Szablon retrospektywy 4 L

Informacje o szablonie retrospektywy 4L

Retrospektywa 4L to działanie zespołu mające na celu zrozumienie, co zadziałało, co nie, a co można poprawić po zakończeniu sprintu. Cztery litery L oznaczają: liked – podobało mi się, learned – nauczyłem się, lacked – brakowało mi i longed for – tęskniłem za.

Po zakończeniu sprintu pomocne może być zatrzymanie się zespołu i podsumowanie tego, co się wydarzyło. Emocje mogą być wysokie, więc zespołom może być trudno prowadzić dyskusję, która nie jest nacechowana frustracją. Szablon retrospektywy 4L jest użytecznym narzędziem, które usuwa emocjonalne elementy sprintu. Umożliwia zespołowi podkreślenie pozytywnych elementów sprintu i zrozumienie negatywnych, pozwalając im myśleć z perspektywy faktów, a nie emocji.

Technika 4L jest popularna, ponieważ jest łatwa do zrozumienia i prosta w prowadzeniu. W przeciwieństwie do innych tradycyjnych retrospektyw, metoda 4L wymaga jedynie od 30 do 60 minut.

Przeprowadzanie retrospektywy 4L

Jedną z zalet retrospektywy 4L jest to, że jest łatwa do skonfigurowania i ukończenia. Niezależnie od tego, czy korzystasz z szablonu online, aby prowadzić retrospektywę online, czy też planujesz przeprowadzić ją osobiście na wirtualnej tablicy, poniższe kroki pomogą Ci odnieść sukces. 

Krok 1. Nadanie tonu i określenie oczekiwań

Przed rozpoczęciem retrospektywy należy upewnić się, że wszyscy uczestnicy rozumieją jej cel. Jeśli analizowany sprint był stresujący, przed rozpoczęciem retrospektywy warto otwarcie i szczerze się do tego odnieść. Ostatecznie zadaniem prowadzących jest nadanie tonu i oczekiwań dotyczących działania i nie należy tego lekceważyć. Najbardziej udane retrospektywy są realizowane, gdy zespół jest w pełni przekonany o ich znaczeniu i wartości, więc prowadzący musi dołożyć wszelkich starań, aby przed rozpoczęciem upewnić się, że tak się stało. 

Krok 2. Przygotowanie przestrzeni

Niezależnie od tego, czy retrospektywa odbywa się osobiście, czy online, „przestrzeń” musi być odpowiednio skonfigurowana. Dodaj szablon retrospektywy 4L do tablicy Miro, aby rozpocząć konfigurację przestrzeni.

Krok 3. Określenie, co podobało się w sprincie

Pierwszy punkt retrospektywy 4L ma na celu odkrycie, co uczestnikom podobało się w sprincie. Jest to celowo szeroki i otwarty zakres. Do prowadzącego należy prowadzenie uczestników w kierunku coraz bardziej przydatnych spostrzeżeń na temat tego, co im się podobało i dlaczego. Celem jest odkrycie podstawowych powodów, dla których dana rzecz została polubiona, aby zagwarantować, że powtórzy się ona podczas następnego sprintu. 

Krok 4. Określenie, czego się nauczyliśmy

Najcenniejsza nauka jest często wyciągana z popełnionych błędów lub wyzwań pokonanych podczas wykonywania rzeczywistej pracy. Niestety ta nauka często nie jest przekazywana zespołowi. To zmarnowana szansa, którą retrospektywa 4L ma wykorzystać. Ten element retrospektywy wymaga od uczestników refleksji i udostępnienia wszystkiego, czego mogli się nauczyć. 

Dla prowadzącego ważne jest, aby członkowie zespołu zrozumieli, że żadna nauka nie jest zbyt mała, aby się nią podzielić, a także aby poprowadził uczestników do odkrycia większej liczby wniosków, niż mogliby sobie wyobrazić. 

Krok 5. Odkrycie, czego brakowało

Ten krok ma na celu ujawnienie wszystkiego, co powstrzymywało zespół podczas sprintu. Może to być coś tak prostego jak powolna komunikacja z zewnętrznym zespołem lub coś bardziej skomplikowanego, co wymaga dodatkowej analizy. Celem udokumentowania tego, czego zabrakło podczas sprintu, jest upewnienie się, że nie napotkamy tego samego problemu w przyszłych sprintach.

Często zdarza się, że uczestnicy czują się niekomfortowo, udostępniając to, czego im brakowało, jeśli czują, że kierownictwo nie chce o tym słyszeć. Może to wynikać z przekonania, że rozwiązanie jest zbyt drogie lub czasochłonne, aby warto było w nie inwestować. Tak czy inaczej, to znów do prowadzącego należy upewnienie się, że zespół czuje się komfortowo, udostępniając jak najwięcej na tym etapie. 

Krok 6. Udokumentowanie tego, za czym zespół tęsknił

Ostatni element retrospektywy 4L obejmuje refleksję nad tym, za czym zespół tęsknił. Może to być coś namacalnego, jak lepszy sprzęt, lub coś mniej namacalnego, jak większe lub mniejsze zaangażowanie ze strony kierownictwa.

Uważaj, aby sekcja „Tęskniłem za” nie była po prostu lustrzanym odbiciem sekcji „Czego brakowało”. Często są one podobne, ale dają możliwość określenia i ustalenia priorytetów w oparciu o pozytywny wpływ, jaki mogą mieć. Na przykład, jeśli „szybsze komputery” zostały wymienione w sekcji „Brakowało”, „szybkie komputery” niekoniecznie są jedyną rzeczą, którą należy dodać w tym kroku. Możesz rozważyć włączenie „szybszego internetu” lub „lepszego oprogramowania” jako innych rzeczy, które rozwiązałyby to, czego brakowało.  

Krok 7: Przypisanie działań następczych i elementów działania

Jest to prawdopodobnie najważniejszy krok w procesie retrospektywy. Jeśli nie poświęcisz czasu na przypisanie działań następczych do konkretnych osób lub zespołów, nie zyskasz zbyt wiele po zakończeniu procesu. 

Przed zakończeniem retrospektywy poproś ochotników o podjęcie kolejnych kroków. W przypadku działań następczych, do których nie zgłosił się ochotnik, przypisz je osobie najbardziej odpowiedzialnej za odkrycie spostrzeżeń podczas retrospektywy. Zakończ sesję, potwierdzając, że wszyscy rozumieją, czego się od nich oczekuje, i podziękuj im za poświęcony czas.

5 wskazówek dotyczących udanego stworzenia retrospektywy 4L

Przeprowadzenie udanej retrospektywy wymaga starannego zaplanowania i przygotowania. Oto kilka wskazówek, jak upewnić się, że spotkanie wspiera tworzenie więzi w zespole oraz kulturę otwartej komunikacji i ciągłego doskonalenia:

1. Daj uczestnikom przestrzeń i czas na refleksję

Upewnij się, że zespół ma około 30-60 minut nieprzerwanego czasu na podsumowanie swoich przemyśleń. Zachęć uczestników do robienia obszernych notatek. Wreszcie upewnij się, że w pomieszczeniu jest cicho i nie ma zewnętrznych zakłóceń.

2. Poproś wszystkich o wyłączenie swoich urządzeń, aby mogli skupić się na retrospektywie.

Jeśli uczestników rozpraszają laptopy lub telefony, trudniej będzie im myśleć. Jeśli współpracujesz online przy użyciu Miro nad retrospektywą 4L, rozważ poproszenie uczestników o włączenie kamer, aby mieć pewność, że są skoncentrowani na zadaniu.

3. Zapewnij wszystkich, że nie ma dobrych ani złych odpowiedzi.

Celem retrospektywy 4L jest zapewnienie zespołowi przestrzeni potrzebnej do refleksji po sprincie – to nie jest test! Jeśli uczestnicy czują, że nie są w stanie przekazać szczerej informacji zwrotnej na temat tego, co zadziałało, a co nie, retrospektywa nie ujawni cennych spostrzeżeń. Jeśli nie masz pewności co do poziomu komfortu zespołu w zakresie udzielania szczerych opinii, rozważ anonimowość. Jedną z zalet przeprowadzania retrospektywy 4L online jest to, że uczestnicy mają dodatkową warstwę anonimowości i często są bardziej skłonni do przekazywania krytycznych opinii.

4. Zachęcaj zespół do skupienia się na działaniu, a nie na emocjach

Celem retrospektywy 4L jest usunięcie emocji z oceny sytuacji. Prosty format ma na celu ułatwienie przekazywania opinii i refleksji, ale nadal może to stanowić wyzwanie. Jeśli oceniany sprint był szczególnie stresujący, przed przeprowadzeniem retrospektywy warto rozważyć symboliczne podsumowanie, które rozładuje napięcie i poprawi nastrój. Jeśli okaże się, że retrospektywa staje się zbyt emocjonalna i nie nadaje się do działania, zadaniem prowadzących jest interweniowanie i utrzymanie produktywności dyskusji.

5. Wykorzystaj retrospektywę 4L, aby połączyć zdalne zespoły po trudnym sprincie.

Szablon retrospektywy 4L firmy Miro daje zdalnym i rozproszonym zespołom możliwość współpracy bez ograniczeń. Zdalne zespoły często czują się odizolowane, a brak formalnego podsumowania i refleksji po szczególnie stresującym sprincie może zaszkodzić morale. Organizowanie retrospektyw online nie tylko zbliża zespoły, ale także daje możliwość dowiedzenia się, co sprawiło, że ten sprint był trudny lub stresujący, aby zapewnić płynniejszy przebieg następnego sprintu.

Możesz zapoznać się ze wszystkimi szablonami retrospektyw sprintów dostępnymi w naszej kolekcji.