Template de Matriz de Prioridades

Sobre o Template de Matriz de Prioridades

O template de matriz de prioridades ajuda você a organizar tarefas e é um espaço onde você pode avaliar prioridades e compartilhá-las com seu time. Gerentes de projeto e pessoal operacional adoram este template porque ele esclarece visualmente como proceder em um projeto ou até mesmo por onde começar. O template de matriz de prioridades também ajuda a identificar problemas e assuntos urgentes e a alinhar seu planejamento estratégico.  

O que é uma matriz de prioridades?

Uma matriz de prioridades é uma ferramenta usada para priorizar o trabalho categoricamente e informar a tomada de decisões e o gerenciamento de tempo. É uma ferramenta útil porque o framework simples pode ser aplicado a todos os tipos de trabalho, seja em processos de negócios, projetos ou operações. As matrizes de prioridades começam em um formato simples, mas podem ser personalizadas dependendo das suas necessidades. A maioria das organizações prioriza pelo impacto (baixo, médio, alto), nível de esforço e urgência.

Quando usar um template de matriz de prioridades

Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gestão para pessoas que precisam de um pouco mais do que uma lista básica de tarefas, e pode ser valiosa para o gerenciamento e priorização de projetos. A matriz 2x2 é projetada para ajudar você a determinar quais tarefas são críticas, de modo que possa se concentrar primeiro nas necessidades mais urgentes.

Uma variedade de fatores pode influenciar a urgência ou importância de uma tarefa na sua lista. Por exemplo, se você precisa concluir uma tarefa que afeta diretamente a satisfação do cliente, essa tarefa provavelmente tem alta urgência e prioridade. No entanto, se você precisar concluir uma tarefa que pode deixar seus clientes mais satisfeitos no futuro, essa tarefa provavelmente tem baixa urgência, mas alta prioridade.

Como usar o template de matriz de prioridades

Passe pela sua lista de tarefas e classifique cada uma em um quadrante. Veja como pensar sobre cada quadrante:

• O Quadrante I é para os prazos mais urgentes e importantes.

• O Quadrante II é para o planejamento estratégico e desenvolvimento a longo prazo, tarefas que não são urgentes, mas ainda são importantes.

• O Quadrante III é para tarefas urgentes, mas não importantes, são distrações sob pressão de tempo que ainda devem ser feitas imediatamente.

• O Quadrante IV é para o tipo de tarefas que geram pouco ou nenhum valor.

Analise suas atividades diárias ou semanais e atribua itens ao quadrante apropriado na matriz de critérios antes de avaliar onde você precisa fazer alterações.

Crie sua própria matriz de prioridades

A Miro é a ferramenta perfeita para criar e compartilhar sua matriz de prioridades. Comece selecionando este template de matriz de priorização.

1. Use o template da Miro

Abra este template da Miro para começar! No board, liste as tarefas que você quer que seu time realize.

2. Pense em cada tarefa

Faça a seguinte pergunta a si mesmo para cada tarefa: Quais são as consequências de não realizar esta tarefa?

3. Priorize tarefas

Com base nessas informações, categorize cada item da lista como "alta prioridade" ou "baixa prioridade".

4. Atribua uma urgência às tarefas

Agora, divida ainda mais as tarefas em cada categoria em duas subcategorias: "alta urgência" e "baixa urgência". Agora você deve ter quatro listas.

5. Atribuir valores

Atribua valores entre 1 e 4 para cada opção, onde números menores indicam que a tarefa é de maior prioridade.

6. Coloque na matriz

Classifique as opções na sua matriz. Depois de concluído, compartilhe suas prioridades com os stakeholders necessários.