Modèle de note d’événement

À propos du modèle de note d’événement

Le modèle de note d’événement vous aide à créer un aperçu complet de l’événement que vous prévoyez d’organiser. Que faut-il accomplir avant l'événement ? Quelles sont les parties prenantes impliquées ? Quel est le budget ? Comment savons-nous si vous progressez vers vos objectifs ? La rédaction d'une note d'événement vous permet de répondre à ces questions.

Qu'est-ce qu'une note d'événement ?

Une note d'événement est l'endroit où vous rassemblez une description détaillée d'un événement. Avant de planifier un événement, les entreprises et organisations créent une note d'événement pour servir de cadre.

La note d'événement typique inclut l'objectif de l'événement, un planning et des dates importantes, un budget, des informations sur les participants, des directives de style, et des préférences pour le lieu.   

Quand utiliser le modèle de note d'événement

Utilisez le modèle de note d'événement chaque fois que vous planifiez et exécutez un événement. Vous pourriez le trouver particulièrement utile lorsque vous travaillez avec une équipe transverse pour planifier un événement.

Pourquoi une note d'événement est-elle importante ?

L'exécution d'un événement est un projet à enjeux élevés. Pour les petites entreprises, les start-ups, les propriétaires d'entreprise individuels et les organisations à but non lucratif, un événement peut représenter un pourcentage considérable de vos ressources globales. Un événement bien organisé peut générer des revenus, attirer des clients, des prospects et offrir une bonne publicité. Un événement mal organisé peut entraîner une perte de temps et de ressources. Pour les grandes entreprises, les événements sont l'occasion de mettre en avant ce que l'entreprise peut accomplir. Mais la nouvelle d'un événement infructueux risque de se répandre rapidement.

Comment utiliser le modèle de note d'événement

Pour les entreprises et les organisations, organiser un événement est un jeu à enjeux élevés. Les événements sont coûteux. Si un événement est bien planifié et exécuté, vous pouvez attirer plus de clients, de prospects et de revenus, et générer une publicité positive. Si un événement ne se déroule pas comme prévu, alors vous risquez de brûler des ressources, d'aliéner vos clients et de déclencher un scandale médiatique embarrassant. La note d'événement sert de fondation pour votre événement. Voici comment vous pouvez utiliser le modèle pour planifier et exécuter un événement réussi.

Étape 1 : Décrivez l’évènement

Pour donner à votre équipe d'événements ou à votre agence une image claire, il est important de commencer par un aperçu détaillé de l’évènement. Quel est l'aspect et la sensation de l'évènement ? Qui participe ? Quel est le thème ?

Étape 2 : Clarifiez vos objectifs

Organiser un évènement demande du temps et des ressources, il est donc important d’associer votre événement à un objectif réalisable. Organisez-vous un évènement pour sensibiliser aux produits de votre entreprise ? Organisez-vous une collecte de fonds avec un objectif financier précis en tête ? Selon votre objectif, l'agence de design ou l'équipe prendra des décisions différentes concernant la mise en page, le thème, l'apparence et d'autres éléments clés.

Étape 3 : Établir un budget et un planning

Lorsque vous réfléchissez au budget, il est utile de vous demander combien vous prévoyez de dépenser par participant. Allez-vous servir de la nourriture et des boissons ? Quel type de lieu louez-vous ? Où se situe le lieu ? Aurez-vous besoin d'avoir du personnel sur place ? Planifiez votre budget en fonction de vos recettes prévues de l'événement. Si vous vendez des billets, par exemple, demandez combien de billets vous devrez vendre pour réaliser un bénéfice, et à quel prix.

Une fois que vous avez une idée de votre budget, esquissez un planning. Il vous faudra bien sûr fixer une date pour l'événement, mais aussi établir d'autres étapes importantes en cours de route. Par exemple, vous devrez peut-être sécuriser un lieu au moins trois mois avant l'événement, ou sélectionner un traiteur un mois avant l'événement.

Étape 4 : Dressez le profil de vos participants

Un dîner de réseautage pour les responsables de l'équipe de vente sera très différent de la fête de fin d'année de votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial d'inclure un profil détaillé de vos participants. 

Étape 5 : Inclure un guide de style visuel

Votre équipe événementielle ou votre agence prendra en charge une grande partie du style visuel de l'événement -- mais pour s'assurer que le projet soit achevé à temps et dans le budget, il peut être utile d'inclure des lignes directrices sur l'apparence et l'atmosphère de l'événement. Votre entreprise ou organisation a-t-elle des couleurs ou des logos que vous souhaitez utiliser ? Optez-vous pour quelque chose d'élégant et de raffiné, ou plutôt pour quelque chose de ludique et amusant ? Rédigez une brève description à laquelle votre coordinateur d'événements pourra se référer tout au long du processus de planification.