Tableau Kanban

Utilisez un tableau Kanban pour planifier et gérer le flux de travail de votre entreprise ou un projet à venir. Visualisez les étapes de votre flux de travail, suivez les tâches de votre projet et améliorez la collaboration au sein de l'entreprise.

Kanban board in MiroKanban board in Miro
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Qu'est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban définit l'utilisation d'un tableau Kanban comme un outil de gestion qui permet de visualiser des tâches, de limiter la quantité de travaux en cours et de maximiser l'efficacité. Les équipes utilisent le tableau pour structurer leur charge de travail et gérer leur avancement en temps réel. Le concept d'un tableau Kanban est simple. Chaque colonne représente une étape différente de votre flux de travail ou de votre projet. Au fur et à mesure que la tâche progresse, elle se déplace dans la colonne correspondante. Lorsqu'il est question de créer un tableau Kanban, vous pouvez choisir de le faire sur papier ou en ligne. Un tableau physique est souvent créé à l'aide d'un tableau blanc ou sur papier. Le chef de projet (ou la personne en charge) dessine les colonnes et écrit chaque tâche à la main. Lorsque les tâches progressent, elles doivent être effacées et réécrites dans la colonne appropriée. Un tableau en ligne est beaucoup plus flexible. Il est créé virtuellement, ce qui permet aux équipes d'apporter des modifications et de collaborer de n'importe où et instantanément. Le tableau peut devenir un document vivant qui aide chacun à rester sur la bonne voie et à vérifier l'état d'avancement d'un projet en temps réel.

Example of a Kanban boardExample of a Kanban board
Example of a Kanban boardExample of a Kanban board

Que vous utilisiez un tableau physique ou numérique, la structure simple d'un tableau Kanban apporte de la clarté. Il vous permet de connaître les dernières informations en un seul coup d'œil et vous aide à identifier les inefficacités ou les blocages dans votre flux de travail. Le repérage de ces informations vous aide à mettre en place des mesures pour rationaliser l'efficacité et stimuler la productivité de votre équipe.

Combien de colonnes composent un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban comporte généralement trois colonnes :

• À faire (parfois appelé Backlog) • En cours • Achevé

Il s'agit des composantes de base d'un tableau élémentaire, mais il est possible de créer autant de colonnes que souhaité en fonction de votre projet ou de votre flux de travail. Certains tableaux Kanban comportent également des swimlanes, qui vous permettent de diviser le tableau horizontalement pour catégoriser davantage les tâches ou les attribuer à différents services. Certains tableaux Kanban comportent également des swimlanes, qui vous permettent de diviser le tableau horizontalement pour catégoriser davantage les tâches ou les attribuer à différents services. Par exemple, vous pouvez diviser le tableau en fonction de différents départements. Le service commercial, le service marketing, le service des ressources humaines, le service financier et le service des opérations disposent tous de leur propre swimlane pour leurs tâches dans le cadre d'un projet donné. Grâce à ce format, toutes les équipes peuvent voir instantanément quelles tâches s'appliquent à leur flux de travail (et quelles tâches doivent être ignorées).

La méthode Kanban fait-elle partie de la méthodologie Lean ou Agile ?

Tout d'abord, précisons ce que sont les méthodes Agile et Lean. La méthode Agile est une approche itérative de la gestion de projet. Au lieu de traiter tous les aspects d'un projet en une seule fois, elle permet aux équipes de décomposer les tâches le composant en petites étapes appelées "sprints". La méthode Lean est un ensemble de principes issus de l'industrie manufacturière visant à réduire les pertes de production et à accroître l'efficacité. Aujourd'hui, elle est largement utilisée dans la gestion de projet et dans d'autres domaines d'activités. Maintenant, répondons à la question : la méthode Kanban appartient-elle à la méthodologie Lean ou Agile ? La réponse est aux deux. La méthode Kanban relève de la méthodologie Agile, mais les tableaux Kanban peuvent également soutenir des principes Lean. En matière de gestion de projet Agile, la structure d'un tableau Kanban est parfaite pour les équipes Agiles. Elle permet aux équipes de planifier facilement leurs sprints, de visualiser des travaux en cours et de revenir au tableau lorsque l'itération est terminée. Cependant, les tableaux Kanban soutiennent également les principes Lean en minimisant les travaux en cours, notamment en ce qui concerne le "système de traction". Dans le cadre de l'approche Lean, le concept de système de traction permet aux équipes de ne commencer une nouvelle tâche qu'en cas de nécessité. Grâce à un tableau Kanban, les équipes peuvent se concentrer sur le travail nécessaire à la réalisation du projet. Cela permet de respecter les budgets, de réduire le travail inutile et d'aider les équipes de projet à livrer leur travail dans les délais.

Tableau Kanban vs tableau Scrum : quelle est la différence ?

Les tableaux Scrum et Kanban sont tous deux des méthodes Agiles de suivi du travail, mais un tableau Scrum suit une méthodologie très spécifique et rigide. Les tableaux Kanban peuvent être plus flexibles car ils ne suivent pas une structure fixe. Par exemple, les tableaux Scrum sont toujours détenus par une seule équipe Scrum. Chaque membre de l'équipe Scrum a un rôle spécifique à jouer dans le sprint, et aucune nouvelle tâche ou élément ne peut être ajouté au tableau tant que le sprint est en cours. Un tableau Kanban, en revanche, n'est pas la propriété d'une seule équipe. Tout le monde peut accéder au tableau et l'utiliser s'il fait partie du projet ou du flux de travail. Les tâches peuvent être ajoutées, supprimées et modifiées au fur et à mesure de l'avancement du flux de travail, ce qui donne aux équipes une plus grande flexibilité.

Kanban board used for task trackingKanban board used for task tracking
Kanban board used for task trackingKanban board used for task tracking

À quoi sert un tableau Kanban ?

Les tableaux Kanban permettent de suivre facilement des tâches et de procéder à des ajustements en temps réel. Il existe de nombreux scénarios dans lesquels l'utilisation d'un tableau Kanban peut être utile, notamment :

Visualiser un projet ou un flux de travail

Un tableau Kanban est clair, concis et facile à comprendre. Si vous souhaitez un moyen simple de visualiser votre charge de travail, un tableau Kanban est la solution idéale. Il aide à créer un flux de travail organisé et assure la transparence entre les membres de l'équipe en affichant quelles tâches sont attribuées à qui et quand elles doivent être réalisées.

Améliorer l'efficacité

Les tableaux Kanban vous permettent de planifier chaque tâche d'un projet. Ainsi, l'ensemble de l'équipe du projet sait exactement ce qu'il faut faire et quand. Il n'est pas nécessaire de perdre du temps sur des tâches qui ne contribuent pas à la réussite globale du projet. Au contraire, les équipes peuvent utiliser leur temps de manière aussi efficace et productive que possible.

Simplifier la collaboration

En utilisant un tableau Kanban en ligne, les équipes peuvent collaborer tout au long de leur projet. Elles peuvent voir comment le projet progresse, qui travaille sur certaines tâches, et poser des questions ou ajouter des notes que les autres utilisateurs peuvent consulter. À mesure que les équipes collaborent sur des projets complexes, le tableau Kanban aide à identifier les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées en cours de route.

Réduire les points de blocage

Utilisez un tableau Kanban pour repérer facilement les blocages et les obstacles dans votre flux de travail. Si les tâches s'accumulent, vous pouvez repérer le problème et rectifier le tir pour l'avenir. En déplaçant chaque carte à travers les différentes étapes, les équipes peuvent facilement identifier des obstacles potentiels en cours de route.

Exemple de tableau Kanban

Pour voir un tableau Kanban en action, jetez un coup d'œil à ce modèle de tableau Kanban présentant un exemple de session de planification d'une roadmap produit :

Kanban board exampleKanban board example
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Le modèle est divisé en quatre colonnes : en attente, à faire, en cours et terminé. Toutes les tâches qui ont été conceptualisées et qui doivent être achevées sont répertoriées dans la liste " en attente " ou " à faire ". Par exemple, l'une des tâches du backlog de l'équipe RP est la rédaction d'un communiqué de presse pour le lancement d'un produit. Dans la colonne "à faire", l'équipe de développement doit ajouter des idées d'images, que l'équipe de conception devra mettre en œuvre en les ajoutant à leur brief. La liste "en cours" comprend toutes les tâches sur lesquelles les équipes sont en train de travailler. Il s'agit de tâches qui ont été déplacées de la liste "à faire" - par exemple, la mise en place de la version mobile. Toute tâche terminée et transférée passe de la liste "en cours" à la section "terminée". Dans l'exemple ci-dessus, lorsque les images du brief ont été encodées de manière efficace, la tâche passe dans la colonne "terminé" du tableau Kanban.

Quels sont les avantages d'utilisation de la méthode Kanban ?

L'utilisation d'un tableau Kanban présente divers avantages pour les équipes de projet dans différents secteurs. Nous présentons ici quelques-uns des avantages les plus courants.

Il garantit des mises à jour en temps réel

Toute modification ou mise à jour que vous apportez au projet se reflète instantanément sur le tableau, ce qui permet à l'ensemble de votre équipe de projet d'accéder aux mises à jour en temps réel en quelques clics seulement.

Il offre de la fléxibilité

Contrairement à un tableau Scrum, un tableau Kanban n'est pas soumis à un ensemble de règles spécifiques. Vous pouvez être flexible avec sa structure, ce qui vous permet de créer un tableau de projet qui convient parfaitement à votre entreprise.

Il est simple à utiliser

L'utilisation d'un tableau Kanban est simple. Le tableau est facile à fabriquer, facile à utiliser et facile à comprendre. Personne n'aura de mal à comprendre son fonctionnement, ce qui en fait un outil de gestion de projet accessible.

Il permet d'aligner votre équipe

Si tout le monde a accès à votre tableau Kanban, vous savez que chaque personne reste à la page. Chacun peut voir ce qui se passe dans le projet, qui travaille sur des tâches spécifiques et comment elles s'intègrent dans le contexte général.

Comment faire un tableau Kanban ?

Créer votre propre tableau Kanban n'est pas difficile, surtout si vous commencez en utilisant un modèle de cadre Kanban. Toutefois, pour tirer le meilleur parti de votre tableau Kanban, il est utile de comprendre toutes les étapes du processus de création.

1. Définissez votre processus, votre projet ou votre flux de travail

Avant de créer votre tableau Kanban, vous devez d'abord définir le processus, le projet ou le flux de travail que vous souhaitez décrire. S'agit-il d'un projet particulier ? Un processus d'entreprise ? Un nouveau flux de travail ? Prenons l'exemple de la gestion de projet. Pour définir clairement votre projet, vous devez d'abord en définir la portée. Cette dernière définit les objectifs et la finalité de votre projet. Mais en quoi cela peut-il être utile à votre tableau Kanban ? En définissant clairement la portée de votre projet, vous êtes bien plus à même de vous assurer que votre tableau Kanban contient toutes les informations dont vous avez besoin pour le mener à bien. Définissez clairement les principes fondamentaux de votre processus, projet ou flux de travail avant de commencer à créer votre tableau. Ainsi, vous serez certain de créer un tableau Kanban qui comprend les bonnes tâches et activités.

2. Définissez des étapes et des limites

En ayant une image claire de votre flux de travail ou de votre projet, vous pouvez commencer à cartographier les colonnes de votre tableau. Il est possible de faire simple avec trois colonnes représentant les tâches à faire, les tâches en cours et les tâches terminées. Vous pouvez également ajouter des détails et étoffer le processus avec d'autres colonnes pour le refléter avec précision, ou ajouter des swimlanes pour les différentes équipes impliquées dans le projet. Au cours de cette phase, vous devez également définir les principes de votre tableau, tels que les limites de votre travail en cours. Celles-ci décriront des contraintes fixes qui permettront de réduire le temps d'exécution de votre processus. Par exemple, vous pouvez limiter le nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez en même temps. Cela vous aidera à gérer la capacité de votre équipe et à rationaliser votre flux de travail. En définitive, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de structurer votre tableau Kanban. Tout dépend des éléments de votre projet ou de votre flux de travail et des limites que vous souhaitez mettre en place.

3. Ajoutez des tâches au tableau

Avec la structure de votre tableau en place, vous pouvez maintenant commencer à définir les tâches et les activités à réaliser. Dans Miro, on appelle cela des cartes visuelles.

Kanban board cardsKanban board cards
Kanban board cardsKanban board cards

Commencez par ajouter un titre clair à votre tâche décrivant ce qu'elle implique. Par exemple, "envoyer une newsletter par e-mail". Ensuite, vous pouvez ajouter plus de détails sur la carte elle-même. Il peut s'agir d'informations telles que "rédiger le texte de l'e-mail" ou "créer un objet d'e-mail accrocheur". La carte peut également inclure une check-list à cocher par son propriétaire, des fichiers et des images à télécharger, ou des liens externes vers des informations complémentaires. Après avoir ajouté les tâches au tableau, vous pouvez en attribuer la responsabilité à la personne ou à l'équipe concernée. Enfin, vous pouvez y ajouter une date d'échéance. Dans Miro, la date apparaît directement sur la carte, de sorte que la date d'échéance de la tâche soit claire.

4. Partagez votre tableau avec vos parties prenantes

Lorsque le tableau est terminé, partagez-le avec les membres de votre équipe et vos parties prenantes pour obtenir leur retour. Ainsi, les personnes concernées auront l'occasion d'examiner les informations présentées, de poser des questions et de s'assurer qu'aucune information essentielle ne manque.

5. Consultez régulièrement le tableau et mettez-le à jour

Lorsque votre projet ou votre flux de travail est mis en œuvre, il est important que votre équipe et vous-même passiez en revue et mettiez à jour le tableau en permanence. Si ce n'est pas le cas, le tableau ne sera pas pertinent et ne vous aidera pas à gérer efficacement vos tâches. En d'autres termes, le tableau Kanban n'est utile que s'il est facile d'accès pour tous les membres de l'équipe et s'il est maintenu à jour. Par chance, l'utilisation de Miro facilite tout ce processus. L'ensemble de l'équipe peut facilement visualiser le tableau Kanban et y accéder en ligne, ce qui est particulièrement utile pour les équipes à distance. Il leur suffit de se connecter pour voir instantanément les dernières avancées sur le tableau. Pour faire avancer une tâche, il suffit de la faire glisser vers la colonne correspondante, d'ajouter des notes ou des mises à jour pour que tout le monde dispose instantanément de la dernière version du tableau.

Utilisez Miro pour créer votre prochain tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont des outils incroyablement utiles pour la planification et la gestion de projets et de flux de travail. Ils permettent de garder tout le monde à la page des dernières avancées d'un projet, en apportant de la clarté sur la façon dont les tâches évoluent dans le flux de travail. Simplifiez votre prochain projet en utilisant Miro pour créer un tableau Kanban pour votre équipe.