Szablon metody ustalania priorytetów 3x3
Pomóż zespołowi ustalić priorytety funkcji i pomysłów biznesowych w oparciu o wpływ na klienta i nakład pracy. Pogrupuj inicjatywy, nad którymi należy pracować w następnej kolejności i w przyszłości.
Informacje na temat szablonu metody ustalania priorytetów 3x3
Szablon metody ustalania priorytetów 3x3, czyli matryca priorytetów działań, pomaga zespołom nadawać priorytety funkcjom i inicjatywom w oparciu o ich wpływ na użytkownika i poziom wysiłku potrzebny do osiągnięcia sukcesu. Oferuje nowy poziom szczegółowości, którego macierzy priorytetów 2x2 (lub metodzie lean przy priorytezacji) może brakować.
Dzięki dziewięciu "koszom" lub obszarom zainteresowania, zespół może szybko zdecydować, czy pomysł lub funkcja wymaga niskiego, średniego czy wysokiego nakładu pracy. Zespół może również odpowiednio zdecydować, czy pomysł lub funkcja będzie miała niski, średni czy wysoki wpływ.
Jako narzędzie wizualne, priorytetyzacja 3x3 pomaga zespołom szybko osiągnąć porozumienie w sprawie szybkich zwycięstw, dużych projektów, zadań wypełniających lub czegokolwiek, co może przyczynić się do marnowania czasu.
Na czym polega metoda ustalania priorytetów 3x3?
Metoda ustalania priorytetów 3x3 jest wizualną reprezentacją tego, gdzie zespoły powinny alokować swój czas i zasoby. Macierz metody ustalania priorytetów 3x3 składa się zazwyczaj z 4 kwadrantów:
Szybkie zwycięstwa: działania fundamentalne dla sukcesu zespołu, które prowadzą do najlepszego zwrotu z wysiłku i powinny być traktowane priorytetowo przed wszystkim innym.
Duże projekty: złożone działania przynoszące długoterminowy zwrot z poniesionych nakładów, najlepiej jeśli są selektywnie wybierane i efektywnie realizowane.
Działania wypełniające: codzienne zadania, które można łatwo zdepriorytetyzować.
Pożeracze czasu: działania zbyt czasochłonne, które można oddelegować lub których można uniknąć.
Matrycę tę można dostosować do użytku podczas codziennych spotkań zespołu, strategicznych planów działania lub zwinnego planowania sprintów.
Kiedy stosować metodę ustalania priorytetów 3x3?
Takie podejście do ustalania priorytetów może pomóc menedżerom ds. produktu i zespołom wielofunkcyjnym:
Szybko określ, na jakich działaniach lub pomysłach należy się skupić
Maksymalnie wykorzystaj ograniczone zasoby
Przemyśl strategie i cele bez marnowania czasu i wysiłku
Wyrównaj priorytety i zsynchronizuj rozwiązania wszelkich omawianych problemów
Podwaliny struktury może opracować lider zespołu, który następnie zaprosi innych członków zespołu do dzielenia się opiniami i dodawania pomysłów do czterech kwadrantów w razie potrzeby.
Stwórz własną macierz priorytetów 3x3
Stworzenie własnej macierzy priorytetów 3x3 jest łatwe. Miro jest idealnym narzędziem do ich tworzenia i udostępnienia. Zacznij od wybrania szablonu metody ustalania priorytetów 3x3, a następnie wykonaj następujące kroki, aby stworzyć własny szablon.
Określ jasny cel analizy wpływu. Zapytaj swój zespół, czy cel ten powinien być strategiczny, taktyczny, związany z projektem, produktem lub usługą, czy też osobisty (pod względem rozbudowania lub rozwoju zespołu). Miej też na uwadze jasną skalowalność lub ramę czasową - czy planujesz na dni, tygodnie, miesiące, czy ponad rok?
Przeprowadź burzę mózgów na temat tego, czego potrzebujesz, aby osiągnąć te cele. Przykłady potrzeb opartych na tych ramach mogą obejmować ustalanie priorytetów działań z sesji planowania, opracowywanie priorytetów dla zespołu projektowego, ustalanie kamieni milowych dla planu wydajności pracownika lub ustalanie priorytetów funkcji, na których należy się skupić w backlogu produktu.
Zbierz i dopracuj pomysły zespołu. Każdy może zapisać swoje pomysły lub wkład na karteczkach samoprzylepnych. Następnie, w razie potrzeby, dopracuj je za pomocą rozmowy na żywo lub czatu video.
Pozycjonuj swoje pomysły według wpływu i wysiłku. Zachęć wszystkich, aby ocenili, gdzie ich pomysł mieści się w kwadrancie i odpowiednio go przesunęli: czy jest to szybka wygrana, duży projekt, pomysł wypełniający czy czasochłonny?
Stwórz plan działania zawierający kolejne kroki. Czy konkretni członkowie zespołu muszą sprawdzić zasadność pomysłu? Czy zaplanować spotkanie uzupełniające? Czy wyjaśnić wpływ i wysiłek? Pamiętaj, że wartość można zdefiniować jako jakościową (od niskiej do wysokiej) lub ilościową (za pomocą skali liczbowej, waluty, poświęconego czasu lub wielkości produkcji).
Udostępnij wyniki wszystkim osobom, które nie mogły uczestniczyć w sesji. W razie potrzeby zaproś członków zespołu, klientów lub stakeholderów za pośrednictwem Slacka, e-maila lub publicznego lub prywatnego hiperłącza, aby każdy mógł nadrobić zaległości.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon struktury podziału pracy
Zastosowania:
Project Management, Mapping, Workflows
Podział pracy to narzędzie do zarządzania projektami określające wszystkie czynności, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. Porządkuje zadania na wielu poziomach i wyświetla każdy element w formie graficznej. Tworzenie podziału pracy to podejście oparte na rezultatach, co oznacza, że otrzymasz szczegółowy plan projektu z uwzględnieniem wyników, które należy osiągnąć, aby ukończyć zadanie. Użyj szablonu Struktura podziału pracy, gdy musisz rozłożyć pracę zespołu na mniejsze, dobrze zdefiniowane elementy, aby uczynić ją łatwiejszą w zarządzaniu.
Szablon do planowania wydarzeń
Zastosowania:
Planning, Workshops
Niezależnie od tego, czy planujesz wprowadzenie produktu na rynek, w pełni zdalną konferencję czy przełomowe wydarzenie, szablon do planowania wydarzeń będzie stanowił wizualną listę kontrolną i mapę wszystkich szczegółów, które należy wziąć pod uwagę przed wielkim dniem. Szablon do planowania wydarzeń to elastyczny sposób na upewnienie się, że kreatywna i strategiczna wizja wydarzenia nie zagubi się w szczegółach. Dzięki zmapowaniu różnych sekcji – od planu działań marketingowych przez harmonogram po przekąski i gadżety dla gości – Ty i Twój zespół możecie skupić się na szczegółach najważniejszych dla sprawowanych funkcji i współpracować w razie pokrywania się wyznaczonych obowiązków wielu osób.
Co? Więc co? Co teraz? Szablon
Zastosowania:
Agile Workflows, Retrospectives, Brainstorming
Co? Więc co? Co teraz? – ta struktura umożliwia odkrywanie luk w swoim rozumowaniu i zdobyć wiedzę na podstawie perspektywy innych osób. Szablonu Co? Więc co? Co teraz? możesz użyć do przeprowadzenia siebie lub grupy przez ćwiczenie refleksyjne. Zacznij od pomyślenia o konkretnym wydarzeniu lub sytuacji. Podczas każdego etapu zadawaj pytania przewodnie, aby pomóc uczestnikom zastanowić się nad swoimi przemyśleniami i doświadczeniami. W ramach współpracy z zespołem ten szablon można wykorzystać do zapisywania pomysłów i kierowania doświadczeniem.
Szablon modelu mentalnego
Zastosowania:
Business Management, Mind Mapping, Diagrams
Inteligentne rozwiązania i silne, strategiczne decyzje. Najlepsze organizacje robią jedno i drugie, a model mentalny służy po to, by im w tym pomóc. Dajemy Ci szybki i łatwy sposób na wypróbowanie go – wystarczy wypełnić nasz gotowy, elastyczny szablon i dodać karteczki, kształty i strzałki, aby stworzyć potężną mapę.
Macierz Eisenhowera
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
Lista rzeczy do zrobienia Cię przytłacza? Ustal priorytety w oparciu o dwa kluczowe czynniki: pilność i ważność. Sprawdziło się to w przypadku amerykańskiego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera i może sprawdzić się w Twoim – ta struktura podejmowania decyzji pokazuje, od czego zacząć i jak zaplanować dzień. Korzystając z naszego szablonu, możesz w łatwy sposób stworzyć macierz Eisenhowera z kwadrantem kluczowych obszarów (Zrób, Zaplanuj, Deleguj i Nie rób) i powracać do niej w ciągu dnia wraz ze zmianą priorytetów.
Szablon diagramu UML
Zastosowania:
Diagrams, Software Development
Pierwotnie używany jako język modelowania w inżynierii oprogramowania, UML stał się popularnym podejściem do struktur aplikacji i dokumentowania oprogramowania. UML to skrót od ang. Unified Modeling Language (Ujednolicony język modelowania) i można go używać do modelowania procesów biznesowych i przepływów pracy. Podobnie jak schematy blokowe, diagramy UML mogą zapewnić organizacji ustandaryzowaną metodę mapowania procesów krok po kroku. Umożliwiają zespołowi łatwe wyświetlanie zależności pomiędzy systemami i zadaniami. Diagramy UML są skutecznym narzędziem, które może pomóc we wdrożeniu nowych pracowników, tworzeniu dokumentacji, organizacji miejsca pracy i zespołu oraz optymalizacji projektów.