Modello di Programma della Riunione

Sul Modello di Programma della Riunione...

Tutti si sono trovati una riunione che è uscita dal tracciato, non ha raggiunto gli obiettivi dichiarati ed è sembrata una perdita di tempo. Per evitare questo, è fondamentale creare un programma della riunione. Un programma della riunione stabilisce le aspettative su ciò che deve avvenire prima, durante e dopo una riunione. Inoltre, dedicare del tempo al tuo team è importante per aiutarti a prendere decisioni, allinearsi sulle priorità e muoversi insieme verso la stessa direzione. In tempo per una riunione del team senza interruzioni con un programma può aiutare il tuo team a:

• Esaminare i progressi rispetto agli OKR (obiettivi e risultati chiave).

• Condividere gli aggiornamenti del progetto rilevanti

• Discutere delle produttività e degli ostacoli ai progressi e le soluzioni possibili

• Fare brainstorming per idee o progetti

• Riconoscere gli sforzi individuali e celebrare i risultati del team

Questo modello può essere personalizzato per qualsiasi funzione o dipartimento, dal tracciamento delle metriche, alle campagne di marketing, alla pianificazione di sprint. Un modello di programma della riunione del team da valore alla pianificazione e al processo, permettendo ai team interfunzionali di collaborare meglio.

Continua a leggere per saperne di più sul modello di programma della riunione.

Cos'è un modello di programma della riunione?

In un modello di programma della riunione puoi pianificare visualmente e strutturare il tuo tempo assegnato quando hai bisogno di condividere informazioni e collaborare con il tuo team. Inoltre permette al tuo team di concordare obiettivi, punti di dialogo, elementi di azione e chi gestirà i passaggi successivi. Una programma tipico delle riunioni del team includerà:

• Dettagli di pianificazione come data, ora, luogo e chi deve partecipare

• Una persona chi guidi la riunione

• Gli argomenti da discutere

• Gli elementi di azione

Assicurati di contattare il tuo team o qualsiasi subordinato diretto prima del meeting per ricevere feedback sui principali punti da discutere. 

Anche solo chiedere ai membri del tuo team cosa vorrebbero discutere, lo stato attuale dei progetti o qualsiasi altra cosa che desidererebbero condividere, contribuirà a far sentire tutti ascoltati e il loro contributo al programma della riunione verrà riconosciuto. 

Quando usare una programma della riunione

Come migliore pratica, crea il tuo programma della riunione con largo anticipo. Fai in modo da inviarlo al tuo team almeno un giorno prima di ogni riunione. In questo modo, darai ai membri del team del tempo per revisionare il programma prima di incontrarti. 

Crea il tuo modello di programma della riunione

Creare il tuo programma della riunione è facile. La lavagna digitale di Miro è la tela perfetta per crearlo e condividerlo. Inizia selezionando il modello di programma della riunione e segui i seguenti passaggi per creare il tuo programma.

1. Dai un nome alla riunione. La tua riunione è un sync del team? Una retrospettiva? Un workshop? Prepara il gruppo per la riunione comunicando loro cosa aspettarsi.

2. Fai il verbale. Definisci il tempo da dedicare alle diverse parti della riunione.

3. Allineamento strategico. Identifica chi deve guidare la riunione, aggiungi il suo nome o nomi al template. Stabilisci obiettivi e accordi chiari e aggiungi qualsiasi documentazione pertinente alla riunione.

4. Usa il programma per documentare i punti di discussione e assegna gli argomenti di discussione ai partecipanti e il rispettivo periodo di tempo. 

5. Inizia la riunione e comincia ad aggiungere le note allo spazio di lavoro. Prova a lasciare tempo necessario per consentire alle persone di prendere note, aggiungere domande o scrivere i rischi. Usa il Timer per il conto alla rovescia di Miro.

6. Scrivi il risultato. Documenta e assegna i passaggi successivi a ciascun membro del team. Prioritizza le attività che porteranno al massimo impatto e ritorno sull'investimento. Dai a ciascun membro del team la responsabilità per un'attività specifica dopo il meeting. 

Consiglio dell'esperto: ricapitola e agisci sui passaggi successivi. Cerca di concludere in maniera positiva con conclusioni ed elementi d'azione chiari. Questo approccio fornirà a ciascun membro del team qualcosa da portare a compimento e seguire in attesa della prossima riunione.