قالب جدول أعمال اجتماع الفريق

معلومات حول قالب جدول أعمال اجتماع الفريق

تخصيص الوقت لفريقك أمرٌ مهمّ لمساعدتك في اتّخاذ القرارات، والتّوافق مع الأولويّات والتحرُّك معاً في الاتّجاه ذاته. يمكن أن يكون للوقت المتواصل لاجتماع الفريق بالإضافة إلى استخدام جدول الأعمال دوراً في مساعدة فريقك فيمايلي:

• مراجعة التقدُّم مقابلالأهداف والنّتائج الرئيسيّة للفريق.

• مشاركة تحديثات المشروع ذات الصّلة

• مناقشة عوائق الإنتاجيّة أو التقدّم والحلول المحتَمَلة

• العصف الذّهني للأفكار أو المشاريع

• الاعتراف بالجهود الفردّية والاحتفال بمكاسب الفريق

يمكن تخصيص هذا القالب ليتناسب مع أي وظيفة أو قسم – بدءًا من تتبُّع المقاييس وصولاً إلى الحملات التّسويقيّة وتخطيط السّباق. يُظهر قالب جدول أعمال اجتماع الفريق قيمةً للتّخطيط والعمليّة، مما يتيح للفِرَق متعدّدة الوظائف التّعاون بشكل أفضل.

واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب جدول أعمال اجتماع الفريق.

ما هو جدول أعمال اجتماع الفريق؟

تساعد جداول أعمال اجتماع الفريق في إضافة جدول زمنيّ وهيكل للفترة الزّمنية التي تخصّصها عندما تحتاج إلى مشاركة المعلومات والتّعاون مع فريقك. كما تتيح لفريقك الاتّفاق على الأهداف ونقاط الحوار وعناصر العمل ومن سيقود الخطوات التّالية. سيشمل جدول الأعمال النّموذجي لاجتماع الفريق ما يلي:

• تفاصيل التّخطيط مثل التّاريخ والوقت والموقع ومن يجب عليهم الحضور

• الشّخص الذي يجب أن يقود الاجتماع

• المواضيع التي يجب مناقشتها

• عناصر العمل

تأكّد من التحقُّق من فريقك أو المرؤوسين المباشرين قبل الاجتماع للحصول على الملاحظات حول نقاط الحديث الأكثر أهمّية.

حتى إذا كنت تسأل فقط عما يودّ فريقك الحديث عنه، أو عن حالات المشروع الحاليّة، أو أي شيء يرغبون بمشاركته، فهذا سيساعد الجميع على الشّعور بأنهم محلّ اهتمام وتقدير لمساهمتهم في جدول أعمال الاجتماع.

أنشئ جدول أعمال الاجتماع الخاص بك

من السّهل إنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته. ابدأ بتحديد قالب جدول أعمال اجتماع الفريق، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.

1. حدّد اسم الاجتماع. هل يهدف اجتماعك إلى مزامنة الفريق؟ أم هو استعراض لسير العمل؟ أم ورشة عمل؟ قم بإعداد المجموعة للاجتماع عن طريق إعلامهم بنوع الاجتماع المُتوقَّع.

2. قم بتقسيم وقت الاجتماع. حدّد مقدار الوقت الذي ستستغرقه في أجزاء مختلفة من الاجتماع.

3. حقِّق التّوافق الاستراتيجيّ. حدّد الشّخص الذي سيقود الاجتماع، أضف اسمه أو أسماءهم إلى القالب. ضع أهدافًا واتّفاقيّات واضحة، وأضِف أي وثائق ذات صلة إلى الاجتماع.

4. استخدم جدول أعمال الاجتماع لتوثيق نقاط الحوار وتعيين مواضيع المناقشة للحضور ضمن الفترات الزّمنية الخاصّة بهم.

5. ابدأ الاجتماع وباشر في إضافة الملاحظات إلى مساحة العمل. جرّب وضع تحديد صارم للوقت عندما يجب على الأشخاص تدوين الملاحظات أو إضافة أسئلة أو كتابة المخاطر. استخدم مؤقِّت العدّ التنازلي من منصّة Miro.

6. اكتب النّتائج. قم بتسجيل الخطوات التّالية وتعيينها لكلّ عضو من أعضاء الفريق. امنح الأولويّة للمهام التي ستؤدي إلى أعلى تأثير وتحقِّق أعلى عائد على الاستثمار. امنح كل عضو في الفريق مسؤولية تولِّي مهام محدّدة خارج الاجتماع.

نصيحة احترافيّة: قم بتلخيص الخطوات التّالية واعمل على تنفيذها. حاول أن يكون الاختتام بملاحظة إيجابية مع عناصر العمل، والنّقاط التي استفدت منها. سيمنح هذا النّهج كلَّ فرد في الفريق شيئًا لإنجازه ومتابعته حتّى يحين الاجتماع التّالي.