Plantilla para el método de priorización 3x3

Sobre la plantilla del método de priorización 3x3

La plantilla del método de priorización 3x3, o matriz de prioridades de acción, ayuda a los equipos a priorizar las características e iniciativas en función de su impacto en el usuario y el nivel de esfuerzo necesario para el éxito. Ofrece un nuevo nivel de detalle del que puede carecer la matriz de priorización 2x2 (o método de priorización Lean). 

Con nueve "cubos" o áreas de interés, tu equipo puede decidir rápidamente si una idea o característica supone un esfuerzo bajo, medio o alto. El equipo también puede decidir en consecuencia si la idea o característica tendrá probablemente un impacto bajo, medio o alto. 

Como herramienta visual, la priorización 3x3 ayuda a los equipos a llegar rápidamente a un acuerdo sobre las ganancias rápidas, los grandes proyectos, las tareas de relleno o cualquier cosa que pueda hacer perder tiempo. 

Sigue leyendo para saber más sobre el método de priorización 3x3.

¿Qué es el método de priorización 3x3?

El método de priorización 3x3 es una representación visual de dónde deben asignar los equipos su tiempo y recursos. En una matriz del método de priorización 3x3 suele haber 4 cuadrantes:

• Ganancias rápidas: acciones fundamentales para el éxito del equipo que conducen al mejor retorno del esfuerzo y deben ser priorizadas antes que cualquier otra cosa.

• Proyectos importantes: acciones complejas con un retorno del esfuerzo a largo plazo, que son mejores si se eligen de forma selectiva y se ejecutan de forma eficiente. 

• Actividades de relleno: tareas cotidianas que pueden ser fácilmente despriorizadas. 

• Chupar el tiempo: actividades que consumen demasiado tiempo y que pueden delegarse o evitarse.

Esta matriz es adaptable para su uso durante las reuniones diarias del equipo, o para los planes de acción estratégicos o la planificación de sprints ágiles. 

Cuándo utilizar el método de priorización 3x3

Este método de priorización puede ayudar a los jefes de producto y a los equipos interfuncionales a:

• Determinar rápidamente en qué actividades o ideas centrarse

• Aprovechar al máximo los recursos limitados

• Reflexionar sobre las estrategias y los objetivos sin perder tiempo ni esfuerzo 

• Alinear las prioridades y sincronizar las soluciones a los problemas discutidos

El marco puede ser iniciado por un jefe de equipo, que luego invita a otros miembros del equipo a ofrecer comentarios y añadir ideas a los cuatro cuadrantes según sea necesario. 

Crea tu propia matriz de priorización 3x3

Crear tu propia matriz de priorización 3x3 es fácil. La herramienta de pizarra de Miro es el lienzo perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla del método de priorización 3x3 y, a continuación, sigue los siguientes pasos para crear una propia.

1. Decide un objetivo claro para el análisis del esfuerzo de impacto. Pregunta a tu equipo si ese objetivo debe ser estratégico, táctico, relacionado con el proyecto, con el producto o el servicio, o personal (en términos de desarrollo o crecimiento del equipo). Ten también en mente un alcance o un marco temporal claro: ¿está planeando para días, semanas, meses o más de un año?

2. Haz una lluvia de ideas sobre lo que necesita para alcanzar esos objetivos. Entre los ejemplos de necesidades impulsadas por este marco se encuentran la priorización de las acciones de una sesión de planificación, el desarrollo de prioridades para un equipo de proyecto, el establecimiento de hitos para el plan de rendimiento de un empleado o la priorización de las características en las que centrarse de una cartera de productos. 

3. Recoge y perfecciona las ideas de tu equipo. Todos pueden redactar sus ideas o contribuciones en notas adhesivas. A continuación, defínelas con una llamada en directo o con una videollamada si es necesario. 

4. Coloca tus ideas según el impacto y el esfuerzo. Anima a todo el mundo a evaluar dónde encaja su idea en el cuadrante y a moverla en consecuencia: ¿es una ganancia rápida, un proyecto importante, una idea de relleno o una pérdida de tiempo?

5. Crea un plan de acción con los siguientes pasos. ¿Es necesario que determinados miembros del equipo comprueben la validez de una idea? ¿Programar una reunión de seguimiento? ¿Aclarar el impacto y el esfuerzo? Recuerda que el valor puede definirse como cualitativo (de bajo a alto) o cuantitativo (mediante una escala numérica, moneda, tiempo invertido o volumen de producción).

6. Comparte el resultado con quienes no pudieron asistir a la sesión. Invita a los miembros del equipo, los clientes o las partes interesadas a través de Slack, correo electrónico o un hipervínculo público o privado, según sea necesario, para que todos puedan ponerse al día con los detalles.