffee?

El enfoque de Lean Coffee es una nueva manera de estructurar reuniones. El enfoque está en aprovechar al máximo el tiempo de todos y en utilizar una agenda acordada mutuamente para asegurar que todos estén completamente comprometidos.

¡Y ni siquiera necesitas café! (Aunque eso puede ayudar).

Aunque pueda parecer imposible tener una reunión sin un líder y sin planificación previa, el formato Lean Coffee lo hace simple. Todos pueden sugerir tantos temas como se les ocurran, y luego los participantes votan por los temas que quieren discutir.

Cada tema tiene un límite de tiempo de cinco minutos para comenzar. Al final de cinco minutos, una votación mayoritaria determina si se sigue hablando o se pasa al siguiente tema.

Como todos votan sobre los temas, ninguna persona o voz corre el riesgo de dominar, lo que anima a los participantes a compartir sus diferentes perspectivas. 

Cuándo usar Lean Coffee

Lean Coffee, en su esencia, es simplemente un conjunto de reglas que imita y gamifica el flujo natural de la conversación. Como tal, se puede usar en prácticamente cualquier grupo social formal. También funciona en cualquier entorno, desde salas de reuniones corporativas hasta cafeterías y bares. Incluso es posible realizarlas virtualmente invitando a todos a un tablero de Miro con la plantilla Lean Coffee.

Una reunión Lean Coffee también puede tratar cualquier tema, pero es especialmente útil para hacer una lluvia de ideas en equipo o realizar retrospectivas. En una lluvia de ideas Lean Coffee, cada tema sugerido debe ser una idea que se relacione con el tema general. En una retrospectiva, cada tema es una lección que el participante cree que el equipo debería llevar adelante.

Estas sesiones funcionan mejor en grupos pequeños (idealmente 10 personas o menos), ya sea como un experimento único o de manera regular (por ejemplo, dos veces a la semana). 

También puedes usar Lean Coffee como una herramienta educativa. Si, por ejemplo, tus compañeros de equipo son nuevos en una metodología como Agile o Scrum, puedes realizar un Lean Coffee como una especie de 'ronda relámpago' para poner al día a todos con los conceptos esenciales.

Cómo organizar un Lean Coffee

Hacer tu propia reunión Lean Coffee es fácil. Miro es la herramienta perfecta para crearlos y compartirlos. Comienza seleccionando la plantilla Lean Coffee, luego sigue los siguientes pasos.

Decide un tema. Este es un paso opcional, pero puede ayudar si los participantes tienen dificultades para encontrar temas. Si estás llevando a cabo una lluvia de ideas o una retrospectiva Lean Coffee, el tema ya está presente cuando empiezas.

Recoge tus temas de discusión en la primera columna. Pide a todos que añadan notas adhesivas con sus temas preferidos. Mantén los temas breves y concisos para una mejor legibilidad. Algunos participantes pueden tener solo "temas" generales, mientras que otros participantes pueden tener ideas específicas que quieren desarrollar. Ambos son bienvenidos. 

Prioriza los temas mediante votación. Usa emojis para hacer "votación por puntos" (dos o tres votos por persona) por tus temas favoritos para discutir. Las personas pueden distribuir sus votos entre los temas o utilizar todos sus votos en un solo tema. Usa el Temporizador de Cuenta Regresiva de Miro para limitar la votación a menos de tres minutos. Cuando hayas creado tu agenda, mueve el primer tema a la siguiente columna.

Inicia tu temporizador y comienza la discusión. El grupo puede comenzar a discutir los temas en orden de popularidad. La persona que sugirió el tema tiene la oportunidad de discutirlo en profundidad. 

Usa la votación mayoritaria para continuar, detenerte o indicar sentimientos encontrados sobre el tema de discusión. Después de 5 minutos, el grupo puede votar si continuar hablando o pasar al siguiente tema. Repite según sea necesario para ampliar la discusión o seguir avanzando. Es importante limitar el tiempo de discusión para que todos puedan contribuir y participar. 

A medida que avances de tema en tema, actualiza las columnas en consecuencia. Para ayudar a todos a seguir los diferentes temas, mueve los temas de las notas adhesivas a "En discusión" o "Discutido". 

Concluye la reunión y haz que todos aporten una idea. Guarda los últimos cinco minutos del Café Lean para pedir a cada persona que comparta su aprendizaje o una conclusión clave. Si la mayoría del grupo expresa que le gustaría tener otra reunión de Café Lean, reprogramarla para una fecha cercana.