قالب قائمة المهام
استخدم قالب قائمة المهام لتنظيم عمليّات عملك وتحسينها وترتيبها بحسب الأولويّة على مستوى الفرد والفريق.
معلومات عن قالب قائمة المهام
يوفّر قالب قائمة المهام هيكلاً للفِرق والأفراد الذين يرغبون في تنظيم أعباء أعمالهم. يقدّم القالب إرشادات لإنشاء قائمة مهام فعّالة ومنهجيّة، من مشروعات العمل إلى الواجبات المنزلية.
قبل إسناد المشروعات والمهام إلى فريقك، تأكّد من تنظيم أعباء أعماله بكفاءة. يمكن تحقيق ذلك باستخدام قالب قائمة المهام.
تابع القراءة لمعرفة المزيد حول قائمة المهام، ومتى يجب عليك استخدامها، وكيف يمكنك إنشاء واحدة باستخدام قالب قائمة المهام الخاص بنا.
ما هي قائمة المهام؟
قوائم المهام هي أدوات بسيطة ولكنها فعّالة، يمكنها تقسيم المهام الأكبر إلى خطوات ملموسة وأصغر حجماً. وتتراوح من قائمة التحقُّق من المهام اليومية إلى تحديد كافّة المهام في مشروع بأكمله. يمكنك إنشاء قائمة مهام لأي مشروع في أي وقت يحتاج فيه فريقك إلى إنجاز شيء ما. تقسيم المهام إلى خطوات ملموسة يساعد فريقك في الوصول إلى أهدافك بسهولة.
ما فوائد قوائم المهام؟
هناك سبب يجعل الكثير من الأشخاص يجدون قوائم المهام مفيدة. دعونا نلقي نظرة على بعض المزايا:
تحسين التّنظيم: قوائم المهام طريقةٌ رائعة لتنظيم المهام. من الأنشطة اليومية العادية إلى المهام الأكثر صعوبة وتعقيدًا، تساعدك قائمة المهام في هيكلة أعباء العمل وتنظيم كل شيء في مكان واحد.
زيادة التّركيز: عندما تعرف ماهي مهامك في اليوم المقبل، يمكنك التّركيز على ما يجب القيام به. إذا لم تكن لديك صورة واضحة عمّا يجب إكماله، فقد تواجه صعوبة في التركيز.
زيادة الإنتاجيّة: عند زيادة التّركيز، قد تلحظ زيادة في الإنتاجيّة أيضاً. لماذا؟ وجود قائمة مهام يعني أنك ستقضي وقتًا أقل في معرفة ما عليك القيام به ومزيداً من الوقت في إنجاز المهام.
ترتيب أفضل للأولويّات: إذا كنت تستخدم قالب قائمة المهام الخاص بنا، ستتمكّن من ترتيب المهام بحسب الأولويّة تبعاً لدرجة الحاجة إليها. بهذه الطّريقة، تعرف أنك تكمل المهام العاجلة في الوقت المحدّد.
توفير الشّعور بالإنجاز: لا نُنكِر أن وضع علامة صح أمام عناصر القائمة يمنح شعوراً جيّداً. وهل من طريقة أفضل من قائمة المهام للقيام بذلك؟
تقليل التّوتر: استخدام قائمة المهام لتحديد مهامك يزيل قلقك. أنت تعلم أن كل شيء تمت جدولته في أسبوع عملك، ما يجعلك في مزاج هادئ للتّركيز على المهام التي بين يديك.
متى يجب إنشاء قائمة مهام؟
بشكل أساسيّ، عليك إنشاء قائمة مهام كلما احتجت إلى التّعامل مع أعباء عملك وتنظيم مهامك. دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة.
إذا كنت تشعر بالإرهاق. قد تشعر بالإرهاق الشّديد عندما يكون لديك الكثير من العمل في جدولك ولا توجد خطّة لتعمل وفقها. قد يفيد إنشاء قائمة مهام في هذه الحالة. قم بتحديد جميع مهامك وأنشطتك في قوائم لتتمكّن من تصوّر متى وكيف ستنجز عملك. يمكنك معرفة القدرة التي تمتلكها، ومتى يمكنك إكمال المهام. نتيجة لذلك، ستتوقّف عن الشّعور بالإرهاق الشّديد بسبب كلّ ما عليك القيام به.
إذا كنت تريد زيادة وقتك. يساعدك التّخطيط لمهامك وأنشطتك لتكون أكثر كفاءة في استخدام وقتك. تحدّد قائمة المهام كلّ ما عليك القيام به، مما يتيح لك تركيز وقتك وجهودك على المهام الصّحيحة. لن تضيع الوقت في المهام غير الضروريّة.
إذا كان لديك الكثير من المواعيد النّهائية المقبلة. قد تتعارض بعض المواعيد النّهائية الكثيرة ما سيجعل الأمر صعباً. للتّأكد من الالتزام بهذه المواعيد النّهائية، يمكنك استخدام قائمة المهام لجدولة مهامك وتدوين جميع المواعيد النّهائية. نتيجةً لذلك، ستكوِّن فكرة واضحة عن مهامك ومتى عليك القيام بها للوصول إلى المواعيد النّهائية.
كيفية استخدام قالب قائمة المهام
إليك كيف يمكنك إنشاء قائمة المهام باستخدام منصّة Miro. ابدأ بتحديد قالب قائمة المهام. إذا كان لديك بالفعل قائمة مكتوبة، فيمكنك التقاط صورة لها وتحميلها على اللوحة عبر الإنترنت. إذا لم يكن لديك قائمة بالفعل، ابدأ بإضافة جميع مهامك إلى القالب. مثالٌ على قائمة المهام اليومية:
أرسل تحديثًا عبر البريد الإلكتروني إلى الفريق: 9 صباحًا.
اتّصل بوكالة التّصميم لوضع اللّمسات الأخيرة على نماذج بالحجم الطّبيعي: 11 صباحًا.
التّواصل مع مسؤولي التّوظيف بخصوص الدّور الجديد: 2 بعد الظهر.
الاجتماع مع الفريق الهندسي: 4 عصرًا.
قم بتعيين مهامك في أحد الأعمدة الثّلاثة: ما يجب القيام به، قيد التّقدم، وتمّ القيام به. ضمن هذه الأعمدة، يمكنك تصنيف مهامك بشكل أكبر تبعاً لدرجة الحاجة إليها. ستتمكّن من نقل المهام على طول اللّوحة للإشارة إلى المرحلة التي وصلوا إليها عندما تبدأ العمل.
يمكنك تخصيص هذا القالب لإنشاء الهيكل المثالي لقائمتك. يمكنك تحميل ملفّات مثل الصّور ومقاطع الفيديو والمستندات للاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.
يمكنك كذلك إضافة ملاحظات مع ردود الفعل أو الأسئلة والإشارة باستخدام @ إلى زملائك في العمل لإرسال إشعار إليهم. سيتمكّنون من رؤية أي تغييرات تُجريها خطوةً بخطوة.
خمس نصائح لإنشاء قائمة مهام ناجحة
1. قم بتعيين تواريخ الاستحقاق: من السهل جدًا إعداد قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إنجازها والاحتفاظ بها على جهاز الكمبيوتر. لتحفيز نفسك على إنهاء مهامك، حاول تعيين تواريخ استحقاق لكل عنصر في القائمة. ممّا يُسَهّل تتبّعك للمراحل الرّئيسيّة، والحفاظ على تركيزك، والتأكّد من إنجاز كل شيء.
2. قم بفرز قائمتك بناءً على الأولويات: إذا لم تكن لديك مواعيد نهائية محدّدة لكل مهمّة، فيمكنك كذلك فرز قائمتك تبعاً لدرجة الحاجة لكلّ مهمة. ضع المهام الأكثر أهمّيّةً في الأعلى وتابع عملك باتّجاه الأسفل. باستخدام قالب قائمة المهام، يمكنك تصنيف المهام ذات الأولويّة المنخفضة والمتوسّطة والعالية.
3. قم بمراجعة قائمتك يوميًا: ألقِ نظرة عليها في بداية أو نهاية كل يوم. قم بتحريك الأشياء عند ظهور احتياجات جديدة. خذ الوقت الكافي للتحقّق من الأشياء.
4. كافئ نفسك على إتمام المهام: يرغب البعض بتخصيص مكافآت مقابل إنجاز كل مهمّة. لتحفيز نفسك، حاول تدوين الطّرق التي تخطّط أن تكافئ نفسك بها عندما تنجز شيئًا ما.
5. حدّد لنفسك ثلاثَ إلى خمسِ مهام: سبق أن قمنا جميعًا من وقت لآخر بإنشاء قائمة تَحَقُّقٍ كبيرة للمهام. من الصّعب التّحديق في قائمةٍ تحتوي على عشرات الأشياء التي لم تنجزها. بدلاً من ذلك، حدّد لنفسك أجزاءً صغيرة من العمل والتزم بما يتراوح بين ثلاث إلى خمس مهام يمكنك إنجازها في يوم أو أسبوع.
كيف يمكنني إنشاء قالب قائمة المهام؟
يعتمد إنشاؤه على البرامج التي تستخدمها. إذا كنت تستخدم منصّة تعاونيّة مثل Miro، فلن تحتاج إلى إنشاء القالب. قم باختيار القالب الحالي الخاص بنا وتخصيصه ليناسب احتياجاتك. إذا كنت بحاجة إلى قائمة مهام قابلة للطّباعة، قم بتنزيل القالب من منصّة Miro كملف PDF.
كم عدد العناصر التي يجب أن تضعها في قائمة مهامك؟
الأمر متروك لك تمامًا. كل هذا يعتمد على مقدار الطّاقة التي تمتلكها وما تبدو عليه المواعيد النّهائية القادمة. عادةً ما نقترح ثلاث إلى خمس مهام في اليوم، لكن هذا يعتمد على ماهيّة المهام، والوقت الذي ستستغرقه، ومدى صعوبتها.
ما الفرق بين قائمة المهام المراد تنفيذها (to-do list) وقائمة المهام (task list)؟
لا يوجد فرق كبير. كلاهما يوضّح المهام المحدّدة التي يجب إكمالها في وقت معيّن. ومع ذلك، فإن قائمة المهام هي بشكل عام المصطلَح المستخدَم فيما يتعلّق بمشروع معيّن.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب التقويم السنوي
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Strategic Planning, Project Planning
تساعدك وفرة التقويمات على تذكر مواعيد التسليم اليومية دائمًا. مع هذه الأداة، أصبح الأمر كله يتعلق بالمنظور الشامل. بشكل يشابه الهيكل الشبكي لتقويمات الحائط التي تشمل 12 شهرًا، يبيّن لك هذا القالب مشاريعك والتزاماتك وأهدافك لمدة عام كامل في كل مرة تعرضه فيها. ومن ثم تستطيع أنت وفريقك الاستعداد لتخطّي فترات الذروة في العمل، وتنظيم أعمالكم على النحو الذي يناسبكم، والاحتفال بما تحققونه من تطور. سيصبح الشروع في العمل سهل للغاية - فما عليك سوى تسمية التدفقات المرمّزة بالألوان في التقويم ثم سحب الملصقات إلى تاريخ البدء.
قالب الهيكل التّنظيمي للأعمال
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Org Charts, Operations
يمكن أن يؤدّي إنشاء التّسلسل الهرمي في العمل إلى تقوية الموظّفين—لمعرفة أدوارهم ومسؤوليّاتهم، وأعضاء الفريق، والمتعاونين المُحتملين من الأقسام الأخرى، والأشخاص الذين يمكنهم اللّجوء إليهم في حال وجود طلب معيّن. هذا هو بالضّبط ما يفعله الهيكل التّنظيمي للأعمال. يبسّط هذا القالب إنشاء هيكل تنظيميّ للأعمال لشركتك. الخطوة الأولى هي تحديد الهيكل التّنظيمي العام لشركتك. بعد ذلك، يكون من السّهل إنشاء تمثيل مرئي لكيفيّة ترابط الموظّفين المختلفين.
قالب تتبُّع التَّمويل
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Operations
بالنّسبة للعديد من المؤسّسات، وخاصَّةً غير الرّبحيّة، التّمويل هو شريان الحياة لها—ويُعدُّ تحقيق أهداف جمع التّبرعات جزءاً مهمّاً من تنفيذ مهمّتها. يوفِّر لها تتبُّع التَّمويل أداةً قويّة وسهلة الاستخدام لقياس تقدُّمها والبقاء على المسار الصّحيح. بالإضافة إلى مساعدتك في تصوُّر المراحل الرّئيسيّة، سيمنحك هذا القالب طريقة فعّالة لإلهام الجمهور للتّبرع وسيساعدك في تتبُّع هؤلاء المتبرّعين. يُفيد بشكل خاص عندما يكون لديك تبرُّعات متعدّدة واردة من مصادر مختلفة.
قالب موجز التّصميم
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Marketing, UX Design
لكي يكون التّصميم ناجحًا، بل ورائعًا، يجب أن تعرف وكالات التّصميم وفِرَق التّصميم أهداف المشروع وجداوله الزّمنية وميزانيّته ونطاقه. بعبارة أخرى، يتطلّب التّصميم عمليّة إستراتيجيّة ويبدأ ذلك بموجز التّصميم. سيمكِّنك هذا القالب المفيد من إنشاء موجز يبني التّوافق والتّواصل الواضح بين شركتك ووكالة التّصميم الخاصّة بك. إنه أساس أي مشروع إبداعي والمصدر الوحيد للحقيقة الذي يمكن للفِرَق الرّجوع إليه طوال فترة المشروع.
قالب خريطة العمليّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Mapping
يتيح لك رسم خرائط العمليّة تقييم وتوثيق ووضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج وضعه فريقك. أداةٌ مفيدة لإزالة العقبات أو تلافيها. تمكّن خريطة العمليّة، التي تمّ تنظيمها إلى مراحل، فريقَك من تقسيم عمليّة أو نظام وتسجيل المُخرجات وعناصر العمل في كل مرحلة من مراحل العمليّة. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.
قالب الأهداف الذّكية
: يعمل بشكل أفضل مع
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
يمكن أن يكون تحديد الأهداف أمرًا مشجّعًا، لكنه قد يكون أمراً مُربِكاً. قد يكون من الصّعب وضع تصوُّر لكل خطوة تحتاج إلى اتّخاذها لتحقيق هدف ما، مما يجعل من السّهل تحديد أهداف تمتدّ على مجال واسع. SMART إطار عملٍ يسمح لك بتحديد الأهداف بطريقة تؤهّلك للنّجاح. يشير مصطلح SMART إلى Specific (مُحدّد) وMeasurable (قابل للقياس) وAttainable (يمكن تحقيقه) وRelevant (ملائم) وTimely (في الوقت المناسب). إذا وضعت هذه السّمات في الاعتبار كلما قمت بتحديد أهداف، ستضمن أن أهدافك واضحة ويمكن الوصول إليها. يمكن لفريقك استخدام نموذج SMART في أي وقت تريد فيه تحديد الأهداف. استخدم SMART عندما تريد إعادة تقييم وصقل هذه الأهداف.