Zdefiniuj wymagania zamówieniowe, które odpowiadają potrzebom biznesowym, uwzględniając priorytety związane ze środowiskiem, społeczne, cyrkularnością oraz ryzykiem dostawcy.
Cel szablonu
Decyzje zakupowe kształtują koszty, wyniki, odporność, wpływ na środowisko i wartość społeczną organizacji. Ten szablon pomaga zespołom międzyfunkcyjnym przekształcić potrzebę zakupu w jasne, oparte na dowodach i odpowiedzialne wymagania zamówieniowe.
Pomaga zespołom określić, co należy kupić, jak powinna wyglądać dobra realizacja ze strony dostawcy, jakie dowody są wymagane, gdzie występują luki oraz jak postępować dalej z pewnością.
Co zawiera
Szablon obejmuje sześć powiązanych etapów:
Potrzeba zakupowa i kontekst
Zakres i priorytety
Wymagania do spełnienia
Dane i dowody dostawcy
Właściciele i zainteresowane strony
Luki i plan pozyskania
W każdym etapie znajdują się pytania pomocnicze obejmujące potrzeby biznesowe, wymagania funkcjonalne, koszty, jakość, odporność łańcucha dostaw, wpływ na środowisko i skutki społeczne, gospodarkę o obiegu zamkniętym, dowody od dostawcy, wskazania właścicieli i wdrożenie.
Jak tego używać
Rozpocznij od wypełnienia nagłówka szablonu, w tym nazwy zamówienia, terminu, zakresu i właściciela dokumentu.
Pracuj od Etapu 1 do Etapu 6. Dodawaj po drodze dowody, założenia, pytania, ryzyka, decyzje i istotne informacje o dostawcach. Gdy informacje są brakujące lub niepewne, zapisuj je jasno zamiast zgadywać.
W etapie wymagań rozróżnij wymagania: Must-have, Should-have, Could-have i Won’t-have-for-now. Uwzględnij, w zależności od potrzeb, wymagania funkcjonalne, techniczne, jakościowe, dotyczące bezpieczeństwa, środowiska, społeczne, etyczne oraz dotyczące gospodarki o obiegu zamkniętym.
Na koniec uzgodnij priorytetowe luki, dowody, które nadal są potrzebne, opcje dostawców, działania, osoby odpowiedzialne, kluczowe decyzje i terminy.
Sugerowany warsztat
Przeprowadź to jako 90–120‑minutowy warsztat międzyfunkcyjny przed rozpoczęciem procesu zamówień lub gdy istniejące podejście do zamówień wymaga usprawnienia.
Przed sesją zbierz uzasadnienie biznesowe, aktualne specyfikacje, informacje o wydatkach lub wolumenie, dane o dostawcach, odpowiednie polityki, umowy oraz wszelkie dostępne dane dotyczące zrównoważonego rozwoju.
Rozpocznij od uzgodnienia potrzeby, zakresu i priorytetów. Następnie przejdź przez etapy dotyczące wymagań i dowodów od dostawców, zapisując, co jest niezbędne, co można poprawić oraz jakie dowody są potrzebne do podjęcia trafnej decyzji. W ostatniej części sesji zidentyfikuj luki, wyznacz właścicieli i uzgodnij plan pozyskania.
Dla kogo
Użyj tego szablonu z działem zakupów, zespołem ds. zrównoważonego rozwoju, działem finansów, działem prawnym, działem operacyjnym, działem administracji obiektami, IT, zespołem produktowym, działem technicznym, działem jakości oraz kierownictwem. Szablon jest też przydatny, gdy angażujesz dostawców, konsultantów, audytorów i użytkowników końcowych.
Punkt wyjścia, nie pełna lista
Szablon jest wstępnie wypełniony sugerowanymi pytaniami i kwestiami do rozważenia, które pomogą zespołom zacząć. To wskazówki — nie gotowe odpowiedzi ani pełna lista kontrolna. Zmień, usuń lub dodaj je, aby odzwierciedlić kategorię, rynek, geografię, bazę dostawców, polityki wewnętrzne i priorytety zakupowe.
Co otrzymasz
Wspólny zakres zamówienia, priorytetyzowane wymagania, jasno określone potrzeby dowodowe, wskazani właściciele, zidentyfikowane luki u dostawców i w danych oraz praktyczny plan pozyskania z działaniami i terminami.
