Template de mapa de processo

Sobre o Template de Mapa de Processo

Um template de mapa de processos é valioso para documentar, analisar e compreender melhor os processos de negócios do seu time e seus resultados associados. Este template de mapa de processos é organizado por etapas para ajudar você a registrar os objetivos, atividades e entregas durante cada fase de um processo. Use o template para melhorar a organização, a produtividade e a comunicação do seu time, alcançando um entendimento compartilhado de qualquer tipo de processo. 

Qual é o propósito do mapeamento de processos?

Você nunca pensaria em partir para o desconhecido sem um mapa. Um mapa de processos não é diferente. O mapeamento de processos é um exercício eficaz para avaliar, documentar ou criar estratégias em torno de qualquer plano ou abordagem que seu time possa ter. Ao dividir os objetivos, atividades e entregas em qualquer estágio de um projeto, você pode obter insights sobre se está no caminho certo ou lidando de forma eficaz com um problema.

Quando usar o template de mapeamento de processos

Este template de mapa de processos é configurado para ajudar os times a aumentar a eficiência. Ao ver um processo disposto na página, os times podem identificar áreas para melhoria: como simplificar o processo, melhorar a comunicação e criar uma documentação melhor. Use ferramentas de mapeamento de processos quando precisar atribuir stakeholders, definir titularidade e limites, clarificar responsabilidades e estabelecer métricas.

Como usar o template de mapa de processos

O objetivo do mapeamento de processos é desmembrar seu projeto para que seu time compreenda seus objetivos e como planeja alcançá-los. Ao dividir o projeto em fases, você pode evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam alinhados antes de avançar. Siga estes passos para usar o template de mapa de processo:

Passo 1: Defina seu objetivo

Qual é o problema que você gostaria de resolver? Qual é o processo que você gostaria de visualizar?

Este é o momento de pensar grande. Conforme você avança no seu template de mapa de processo, você passará cada vez mais tempo dividindo seu projeto em partes menores. Por enquanto, porém, sinta-se à vontade para definir um objetivo amplo.

Passo 2: Fazer brainstorming

Que passos você precisará dar para resolver este problema? Como o processo se desenrolará?

Não fique muito preso à ordem em que deve realizar o processo. Concentre-se em registrar todos os passos no board. Pense nos stakeholders que você precisará envolver neste projeto. Você também pode fazer brainstorming de recursos que precisará para concluir o trabalho.

Passo 3: Defina sucesso

Como saberá quando tiver resolvido o problema? Quando o processo termina?

Muitos times pulam esta etapa, mas é importante não negligenciá-la. Ao definir métricas claras para o sucesso ― ou mesmo apenas um ponto de parada ― você se dá algo para trabalhar em direção a. 

Passo 4: Coloque as coisas em ordem

Quais passos você dará para resolver o problema? Qual é a ordem em que você deve trabalhar para garantir que o processo seja concluído?

Agora é o momento de pensar linearmente. Pegue todo o material bruto do seu brainstorming e comece a colocar as coisas em ordem. Se for muito assustador trabalhar de forma linear, comece definindo o que você precisará fazer primeiro e por último, e depois trabalhe em tudo o que estiver no meio.

Passo 5: Desenhe isso

Como é o problema? Como você pode visualizar o processo?

É hora de colocar seu template de mapa de processos para funcionar. Comece criando uma chave. A chave deve conter símbolos que você usará ao longo do mapa de processo.

Você pode precisar de símbolos que representem atividades, entradas, saídas, decisões e pontos finais. Use um sistema que seja intuitivo e escalável. Por exemplo, muitas pessoas gostam de usar setas para indicar o fluxo de tomadas de decisão. 

Passo 6: Revisar o mapa

Você está em uma boa posição para resolver o problema? O mapa de processo parece acionável e compreensível? 

Convide stakeholders para examinar o mapa. Preste muita atenção a possíveis redundâncias, gargalos e problemas com o fluxo de trabalho. Revise cada etapa para garantir que elas fluam logicamente umas das outras. Pode ser útil voltar aos documentos do seu brainstorm e garantir que nada se perdeu na tradução.