Plantilla de Café Lean

Sobre la Plantilla de Café Lean

Café Lean es un formato innovador que permite a los participantes llevar a cabo reuniones sin un facilitador ni una agenda. La estructura evoluciona naturalmente a partir de las necesidades de las personas presentes, lo que conduce a reuniones enriquecedoras donde todos tienen voz.

¿Qué es Café Lean?

El enfoque de Lean Coffee es una nueva forma de estructurar reuniones. Se centra en aprovechar al máximo el tiempo de todos y en utilizar una agenda acordada mutuamente para asegurar que todos estén completamente involucrados.

¡Y ni siquiera necesitas café! (Aunque puede ayudar).

Aunque parezca imposible tener una reunión sin un líder y sin planificación previa, el formato Lean Coffee lo hace simple. Todos pueden sugerir tantos temas como puedan imaginar, y luego los participantes votan por los temas que quieren discutir.

Cada tema tiene un tiempo asignado de cinco minutos para empezar. Al finalizar los cinco minutos, un voto mayoritario determina si se continúa hablando o se pasa al siguiente tema.

Dado que todos votan sobre los temas, ninguna persona o voz corre el riesgo de dominar, animando a los participantes a compartir sus diferentes perspectivas. 

Cuándo usar Lean Coffee

En esencia, Lean Coffee es solo un conjunto de reglas que imitan y convierten en un juego el flujo natural de una conversación. Por lo tanto, puede usarse prácticamente en cualquier grupo social formal. También funciona en cualquier entorno, desde salas de reuniones corporativas hasta cafeterías y bares. Incluso es posible llevarlos a cabo de manera virtual invitando a todos a un tablero de Miro con la Plantilla de Lean Coffee.

Una reunión Lean Coffee puede abordar cualquier tema, pero es especialmente útil para hacer lluvias de ideas o retrospectivas de equipo. En una lluvia de ideas de Lean Coffee, cada tema sugerido debe ser una idea que se relacione con el tema general. En una retrospectiva, cada tema es una lección que el participante cree que el equipo debería conservar.

Estas sesiones funcionan mejor en grupos pequeños (idealmente de 10 personas o menos), ya sea como un experimento único o con una cadencia regular (como dos veces por semana). 

También puedes utilizar Lean Coffee como una herramienta educativa. Si, por ejemplo, tus compañeros de equipo son nuevos en una metodología como Agile o Scrum, puedes realizar un Lean Coffee como una especie de "ronda relámpago" para que todos se pongan al día con los conceptos esenciales.

Cómo organizar un Lean Coffee

Hacer tu propia reunión de Lean Coffee es sencillo. Miro es la herramienta perfecta para crearlos y compartirlos. Comienza seleccionando la plantilla Lean Coffee, luego sigue estos pasos.

Decide un tema. Este es un paso opcional, pero puede ayudar si los participantes tienen problemas para proponer temas. Si estás organizando una lluvia de ideas o una retrospectiva como Lean Coffee, el tema ya está definido desde el inicio.

Recopila tus temas de discusión en la primera columna. Pide a todos que agreguen notas adhesivas con sus temas preferidos. Manten los temas breves y directos para facilitar la lectura. Algunos participantes podrán tener solo "temas" generales, mientras que otros podrán tener ideas específicas que quieran desarrollar. Ambos son bienvenidos. 

Prioriza los temas mediante votación. Usa emojis para "votación de puntos" (dos a tres votos por persona) sobre tus temas favoritos para discutir. Las personas pueden distribuir sus votos entre varios temas o usar todos sus votos en uno solo. Utiliza el temporizador de cuenta regresiva de Miro para mantener la votación en menos de tres minutos. Cuando hayas construido tu agenda, mueve el primer tema a la siguiente columna.

Inicia tu temporizador y comienza la discusión. El grupo puede comenzar a debatir los temas por orden de popularidad. La persona que sugirió el tema tiene la oportunidad de discutirlo en profundidad. 

Usa la votación mayoritaria para continuar, detener o señalar sentimientos encontrados sobre la discusión del tema. Después de 5 minutos, el grupo puede votar si continuar hablando o pasar al siguiente tema. Repite según sea necesario para ampliar la discusión o seguir avanzando. Es importante mantener las discusiones en tiempos limitados para que todos puedan contribuir y participar. 

A medida que avanzas de tema en tema, actualiza las columnas en consecuencia. Para ayudar a todos a realizar un seguimiento de los diferentes temas, mueve las notas adhesivas de "Siendo discutido" a "Discutido." 

Concluye la reunión y haz que todos contribuyan con un aprendizaje. Reserva los últimos cinco minutos del Lean Coffee para pedirle a cada persona que comparta su aprendizaje o un punto clave. Si la mayoría del grupo expresa que le gustaría volver a realizar una reunión Lean Coffee, prográmala para una fecha cercana.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de Lean Coffee

¿Por qué se llama Lean Coffee?

El término "Lean Coffee" crea la impresión de eficiencia en un ambiente relajado. "Lean" significa que la reunión no hará perder el tiempo de nadie, y "Coffee" sugiere que será relajada y agradable. Por supuesto, depende de los participantes asegurarse de que el nombre sea preciso.

¿Cuál es el propósito de un Lean Coffee?

Un Lean Coffee crea un espacio para discusiones estructuradas sin encajonar a los participantes en una agenda desarrollada por alguien más. Independientemente del tema, un Lean Coffee está diseñado para asegurar que todos tengan la oportunidad de discutir sus preocupaciones e intereses.

¿Cómo se realiza una sesión virtual de Lean Coffee?

Usa el espacio de trabajo colaborativo de Miro para que cada asistente pueda ver la misma pizarra. Antes de la reunión, asegúrate de que todos sepan cómo crear notas adhesivas y votar usando emojis. Esto ahorrará tiempo durante el Café Lean.

¿Cómo se lleva a cabo un Café Lean retrospectivo?

Un Café Lean retrospectivo es igual que cualquier otro, salvo que el tema general es un proyecto u otro esfuerzo que acaba de terminar. Los temas deben estar relacionados con alguna lección aprendida del esfuerzo completado.