Zdefiniuj wymagania zakupowe, które odpowiadają potrzebom biznesowym, uwzględniając priorytety związane z ochroną środowiska, aspektami społecznymi, cyrkularnością oraz ryzykiem związanym z dostawcą.
Cel szablonu
Decyzje zakupowe kształtują koszty, wydajność, odporność organizacji, jej wpływ na środowisko i wartość społeczną. Ten szablon pomaga zespołom międzydziałowym przekształcić potrzebę zakupową w jasne, oparte na dowodach i odpowiedzialne wymagania zakupowe.
Pomaga zespołom określić, co trzeba kupić, jak wygląda dobra realizacja ze strony dostawcy, jakie dowody są wymagane, gdzie występują luki i jak działać dalej z pewnością.
Co zawiera
Szablon składa się z sześciu powiązanych etapów:
Potrzeba zakupowa i kontekst
Zakres i priorytety
Wymagania do spełnienia
Dane dostawcy i dowody
Właściciele i zainteresowane strony
Luki i plan pozyskania
W każdym etapie znajdują się pytania przewodnie obejmujące potrzeby biznesowe, wymagania funkcjonalne, koszty, jakość, odporność łańcucha dostaw, wpływ na środowisko i aspekty społeczne, gospodarkę o obiegu zamkniętym, dowody od dostawcy, właścicielstwo i wdrożenie.
Jak tego używać
Rozpocznij od wypełnienia nagłówka szablonu, w tym nazwy zamówienia, terminu, zakresu i właściciela dokumentu.
Pracuj od etapu 1 do etapu 6. Dodawaj po drodze dowody, założenia, pytania, ryzyka, decyzje oraz istotne informacje o dostawcach. Jeśli jakichś informacji brakuje lub są one niepewne, zapisz to wyraźnie zamiast zgadywać.
Na etapie wymagań rozróżnij wymagania obowiązkowe, pożądane, opcjonalne oraz te, które na razie nie będą wymagane. Uwzględnij odpowiednio wymagania funkcjonalne, techniczne, jakościowe, dotyczące bezpieczeństwa, środowiskowe, społeczne, etyczne oraz związane z cyrkularnością.
Na koniec uzgodnij priorytetowe luki, brakujące dowody, opcje dostawców, działania, osoby odpowiedzialne, kluczowe decyzje i terminy.
Proponowany warsztat
Przeprowadź to jako 90–120-minutowy warsztat międzyfunkcyjny przed rozpoczęciem procesu pozyskiwania lub gdy trzeba ulepszyć istniejące podejście do zakupów.
Przed sesją zbierz uzasadnienie biznesowe, aktualne specyfikacje, dane o wydatkach lub wolumenie, informacje o dostawcach, odpowiednie polityki, umowy oraz wszystkie dostępne dane z zakresu zrównoważonego rozwoju.
Zacznij od uzgodnienia potrzeby, zakresu i priorytetów. Następnie przejdź przez etapy dotyczące wymagań i dowodów od dostawcy, zapisując, co jest niezbędne, co można ulepszyć oraz jakie dowody są potrzebne, by podjąć właściwą decyzję. W ostatniej części sesji zidentyfikuj luki, przypisz właścicieli i uzgodnij plan zakupowy.
Dla kogo
Użyj tego szablonu z zespołami ds. zakupów, ds. zrównoważonego rozwoju, finansów, działem prawnym, operacji, obsługą obiektów, IT, zespołami produktowymi, technicznymi, kontroli jakości oraz kierownictwem. Jest też przydatny przy współpracy z dostawcami, konsultantami, audytorami i użytkownikami końcowymi.
Punkt wyjścia — nie wyczerpująca lista
Szablon jest wstępnie wypełniony sugerowanymi pytaniami i kwestiami do rozważenia, które pomogą zespołom rozpocząć pracę. To są podpowiedzi — nie gotowe odpowiedzi ani pełna lista kontrolna. Dostosuj, usuń lub dodaj je, aby odzwierciedlały kategorię, rynek, region, bazę dostawców, wewnętrzne polityki i priorytety zakupowe.
Co uzyskasz
Wspólny zakres zamówienia, priorytetowe wymagania, jasno określone potrzeby dowodowe, wyznaczeni właściciele, zidentyfikowane luki dotyczące dostawców i danych oraz praktyczny plan pozyskiwania z zadaniami i terminami.
