Estructura de desglose de trabajo

¿Qué es una estructura de desglose de trabajo?

Una estructura de desglose de trabajo (Work Breakdown Structure, WBS) es una herramienta de gestión de proyectos utilizada para representar visualmente todas las tareas asociadas con un proyecto en una estructura jerárquica. El principal propósito de una WBS es desglosar los entregables del proyecto. Proporciona a los gestores de proyectos una base sólida para crear el cronograma del proyecto e identificar la mejor manera de alcanzar los objetivos del proyecto.

Una WBS es especialmente útil para equipos que gestionan proyectos grandes, ya que divide el proyecto en componentes más pequeños y manejables. Esto facilita visualizar todos los elementos del proyecto.

Como resultado, los gestores de proyectos pueden encontrar la manera más eficiente de completar el proyecto. Pueden identificar las tareas críticas, asignar recursos eficazmente e incluso crear un cronograma de actividades para agilizar la finalización del proyecto.

¿Por qué es importante una WBS en un proyecto?

Veamos algunas razones por las que una estructura de desglose de trabajo es útil en la gestión de proyectos.

Ayuda a gestionar trabajos complejos

Puede ser difícil seguir todas las tareas y actividades en un proyecto complejo. A menudo hay plazos en conflicto, equipos multifuncionales trabajando juntos y varias tareas ocurriendo simultáneamente.

Aquí es donde una WBS puede ayudar.

Una WBS te permite desglosar un proyecto complejo de manera sencilla. Puedes ver fácilmente todas las tareas involucradas en el proyecto y cómo contribuyen a los entregables del proyecto. Como resultado, puedes gestionar proyectos grandes de manera más eficaz y ejecutar tareas de manera más eficiente.

Ayuda a mejorar la colaboración entre funciones

Una WBS describe todas tus tareas del proyecto en un solo lugar. Todos los que trabajan en el proyecto pueden ver en qué consiste el proyecto, quién es responsable de cada tarea y cuándo deben realizarse.

Esta es una excelente manera de potenciar la colaboración entre equipos multifuncionales, ya que todo el equipo del proyecto puede visualizar todas las tareas, independientemente del departamento al que pertenezcan. Por ejemplo, si alguien tiene alguna pregunta o inquietud acerca de una parte del proyecto, simplemente puede consultar la WBS para ver a quién debe contactar.

Ayuda a mejorar la asignación de recursos

La asignación de recursos es un elemento clave para el éxito del proyecto. Sin ella, es posible que no tengas el tiempo, el presupuesto o la capacidad para completar el proyecto según lo planificado.

Con una WBS, puedes asignar tus recursos de manera eficiente porque tienes una total claridad de todo el trabajo del proyecto. Puedes estimar costes, crear líneas de tiempo y revisar la capacidad en un solo lugar. Esto significa que puedes planificar y estructurar tu proyecto de manera efectiva, dándote una mejor oportunidad de éxito en el proyecto.

¿Cuáles son los 3 niveles de una estructura de desglose de trabajo?

Una WBS desglosa las tareas en diferentes niveles según su jerarquía en el proyecto. Estos niveles permiten a los gestores de proyectos categorizar el trabajo y visualizar todas las tareas del proyecto.

Los niveles superiores suelen reflejar las principales áreas de trabajo del proyecto, mientras que los niveles inferiores proporcionan detalles y enfoque para el proyecto. Aunque la mayoría de las estructuras de desglose de trabajo tienen tres niveles, puedes usar tantos como necesites.

Usaremos el desarrollo de software para mostrarte cómo funcionan los niveles en una WBS. En este ejemplo, el equipo de software está desarrollando un nuevo chatbot para su sitio web.

Nivel uno

El nivel superior de la WBS describe el título del proyecto. En este ejemplo, el nivel superior es "desarrollar un nuevo software para chatbots de clientes". Todos los demás elementos del proyecto están debajo de este título.

También puedes agregar información sobre el alcance del proyecto para respaldar el título. Aunque esto no es una necesidad, puede ayudar a proporcionar contexto. Por ejemplo, podrías describir el objetivo del proyecto, el entregable final, las expectativas del cliente y así sucesivamente.

Nivel dos

El segundo nivel de una WBS se encuentra debajo del título. Describe las principales fases del proyecto al desglosar las diferentes categorías de trabajo.

Al desarrollar un nuevo chatbot para clientes, las categorías podrían incluir lo siguiente:

- Flujo de usuario - Recuperación de una respuesta - Integraciones API - Integraciones CRM - Sistema de interfaz

El nivel dos asegura que el equipo del proyecto cubra todas las áreas de trabajo necesarias para entregar el entregable final.

Nivel tres

El nivel más bajo desglosa las áreas clave de trabajo en tareas más pequeñas y manejables. Bajo la categoría de "flujo de usuario", la WBS podría incluir las siguientes tareas individuales:

- Entender las necesidades del cliente - Crear un diagrama de conversación - Escribir escenarios de conversación - Crear una voz de chatbot que refleje tu marca - Probar tu flujo de conversación

Los equipos de proyectos también pueden usar nuestra plantilla de flujo de usuario para comprender mejor cómo implementar el flujo de usuario en el nuevo software de chatbot.

Este es un ejemplo muy simplificado de cómo funcionan los diferentes niveles dentro de una estructura de desglose de trabajo. La estructura exacta varía de un proyecto a otro, dependiendo del tamaño del proyecto, tu objetivo del proyecto y tus entregables.

Por ejemplo, si tienes un proyecto más complejo con múltiples salidas, tu proyecto podría tener niveles adicionales. Depende de ti identificar la mejor estructura para tu WBS según el proyecto que estés planificando.

Cómo hacer una estructura de desglose de trabajo

Ahora que sabemos qué es una WBS y por qué es importante, describamos algunos pasos clave para crear una WBS propia.

1. Comienza con el título del proyecto

Primero, necesitas agregar el título de tu proyecto a la estructura de desglose de trabajo. Este no es una tarea difícil o que consuma mucho tiempo, pero es un elemento importante de la WBS. Muestra a tu equipo de proyecto de qué se trata el proyecto y qué esperas lograr.

También puedes agregar información de apoyo para proporcionar contexto al diagrama. Por ejemplo, si tu título del proyecto es "lanzar un nuevo producto", también podrías agregar información sobre para quién es el producto y por qué lo estás creando.

2. Agrega tus entregables

Una WBS siempre trabaja en retrospectiva desde tus entregables. Defines lo que quieres lograr y luego utilizas la WBS para identificar las tareas, actividades y recursos que necesitas para llegar allí.

Esto significa que necesitas crear entregables del proyecto claramente definidos. Para hacer esto, hazte las siguientes preguntas:

- ¿Qué quieres lograr con tu proyecto? - ¿Cómo definirás el éxito del proyecto? - ¿Estás entregando entregables internos o externos? - ¿Cómo se alinea el proyecto con los KPIs de la empresa?

Después de responder estas preguntas, deberías tener una idea clara de cuáles deberían ser tus entregables del proyecto. Luego puedes agregar estos entregables a la WBS, donde se ubicarán debajo del título como el siguiente paso en la jerarquía.

3. Divide tus entregables en componentes separados

Ahora que tienes tus entregables clave en su lugar, es hora de categorizarlos en áreas de trabajo separadas. Estas áreas ayudan a organizar el proyecto y facilitan la identificación de las tareas específicas requeridas para completarlo.

Usemos un ejemplo para demostrar cómo funciona esta categorización.

Imagina que tu entregable del proyecto implica crear un nuevo producto para satisfacer las necesidades del cliente. Para lograr este entregable, lo dividirías en las siguientes áreas de trabajo:

- Investigación de mercado - Análisis competitivo - Desarrollo de concepto - Planificación del producto - Prototipado del producto

Estos componentes de nivel superior describen las áreas de trabajo que deben completarse para lograr este entregable. A partir de ahí, puedes agregar tareas específicas dentro de cada una de estas áreas clave, lo que nos lleva al siguiente paso.

4. Identifica tareas dentro de cada componente clave

Cada avenida de una WBS tiene una serie de tareas que te ayudan a lograr los entregables del proyecto. Estas tareas se encuentran dentro de cada área de trabajo, lo que te permite categorizar continuamente tu trabajo y organizar mejor tu proyecto.

Supongamos que una de tus áreas de trabajo es "investigación de mercado". Bajo este subtítulo, tu WBS describiría las siguientes tareas:

- Crear un plan de investigación de mercado - Realizar la investigación de mercado - Recolectar los datos relevantes - Analizar los datos - Identificar cómo los datos pueden informar el desarrollo del producto

5. Identifica las dependencias

Las dependencias describen las relaciones entre las tareas. Suelen ser evidentes una vez que empiezas a buscarlas. Sin embargo, puede llevar más trabajo encontrarlas en un proyecto grande o complejo.

Aquí es donde una WBS es útil. La estructura de una WBS te permite mirar todo a la vez, facilitando la identificación de las tareas que dependen entre sí.

Para encontrar dependencias en tu WBS, necesitas entender los cuatro tipos diferentes. Estos tipos son los siguientes:

- Finalizar para comenzar. La tarea A debe completarse antes de que comience la tarea B. - Finalizar para finalizar. La tarea A debe completarse antes de que pueda finalizar la tarea B. - Comenzar para comenzar. La tarea A debe comenzar antes de que pueda comenzar la tarea B. - Comenzar para finalizar. La tarea A debe comenzar antes de que pueda finalizarse la tarea B.

Por ejemplo, supongamos que la tarea A implica realizar una investigación de mercado sobre las preferencias del cliente para el desarrollo del producto. La tarea B, que implica diseñar el nuevo producto, no puede comenzar hasta que la tarea A esté completa.

Esto significa que la tarea B depende de la tarea A, un ejemplo de una dependencia de finalizar para comenzar.

Cuando hayas identificado tus dependencias, es posible que desees agregar todas estas tareas a un diagrama separado para hacer un seguimiento de ellas. La plantilla de diagrama PERT de Miro puede guiarte en este proceso.

Un diagrama de técnica de evaluación y revisión de programa (PERT) te permite visualizar todas las dependencias de tu proyecto. También te ayuda a detectar posibles cuellos de botella con anticipación, lo que significa que puedes implementar medidas preventivas.

También puedes usar un diagrama PERT para identificar el camino crítico, que describe la cadena más larga de tareas que deben realizarse para completar el proyecto.

6. Asigna tareas

Ahora puedes asignar tareas a los participantes del proyecto. Esto muestra a los miembros de tu equipo qué deben hacer y cuándo deben hacerlo (cuando el proyecto esté en marcha).

Al asignar tareas, es importante considerar la capacidad. Si los equipos no tienen la capacidad para completar el trabajo, es posible que debas reorganizar las tareas o asignar recursos adicionales.

Por ejemplo, supongamos que la WBS requiere que el equipo de marketing cree una campaña publicitaria. Actualmente tienen tres miembros del equipo para realizar este trabajo, pero es una gran tarea. Para entregar el proyecto a tiempo, es posible que necesites contratar a un nuevo empleado para el equipo de marketing.

Si estás usando Miro para gestionar tu WBS, puedes usar tarjetas para asignar tareas a los miembros del equipo.

7. Comparte la WBS con las partes interesadas relevantes

Cuando todas las tareas, actividades y entregables estén en la WBS, puedes compartir la WBS con cualquier parte interesada relevante. Estos individuos podrían ser cualquier alta dirección o partes interesadas externas que necesiten aprobar la WBS antes de poder avanzar.

También puedes compartir la WBS con el equipo del proyecto para que puedan ver en qué consiste el proyecto y la parte que juegan en él. Cuando todos estén satisfechos con la WBS, puedes usarla como base para otros elementos importantes del proyecto, como crear el cronograma del proyecto, realizar una evaluación de riesgos, esbozar el presupuesto del proyecto y asignar recursos.

Usa Miro para crear tu próxima estructura de desglose de trabajo

Una estructura de desglose de trabajo es una forma eficiente de visualizar todo tu proyecto. Define tus entregables del proyecto, muestra el esquema jerárquico de las tareas del proyecto y te sitúa en una buena posición para crear un cronograma de proyecto exitoso.

Usa la plantilla gratuita de estructura de desglose de trabajo de Miro para crear y actualizar tu propia WBS en cuestión de clicks.