Uzgodnij z zespołem projektowym i interesariuszami, co musi zostać dostarczone przed rozpoczęciem prac.
Cel szablonu
Projekty tracą czas i impet, gdy zespoły rozpoczynają realizację bez wspólnego zrozumienia problemu, priorytetów, wymagań, ryzyk, decyzji i granic zakresu. Ten zestaw tablic pomaga zespołom zebrać, ocenić, ustalić priorytety i uzgodnić wymagania przed rozpoczęciem nowego etapu prac.
Tworzy jedno miejsce do uzgodnienia osób będących sponsorami, wykonawcami, użytkownikami, osobami wpływającymi lub dotkniętymi projektem.
Co zawiera
Zestaw tablic obejmuje jedenaście powiązanych obszarów:
Szczegóły projektu
Cel i kontekst
Miary sukcesu
Wymagania
Założenia
Ograniczenia i ryzyka
Zainteresowane strony
Kluczowe decyzje i kamienie milowe
Otwarte kwestie
Poza zakresem
Następne kroki
Każda tablica do burzy mózgów zawiera sekcje: Wejścia, Decyzje, Ryzyka i Uzgodnione działania, co ułatwia oddzielenie dyskusji od zobowiązań.
Jak korzystać
Użyj tego zestawu tablic na rozpoczęciu projektu, podczas fazy discovery, przed zatwierdzeniem uzasadnienia biznesowego lub gdy projekt wymaga ponownego uzgodnienia.
Przechodź przez tablice w kolejności. Dodawaj po jednej idei, wymaganiu, założeniu, ryzyku lub pytaniu na każdej karteczce samoprzylepnej. Zbieraj różne perspektywy interesariuszy, a następnie przekształć dyskusję w jasno sformułowane decyzje i uzgodnione działania.
W przypadku wymagań zapisuj potrzeby i oczekiwane rezultaty — nie wcześniej ustalone rozwiązania. Użyj podanych formatów i nadaj priorytet każdemu elementowi zgodnie z MoSCoW: Must-have, Should-have, Could-have lub Won’t-have (na teraz).
Na koniec przejrzyj uzgodnione wymagania, otwarte pytania, ryzyka, granice zakresu, decyzje, osoby odpowiedzialne i terminy. Udostępnij wyniki wszystkim odpowiednim interesariuszom.
Proponowane warsztaty
Zorganizuj 90–120-minutowe, prowadzone warsztaty otwierające projekt.
Zaproś sponsora projektu, właściciela projektu, zespół realizacyjny, ekspertów merytorycznych, kluczowych użytkowników lub przedstawicieli klienta oraz osoby mające uprawnienia do zatwierdzania lub istotne zależności. Wyznacz facylitatora do prowadzenia dyskusji oraz osobę, która będzie zapisywać decyzje i działania.
Zacznij od szczegółów projektu, celu i oczekiwanego rezultatu. Następnie określ wskaźniki sukcesu i wspólnie przejdźcie przez tablice z wymaganiami, założeniami, ograniczeniami oraz interesariuszami. Na dalszych tablicach uzgadniaj główne decyzje, kamienie milowe, otwarte pytania i elementy poza zakresem.
Zarezerwuj ostatnie 15–20 minut na potwierdzenie priorytetów, rozwiązanie bieżących sporów, przydzielenie właścicieli i uzgodnienie następnych kroków. W przypadku złożonych projektów potraktuj warsztat jako pierwszą sesję, a następnie zaplanuj ukierunkowane spotkania uzupełniające dotyczące wymagań, ryzyk, interesariuszy lub decyzji technicznych.
Dla kogo
Użyj tego szablonu z kierownikami projektów, sponsorami, zespołami realizacyjnymi, zespołami produktowymi, przedstawicielami operacji, przedstawicielami finansów, przedstawicielami działu prawnego, przedstawicielami IT, przedstawicielami działu zakupów, przedstawicielami ds. zrównoważonego rozwoju, ekspertami merytorycznymi, klientami i innymi istotnymi interesariuszami.
Jest przydatne przy nowych projektach, tworzeniu usług lub produktów, usprawnianiu procesów, pracach transformacyjnych, inicjatywach na rzecz zrównoważonego rozwoju, projektach cyfrowych oraz programach międzyfunkcyjnych.
Punkt wyjścia — nie sztywny plan projektu
Tablice zawierają sugerowane wskazówki, porady dotyczące formułowania wymagań oraz narzędzia do priorytetyzacji, które ułatwiają rozpoczęcie pracy. To jedynie wskazówki — nie pełna lista kontrolna ani zamiennik formalnego nadzoru, specyfikacji technicznej czy planowania projektu. Dostosuj je, usuń lub dodaj elementy, aby odpowiadały projektowi, organizacji, interesariuszom i sposobowi realizacji.
Co otrzymasz
Wspólny brief projektu: jasne cele, priorytetowe wymagania, wskaźniki sukcesu, znane założenia i ryzyka, potrzeby interesariuszy, kluczowe decyzje i kamienie milowe, uzgodnione granice zakresu oraz praktyczny plan dalszych działań.
