Plantilla de flujo de trabajo
Colabora fácilmente en diseños y haz un seguimiento de tu estado.
Sobre la plantilla de flujo de trabajo
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que te permite delinear los diferentes pasos, recursos, cronología y roles necesarios para completar un proyecto. Puede utilizarse en cualquier proyecto de múltiples pasos, ya sea un proceso de negocios u otro tipo de proceso, y es ideal para trazar las acciones tangibles que debes realizar para lograr un objetivo y el orden en el que tienes que completar esas acciones.
5 componentes clave de un flujo de trabajo
Hay muchas formas de crear un flujo de trabajo pero generalmente involucran los siguientes componentes básicos. Hemos enumerado las preguntas que deberías hacerte si estás tratando de completar un nuevo flujo de trabajo.
1. Interesados
¿Quiénes son los interesados? Es importante que todo el equipo entienda sus roles antes de comenzar la producción. Define a tus interesados y establece el alcance sus funciones. ¿Quiénes son los guardianes? ¿Quién se hace cargo del ciclo de revisión? ¿Quién interviene si ocurre un cuello de botella?
2. Lluvia de ideas
¿Cómo desarrollas una lluvia de ideas? ¿De dónde viene el contenido? Si estás trabajando en un equipo de marketing o diseño, o si estás produciendo un programa de TV, un podcast o cualquier otro esfuerzo creativo, es crucial decidir el formato de las lluvias de ideas desde el principio. También es útil averiguar dónde guardas tus ideas, quién las compila y quién toma las decisiones editoriales.
3. Cronología
¿Cuál es tu cronología? Esboza los logros clave y una cronología aproximada para un proyecto determinado. Toma nota de cualquier revisión que tenga que hacerse y los plazos para cada revisión. Crea listas de verificación para cada logro de manera que puedas saber cuándo pasar al siguiente.
4. Comunicación
¿Cómo te comunicarás con el equipo? ¿Tendrás reuniones de revisión semanales? ¿Quién debe participar en esas reuniones? ¿Sería mejor enviar una actualización semanal de correo electrónico? Decide un plan de juego, pero siempre puedes iterar más tarde.
5. Recursos
¿Qué recursos necesitas para tener éxito? Los recursos pueden incluir herramientas, socios multifuncionales, presupuesto y otras necesidades.
¿Es el flujo de trabajo fácil de asimilar y escalable? Revisa tu flujo de trabajo periódicamente. Asegúrate de que todo esté actualizado y de que el flujo de trabajo pueda escalar con tu negocio. Incorpora cualquier retroalimentación de los empleados recién contratados que hayan recibido capacitación sobre el flujo de trabajo.
Cuatro beneficios de un flujo de trabajo
El diagrama de flujo de trabajo permite:
1. Colabora de manera eficaz
La gestión de proyectos es un proceso caótico y complicado. Puede ser difícil para los interesados conocer sus roles y responsabilidades y dónde se superponen y estorban. Un buen flujo de trabajo de producción reduce la incertidumbre. En caso de duda, tu equipo y los socios multifuncionales pueden consultar el flujo de trabajo para entender cuál es el paso siguiente.
2. Capacita a los nuevos empleados
Tener un flujo de trabajo facilita la capacitación de nuevos empleados. En lugar de tener que recordar cada paso de un proceso de producción complejo, puedes explicar el flujo de trabajo al empleado nuevo. Esto garantiza la coherencia en tu capacitación y permite a los nuevos empleados comenzar con el pie derecho.
3. Encuentra fallos en tus procesos
Documentar un flujo de trabajo de producción es una oportunidad para entender los fallos en tus procesos. ¿Hay lagunas? ¿Necesitas más recursos? ¿Hay un cuello de botella? Trazar tu flujo de producción es la mejor manera de tener un sentido de las necesidades de tu equipo.
4. Escala tus procesos
Los flujos de trabajo de producción te ayudan a escalar. Cuando los procesos viven en la cabeza de tu equipo, puede ser difícil conseguir recursos, obtener la aceptación o contratar a nuevos empleados. La creación de un flujo de trabajo facilita el crecimiento de tu empresa a medida que construyes.
Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo proporciona un diagrama de flujo de proceso que se divide en cuatro secciones: En espera, En progreso, Necesita revisión y Aprobado. Se crean pasos de flujo de trabajo individuales y se colocan en la sección adecuada, en la que se les asignará al miembro del equipo adecuado. Desde allí, solo es una cuestión de mover las tareas a través del diagrama de flujo de trabajo a medida que se completen.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de mapa de ejemplos
Ideal para:
Diagramas, Mapas, Gestión de producto
Para actualizar tus productos de forma útil, reconocer las áreas problemáticas y realizar las mejoras necesarias, tienes que ponerte en los pies de los usuarios. El mapa de ejemplos (o mapa de historias de usuario) puede darte esa perspectiva ayudando a los equipos multifuncionales a identificar cómo se comportan los usuarios en diferentes situaciones. Estas historias de usuario son ideales para ayudar a las organizaciones a elaborar un plan de desarrollo para planificaciones sprint o definir la mínima cantidad de funciones necesarias para ser valiosas para los clientes.
Plantilla de plano de servicios
Ideal para:
Desk Research, Operaciones, Estudio de mercado
Los planos de servicios, introducidos por G. Lynn Shostack en 1984, te permiten visualizar los pasos de un proceso de servicios desde la perspectiva del cliente. Los planos de servicios son herramientas útiles para entender y diseñar una experiencia de servicios y encontrar formas de mejorarla. Los diagramas de planos de servicios facultan a los equipos para diseñar nuevos procesos o mejorar los existentes. Para crear un plano de servicios, traza mapas de cada proceso y participante que contribuya a la experiencia del cliente, desde los colaboradores internos hasta los proveedores.
Plantilla de planificación de PI
Ideal para:
Metodología Agile, Planificación estratégica, Desarrollo de producto
La planificación de PI es la "planificación de incrementos de programa". La planificación de PI, que es parte del Scaled Agile Framework (SAFe), ayuda a los equipos a elaborar estrategias hacia una visión compartida. En una sesión típica de planificación de PI, los equipos se reúnen para revisar el backlog de un programa, alinear los equipos multidisciplinarios y decidir los próximos pasos. Muchos equipos llevan a cabo una planificación de PI cada 8 a 12 semanas, pero puedes personalizar tu planificación para adaptarse a tus necesidades. Usa la planificación de PI para desglosar funciones o características, identificar riesgos, encontrar dependencias y decidir qué historias vas a desarrollar.
Plantilla de planificación de eventos
Ideal para:
Planificación de proyecto, Talleres
No importa si estás planeando el lanzamiento de un producto, una conferencia completamente virtual o un evento importante, la plantilla de planificación de eventos funcionará como lista de verificación visual y mapa para todos los detalles que tengas que considerar antes del gran día. La plantilla de planificación de eventos es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles. Al trazar diferentes secciones (desde el plan de marketing a la agenda, desde los bocadillos a los regalos para los invitados) tú y tu equipo pueden concentrarse en los detalles más importantes y colaborar según sea necesario cuando existan superposiciones.
Plantilla de análisis de brechas
Ideal para:
Business Management, Planificación estratégica, Márketing
Piensa en el estado ideal de tu equipo u organización. Ahora compáralo con la situación real actual. ¿Quieres identificar las brechas u obstáculos que se interponen entre tu presente y futuro? Entonces estás listo para hacer un análisis de brechas. Esta plantilla fácil de personalizar permitirá a tu equipo alinearse respecto de los obstáculos que impiden que alcances tus objetivos más rápido, colaborar en un plan para lograr esos objetivos y encauzar a tu organización en dirección al crecimiento y el desarrollo. Puedes enfocarte en análisis de brechas específicos: para capacidades, candidatos, software, procesos, proveedores, datos, entre otros.
Plantilla de kit de sprint de diseño
Ideal para:
Metodología Agile, Diseño UX, Sprint Planning
Con el enfoque estratégico y adecuado, cinco días es todo lo que se necesita para abordar tus mayores desafíos de producto. Ese es el pensamiento detrás de la metodología de sprint de diseño. Este kit de sprint de diseño, creado por Tanya Junell de Blue Label Labs, brinda un conjunto de plantillas ligeras que apoyan las actividades colaborativas de sprint de diseño y las votaciones, y mantiene la energía, el espíritu de equipo y la chispa que se encendió en la sesión. Los suministros de sprints virtuales y las pizarras preparadas hacen que este kit sea especialmente útil para los facilitadores de sprint de diseño remoto.