Vorlage für eine Prioritätsmatrix

Über die Vorlage für eine Prioritätsmatrix

Die Vorlage für eine Prioritätsmatrix hilft dir, Aufgaben zu organisieren und ist ein Bereich, in dem du Prioritäten bewerten und mit deinem Team teilen kannst. Projektmanager und operative Mitarbeiter lieben diese Vorlage, weil sie visuell verdeutlicht, wie man ein Projekt angeht oder wo man überhaupt anfangen sollte. Die Vorlage für eine Prioritätsmatrix hilft dir auch dabei, Vorgänge und dringende Angelegenheiten zu identifizieren und deine strategische Planung abzustimmen.  

Was ist eine Prioritätsmatrix?

Eine Prioritätsmatrix ist ein Werkzeug, das zur kategorialen Priorisierung von Aufgaben und zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und des Zeitmanagements dient. Es ist ein nützliches Werkzeug, weil der einfache Rahmen auf alle Arten von Arbeiten anwendbar ist, sei es in Geschäftsprozessen, projektbasiert oder operativ. Prioritätsmatrizen beginnen in einem einfachen Format, können aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Organisationen priorisieren nach Einfluss (niedrig, mittel, hoch), Aufwand und Dringlichkeit.

Wann man eine Vorlage für eine Prioritätsmatrix verwendet

Eine Prioritätsmatrix ist ein Management-Tool für Personen, die ein wenig mehr als eine einfache To-Do-Liste benötigen. Sie kann wertvoll für das Projektmanagement und die Priorisierung von Projekten sein. Die 2x2-Matrix ist darauf ausgelegt, dir zu helfen, kritische Aufgaben zu bestimmen, damit du dich zuerst auf die dringendsten Bedürfnisse konzentrieren kannst.

Verschiedene Faktoren können die Dringlichkeit oder Wichtigkeit einer Aufgabe auf deiner Liste beeinflussen. Zum Beispiel, wenn du eine Aufgabe erledigen musst, die direkt die Kundenzufriedenheit beeinflusst, ist diese Aufgabe wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und Priorität. Wenn du jedoch eine Aufgabe erledigen musst, die deine Kunden in Zukunft glücklicher machen könnte, dann ist diese Aufgabe wahrscheinlich nicht dringend, aber sehr wichtig.

Wie man die Vorlage für die Prioritätsmatrix verwendet

Gehe deine Aufgabenliste durch und sortiere jede Aufgabe in ein Quadrant ein. So solltest du über jedes Quadrant nachdenken:

• Quadrant I ist für die dringendsten und wichtigsten Deadlines.

• Quadrant II ist für langfristige Strategie und Entwicklung, Aufgaben, die nicht dringend, aber dennoch wichtig sind.

• Quadrant III ist für dringende, aber nicht wichtige Aufgaben, also für zeitkritische Ablenkungen, die trotzdem sofort erledigt werden müssen.

• Quadrant IV ist für Aufgaben, die wenig bis gar keinen Wert bringen.

Analysiere deine täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordne Vorgänge dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor du überlegst, wo du Änderungen vornehmen musst.

Erstelle deine eigene Prioritätenmatrix

Miro ist das perfekte Tool, um deine Prioritätenmatrix zu erstellen und zu teilen. Beginne, indem du diese Priorisierungs-Matrixvorlage auswählst.

1. Verwende die Miro-Vorlage

Öffne diese Miro-Vorlage, um loszulegen! Liste auf dem Board die Aufgaben auf, die dein Team erledigen soll.

2. Überlege dir jede Aufgabe

Stelle dir bei jeder Aufgabe folgende Frage: Was sind die Folgen, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird?

3. Aufgaben priorisieren

Basierend auf diesen Informationen kategorisiere jeden Listeneintrag als „hohe Priorität“ oder „niedrige Priorität“.

4. Weise den Aufgaben Dringlichkeiten zu.

Teile nun die Aufgaben in jeder Kategorie weiter in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „niedrige Dringlichkeit“. Du solltest jetzt vier Listen haben.

5. Werte zuweisen

Weise jeder Option Werte zwischen 1 und 4 zu, wobei niedrigere Zahlen bedeuten, dass die Aufgabe eine höhere Priorität hat.

6. Auf der Matrix platzieren

Sortiere die Optionen in deiner Matrix. Sobald du fertig bist, teile deine Prioritäten mit den notwendigen Stakeholdern.