Vorlage für die Meeting-Agenda

Über die Vorlage für die Meeting-Agenda

Eine Agenda kann dir helfen, im Meeting den Zeitplan einzuhalten und es produktiv zu gestalten. Eine Vorlage zu verwenden, um diese Agenda zu erstellen, stellt sicher, dass du alle Informationen hast, die du benötigst, um deine Meetings erfolgreich zu gestalten.

So kann unsere Vorlage für die Meeting-Agenda deinem Team helfen.

Was ist eine Vorlage für die Meeting-Agenda?

Eine typische Vorlage für die Meeting-Agenda strukturiert deine Teambesprechungen. Es beinhaltet im Allgemeinen die folgenden Informationen: 

• Planungsdetails wie das Datum, die Uhrzeit, der Ort und wer teilnehmen muss.

• Name der Person (oder Personen), die das Meeting leiten wird.

• Die Themen und Tagesordnungspunkte.

• Das Ziel oder der Zweck.

• Aktionspunkte und Aufgaben, die nach dem Meeting abgeschlossen werden sollen. 

Die Verwendung der Vorlage für die Meeting-Agenda kann dir auch helfen, effektiv mit deinem Team zusammenzuarbeiten. Mit einer Agenda kannst du klarstellen, wann Personen Informationen teilen können und wann es besser ist, zuzuhören und alles aufzunehmen. 

Was ist eine Besprechungsagenda? 

Jeder war schon einmal in einem Meeting, das vom Thema abkam und sich wie Zeitverschwendung anfühlte. Mitarbeiter verbringen 31 Stunden monatlich in unproduktiven Meetings. 

Um die Chancen auf ein produktives Meeting zu erhöhen, musst du eine Meeting-Agenda erstellen. 

Eine Meeting-Agenda legt fest, was vor, während und nach einem Meeting geschehen soll. Es gibt dir einen Zeitrahmen, auf den du hinarbeiten kannst, und skizziert die spezifischen Details, die das Meeting beinhalten wird. Es hilft dir auch, fundierte Entscheidungen zu treffen, deine Prioritäten abzustimmen und als Team in dieselbe Richtung zu gehen. 

Wie schreibt man eine Agenda für ein Meeting? 

Mit Miro ist das Erstellen einer effektiven Meeting-Agenda ganz einfach. Unser kollaborativer Arbeitsbereich ist das perfekte Canvas, um die Agenda für deine bevorstehenden Meetings zu erstellen und zu teilen. Beginne mit der Auswahl der Meeting-Agenda-Vorlage und befolge dann die folgenden Schritte, um deine eigene zu erstellen.

1. Die Art der Besprechung umreißen. Es gibt verschiedene Arten von Meetings, also bereite dein Team vor, indem du ihnen sagst, welche Art von Meeting sie erwarten können. Wird dein Meeting asynchron oder synchron sein? Eine Retrospektive? Ein Workshop? Definiere die Parameter, damit die Teilnehmer sich effektiv vorbereiten können. 

2. Protokolliere die Sitzung. Definiere die Zeit, die du für verschiedene Teile des Meetings aufwenden wirst. So wird sichergestellt, dass jeder weiß, was im Meeting passiert und wie lange es dauert. Es hilft dir auch, das Meeting im Verlauf auf Kurs zu halten. 

3. Strategische Ausrichtung. Bestimme, wer das Meeting leitet, und füge den Namen oder die Namen in die Vorlage ein. So stellst du sicher, dass die richtigen Personen das Meeting leiten und dass alles im Zeitplan bleibt.  

4. Erstelle die Meeting-Agenda. Nutze die Meeting-Agenda, um Gesprächspunkte zu dokumentieren und Diskussionsthemen innerhalb der zugewiesenen Zeitfenster den Teilnehmern zuzuweisen. Setze klare Ziele und füge relevante Dokumentationen zum Meeting hinzu. Wenn du Miros Meeting-Agenda-Vorlage nutzt, kannst du Dateien und Dokumente direkt auf das Board hochladen. 

5. Protokolliere das Meeting. Wenn das Meeting beginnt, ist es hilfreich, wenn jemand Notizen macht und das Protokoll führt. Mit Miro kannst du deine Google Workspace integrieren, sodass es einfach ist, Meeting-Notizen zu machen und Dokumentationen zu teilen. Es ist auch hilfreich, einen Countdown-Timer zu verwenden, wenn das Meeting beginnt, um den Zeitplan einzuhalten. 

6. Weise die nächsten Schritte zu. Wenn das Meeting endet, weise jedem Teammitglied die nächsten Schritte zu. Dies gibt jedem Teammitglied die Verantwortung, spezifische Aufgaben über das Meeting hinaus zu übernehmen. Priorisiere Aufgaben, die den größten Einfluss und die höchste Rendite erzielen. 

Profi-Tipp: Die nächsten Schritte zusammenfassen und umsetzen. Ziel ist es, mit klaren Aktionspunkten und Erkenntnissen positiv abzuschließen. Dieser Ansatz gibt jedem Teammitglied etwas, das es erledigen und bis zum nächsten Meeting weiterverfolgen kann.

Was sollte eine Agenda enthalten?

Es ist schwer zu sagen, welche Punkte du in die Agenda aufnehmen solltest. Es variiert von Unternehmen zu Unternehmen und von Meeting zu Meeting. Allerdings tauchen oft einige gemeinsame Elemente auf: 

• Zeitpläne. Wann das Meeting beginnt, endet und alles dazwischen.

• Teilnehmer. Jede Person, die an dem Meeting teilnehmen muss. 

• Speaker. Die Personen, die das Meeting leiten und die Dinge im Griff behalten. 

• Agendathemen. Die Gesprächspunkte und Diskussionspunkte für das Meeting. 

• Das übergeordnete Ziel/Meeting-Ziel. Der Zweck des Meetings. 

• Ergebnisse und Arbeitsergebnisse. Das Ergebnis des Meetings und die nächsten Schritte. 

• Aktionen. Die Aufgaben, die nach dem Meeting erledigt werden müssen. 

Bei der Erstellung deiner Agenda lohnt es sich, vor Beginn des Meetings mit deinem Team Rücksprache zu halten. Gib den Teilnehmern die Möglichkeit, Feedback zu den relevantesten Gesprächspunkten zu geben. Frag, worüber sie sprechen möchten, wie der Stand ihrer aktuellen Projekte ist oder ob sie etwas mitteilen möchten, damit sich alle gehört und anerkannt fühlen.

Wann eine Meeting-Agenda verwendet wird 

Es ist eine gute Praxis, vor jedem Meeting eine Agenda zu verwenden, aber hier sind ein paar spezifische Szenarien, in denen eine Agenda von Vorteil wäre: 

• Du musst dich an einen Zeitrahmen halten. Wenn du unter einem engen Zeitplan arbeitest oder deine Teilnehmer sehr beschäftigt sind, bietet dir eine Agenda einen Zeitrahmen, dem du folgen kannst. Sie gibt dir die Struktur, die du brauchst, um das Meeting innerhalb der vorgesehenen Zeit durchzuführen.

• Die Teilnehmer müssen sich im Voraus auf das Meeting vorbereiten. Agendas sind eine großartige Möglichkeit, um Teilnehmer über die Themen zu informieren, die du besprechen möchtest. Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich im Voraus vorzubereiten und die Produktivität während des Meetings zu steigern. 

• Du möchtest die Teilnahme fördern. Steigere das Engagement der Teilnehmer, indem du ihnen eine Agenda anbietest. Sie können sich im Voraus vorbereiten und kommen bereit zum Meeting, um beizutragen. 

Als bewährte Vorgehensweise erstelle deine Meeting-Agenda im Voraus. Ziel ist es, diese mindestens einen Tag vor dem Meeting an dein Team zu senden. Auf diese Weise gibst du deinen Teammitgliedern Zeit, die Agenda vor dem Treffen zu überprüfen.