Acerca de la plantilla de Lean Coffee
Lean Coffee es un formato innovador que permite a los participantes realizar reuniones sin un facilitador ni una agenda. La estructura evoluciona de manera natural según las necesidades de las personas presentes, llevando a una reunión gratificante donde todos tienen voz.
¿Qué es Lean Coffee?
El enfoque de Lean Coffee es una nueva manera de estructurar reuniones. Se enfoca en aprovechar al máximo el tiempo de todos y en usar una agenda acordada mutuamente para asegurar que todos estén completamente involucrados.
¡Y ni siquiera necesitas café! (Aunque eso puede ayudar).
Aunque pueda parecer imposible tener una reunión sin un líder y sin planificación previa, el formato Lean Coffee lo hace sencillo. Todos pueden sugerir tantos temas como se les ocurran, luego los participantes votan por los temas que desean discutir.
Cada tema recibe un tiempo asignado de cinco minutos para comenzar. Al final de los cinco minutos, una votación mayoritaria determina si se continúa hablando o se pasa al siguiente tema.
Como todos votan sobre los temas, ninguna persona o voz corre el riesgo de dominar, lo que anima a los participantes a compartir sus diferentes perspectivas.
Cuándo usar Lean Coffee
Lean Coffee, en esencia, es simplemente un conjunto de reglas que imita y gamifica el flujo natural de la conversación. Por lo tanto, puede ser utilizado en prácticamente cualquier grupo social formal. También funciona en cualquier entorno, desde salas de reuniones corporativas hasta cafeterías y bares. Incluso es posible realizarlas virtualmente invitando a todos a un tablero de Miro con la plantilla de Lean Coffee.
Una reunión de Lean Coffee puede tener cualquier tema, pero es especialmente útil para hacer una lluvia de ideas en equipo o para retrospectivas. En una lluvia de ideas de Lean Coffee, cada tema sugerido debe ser una idea que esté relacionada con el tema general. En una retrospectiva, cada tema es una lección que el participante considera que el equipo debería llevar adelante.
Estas sesiones funcionan mejor en grupos pequeños (idealmente 10 personas o menos), ya sea como un experimento único o con una frecuencia regular (como dos veces por semana).
También puedes usar Lean Coffee como una herramienta educativa. Si, por ejemplo, tus compañeros de equipo son nuevos en una metodología como Agile o Scrum, puedes realizar un Lean Coffee como una especie de "ronda relámpago" para poner a todos al tanto de los conceptos esenciales.
Cómo organizar un Lean Coffee
Hacer tu propio encuentro Lean Coffee es fácil. Miro es la herramienta perfecta para crearlos y compartirlos. Comienza seleccionando la plantilla de Lean Coffee, y luego sigue los siguientes pasos.
Decide un tema. Este paso es opcional, pero puede ayudar si los participantes tienen problemas para proponer temas. Si estás realizando una lluvia de ideas o una retrospectiva en Lean Coffee, el tema ya está definido al inicio.
Recoge tus temas de discusión en la primera columna. Pide a todos que añadan notas adhesivas con sus temas preferidos. Mantén los temas breves y directos para facilitar la lectura. Algunos participantes pueden tener solo "temas" generales, mientras que otros pueden tener ideas específicas que deseen desglosar. Ambos son bienvenidos.
Prioriza los temas votando. Usa emojis para "votar con puntos" (dos o tres votos por persona) por tus temas favoritos para discutir. Las personas pueden distribuir sus votos entre varios temas o usarlos todos en un solo tema. Usa el temporizador de Miro para limitar la votación a menos de tres minutos. Cuando hayas construido tu agenda, mueve el primer tema a la siguiente columna.
Inicia tu temporizador y comienza la discusión. El grupo puede empezar a discutir los temas en orden de popularidad. La persona que sugirió el tema tiene la oportunidad de discutirlo en profundidad.
Utiliza la votación por mayoría para continuar, detener o indicar sentimientos mixtos sobre la discusión del tema. Después de 5 minutos, el grupo puede votar si seguir hablando o pasar al siguiente tema. Repite según sea necesario para ampliar la discusión o seguir avanzando. Es importante mantener las discusiones con límite de tiempo para que todos puedan contribuir y participar.
Conforme avances de tema en tema, actualiza las columnas según corresponda. Para ayudar a todos a llevar el seguimiento de los diferentes temas, mueve las notas adhesivas de los temas a “Siendo discutido” o “Discutido.”
Concluye la reunión y haz que todos compartan una idea. Guarda los últimos cinco minutos del Lean Coffee para pedirle a cada persona que comparta algo que haya aprendido o un punto clave. Si la mayoría del grupo expresa que les gustaría realizar otra reunión Lean Coffee, prográmala para una fecha cercana.
Preguntas frecuentes sobre la Plantilla Lean Coffee
¿Por qué se llama Lean Coffee?
El término “Lean Coffee” crea la impresión de eficiencia en un ambiente relajado. “Lean” significa que la reunión no hará perder el tiempo a nadie, y “Coffee” sugiere que será relajada y agradable. Por supuesto, depende de los participantes asegurar que el nombre sea preciso.
¿Cuál es el propósito de un Lean Coffee?
Un Lean Coffee crea un espacio para una discusión estructurada sin encasillar a los participantes en una agenda ideada por otra persona. Sin importar el tema, un Lean Coffee está diseñado para asegurar que todos puedan discutir sus preocupaciones e intereses.
¿Cómo se realiza una sesión virtual de Lean Coffee?
Usa el espacio de trabajo colaborativo de Miro para que cada asistente pueda ver la misma pizarra. Antes de la reunión, asegúrate de que todos sepan cómo crear notas adhesivas y votar usando emojis. Esto ahorrará tiempo durante el Lean Coffee en sí.
¿Cómo se lleva a cabo un Lean Coffee retrospectivo?
Un Lean Coffee retrospectivo es igual que cualquier otro, excepto que el tema general es un proyecto u otro esfuerzo que acaba de terminar. Los temas deben relacionarse con alguna lección aprendida del esfuerzo completado.
