Plantilla de Agenda

Acerca de la Plantilla de Agenda

No hay nada peor que una reunión sin propósito. Pero no tienes que ser un genio de la planificación para crear agendas con propósito antes de que inicie la reunión. Impresiona a tus colegas y alinea más rápidamente con esta plantilla de agenda fácil de usar.

¿Qué es una agenda?

Un agenda es como un mapa para una reunión. Enumera las actividades que sucederán durante la reunión, cuándo ocurrirán y en qué orden. El objetivo principal de una agenda es dar a los participantes un esquema claro de la estructura de la reunión. Sin agendas, las reuniones suelen sentirse desorganizadas y corres el riesgo de salir sin lograr lo que deseas.

Pero una agenda no tiene que ser aburrida. Por eso creamos esta plantilla para hacerla visual, divertida e interactiva. Te facilitamos la tarea de agregar gráficos, colores, fuentes e imágenes de tu elección para dar a tu agenda personalidad y estilo creativo.

Cómo crear una agenda

Hacer tu propia agenda es fácil. El lienzo infinito de Miro es el lugar perfecto para crear y compartir tu agenda con tu equipo. Comienza seleccionando la plantilla de agenda, luego sigue los siguientes pasos para personalizarla.

1. Agrega los detalles básicos

En la parte superior de tu agenda, añade detalles básicos de la reunión como la fecha y los objetivos.

2. Define prioridades y tareas

Asegúrate de tener una idea clara de cuáles son los temas más importantes de la reunión. Una vez que sepas cuáles son las prioridades de la reunión, anótalas.

3. Colabora en tiempo real

Durante tu reunión, puedes invitar a los participantes al tablero y hacer que añadan las prioridades, tareas o notas que no pensaste. Discutan cualquier nuevo tema durante la reunión.

4. Personaliza tu agenda

Utilizando la plantilla, puedes adornar tu agenda con gráficos, colores, fuentes e imágenes. ¡No tengas miedo de ser creativo! Llenar una agenda no tiene que ser una tarea tediosa. Haciendo algo divertido y personal, puedes hacer que la planificación sea muy sencilla.

Beneficios de crear una agenda

Aquí algunos de los beneficios de crear una agenda efectiva:

Mantiene las reuniones organizadas

Una agenda promueve la organización y ayuda a priorizar las actividades más críticas de una reunión. Esto mantiene al equipo concentrado en asuntos importantes, lo que mejora la productividad. La mera presencia de una agenda formal crea un ambiente oficial y desalienta a los participantes de perder el tiempo.

Una agenda formal también establece los objetivos de la reunión y crea un objetivo claro. Esto organiza la dirección que tomará la reunión y las acciones a tomar después de la misma.

Facilita la toma de decisiones efectiva

Las agendas proporcionan un esquema de los temas a discutir en la reunión. Este esquema evita que el anfitrión de la reunión olvide temas importantes que deben ser presentados.

Cuando todos los temas se discuten a fondo, se pueden tomar decisiones valiosas como grupo en una sola sesión. Esto es mucho más productivo y transparente que apresurarse a hacer planes fuera de la reunión. La participación y sugerencias desde diferentes perspectivas elevan la calidad del desempeño y crean un sentido de trabajo en equipo.

Ayuda a comunicar noticias importantes

Las agendas ofrecen la oportunidad de hacer anuncios sobre eventos importantes de la empresa y los objetivos de la reunión. Sin una agenda formal, los anuncios pueden no ser comunicados a todos los presentes en la reunión. Además, las agendas proporcionan un espacio para recapitular reuniones anteriores. Esto ayuda en la reflexión sobre la reunión y en revisar el progreso realizado.

Proporciona una oportunidad equitativa para contribuir

Las agendas suelen mencionar temas de acción que se discutirán durante una reunión. Esto da a todos los miembros del equipo la oportunidad de meditar sobre los temas a discutir con antelación.

En muchas reuniones, los participantes más habladores están más ansiosos por participar, mientras que las personas reservadas son más cautelosas. Sin embargo, saber qué se discutirá permite que todo el equipo investigue los temas que se tratarán. Pueden reflexionar sobre cómo se aplicarán los temas a su situación y hacer contribuciones valiosas y bien pensadas en la reunión.

Mejores prácticas para crear un agenda

Ten en cuenta estas mejores prácticas al crear tu agenda:

Busca la opinión de todo el equipo

Si quieres que todo tu equipo participe en las reuniones, asegúrate de que la agenda incluya una lista de temas que reflejen sus necesidades. Pide a tus compañeros de equipo que sugieran puntos para la agenda junto con un motivo de por qué cada tema debe abordarse en un entorno grupal.

Prioriza los temas que afectan a todo el equipo

El tiempo de las reuniones de equipo es costoso y difícil de programar. Esto significa que debe utilizarse principalmente para discutir y tomar decisiones sobre asuntos que afectan a todo el equipo y que requieren de éste para ser resueltos. Si los participantes no dedican la mayor parte de la reunión a hablar de temas interdependientes, pueden perder interés.

Enumera los temas de la agenda como preguntas que el equipo debe responder

La mayoría de los objetivos de las reuniones son simplemente varias palabras unidas para formar una expresión. Por ejemplo: “reasignación del espacio de oficina”. Esto deja a los participantes preguntándose, “¿Qué pasa con la reasignación del espacio de oficina?”

Cuando enumera un tema de reunión en forma de pregunta (o preguntas) que necesita respuesta, fomenta el pensamiento estratégico y alienta la participación. Por ejemplo, “¿Bajo qué condiciones, si es necesario, deberíamos redistribuir el espacio de oficina?”

¿Qué debes incluir en una agenda de reunión?

Aquí algunos de los elementos clave que tu agenda de reunión debería incluir:

1. Encabezado de la agenda

El encabezado de la agenda se utiliza para identificar los siguientes elementos:

• La entidad, organización o comité que convoca la reunión.

• El encabezado de la agenda llevará el nombre del grupo que se reúne, como junta directiva, grupo asesor, comité o los participantes de la reunión.

• El tipo de reunión.

2. Asistentes a la reunión

Tu agenda formal debe listar a los participantes de la reunión. Sin embargo, también debe indicar de qué puntos de la agenda será responsable cada miembro del equipo.

3. Objetivos clave

Tu agenda debe informar a todos los participantes cuáles son los objetivos de la reunión, de qué se hablará y qué tipos de decisiones deben tomarse.

El objetivo principal de la reunión suele ser una o dos oraciones que responden dos preguntas principales:

• ¿Por qué nos estamos reuniendo?

• ¿Qué queremos lograr?

4. Aportes de tu equipo

Recuerda involucrar a tu equipo o a los otros asistentes en la elaboración de la agenda. Es posible que el equipo conozca mejor los puntos a discutir que el propio organizador.

De esta manera, asegurarás que se aborden todos los temas principales y cualquier incidencia. También mantendrá a los asistentes interesados al estar involucrados en la creación de la reunión.

5. El plan de trabajo de la reunión

El plan de trabajo de la reunión es lo que quieres que logre la reunión.

Asegúrate de establecer objetivos de tiempo realistas para cada tema. Siempre es buena idea asignar un par de minutos más de los que crees que necesitarás por cada punto de tu agenda. Muy a menudo surge una pregunta o punto de discusión que necesita resolverse, lo que consume tiempo.

6. Duración y tiempo asignado para cada punto de la agenda

Uno de los propósitos más importantes de una orden del día es asegurar que la reunión se desarrolle a tiempo. Al fin y al cabo, deseas respetar el tiempo de quienes asisten. Definir la cantidad de tiempo que se dedicará a cada punto de la agenda te ayudará a mantener la reunión en marcha.

Asegúrate de establecer objetivos de tiempo realistas para cada incidencia. Siempre es una buena idea asignar un par de minutos más de los que crees necesitarás por cada punto de tu agenda. Muy a menudo surge una pregunta o un punto de discusión que necesita resolución, y esto consume tiempo.