Prosta analiza przyczyn źródłowych
W skrócie
Prosta analiza przyczyn źródłowych to lekki warsztat zespołowy zaprojektowany do szybkiego rozwiązywania codziennych problemów — wystarczy 20 minut. Wykorzystuje cztery kolorowe strefy wypełnione karteczkami samoprzylepnymi, które prowadzą zespół od problemu do rozwiązania w jasny, uporządkowany sposób: żółta — problem, różowa — przyczyny, niebieska — rozwiązania, zielona — kryteria sukcesu.
Dla kogo
Dla każdego, kto ma do czynienia z powtarzającym się lub frustrującym problemem w zespole — nie jest potrzebne doświadczenie w facylitacji. Sprawdza się w małych zespołach w każdej branży: operacje, handel detaliczny, hotelarstwo, obsługa klienta, zespoły produktowe i inne.
Jak tego używać
Przejdź przez cztery strefy w kolejności:
Strefa 1 — Żółta (Jaki jest problem?): Opisz problem w jednym zdaniu. Uwzględnij, czym jest, kiedy się zdarza i jak duży jest jego wpływ.
Strefa 2 — Różowa (Dlaczego to się dzieje?): Wymyśl możliwe przyczyny źródłowe. Dodaj jedną przyczynę na jedną karteczkę samoprzylepną — im więcej, tym lepiej.
Strefa 3 — Niebieska (Jak to naprawimy?): Zapisz jedno rozwiązanie na karteczkę samoprzylepną. Spróbuj przypisać każde rozwiązanie do przyczyny z Strefy 2.
Strefa 4 — Zielona (Jak będzie wyglądać sukces?): Określ, po czym poznasz, że rozwiązanie zadziałało. Niech to będzie mierzalne.
O przykładzie
Przykład pokazuje zespół kawiarni rozwiązujący problem powolnej obsługi podczas porannego szczytu. Ich problem: klienci czekają na kawę ponad 12 minut wobec celu 5 minut, a w ciągu jednego tygodnia (7–9 rano) odnotowano 18 odejść klientów. Jako przyczyny źródłowe wskazano, że przed 8:00 działa tylko jeden ekspres do kawy, dwóch nowych barist obsługujących kasę pracuje wolno, zamówienia mobilne i zamówienia składane na miejscu korzystają z jednej kolejki, lodówka z mlekiem jest daleko od baru oraz nikt nie odpowiada za uzupełnianie zapasów podczas szczytu. Proponowane rozwiązania to m.in. rozgrzewanie drugiego ekspresu codziennie o 6:30, utworzenie osobnego stanowiska odbioru zamówień mobilnych, wprowadzenie ściąg i wspólnych zmian z doświadczonym pracownikiem dla nowych osób oraz przesunięcie lodówki z mlekiem obok baru. Sukces zdefiniowano jako średni czas oczekiwania poniżej 5 minut, brak odejść klientów podczas porannego szczytu oraz 95% zamówień mobilnych gotowych na czas.
Pozdrawiam!
Khawaja Rizwan
