قالب المخطّط التّنظيمي للمشروع

معلومات حول قالب المخطَّط التّنظيمي للمشروع

باستخدام قالب المخطَّط التّنظيمي للمشروع، يمكن لأصحاب الأعمال ومدراء المشاريع وضع تَصوُّر لجميع الموظّفين المشاركين في مشروع قادم. يمكنهم معرفة دور كلّ شخص والتّسلسل الهرمي للموظّفين وتسلسل القيادة.

ما المقصود بتنظيم المشروع؟

يوفّر تنظيم المشروع هيكلًا للطّريقة التي تخطِّط بها لتنفيذ المشروع. يوضِّح جميع الأدوار والمسؤوليّات والعمليّات والتّكنولوجيا. يعتمد الأسلوب الدّقيق على عدّة عوامل، بما في ذلك تعقيد المشروع والموارد والإمكانيّات.

ما هو المخطَّط التّنظيمي للمشروع؟

المخطَّط التّنظيمي للمشروع هو تمثيلٌ مرئيّ لمن هم ضمن فريق المشروع الخاص بك. يعمل على توثيق هيكل تنظيم المشروع، والعلاقات الهرميّة بين أعضاء الفريق، والدّور الذي يؤدّيه كل شخص. توضّح المخطّطات التّنظيمية للمشروع الدّور الذي يقوم به كلّ فرد، وتضمن الدّعم ، وتحدِّد التّوقُّعات للمجموعة.

ما الأنواع الأربعة للمخطّطات التّنظيمية؟

هناك أربعة أنواع رئيسيّةللمخطّطات التّنظيمية للمشروع:

• المخطَّط التّنظيمي التّنازلي الوظيفي. يعكس هيكل هذا المخطَّط الهيكل التّقليدي للأعمال. سيكون لديك إدارة رفيعة المستوى في القسم العلوي (الرّؤساء التّنفيذيون، والمدراء الماليّون، وغير ذلك)، تليهم الإدارة العليا، ثمّ المتوسّطة، وغير ذلك. وغالبًا ما يتمّ تقسيم الهيكل إلى أقسام مثل تكنولوجيا المعلومات والموارد البشريّة والمبيعات والتّسويق.

• المخطَّط التّنظيمي المُسَطَّح. على عكس المخطَّط الوظيفي التّنازلي، لا يعرض المخطَّط المُسطَّح العديد من المستويات. يُظهر عددًا قليلاً من المستويات بين المدراء التّنفيذيّين والموظّفين الآخرين، أو قد لا يُظهر أي مستويات. غالبًا ما يُستَخدم الهيكل المُسطَّح لتمكين الإدارة الذّاتية ويستخدم عادةً من قِبَل الشّركات الصّغيرة.

• المخطّط التّنظيمي المقسَّم. يتمّ تقسيم هذا المخطّط بحسب خط الإنتاج. على سبيل المثال، في شركة بيع ملابس بالتّجزئة، سيتمّ تقسيم المخطَّط حسب نوع الملابس.

• المخطَّط التَّنظيمي المصفوفي. يشجّع المخطَّط التَّنظيمي المصفوفي على التّعاون بين مختلف الوظائف. يقسِّم الموظَّفين إلى فِرَق حسب المشروع أو قائد المنتج بينما يتبعون إداريّاً أيضًا إلى مدير الشّؤون الوظيفيّة.

لماذا يجب أن تستخدم قالب المخطَّط التَّنظيمي للمشروع؟

عندما تبدأ بمشروع طويل ومعقَّد، ستواجه حتمًا عقبات وصعوبات. يمكن أن يساعدك المخطَّط التَّنظيمي للمشروع في التّغلُّب على هذه التّحدّيات. دعونا نلقي نظرة على هذا (وبعض الفوائد الأخرى) بمزيد من التّفصيل.

• حدِّد العقبات. استخدم المخطَّط لتحديد عقبات المشروع قبل البدء به. بهذه الطّريقة، يمكنك حلّ المشكلات قبل فوات الأوان. على سبيل المثال، قد يوضِّح وضع المخطَّط أنك بحاجة إلى المزيد من مندوبي المبيعات المشاركين في المشروع. نظراً لأنّ المشروع لم يبدأ بعد، فلديك الوقت لإشراك المزيد من مندوبي المبيعات لضمان سير المشروع بسلاسة.

• وضِّح دور الجميع في المشروع. يساعد المخطَّط التّنظيمي للمشروع الموظَّفين على فهم دورهم فيه. يعرض لهم هيكل المسؤوليّة ومع مَن سيتواصلون إذا احتاجوا إلى أدوات أو موارد معيّنة.

• ارفع مهارات جميع أفراد الفريق إلى أقصى حدّ. يوضّح استخدام المخطَّط التّنظيمي للمشروع أعضاءَ الفريق الذين سيؤدّون مهاماً معيّنة. هذا يعني أنّه يمكنك التأكُّد من إكمال جميع المهام بواسطة أعضاء الفريق ذوي المهارات في تلك المجالات. على سبيل المثال، يمكنك التّأكُّد من أنّ مؤلّف الإعلانات التّسويقية يضع نسخة جديدة للموقع الإلكتروني.

من الذي يجب إدراجه في المخطَّط التّنظيمي لمشروعك؟

يجب إدراج كل شخص ينتمي إلى الهيكل الأساسي للفريق ويعمل في هذا المشروع، بما في ذلك:

1. مدير المشروع.

2. راعي المشروع.

3. أي شخص يعمل على مهام ضمن المشروع (قبل المشروع وأثناءه وبعده).

أيّاً من أصحاب المصلحة الذين يشكّلون جزءًا رئيسيّاً (غير عرضي) من المشروع.

كيف يمكنك إنشاء مخطَّط تنظيمي للمشروع؟

الآن وبعد أن عرفنا ما هو المخطَّط التَّنظيمي للمشروع ولماذا هو مفيد، لننظر إلى كيفيّة إنشاء مخطّط باستخدام قالب من منصّة Miro.

الخطوة 1 - قم بالتّسجيل في منصّة Miro وحدّد هذا القالب. التّسجيل مجّاني، ووجود قالب جاهز للاستخدام سيوفّر لك الوقت. مساحة العمل التّعاونية الخاصّة بنا هي المخطَّط المرئي المثالي لإنشاء ومشاركة المخطّط التّنظيمي لمشروعك. وإذا كنت ترغب في إجراء أي تغييرات — فهذا القالب قابل للتّخصيص. أضِف نصوصًا وصورًا جديدة وقم بتغيير الهيكل ليناسب مشروعك.

الخطوة 2- حدِّد الموظّفين الذين سيشاركون في العمل. الآن، يمكنك تحديد من سيشارك في مشروعك. على سبيل المثال، إذا كنت تدير حملة إعلانيّة، فستحتاج إلى أشخاص من فريق التّسويق والمبيعات والشّؤون الماليّة.

الخطوة 3- قم بتجميع فريق الإدارة العليا. بعد ذلك، قم بالتّركيز على فريق الإدارة العليا الخاص بك. يجب أن يكون أصحاب المصلحة مهتمّين بالنّتائج، ويجب استثمارهم في نجاح المشروع، ويجب أن يلتزموا بتحقيق النّتائج المتوقَّعة.

يجب أن تهدف إلى تعيين ما يلي:

• الرّاعي الذي يمتلك المشروع.

• العميل الذي يضمن توافق المشروع مع احتياجات العمل.

• الخبير الذي يقدِّم النّصيحة.

الخطوة الرابعة - قم بتعيين منسِّقي المشاريع. سيقوم المنسّقون بمزامنة أنشطة الفِرَق ودمجها. إنهم مسؤولون عن ضمان قيام كل فرد بالتّركيز على مهامه وعمله نحو تحقيق الهدف. اعتمادًا على حجم المشروع ودرجة تعقيده، يمكن أن يكون لديك أكثر من منسّق للمشروع الواحد.

الخطوة 5- قم بوضع المخطّط التّنظيمي. قم باستعراض جميع الأدوار والمسؤوليّات لكلّ من يشارك في المشروع. يمكنك بعد ذلك ترجمة هذه المعلومات إلى المخطَّط التّنظيمي الخاص بك. تأكّد من تحديد صنّاع القرار الأساسيّين وسلطتهم، والرّوابط بين الأدوار، ومجموعات أصحاب المصلحة الرّئيسيّين. غالبًا ما يكون الهيكل التّنظيمي عبارة عن مخطَّط تدفّقي تكون فيه الإدارة العليا في القسم الأعلى — ولكن هناك تنسيقات أخرى. ألقِ نظرةً على الأسئلة الشّائعة للحصول على مزيد من المعلومات. وإذا كنت تجد أن البدء بالقالب من نقطة الصّفر مربكاً بعض الشّيء، ألق نظرة على القالب الجاهز الذي تقدّمه منصّة Miro.