قالب قائمة المهام
استخدم قالب قائمة المهام لتنظيم عمليّات عملك وتحسينها وترتيبها بحسب الأولويّة على مستوى الفرد والفريق.
معلومات عن قالب قائمة المهام
يوفّر قالب قائمة المهام هيكلاً للفِرق والأفراد الذين يرغبون في تنظيم أعباء أعمالهم. يقدّم القالب إرشادات لإنشاء قائمة مهام فعّالة ومنهجيّة، من مشروعات العمل إلى الواجبات المنزلية.
قبل إسناد المشروعات والمهام إلى فريقك، تأكّد من تنظيم أعباء أعماله بكفاءة. يمكن تحقيق ذلك باستخدام قالب قائمة المهام.
تابع القراءة لمعرفة المزيد حول قائمة المهام، ومتى يجب عليك استخدامها، وكيف يمكنك إنشاء واحدة باستخدام قالب قائمة المهام الخاص بنا.
ما هي قائمة المهام؟
قوائم المهام هي أدوات بسيطة ولكنها فعّالة، يمكنها تقسيم المهام الأكبر إلى خطوات ملموسة وأصغر حجماً. وتتراوح من قائمة التحقُّق من المهام اليومية إلى تحديد كافّة المهام في مشروع بأكمله. يمكنك إنشاء قائمة مهام لأي مشروع في أي وقت يحتاج فيه فريقك إلى إنجاز شيء ما. تقسيم المهام إلى خطوات ملموسة يساعد فريقك في الوصول إلى أهدافك بسهولة.
ما فوائد قوائم المهام؟
هناك سبب يجعل الكثير من الأشخاص يجدون قوائم المهام مفيدة. دعونا نلقي نظرة على بعض المزايا:
تحسين التّنظيم: قوائم المهام طريقةٌ رائعة لتنظيم المهام. من الأنشطة اليومية العادية إلى المهام الأكثر صعوبة وتعقيدًا، تساعدك قائمة المهام في هيكلة أعباء العمل وتنظيم كل شيء في مكان واحد.
زيادة التّركيز: عندما تعرف ماهي مهامك في اليوم المقبل، يمكنك التّركيز على ما يجب القيام به. إذا لم تكن لديك صورة واضحة عمّا يجب إكماله، فقد تواجه صعوبة في التركيز.
زيادة الإنتاجيّة: عند زيادة التّركيز، قد تلحظ زيادة في الإنتاجيّة أيضاً. لماذا؟ وجود قائمة مهام يعني أنك ستقضي وقتًا أقل في معرفة ما عليك القيام به ومزيداً من الوقت في إنجاز المهام.
ترتيب أفضل للأولويّات: إذا كنت تستخدم قالب قائمة المهام الخاص بنا، ستتمكّن من ترتيب المهام بحسب الأولويّة تبعاً لدرجة الحاجة إليها. بهذه الطّريقة، تعرف أنك تكمل المهام العاجلة في الوقت المحدّد.
توفير الشّعور بالإنجاز: لا نُنكِر أن وضع علامة صح أمام عناصر القائمة يمنح شعوراً جيّداً. وهل من طريقة أفضل من قائمة المهام للقيام بذلك؟
تقليل التّوتر: استخدام قائمة المهام لتحديد مهامك يزيل قلقك. أنت تعلم أن كل شيء تمت جدولته في أسبوع عملك، ما يجعلك في مزاج هادئ للتّركيز على المهام التي بين يديك.
متى يجب إنشاء قائمة مهام؟
بشكل أساسيّ، عليك إنشاء قائمة مهام كلما احتجت إلى التّعامل مع أعباء عملك وتنظيم مهامك. دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة.
إذا كنت تشعر بالإرهاق. قد تشعر بالإرهاق الشّديد عندما يكون لديك الكثير من العمل في جدولك ولا توجد خطّة لتعمل وفقها. قد يفيد إنشاء قائمة مهام في هذه الحالة. قم بتحديد جميع مهامك وأنشطتك في قوائم لتتمكّن من تصوّر متى وكيف ستنجز عملك. يمكنك معرفة القدرة التي تمتلكها، ومتى يمكنك إكمال المهام. نتيجة لذلك، ستتوقّف عن الشّعور بالإرهاق الشّديد بسبب كلّ ما عليك القيام به.
إذا كنت تريد زيادة وقتك. يساعدك التّخطيط لمهامك وأنشطتك لتكون أكثر كفاءة في استخدام وقتك. تحدّد قائمة المهام كلّ ما عليك القيام به، مما يتيح لك تركيز وقتك وجهودك على المهام الصّحيحة. لن تضيع الوقت في المهام غير الضروريّة.
إذا كان لديك الكثير من المواعيد النّهائية المقبلة. قد تتعارض بعض المواعيد النّهائية الكثيرة ما سيجعل الأمر صعباً. للتّأكد من الالتزام بهذه المواعيد النّهائية، يمكنك استخدام قائمة المهام لجدولة مهامك وتدوين جميع المواعيد النّهائية. نتيجةً لذلك، ستكوِّن فكرة واضحة عن مهامك ومتى عليك القيام بها للوصول إلى المواعيد النّهائية.
كيفية استخدام قالب قائمة المهام
إليك كيف يمكنك إنشاء قائمة المهام باستخدام منصّة Miro. ابدأ بتحديد قالب قائمة المهام. إذا كان لديك بالفعل قائمة مكتوبة، فيمكنك التقاط صورة لها وتحميلها على اللوحة عبر الإنترنت. إذا لم يكن لديك قائمة بالفعل، ابدأ بإضافة جميع مهامك إلى القالب. مثالٌ على قائمة المهام اليومية:
أرسل تحديثًا عبر البريد الإلكتروني إلى الفريق: 9 صباحًا.
اتّصل بوكالة التّصميم لوضع اللّمسات الأخيرة على نماذج بالحجم الطّبيعي: 11 صباحًا.
التّواصل مع مسؤولي التّوظيف بخصوص الدّور الجديد: 2 بعد الظهر.
الاجتماع مع الفريق الهندسي: 4 عصرًا.
قم بتعيين مهامك في أحد الأعمدة الثّلاثة: ما يجب القيام به، قيد التّقدم، وتمّ القيام به. ضمن هذه الأعمدة، يمكنك تصنيف مهامك بشكل أكبر تبعاً لدرجة الحاجة إليها. ستتمكّن من نقل المهام على طول اللّوحة للإشارة إلى المرحلة التي وصلوا إليها عندما تبدأ العمل.
يمكنك تخصيص هذا القالب لإنشاء الهيكل المثالي لقائمتك. يمكنك تحميل ملفّات مثل الصّور ومقاطع الفيديو والمستندات للاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.
يمكنك كذلك إضافة ملاحظات مع ردود الفعل أو الأسئلة والإشارة باستخدام @ إلى زملائك في العمل لإرسال إشعار إليهم. سيتمكّنون من رؤية أي تغييرات تُجريها خطوةً بخطوة.
خمس نصائح لإنشاء قائمة مهام ناجحة
1. قم بتعيين تواريخ الاستحقاق: من السهل جدًا إعداد قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إنجازها والاحتفاظ بها على جهاز الكمبيوتر. لتحفيز نفسك على إنهاء مهامك، حاول تعيين تواريخ استحقاق لكل عنصر في القائمة. ممّا يُسَهّل تتبّعك للمراحل الرّئيسيّة، والحفاظ على تركيزك، والتأكّد من إنجاز كل شيء.
2. قم بفرز قائمتك بناءً على الأولويات: إذا لم تكن لديك مواعيد نهائية محدّدة لكل مهمّة، فيمكنك كذلك فرز قائمتك تبعاً لدرجة الحاجة لكلّ مهمة. ضع المهام الأكثر أهمّيّةً في الأعلى وتابع عملك باتّجاه الأسفل. باستخدام قالب قائمة المهام، يمكنك تصنيف المهام ذات الأولويّة المنخفضة والمتوسّطة والعالية.
3. قم بمراجعة قائمتك يوميًا: ألقِ نظرة عليها في بداية أو نهاية كل يوم. قم بتحريك الأشياء عند ظهور احتياجات جديدة. خذ الوقت الكافي للتحقّق من الأشياء.
4. كافئ نفسك على إتمام المهام: يرغب البعض بتخصيص مكافآت مقابل إنجاز كل مهمّة. لتحفيز نفسك، حاول تدوين الطّرق التي تخطّط أن تكافئ نفسك بها عندما تنجز شيئًا ما.
5. حدّد لنفسك ثلاثَ إلى خمسِ مهام: سبق أن قمنا جميعًا من وقت لآخر بإنشاء قائمة تَحَقُّقٍ كبيرة للمهام. من الصّعب التّحديق في قائمةٍ تحتوي على عشرات الأشياء التي لم تنجزها. بدلاً من ذلك، حدّد لنفسك أجزاءً صغيرة من العمل والتزم بما يتراوح بين ثلاث إلى خمس مهام يمكنك إنجازها في يوم أو أسبوع.
كيف يمكنني إنشاء قالب قائمة المهام؟
يعتمد إنشاؤه على البرامج التي تستخدمها. إذا كنت تستخدم منصّة تعاونيّة مثل Miro، فلن تحتاج إلى إنشاء القالب. قم باختيار القالب الحالي الخاص بنا وتخصيصه ليناسب احتياجاتك. إذا كنت بحاجة إلى قائمة مهام قابلة للطّباعة، قم بتنزيل القالب من منصّة Miro كملف PDF.
كم عدد العناصر التي يجب أن تضعها في قائمة مهامك؟
الأمر متروك لك تمامًا. كل هذا يعتمد على مقدار الطّاقة التي تمتلكها وما تبدو عليه المواعيد النّهائية القادمة. عادةً ما نقترح ثلاث إلى خمس مهام في اليوم، لكن هذا يعتمد على ماهيّة المهام، والوقت الذي ستستغرقه، ومدى صعوبتها.
ما الفرق بين قائمة المهام المراد تنفيذها (to-do list) وقائمة المهام (task list)؟
لا يوجد فرق كبير. كلاهما يوضّح المهام المحدّدة التي يجب إكمالها في وقت معيّن. ومع ذلك، فإن قائمة المهام هي بشكل عام المصطلَح المستخدَم فيما يتعلّق بمشروع معيّن.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب إطار كانبان
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Agile Methodology, Agile Workflows
عمليات مثالية وتدفق محسّن والمزيد من القيمة لعملائك - هذا ما تساعدك طريقة كانبان على تحقيقه. وفقًا لمجموعة من المبادئ والممارسات المرنة (التي أنشأها موظف بشركة تويوتا للسيارات في خمسينيات القرن العشرين)، يساعد كانبان فريقك على الحد من الإهدار ومعالجة العديد من المشاكل الأخرى والتعاون على إصلاحها معًا. يمكنك استخدام قالب كانبان البسيط الخاص بنا من مراقبة التقدّم المحرز في كل العمل عن كثب، واستعراض العمل أمام الشركاء متعددي الوظائف حتى تكتشف خفايا البرامج.
قالب استعراض سير العمل 4 L's
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Decision Making
إذن لقد أكملت السّباق الآن. تجاوزت الفِرق كلّ العوائق واندفعت المشاعر. قم الآن بإلقاء نظرة واضحة على ما سبق وقيّم السّباق بصدق—ما الذي نجح وما الذي لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه. يُعدُّ هذا النهج (مصطلح 4Ls الذي يشير إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه) طريقةً قيّمةً لتجاهل المشاعر والنّظر إلى العمليّة بشكل نقدي. بهذه الطّريقة يمكن بناء الثّقة ورفع الرّوح المعنويّة وزيادة المشاركة—بالإضافة إلى إجراء التّعديلات لتكون أكثر إنتاجيّة ونجاحاً في المستقبل.
قالب خطّة العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Project Management, Project Planning, Kanban
لماذا تنشئ خطة عمل؟ لا تُعدُّ إستراتيجيات وأهداف العمل طويلة المدى جيّدة إلا إذا تمكّنت من تحويلها إلى حقيقة واقعة - من خلال إنجاز كلّ المهام الصّغيرة ضمن مسار العمل. تسرد خطّة العمل تلك المهام وتعرضها بتفاصيل واضحة. تساعدك في الحفاظ على ترتيب الأشياء والحرص على عدم إغفال أيٍّ منها، وتحقيق التّوافق مع أصحاب المصلحة لإكمال المشروع بسرعة وفعاليّة. يساعدك هذا القالب في كتابة خطّة عمل : محدّدة وقابلة للقياس والتّنفيذ وواقعيّة ومقيّدة بإطار زمني.
قالب تجارب النّمو
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Desk Research, Strategic Planning
تتطلّع العديد من الشّركات الطَّموحة إلى المستقبل وتهدف إلى النّمو. إلا أنَّ قرارات النّمو يمكن أن تكون مجازفة غير مدروسة وهي محفوفة بالمخاطر وباهظة التّكلفة. وهذا ما يجعل تجارب النمو منطقية للغاية. توفّر طريقة منهجيّة من ستّ خطوات تكشف عن الإستراتيجيات الأكثر فعّالية، وكيف ستؤثر في إيراداتك، وكيف تُقارَن بمنهجيّاتك السابقة. يمكن لتجارب النّمو أن توفّر لك الوقت الهام والموارد والمال، من خلال مساعدتك في اختبار إستراتيجياتك لتوسيع نطاق عملك قبل التزامك الكامل بها.
قالب ميثاق الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Team Meetings
ميثاق الفريق هو ملفّ يحدّد غاية فريقك وأهدافه، بالإضافة إلى الخطوات التي ستتّخذها للوصول إلى أهدافك. يوضّح ميثاق الفريق الهدف والتّوجُّه لجميع أعضاء الفريق. عند إنشاء ميثاق الفريق بشكل تعاونيّ، سيكون طريقة رائعة ليشعر الأفراد بأنّهم أكثر ارتباطًا ببعضهم البعض داخل المجموعة. يُعَدُّ قالب ميثاق الفريق مفيدًا عند إنشاء فريق جديد لأول مرّة، أو إضافة أعضاء جُدُد إلى فريق حاليّ، أو عندما تحتاج إلى تنسيق أفضل بغضّ النّظر عن فترة عمل فريقك.
قالب مصفوفة أولويّات العمل
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping
ربما يكون لديكم أنت وزملاؤك في الفريق أفكارًا أكثر من الموارد، مما قد يجعل من الصّعب تحديد أولويّات المهام. استخدم مصفوفة أولويّات العمل للمساعدة في اختيار التّرتيب الذي ستعمل فيه على مهامك، مما يتيح لك توفير الوقت والمال وتجنُّب الانشغال في عمل غير ضروري. مصفوفة أولويّات العمل هي مخطّط بياني بسيط يتيح لك تسجيل المهام بناءً على تأثيرها والجهد اللّازم لإكمالها. استخدم الدّرجات لرسم كل مهمّة في واحد من أربعة أرباع: المكاسب السّريعة، والمشاريع الكبرى، والبدائل، والمهام غير المرغوب بها.