Prioritäts-Matrix-Template (Eisenhower-Matrix)
Identifiziere dringende Themen und behalte den Überblick über alle Aufgaben, die nachverfolgt werden müssen.
Über das Priority-Matrix-Template
Was ist eine Priority-Matrix?
Eine Priority-Matrix, auch Eisenhower Matrix genannt, wird verwendet, um Arbeit nach Kategorien zu priorisieren und auf Basis fundierter Informationen Entscheidungen zu treffen und Zeitpläne zu erstellen. Es handelt sich um ein nützliches Werkzeug, da sich dieses einfache Framework auf alle Arten von Aufgaben anwenden lässt, von Geschäftsprozessen über projektbezogene Arbeiten wie Projektstrukturplänen bis hin zu betrieblichen Entscheidungen. Eine Priority-Matrix beginnt mit einem einfachen Format, kann aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Organisationen legen die Prioritäten nach den Auswirkungen (niedrig, mittel, hoch), dem Aufwand und der Dringlichkeit fest.
Wann solltest du eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Management-Tool für all jene, die etwas mehr als eine einfache To-do-Liste benötigen. Sie kann sowohl für das Projektmanagement als auch für die Projektriorisierung nützlich sein. Die 2x2-Matrix ist dafür ausgelegt, dir bei der Ermittlung kritischer Aufgaben zu helfen, damit du dich zuerst auf die dringlichsten Punkte konzentrieren kannst. Diese kann dir auch beim Erstellen eines Projektstrukturplans helfen.
Eine Vielzahl von Faktoren können die Dringlichkeit oder die Bedeutung einer Aufgabe auf deiner Liste beeinflussen. Wenn du zum Beispiel eine Problemstellung lösen musst, die direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat, ist sie wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und von hoher Priorität. Wenn du jedoch eine Aufgabe hast, die die Kundenzufriedenheit in Zukunft verbessern könnte, hat sie wahrscheinlich eine geringe Dringlichkeit, aber eine hohe Priorität.
So erstellst du eine Priority-Matrix
Gehe die Liste deiner Aufgaben durch und platziere jede Aufgabe in einem Quadranten. Dabei solltest du die einzelnen Quadranten folgendermaßen betrachten:
Quadrant I ist für die dringlichsten und wichtigsten Termine vorgesehen.
In Quadrant II befinden sich langfristige Strategien und Entwicklungen sowie weniger dringliche Aufgaben, die dennoch wichtig sind.
Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten in Quadrant III platziert werden. Für diese Aufgaben spielt der Zeitdruck eine wichtige Rolle: Sie müssen unverzüglich umgesetzt werden.
In Quadrant IV befinden sich Aufgaben, die von geringem oder keinem Wert sind.
Analysiere deine täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordne Problemstellungen dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor du beurteilst, wo du Änderungen vornehmen musst.
Eine eigene Priority-Matrix ausarbeiten
Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um eine Priority-Matrix zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl dieses Priority-Matrix-Templates.
1. Verwende das Miro-Template.
Öffne als Erstes dieses Miro-Template. Liste im Whiteboard die Aufgaben auf, die dein Team umsetzen soll.
2. Mache dir zu jeder Aufgabe Gedanken.
Stelle dir zu jeder Aufgabe die folgende Frage: Welche Konsequenzen hat es, wenn diese Aufgabe nicht umgesetzt wird?
3. Priorisiere die Aufgaben.
Kategorisiere auf der Grundlage dieser Informationen die Elemente als „hohe Priorität“ oder als „geringe Priorität“´.
4. Weise den Aufgaben eine Dringlichkeit zu.
Unterteile die Aufgaben in jeder Kategorie in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „geringe Dringlichkeit“. Du solltest jetzt vier Listen haben.
5. Weise jedem Element einen Wert zu.
Weise jedem Listenelement einen Wert zwischen 1 und 4 zu. Eine niedrigere Zahl ist gleichbedeutend mit einer höheren Priorität.
6. Platziere die Elemente in der Matrix.
Sortiere die Elemente in deine Matrix ein. Nachdem du diesen Schritt abgeschlossen hast, solltest du deine Prioritäten mit den nötigen Stakeholdern teilen.
Die Priority Matrix ähnelt damit der Eisenhower Matrix, priorisiert die Aufgaben allerdings nach anderen Kriterien. Wenn eine zusätzliche Perspektive benötigst, um Aufgaben zu delegieren oder unnötige Tasks zu identifizieren, kannst du auch eine Eisenhower Matrix erstellen. Die Vorlagenbibliothek und Kollaborationstools von Miro helfen dir bei weiterer Prioritisierung. Um einen direkten Aktionsplan festzulegen, kannst du beispielsweise einen PDCA Zyklus planen.
Wie kann ich eine Priority-Matrix kreieren?
Um eine Priority-Matrix zu kreieren, musst du zuerst eine Liste der erforderlichen Aufgaben erstellen. Nachdem du diese Liste erstellt hast, musst du die Aufgaben auf der Grundlage ihrer Bedeutung und ihrer Dringlichkeit priorisieren. Sobald du jeder Aufgabe einen Wert zugewiesen hast, kannst du sie in der Matrix platzieren.
Wie kann ich eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Werkzeug für die Entscheidungsfindung. Sie wird verwendet, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung in verschiedene Kategorien zu unterteilen. Diese Art der Kategorisierung von Aufgaben ist hilfreich, um deine Prioritäten präziser anzupassen und sicherzustellen, dass du deine Zeit den einzelnen Aufgaben so effizient wie möglich zuweist.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für SMART-Ziele
Ideal für:
Priorisierung, Projektmanagement, Strategische Planung
Das Festlegen von Zielen kann motivierend, aber auch überfordernd sein. Das Erstellen eines Konzepts aller Schritte, die du für ein bestimmtes Ziel benötigst, kann schwierig sein. Daher kann es allzu leicht vorkommen, dass Ziele zu breit definiert oder zu hoch gegriffen sind. Die SMART-Methode stellt eine Rahmenstruktur bereit, mit der du Ziele in einer Art und Weise festlegen kannst, die dir zum Erfolg verhilft. SMART steht für „Specific“ (spezifisch), „Measurable“ (messbar), „Attainable“ (erreichbar), „Relevant“ (relevant) und „Timely“ (terminiert). Wenn du diese Aspekte beim Festlegen von Zielen immer im Blick behältst, stellst du sicher, dass deine Ziele klar definiert und erreichbar sind. Dein Team kann das SMART-Modell immer dann verwenden, wenn Ziele festgelegt werden sollen. Zudem kannst du die SMART-Methode auch stets dann einsetzen, wenn du deine Ziele neu evaluieren und präzisieren möchtest.
Korrekturmassnahmenplan-Template
Ideal für:
Strategische Planung, Betrieb, Projektmanagement
Für einen Manager oder Personalleiter ist es der Teil des Jobs, der am wenigsten Spaß macht: Die Leistungsprobleme eines Mitarbeiters zu dokumentieren und direkt mit ihm darüber zu sprechen. Ein Korrekturmaßnahmenplan macht diese schwierige Aufgabe ein wenig einfacher, indem er die Probleme in einen professionellen, schriftlichen Rahmen stellt. Auf diese Weise werden der Prozess, die nächsten Schritte und die Details der Gespräche klar dokumentiert. Dieses Template ermöglicht es dir, undurchsichtige Kommunikation zu beseitigen, die Erwartungen abzustimmen und deinem Mitarbeiter Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben.
Template für umgekehrtes Brainstorming
Ideal für:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
Umgekehrtes Brainstorming ist eine Technik, die eine Gruppe dazu anregt, anstatt an Lösungen an Probleme zu denken. Da wir von Natur aus dazu neigen, an Probleme zu denken, bietet dieser Ansatz für Gruppen eine hervorragende Möglichkeit, um Probleme, die während eines Projekts auftreten können, vorauszuahnen. Beim umgekehrten Brainstorming wird zunächst das Problem identifiziert und anschließend überlegt, was die Situation verschlimmern könnte. Bitte dein Team, sich Gedanken über Aspekte zu machen, die sich negativ auf das Problem auswirken könnten. Kehre dann den Ansatz um, mache aus den Problemstellungen wieder Lösungen und evaluiere die Gedankengänge.
Das Ansoff-Matrix-Template
Ideal für:
Geschäftsführung, Betrieb, Strategische Planung
Wachse weiter. Skaliere weiter. Finde immer wieder neue Möglichkeiten in neuen Märkten – und kreative neue Wege, um Kunden dort zu erreichen. Hört sich das nach deinem Ansatz an? Dann passt dieses Template bestimmt gut zu dir. Eine Ansoff Matrix (auch bekannt als Produkt- oder Markterweiterungsraster) ist in vier potenzielle Wachstumsstrategien unterteilt: Marktdurchdringung, Marktentwicklung, Produktentwicklung und Diversifikation. Wenn du die einzelnen Abschnitte mit deinem Team durchgehst, erhältst du einen klaren Überblick über deine Optionen für die Zukunft und die potenziellen Risiken und Vorteile jeder dieser Optionen.
Balanced-Scorecard-Template
Ideal für:
Betrieb, Strategische Planung, Projektplanung
Die Ziele deines Teams klar kommunizieren und den Fortschritt genau messen: Nichts leichter als das, oder? Nun, genau genommen ist dies für viele Unternehmen eine grundlegende Herausforderung. Hier kann eine Balanced Scorecard (BSC) helfen. Sie stellt eine Reihe von Strategieübersichten auf einem Bildschirm – in einer „einzigen Quelle der Wahrheit“ (SOT, Single Source of Truth) – dar. Diese enthalten die Aufgaben der Teammitglieder und zeigen den Weg zum Erfolg. Wenn du deine Balanced Scorecard aktiv einsetzt (und mit Miro geht dies ganz einfach), wirst du in drei wichtigen Bereichen Verbesserungen erzielen: strategische Planung, strategische Kommunikation und Leistungsberichte.
Project Kick-off Template
Ideal für:
Projektmanagement, Dokumentation, Besprechungen
Ein Project Kick-off legt die Vision und den Umfang von Team-Aufgaben fest. Oft müssen verschiedene Stakeholder beteiligt sein, wie z. B. das Management, Projektmanager und das Projekt-Team. Bei einem Kick-off wird die Kommunikation festgelegt und der Zeitrahmen konkretisiert. Kick-offs können nach dem Start von kleineren Projekten stattfinden, oder bei größeren Projekten nach Abschluss der Planung und vor der Ausführung. Verwende dieses Template für deinen Kick-off: Stell das Team und die Stakeholder vor, beschreibe den Kontext, definiere Umfang und Zeitrahmen und lege Erfolgsmetriken fest.