Szablon przepływu pracy
Z szablonem przepływu pracy możesz śledzić status projektu i uzyskać natychmiastowy wgląd w postępy zespołu.
Informacje o szablonie przepływu pracy
Cyfrowy świat wymaga współpracy, a lepsza współpraca pozwala uzyskać lepsze wyniki. Przy tworzeniu wspólnego przepływu pracy konieczne jest wcześniejsze stworzenie prostego sposobu zarządzania tym procesem i szybszych iteracji bez żadnych ograniczeń.
Szablon przepływu pracy od Miro ułatwia to zadanie i dlatego managerowie projektów, projektanci i specjaliści ds. marketingu używają tego szablonu, aby dostosowywać procesy i poprawiać wydajność podczas realizacji projektów.
Czym jest szablon przepływu pracy?
Szablon przepływu pracy to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala nakreślić różne kroki, zasoby, oś czasu i role niezbędne do ukończenia projektu.
Można go używać w każdym wieloetapowym projekcie, niezależnie od tego, czy jest to proces biznesowy, czy projektowy. Idealnie nadaje się do planowania działań zmierzających do osiągnięcia celu i tworzenia osi czasu w celu wykonania tych działań.
Jak korzystać z szablonu przepływu pracy
Szablon procesu przepływu pracy od Miro jest podzielony na 4 części:
Wstrzymane
W toku
Wymagające sprawdzenia
Zatwierdzone
Najpierw trzeba utworzyć poszczególne kroki przepływu pracy, a następnie umieścić je w odpowiedniej części, gdzie zostaną przypisane do właściwego członka zespołu. Potem wystarczy już tylko przenosić zadania w obrębie procesu przepływu pracy w miarę ich realizacji.
5 kluczowych elementów procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy można dostosować do potrzeb każdego konkretnego procesu lub projektu, ale na ogół będzie obejmować następujące podstawowe elementy. Poniżej wymieniono pytania, które należy sobie zadać podczas konfigurowania szablonu wykresu przepływu pracy:
1. Stakeholderzy
Kim są stakeholderzy? Ważne jest, aby cały zespół rozumiał swoje role przed rozpoczęciem produkcji. Zdefiniuj stakeholderów i określ zakres ich roli. Kim są strażnicy dostępu? Kto jest właścicielem cyklu sprawdzania? Kto wkracza do akcji w przypadku wąskiego gardła?
2. Burza mózgów
Jak przeprowadzać burzę mózgów? Skąd pochodzą treści? Jeśli pracujesz w zespole marketingowym lub projektowym albo jeśli produkujesz program telewizyjny, podcast lub inne kreatywne przedsięwzięcie, niezbędne jest podjęcie na samym początku decyzji odnośnie do formatu sesji burzy mózgów. Pomocne jest również ustalenie, gdzie pomysły będą przechowywane, kto będzie je kompilować i kto będzie odpowiadać za ich redagowanie.
3. Oś czasu
Czym jest oś czasu? Naszkicuj kluczowe kamienie milowe i stwórz oś czasu jako przybliżony przegląd danego projektu. Odnotuj wszystkie zadania związane z przeglądem, które muszą zostać wykonane oraz ich terminy. Stwórz listy kontrolne dla wszystkich kamieni milowych, aby wiedzieć, kiedy możesz przejść do następnego.
4. Komunikacja
Jak będziesz się komunikować z zespołem? Czy będziesz organizować cotygodniowe spotkania kontrolne? Kto musi uczestniczyć w tych spotkaniach? Czy nie lepiej rozsyłać co tydzień wiadomość e-mail z najnowszymi informacjami? Ustal plan i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany w kolejnych iteracjach.
5. Zasoby
Jakich zasobów potrzebujesz, aby odnieść sukces? Zasoby mogą obejmować narzędzia, partnerów międzydziałowych, budżet i inne potrzeby.
Czy przepływ pracy jest przystępny i skalowalny? Okresowo sprawdzaj swój przepływ pracy. Upewnij się, że wszystko jest aktualne i że możliwe jest skalowanie przepływu pracy razem z rozwojem działalności. Uwzględnij wszelkie informacje zwrotne od nowych pracowników, którzy mogli zostać przeszkoleni w zakresie danego przepływu pracy.
Zalety korzystania z szablonu procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy od Miro to świetny sposób, aby wszystkie zaangażowane osoby były skoordynowane i świadome tego, co wymaga zatwierdzenia, a co jest gotowe do produkcji. Oto kilka głównych korzyści płynących z utworzenia takiego procesu dla Twojego zespołu:
Efektywna współpraca
Zarządzanie projektami to nieuporządkowany, skomplikowany proces. Stakeholderom może być trudno rozpoznać ich role oraz obszary ich obowiązków, które się pokrywają i ze sobą kolidują. Dobry przepływ pracy w produkcji zmniejsza niepewność. W razie wątpliwości zespół i partnerzy międzydziałowi mogą skorzystać z szablonu przepływu pracy, aby zrozumieć następny krok.
Szkolenie nowych pracowników
Posiadanie udokumentowanego przepływu pracy ułatwia szkolenie nowych pracowników. Zamiast pamiętać o każdym kroku w złożonym procesie produkcyjnym, możesz przeprowadzić nowo zatrudnioną osobę przez proces opisany w szablonie. Zapewnia to spójność szkolenia i umożliwia nowym pracownikom szybkie rozpoczęcie pracy.
Znajdowanie błędów w swoich procesach
Przygotowanie mapy procesu jest okazją do zrozumienia jego wad. Czy występują jakieś luki? Czy potrzebujesz więcej zasobów? Czy występuje wąskie gardło? Zmapowanie przepływu produkcji od początku do końca to najlepszy sposób na poznanie potrzeb Twojego zespołu.
Skalowanie procesów
Produkcyjne przepływy pracy ułatwiają skalowanie. Gdy procesy żyją w głowie zespołu, zabezpieczenie zasobów, uzyskanie poparcia lub zatrudnianie nowych pracowników może być utrudnione. Ustalenie przepływu pracy ułatwia rozwój firmy.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon scenorysu
Zastosowania:
Design Thinking
Chociaż scenorys na ogół kojarzy się z planowaniem scen na potrzeby filmu lub programu telewizyjnego, jest powszechnie wykorzystywany również w świecie biznesu. Scenorys to sekwencja ilustracji, których używa się w celu rozwinięcia historii. Szablon scenorysu można wykorzystać w dowolnym momencie, aby naprawdę postawić się w sytuacji klienta lub użytkownika i zrozumieć, w jaki sposób myśli, czuje i działa. Taka taktyka może być szczególnie przydatna, gdy wiesz, że z istniejącym procesem związany jest jakiś problem lub brak skuteczności. Możesz tworzyć scenorysy istniejących procesów lub przepływów pracy i planować, jak powinny wyglądać w przyszłości.
Szablon planera miesięcznego
Zastosowania:
Operations, Strategic Planning, Project Planning
Aby wykonać każde zadanie i zrealizować każdy cel zaplanowany w danym miesiącu, warto spojrzeć na sprawy z szerszej perspektywy – w widoku 30-dniowym. Właśnie dlatego miesięczny kalendarz może być tak przydatny, zwłaszcza w przypadku większych projektów. Skorzystaj z naszego szablonu, aby stworzyć wizualne odzwierciedlenie pracy, które pomoże Ci monitorować oraz przydzielać terminy i zadania, zarówno pojedynczym osobom, jak i całym zespołom. Możesz nawet dostosować go do swoich potrzeb, dodając obrazy, filmy i karteczki.
Szablon modelu Kano
Zastosowania:
Desk Research, Product Management, Prioritization
W gruncie rzeczy o sukcesie produktu decydują oferowane przez niego funkcje i satysfakcja klientów. Które funkcje są najważniejsze? Model Kano pomoże Ci podjąć decyzję. Jest to prosta, skuteczna metoda pomagająca w ustalaniu priorytetów wszystkich funkcji poprzez porównanie, ile satysfakcji zapewni dana funkcja z kosztami jej wdrożenia. Ten szablon pozwala łatwo stworzyć standardowy model Kano, z dwiema osiami (satysfakcja i funkcjonalność) tworzącymi kwadrant z czterema wartościami: atrakcyjność, wydajność, obojętność i konieczność.
Szablon schematu blokowego
Zastosowania:
Flowcharts, Mapping, Diagrams
Próbujesz wyjaśnić proces lub przepływ pracy swojemu zespołowi lub po prostu samodzielnie się tym zająć? Czasami najlepszym sposobem jest wizualizacja i właśnie do tego służy schemat blokowy. Korzystając z typowych kształtów (zazwyczaj są to owale, prostokąty, romby i strzałki), schemat blokowy pokazuje kierunek procesu lub przepływu pracy oraz kolejność czynności. Oprócz jasnego obrazu sytuacji będziesz także w stanie dostrzec potencjalne wady i przeszkody, co pomoże Ci udoskonalić i usprawnić proces oraz wydajniej tworzyć lepsze produkty.
Przepływy użytkownika
Szablon Przepływy użytkownika oferuje wizualne narzędzie do mapowania sekwencji kroków, które użytkownicy podejmują, aby wykonać określone zadanie lub osiągnąć cel w ramach korzystania z cyfrowego produktu lub usługi. Zawiera elementy służące do dokumentowania interakcji użytkownika oraz ekranów i punktów decyzyjnych, jakie napotyka. Ten szablon umożliwia projektantom UX i zespołom produktowym zrozumienie zachowań użytkowników, identyfikację problemów i skuteczną optymalizację doświadczeń użytkownika. Wspierając projektowanie zorientowane na użytkownika i empatię, szablon Przepływy użytkownika umożliwia zespołom tworzenie intuicyjnych i angażujących doświadczeń cyfrowych, które spełniają potrzeby użytkowników i zwiększają poziom ich satysfakcji.
Szablon mapy podróży klienta
Zastosowania:
Ideation, Mapping, Product Management
Szablon Mapa podróży klienta (MPK) to wizualne odzwierciedlenie doświadczeń klienta. Umożliwia uchwycenie ścieżki, którą podąża klient, gdy kupuje produkt, rejestruje się w usłudze lub w inny sposób wchodzi w interakcję z Twoją witryną. Większość map obejmuje konkretny profil klienta, przedstawia zarys doświadczeń od początku do końca oraz rejestruje potencjalne emocjonalne pozytywy i negatywy interakcji z produktem lub usługą. Użyj tego szablonu, aby w łatwy sposób tworzyć mapy podróży klienta dla wszelkiego rodzaju projektów.