Die Mobiliar nutzt Miro für vereinfachte Planungsprozesse und zur Digitalisierung von Versicherungsangeboten

Innovatives PI Planning bei der ältesten privaten Schweizer Versicherungsgesellschaft

Die Mobiliar wurde 1826 in Bern gegründet und ist damit die älteste private Versicherungsgesellschaft der Schweiz. Das Unternehmen bietet Lebens- und Sachversicherungen für Unternehmens- und private Kunden an. Die Mobiliar misst sich für die Digitalisierung ihrer Produkte und Dienstleistungen an höchsten technischen Standards, um das Geschäftsmodell zu skalieren und die Kundenbedürfnisse zu erfüllen.

Das bewirkt die Nutzung von Miro bei Mobiliar

So wird Miro effizient eingesetzt

• Mit einem 1.500 Personen starken, an verschiedensten Orten arbeitenden agilen Team und Abhängigkeiten über mehrere Anwendungen und Abteilungen hinweg, war der PI-Planungsprozess bei der Mobiliar hochkomplex.

• Die Mobiliar führte Miros Apps für Planung und Abhängigkeiten ein, um die PI-Planung schneller und einfacher zu gestalten. Das erzeugte mehr Transparenz über bereichsübergreifende Aufgaben und potenzielle Hindernisse. Nachdem die Mobiliar Miro erfolgreich für online PI-Plannings und Remote-Arbeit eingesetzt hatte, begann die Versicherungsgesellschaft es auch für persönliche Meetings zu nutzen.

• Moderatoren von Planungsmeetings sparten jeweils bis zu vier Stunden Arbeit allein durch die Vorbereitung in Miro. Da sich Miro automatisch mit Jira synchronisiert, konnten sie die manuelle Arbeit und Fehlerrisiken reduzieren. Insgesamt machte die Verwendung von Miro die Planungs-Sessions viel einfacher und schneller – und auch ansprechender und integrativer.

Entdecke Miro für PI-Planning

Das Problem: Der PI-Planungsprozess bei der Mobiliar ist komplex und abhängig von dezentralen Teams

Die Digitalisierung von Versicherungsprodukten und -dienstleistungen ist entscheidend für den Wettbewerbsvorteil der Mobiliar. Die agile Organisation der Versicherungsgesellschaft besteht aus mehreren funktionsübergreifenden Teams (oder "Agile Release Trains"). Diese fokussieren sich auf spezifische Lösungen, zum Beispiel für SAP, Lebensversicherungen oder Nicht-Lebensversicherungen. Jedes dieser Teams folgt in ihren Sprints agilen Methoden. 

Zu den Hauptaufgaben agiler Teams bei der Mobiliar zählt die Digitalisierung des gesamten Prozesses der Verwaltung von Versicherungsverträgen. Dies umfasst die ganze Prozesskette vom ersten Angebot bis zum endgültigen Vertrag und Adressänderungen. 

Intern arbeiten Teams an einer Reihe von Anwendungen, die von mehreren Abteilungen wie Vertrieb, Buchhaltung, Recht und Vertragsmanagement verwaltet werden. Das ist herausfordernd, da sie sich bereichsübergreifend abstimmen und dabei auch die Bedürfnisse und Ziele der jeweils anderen Abteilungen berücksichtigen müssen.

Nach außen gerichtet ist das Team dafür verantwortlich, den Kunden hochwertige Dienstleistungen und neue Online-Funktionen zur Verfügung zu stellen. Jeder Fehltritt oder Verzögerungen in der Entwicklung digitaler Lösungen könnten interne Prozesse und das Kundenerlebnis negativ beeinflussen.

Kollaboration und Kommunikation für Hunderte von dezentral arbeitenden Kollegen ist entscheidend für den agilen PI-Planungsprozess bei der Mobiliar. Rund 1.500 Spezialistinnen und Spezialisten in der agilen Organisation arbeiten in Release Trains mit jeweils acht Entwicklungsteams und einem Testteam. Allein die Anzahl der involvierten Mitarbeitenden führt zu komplexen Workflows. Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist durch hybride und verteilt arbeitende Teams kompliziert genug. Sämtliche Workflows und Dokumentationsmodi auf dem neuesten Stand zu halten ist enorm aufwendig. Weder Informationen noch relevanter Kontext dürfen verloren gehen. Zudem erschweren Teamwechsel eine vollständige und systematisch organisierte Dokumentation.

Das gesamte agile Team muss alle Auswirkungen von Änderungen im IT-Ökosystem und Abhängigkeiten identifizieren. Fehler oder Fehltritte aufgrund mangelhafter Abstimmung im Prozess könnten zu verpassten Go-Live-Daten führen und das Kundenerlebnis, die Reputation der Mobiliar und die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen.

„Früher hat die Vorbereitung physischer PI-Planungs-Sessions mit Ausdrucken viel Zeit gekostet, und wir haben danach nichts damit gemacht. Dank Miro sparen wir locker bis zu 3 Tage bei der Einrichtung des Planers, und wir arbeiten danach auch tatsächlich damit."

Olivier Fischer, Release Train Engineer bei der Mobiliar

Die Lösung: Durchgängige hybride PI-Planung mit Miros Planer- und Abhängigkeits-App für einvernehmlich ausgerichtete Teams

Die Mobiliar testete Miros Planer-App über einen 4-monatigen Zeitraum für Produktinkremente, wobei die Teams die Plattform für jeden Schritt der Erstellung eines digitalen Prozesses für die Verwaltung von Versicherungsverträgen verwendeten. Mit der Planer-App bereiteten sie die PI-Planungs-Sessions vor, führten damit diese live durch und planten ihre Sprints, die Organisation ihrer Arbeit und Teamkapazitäten. Zudem konnten sie damit Abhängigkeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten definieren und visualisieren. Das Miro-Board wurde so zur zentralen Informationsquelle für Kommunikation und Dokumentation.

Die Integration von Jira mit Miro reduzierte Aufwand und sparte an allen Ecken und Enden Zeit. Dank einer robusten Zwei-Wege-Jira-Integration lassen sich Jira-Karten direkt in Miro erstellen und bearbeiten. Diese erscheinen in Echtzeit in Jira. Automatisch... Alle Informationen werden auf einem einzigen Miro-Board für alle Teams angezeigt, ohne Jira-Filter und Konfigurationen erstellen oder sich um veraltete Informationen sorgen zu müssen.

Das Miro-Board als einzige Informationsquelle ermöglichte es allen Teams, jederzeit eine Übersicht über das große Ganze zu behalten. Mit Miro werden alle Abhängigkeiten leicht visualisiert, sodass manuelle Verbindungen zwischen verschiedenen Jira-Karten und Confluence nicht dargestellt werden müssen. So sind sämtliche Informationen leicht zugänglich, sie lassen sich aufzeichnen und speichern. Daten oder Notizen können einfach per Drag-and-Drop importiert und exportiert werden. Dadurch stehen alle Details jederzeit für alle Teams zur Verfügung – alle Änderungen sind sichtbar, ohne dass andere Kommunikationskanäle einbezogen werden müssen. Zum einen kann jedes Teammitglied herauszoomen und dann das große Ganze überblicken, zum anderen auch jederzeit in  Details hineinzoomen. Dadurch lassen sich einfach Informationen mit Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen wie Führungskräfte oder andere Abteilungen teilen.

Planungs-Sessions werden dank der Vorlagen in Miro und Funktionen, die agiles Arbeiten unterstützen, ansprechender und integrativer. Das Setup der Planungs-Meetings war mit dem Planer viel einfacher und schneller. Und zwar so einfach, dass die Teams von der Mobiliar es auch für persönliche Meetings nutzten. Dadurch verbesserte sich die Zusammenarbeit, weil sich auch der Input und das Engagement aller Beteiligten verstärkte. Sogar Teammitglieder, die sich normalerweise zurückhielten, beteiligten sich mehr durch Miro-Vorlagen für Retrospektiven oder die Abstimmungs-App. Am Ende fühlten sich die Teams sicherer, ihre Meinungen zu äußern und untereinander verbundener als je zuvor.

Das sind die Lieblings-Tools und Funktionen der Mobiliar für die PI-Planung mit Miro:

• Entwicklung einer Roadmap, um Verständnis zu schaffen, Abhängigkeiten zu erfassen und einvernehmliche Abstimmung zu fördern – das führt zu schnellerer Auslieferung.

• User Story Mapping, um die Arbeit mit User Stories zu erleichtern. Sie nutzten diese verbesserte Version des Backlogs, um das Produkt zu erklären, zu priorisieren und Releases zu planen.

• Abhängigkeits-App, um Aufwand und Risiken der Produktenwicklung zu reduzieren.

• Vorlagengalerie mit Miros vorgefertigten Vorlagen, auf denen man aufbauen kann, statt von Grund auf neu zu beginnen.

• Privatmodus, um Voreingenommenheit innerhalb der Gruppe zu reduzieren, einen sicheren Raum für authentisches Feedback zu schaffen und den Teilnehmern die nötige Privatsphäre beim Formulieren ihrer Gedanken zu geben.

• Schätzungs-App, um Teammitglieder auf den Umfang der Arbeit auszurichten, Analyse- oder Verständnislücken zu identifizieren und klare Erwartungen für die Auslieferung zu setzen.

„Was wir wirklich mochten? Dass es so einfach war, die Karte, die Epic-Anforderung oder die Story zu aktualisieren, statt zurückzugehen und zu aktualisieren – und das alles per Drag-and-Drop auf einem einzigen Board." 

Scrum Master bei der Mobiliar 

Die Ergebnisse: PI-Planung mit Miro war ein Wendepunkt in Effizienz, Convenience, Qualität und Interaktivität

Das Pilotprojekt verbesserte die Zusammenarbeit und schuf einen reibungsloseren Prozess für das gesamte IT-Team – mit weniger Fehlern, mehr Struktur und mehr Komfort in allen Projektphasen. Zudem fiel weniger Arbeit an.

Miro machte den gesamten Prozess effizienter, bequemer, zuverlässiger und schneller. Die Teammitglieder hatten immer eine vollständige Übersicht und sahen stets das große Ganze von Abhängigkeiten, Funktionen und den aktuellen Status. Ein echter Vorteil für seinen von mehreren agilen Release Trains der Mobiliar mit 10 verschiedenen Teams.

Das Team sparte Aufwand und Zeit und steigerte so die Produktivität.

Das agile Team sparte bis zu 30 Stunden manueller Vorbereitung, Druck und Nachbereitung dank der sich automatisch auffüllenden Programmboards, die mit Jira synchronisiert waren. Nach der anfänglichen Einrichtung des Planers dauerte die Vorbereitung von PI-Planungs-Sessions nur noch 20 Minuten.

Die Qualität der Arbeit verbesserte sich. Der gesamte Prozess ist viel genauer mit weniger Fehlern. Dass Informationen verlorengehen oder Funktionen und Abhängigkeiten übersehen werden, ist deutlich unwahrscheinlicher. Go-Live-Daten sind somit viel leichter einzuhalten. Die Kunden von der Mobiliar können nun schneller ein neues Feature oder eine Verbesserung in ihrem Online-Versicherungsvertragsmanagement erleben.

Die agile Teamkollaboration bei der Mobiliar verbesserte sich in allen Aspekten.

Boards sind immer verfügbar und auf dem neuesten Stand. Jedes Team hat seinen Raum, und es ist einfach, Informationen zu teilen. Miros Vorlagen und Apps für Rituale machen die Planungs-Sessions ansprechend und integrativ.

Das Engagement des Teams hat sich verbessert - Echtzeitbeteiligung durch Abstimmung, zeitlich begrenzte Übungen und Kommentare führten zu mehr Interaktivität und Engagement in den Sessions.

Die Mobiliar würdigte die Hilfe der Schätzungs-App, und die interaktiven Vorlagen für Retrospektiven, die diese repetitive Aufgabe weniger eintönig machen.

Der Privatmodus ermöglicht es dem Team, Ideen ohne Voreingenommenheit zu teilen und fördert so ein Gefühl der Integration.

Hybrid- und Remote-Arbeit wird unterstützt und erleichtert. Der gesamte Prozess ist jetzt digital und interaktiv – unabhängig davon, wo sich die Personen befinden. Teams fühlen sich weniger isoliert. Es ist viel einfacher, gemeinsam agil zu arbeiten.

„Die Echtzeit-Kollaboration ist effizient und interaktiv. Das macht meine Arbeit so viel einfacher." 

Scrum Master bei der Mobiliar

"Es gibt mir Seelenfrieden. Ich weiß, dass Fehler – wie etwas zu vergessen, einen Sprint dem falschen Team zuzuordnen oder eine Story zu verlieren – nicht mehr passieren." 

Scrum Master bei der Mobiliar