Szablon przepływu pracy
Z szablonem przepływu pracy możesz śledzić status projektu i uzyskać natychmiastowy wgląd w postępy zespołu.
Informacje o szablonie przepływu pracy
Cyfrowy świat wymaga współpracy, a lepsza współpraca pozwala uzyskać lepsze wyniki. Przy tworzeniu wspólnego przepływu pracy konieczne jest wcześniejsze stworzenie prostego sposobu zarządzania tym procesem i szybszych iteracji bez żadnych ograniczeń.
Szablon przepływu pracy od Miro ułatwia to zadanie i dlatego managerowie projektów, projektanci i specjaliści ds. marketingu używają tego szablonu, aby dostosowywać procesy i poprawiać wydajność podczas realizacji projektów.
Czym jest szablon przepływu pracy?
Szablon przepływu pracy to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala nakreślić różne kroki, zasoby, oś czasu i role niezbędne do ukończenia projektu.
Można go używać w każdym wieloetapowym projekcie, niezależnie od tego, czy jest to proces biznesowy, czy projektowy. Idealnie nadaje się do planowania działań zmierzających do osiągnięcia celu i tworzenia osi czasu w celu wykonania tych działań.
Jak korzystać z szablonu przepływu pracy
Szablon procesu przepływu pracy od Miro jest podzielony na 4 części:
Wstrzymane
W toku
Wymagające sprawdzenia
Zatwierdzone
Najpierw trzeba utworzyć poszczególne kroki przepływu pracy, a następnie umieścić je w odpowiedniej części, gdzie zostaną przypisane do właściwego członka zespołu. Potem wystarczy już tylko przenosić zadania w obrębie procesu przepływu pracy w miarę ich realizacji.
5 kluczowych elementów procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy można dostosować do potrzeb każdego konkretnego procesu lub projektu, ale na ogół będzie obejmować następujące podstawowe elementy. Poniżej wymieniono pytania, które należy sobie zadać podczas konfigurowania szablonu wykresu przepływu pracy:
1. Stakeholderzy
Kim są stakeholderzy? Ważne jest, aby cały zespół rozumiał swoje role przed rozpoczęciem produkcji. Zdefiniuj stakeholderów i określ zakres ich roli. Kim są strażnicy dostępu? Kto jest właścicielem cyklu sprawdzania? Kto wkracza do akcji w przypadku wąskiego gardła?
2. Burza mózgów
Jak przeprowadzać burzę mózgów? Skąd pochodzą treści? Jeśli pracujesz w zespole marketingowym lub projektowym albo jeśli produkujesz program telewizyjny, podcast lub inne kreatywne przedsięwzięcie, niezbędne jest podjęcie na samym początku decyzji odnośnie do formatu sesji burzy mózgów. Pomocne jest również ustalenie, gdzie pomysły będą przechowywane, kto będzie je kompilować i kto będzie odpowiadać za ich redagowanie.
3. Oś czasu
Czym jest oś czasu? Naszkicuj kluczowe kamienie milowe i stwórz oś czasu jako przybliżony przegląd danego projektu. Odnotuj wszystkie zadania związane z przeglądem, które muszą zostać wykonane oraz ich terminy. Stwórz listy kontrolne dla wszystkich kamieni milowych, aby wiedzieć, kiedy możesz przejść do następnego.
4. Komunikacja
Jak będziesz się komunikować z zespołem? Czy będziesz organizować cotygodniowe spotkania kontrolne? Kto musi uczestniczyć w tych spotkaniach? Czy nie lepiej rozsyłać co tydzień wiadomość e-mail z najnowszymi informacjami? Ustal plan i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany w kolejnych iteracjach.
5. Zasoby
Jakich zasobów potrzebujesz, aby odnieść sukces? Zasoby mogą obejmować narzędzia, partnerów międzydziałowych, budżet i inne potrzeby.
Czy przepływ pracy jest przystępny i skalowalny? Okresowo sprawdzaj swój przepływ pracy. Upewnij się, że wszystko jest aktualne i że możliwe jest skalowanie przepływu pracy razem z rozwojem działalności. Uwzględnij wszelkie informacje zwrotne od nowych pracowników, którzy mogli zostać przeszkoleni w zakresie danego przepływu pracy.
Zalety korzystania z szablonu procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy od Miro to świetny sposób, aby wszystkie zaangażowane osoby były skoordynowane i świadome tego, co wymaga zatwierdzenia, a co jest gotowe do produkcji. Oto kilka głównych korzyści płynących z utworzenia takiego procesu dla Twojego zespołu:
Efektywna współpraca
Zarządzanie projektami to nieuporządkowany, skomplikowany proces. Stakeholderom może być trudno rozpoznać ich role oraz obszary ich obowiązków, które się pokrywają i ze sobą kolidują. Dobry przepływ pracy w produkcji zmniejsza niepewność. W razie wątpliwości zespół i partnerzy międzydziałowi mogą skorzystać z szablonu przepływu pracy, aby zrozumieć następny krok.
Szkolenie nowych pracowników
Posiadanie udokumentowanego przepływu pracy ułatwia szkolenie nowych pracowników. Zamiast pamiętać o każdym kroku w złożonym procesie produkcyjnym, możesz przeprowadzić nowo zatrudnioną osobę przez proces opisany w szablonie. Zapewnia to spójność szkolenia i umożliwia nowym pracownikom szybkie rozpoczęcie pracy.
Znajdowanie błędów w swoich procesach
Przygotowanie mapy procesu jest okazją do zrozumienia jego wad. Czy występują jakieś luki? Czy potrzebujesz więcej zasobów? Czy występuje wąskie gardło? Zmapowanie przepływu produkcji od początku do końca to najlepszy sposób na poznanie potrzeb Twojego zespołu.
Skalowanie procesów
Produkcyjne przepływy pracy ułatwiają skalowanie. Gdy procesy żyją w głowie zespołu, zabezpieczenie zasobów, uzyskanie poparcia lub zatrudnianie nowych pracowników może być utrudnione. Ustalenie przepływu pracy ułatwia rozwój firmy.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon spotkania refleksyjnego
Zastosowania:
Meetings, Brainstorming, Team Meetings
Kiedy harmonogram jest napięty, „nauka przez działanie” staje domyślną metodą. Znajdź więc czas dla swojego zespołu, aby uczyć się w inny, wartościowy sposób – poprzez refleksję i słuchanie. Prowadzone przez „uczących się” (członków zespołu, którzy dzielą się doświadczeniami z resztą zespołu) spotkanie refleksyjne pozwala udostępnić nowe informacje na temat firmy klienta lub wewnętrznej inicjatywy biznesowej, zaoferować techniki rozwiązywania problemów, a nawet polecić książki lub podcasty, które warto sprawdzić. Spotkania refleksyjne zachęcają również współpracowników na wszystkich poziomach do angażowania się w rozwój zawodowy swoich koleżanek i kolegów z zespołu.
Szablon krytyki projektu
Zastosowania:
UX Design
Jeśli jesteś projektantem lub członkiem zespołu projektowego, sesja krytyki projektu jest jednym z najlepszych sposobów na uzyskanie przydatnych informacji zwrotnych i ulepszenie procesu design thinking. Skorzystaj z szablonu krytyki projektu, aby poprowadzić siebie i swój zespół przez sesję i upewnić się, że rozwiązania projektowe osiągają pożądane rezultaty.
Szablon wykresu Gantta
Zastosowania:
Project Management, Mapping, Roadmaps
Prostota, przejrzystość i moc — właśnie dzięki tym cechom wykresy Gantta są tak popularne przy tworzeniu i prezentowaniu planu projektu. Ich podstawę stanowi poziomy pasek, który reprezentuje postęp projektu w czasie. Te wykresy rozbijają projekty na zadania, pozwalając całemu zespołowi zobaczyć stan konkretnego zadania, przypisane do niego osoby oraz czas niezbędny do jego realizacji. Wykresy Gantta można również łatwo udostępniać członkom zespołu i stakeholderom, dzięki czemu są doskonałymi narzędziami do współpracy.
Szablon listy kontrolnej
Zastosowania:
Project Management, Task Management
Szablon listy kontrolnej służy do wizualnego organizowania i śledzenia zadań, zapewniając przejrzystość przepływu pracy. Kluczową zaletą korzystania z tego szablonu jest jego potencjał do wzmocnienia współpracy, zapewniając, że wszyscy członkowie zespołu pozostają zgodni i poinformowani, torując drogę do skutecznego ukończenia projektu.
Szablon planu badań UX
Zastosowania:
Market Research, Desk Research, User Experience
Plan badań przekazuje podstawowe informacje, które stakeholderzy muszą zrozumieć na temat projektu badań doświadczeń użytkowników: kto, co, dlaczego i kiedy. Plan ta zapewnia, że wszyscy są zgodni i wiedzą, co muszą zrobić, aby projekt badań UX zakończył się sukcesem. Użyj planu badań, aby przekazać podstawowe informacje o projekcie, cele, metody badawcze, skalowalność projektu i profile uczestników. Korzystając z planu badań UX, możesz uzyskać poparcie stakeholderów, pozostać na dobrej drodze i przygotować się na sukces.
Szablon matrycy RACI
Zastosowania:
Leadership, Decision Making, Org Charts
Matryca RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz pozwala uniknąć nieporozumień podczas realizacji projektów. Skrót RACI oznacza Responsible (osoba, która wykonuje pracę w celu osiągnięcia zadania i jest odpowiedzialna za wykonanie pracy lub podjęcie decyzji), Accountable (osoba, która jest odpowiedzialna za prawidłowe i dokładne wykonanie zadania), Consulted (osoby, które dostarczają informacji dla projektu i z którymi istnieje dwukierunkowa komunikacja), Informed (osoby, które są informowane o postępach i z którymi istnieje jednokierunkowa komunikacja).