Zdefiniuj wymagania zakupowe, które odpowiadają potrzebom biznesowym, uwzględniając priorytety środowiskowe, społeczne, związane z gospodarką o obiegu zamkniętym oraz ryzykiem związanym z dostawcami.
Cel szablonu
Decyzje zakupowe kształtują koszty, wyniki, odporność organizacji, wpływ na środowisko oraz wartość społeczną. Ten szablon pomaga zespołom międzydziałowym przekształcić potrzebę zakupową w jasne, oparte na dowodach i odpowiedzialne wymagania zakupowe.
Pomaga zespołom określić, co muszą kupić, jak powinna wyglądać dobra realizacja ze strony dostawcy, jakie dowody są wymagane, gdzie występują luki oraz jak przejść dalej z pewnością.
Co zawiera
Szablon składa się z sześciu powiązanych etapów:
Potrzeba zakupowa i kontekst
Zakres i priorytety
Wymagania do spełnienia
Dane dostawcy i dowody
Właściciele i zainteresowane strony
Luki i plan pozyskania
Każdy etap zawiera pytania pomocnicze dotyczące potrzeb biznesowych, wymagań funkcjonalnych, kosztów, jakości, odporności łańcucha dostaw, wpływów środowiskowych i społecznych, cyrkularności, dowodów od dostawcy, właścicielstwa i wdrożenia.
Jak tego używać
Rozpocznij od wypełnienia nagłówka szablonu, w tym nazwy zamówienia, terminu, zakresu i właściciela dokumentu.
Pracuj od Etapu 1 do Etapu 6. Dodawaj po drodze dowody, za4o7Cenia, pytania, ryzyka, decyzje oraz istotne informacje o dostawcach. Jeśli informacje są brakujące lub niepewne, zapisz je jasno zamiast zgadywać.
W etapie wymaga44 rozrF37Cnij wymagania Must-have, Should-have, Could-have i Wont-have-for-now. Dołącz odpowiednio wymagania funkcjonalne, techniczne, dotycz05ce jakości, bezpieczeństwa, środowiskowe, społeczne, etyczne i zwi05zane z cyrkularnością.
Zakończ, uzgadniając priorytetowe luki, brakujące dowody, opcje dostawców, działania, osoby odpowiedzialne, kluczowe decyzje i terminy.
Sugerowany warsztat
Przeprowadź ten warsztat jako 90–120 minutowe spotkanie międzyfunkcyjne przed rozpoczęciem procesu zakupowego lub gdy istniejące podejście do zamówień wymaga usprawnienia.
Przed sesją zgromadź uzasadnienie biznesowe, aktualne specyfikacje, informacje o wydatkach lub wolumenie, dane o dostawcach, odpowiednie polityki, umowy oraz dostępne informacje dotyczące zrównoważonego rozwoju.
Zacznij od uzgodnienia potrzeby, zakresu i priorytetów. Następnie przejdź przez etapy dotyczące wymagań i dowodów od dostawców, zapisując, co jest niezbędne, co można usprawnić oraz jakie dowody są potrzebne do podjęcia właściwej decyzji. W ostatniej części sesji zidentyfikuj luki, wyznacz osoby odpowiedzialne i uzgodnij plan pozyskania.
Dla kogo
Skorzystaj z tego szablonu we współpracy z zespołami ds. zakupów, ds. zrównoważonego rozwoju, finansów, działem prawnym, operacjami, zespołem ds. obsługi obiektów, IT, zespołami produktowymi, zespołami technicznymi, zespołem jakości oraz kierownictwem. Jest on także przydatny przy współpracy z dostawcami, konsultantami, audytorami i użytkownikami końcowymi.
Punkt wyjścia, nie pełna lista
Szablon jest wstępnie wypełniony sugerowanymi pytaniami i zagadnieniami, które pomogą zespołom zacząć. To wskazówki — nie gotowe odpowiedzi ani pełna lista kontrolna. Dopasuj, usuń lub dodaj je, aby odzwierciedlały kategorię, rynek, lokalizację geograficzną, bazę dostawców, polityki wewnętrzne i priorytety zakupowe.
Co otrzymasz
Wspólnie ustalony zakres zamówienia, priorytetowe wymagania, jasne potrzeby dowodowe, wyznaczeni właściciele, zidentyfikowane luki dotyczące dostawców i danych oraz praktyczny plan pozyskania z działaniami i terminami.
