Modello di Programma della Riunione
Svolgi riunioni del team migliori e più collaborative che preparano il tuo team per il successo.
Sul Modello di Programma della Riunione...
Tutti si sono trovati una riunione che è uscita dal tracciato, non ha raggiunto gli obiettivi dichiarati ed è sembrata una perdita di tempo. Per evitare questo, è fondamentale creare un programma della riunione. Un programma della riunione stabilisce le aspettative su ciò che deve avvenire prima, durante e dopo una riunione. Inoltre, dedicare del tempo al tuo team è importante per aiutarti a prendere decisioni, allinearsi sulle priorità e muoversi insieme verso la stessa direzione. In tempo per una riunione del team senza interruzioni con un programma può aiutare il tuo team a:
Esaminare i progressi rispetto agli OKR (obiettivi e risultati chiave).
Condividere gli aggiornamenti del progetto rilevanti
Discutere delle produttività e degli ostacoli ai progressi e le soluzioni possibili
Fare brainstorming per idee o progetti
Riconoscere gli sforzi individuali e celebrare i risultati del team
Questo modello può essere personalizzato per qualsiasi funzione o dipartimento, dal tracciamento delle metriche, alle campagne di marketing, alla pianificazione di sprint. Un modello di programma della riunione del team da valore alla pianificazione e al processo, permettendo ai team interfunzionali di collaborare meglio.
Continua a leggere per saperne di più sul modello di programma della riunione.
Cos'è un modello di programma della riunione?
In un modello di programma della riunione puoi pianificare visualmente e strutturare il tuo tempo assegnato quando hai bisogno di condividere informazioni e collaborare con il tuo team. Inoltre permette al tuo team di concordare obiettivi, punti di dialogo, elementi di azione e chi gestirà i passaggi successivi. Una programma tipico delle riunioni del team includerà:
Dettagli di pianificazione come data, ora, luogo e chi deve partecipare
Una persona chi guidi la riunione
Gli argomenti da discutere
Gli elementi di azione
Assicurati di contattare il tuo team o qualsiasi subordinato diretto prima del meeting per ricevere feedback sui principali punti da discutere.
Anche solo chiedere ai membri del tuo team cosa vorrebbero discutere, lo stato attuale dei progetti o qualsiasi altra cosa che desidererebbero condividere, contribuirà a far sentire tutti ascoltati e il loro contributo al programma della riunione verrà riconosciuto.
Quando usare una programma della riunione
Come migliore pratica, crea il tuo programma della riunione con largo anticipo. Fai in modo da inviarlo al tuo team almeno un giorno prima di ogni riunione. In questo modo, darai ai membri del team del tempo per revisionare il programma prima di incontrarti.
Crea il tuo modello di programma della riunione
Creare il tuo programma della riunione è facile. La lavagna digitale di Miro è la tela perfetta per crearlo e condividerlo. Inizia selezionando il modello di programma della riunione e segui i seguenti passaggi per creare il tuo programma.
Dai un nome alla riunione. La tua riunione è un sync del team? Una retrospettiva? Un workshop? Prepara il gruppo per la riunione comunicando loro cosa aspettarsi.
Fai il verbale. Definisci il tempo da dedicare alle diverse parti della riunione.
Allineamento strategico. Identifica chi deve guidare la riunione, aggiungi il suo nome o nomi al template. Stabilisci obiettivi e accordi chiari e aggiungi qualsiasi documentazione pertinente alla riunione.
Usa il programma per documentare i punti di discussione e assegna gli argomenti di discussione ai partecipanti e il rispettivo periodo di tempo.
Inizia la riunione e comincia ad aggiungere le note allo spazio di lavoro. Prova a lasciare tempo necessario per consentire alle persone di prendere note, aggiungere domande o scrivere i rischi. Usa il Timer per il conto alla rovescia di Miro.
Scrivi il risultato. Documenta e assegna i passaggi successivi a ciascun membro del team. Prioritizza le attività che porteranno al massimo impatto e ritorno sull'investimento. Dai a ciascun membro del team la responsabilità per un'attività specifica dopo il meeting.
Consiglio dell'esperto: ricapitola e agisci sui passaggi successivi. Cerca di concludere in maniera positiva con conclusioni ed elementi d'azione chiari. Questo approccio fornirà a ciascun membro del team qualcosa da portare a compimento e seguire in attesa della prossima riunione.
Cosa dovrebbe essere incluso in un programma della riunione del team?
Un modello di programma della riunione del team può essere molto flessibile, ma alcune cose sono fondamentali per organizzare una riunione di successo: obiettivi, temi, slot temporali e risultato. Se includi queste cose, tu e il tuo team potete allinearvi facilmente sui progetti con il modello di programma della riunione, stabilire aspettative chiare e organizzare la riunione in modo più efficiente.
How to save your finished meeting agenda as a PDF
With Miro, you can download your meeting agenda template as a PDF file for printing. Simply create your template and download it, and it’ll be ready to print. However, it’s worth thinking about the benefits of keeping your meeting template online. With a paper copy, it’s hard to make changes. Our online template allows you to instantly move things around, add comments and suggestions, and get input from your colleagues. If you have a remote team, an online agenda is also easier to distribute. Before you print your meeting agenda, think about the added benefits you’ll get if you use it online instead.
Modello Breakout Group
Ideale per:
Education, Team Meetings, Workshops
I gruppi di breakout offrono ai membri dei team un'ottima opportunità per avere conversazioni più spontanee e per interagire in maniera più intima e personale di quanto non sia possibile durante le riunioni generali. Quando si è all'interno di grossi gruppi, può essere difficile sentirsi sicuri o a proprio agio nel parlare. In un gruppo più piccolo, invece, i partecipanti possono essere più propensi a condividere le proprie idee. Poiché il gruppo è più intimo, i team sono portati a partecipare, anziché limitarsi a osservare.
Modello di Workshop dei Mostri
Ideale per:
Icebreakers, Workshops
Stimola la creatività di tutti i partecipanti con il modello del workshop di mostri. Dai una sferzata d'energia e rendi più divertenti le riunioni e i workshop.
Modello di Note per le Riunioni
Ideale per:
Business Management, Meetings
Quando la tua riunione è un successo (e Miro farà in modo che lo sia), la partecipazione sarà elevata, si avranno idee brillanti e le decisioni verranno prese. Fai in modo di non perdertene neanche una: usa il nostro template di note della riunione per monitorare le note e i feedback in un luogo centralizzato a cui l'intero team può accedere. Devi solo designare chi deve prendere le note prima della riunione, identificare gli argomenti di discussione e lasciare che la persona annoti i partecipanti, i punti salienti rilevanti e le eventuali decisioni prese.
Modello di Obiettivi SMART
Ideale per:
Prioritizzazione, Pianificazione Strategica, Project Management
Definire degli obiettivi può essere stimolante, ma anche gravoso. Ideare tutte le fasi da seguire per raggiungere un obiettivo può essere difficile, poiché si tende a stabilire traguardi troppo generici o troppo proibitivi. SMART è un framework che ti permette di stabilire degli obiettivi in maniera tale da garantirti il successo. SMART sta per Specifico, Misurabile, Attuabile, Rilevante e Tempestivo. Tenendo a mente queste caratteristiche tutte le volte che stabilirai degli obiettivi, potrai assicurarti che tali obiettivi siano chiari e raggiungibili. Il tuo team può usare il modello SMART ogni volta che desideriate stabilire degli obiettivi. Puoi usare SMART anche quando vuoi rivalutare e perfezionare questi obiettivi.
Modello Kanban Board
Ideale per:
Board Kanban, Metodologia Agile, Flussi di Lavoro Agile
Processi ottimizzati, flusso migliorato e maggiore valore per i tuoi clienti - questo è ciò che il metodo Kanban può aiutarti ad ottenere. Basato su un insieme di principi e pratiche lean (e creato negli anni '50 da un dipendente della Toyota Automotive), Kanban aiuta il tuo team a ridurre gli sprechi, ad affrontare numerosi altri problemi e a collaborare per risolverli insieme. Puoi usare il nostro semplice modello Kanban sia per monitorare da vicino l'avanzamento di tutto il lavoro sia per mostrare il lavoro a te stesso e ai partner interfunzionali, in modo da rivelare il dietro le quinte del software.
Modello di Icebreaker di Disegno Personaggi
Ideale per:
Icebreakers
Trasforma i tradizionali cicli di presentazioni delle riunioni con un modello di disegno di personaggi. Chiedi alle persone di disegnarsi e divertirsi.