Das To-do Listen-Template
Organisieren, Prioritäten setzen und die Arbeitsabläufe individuell und im Team verbessern.
Über das To-Do-Listen-Template
Unsere To-Do-Listenvorlage bietet eine Struktur für Teams und Einzelpersonen, die ihr Arbeitspensum organisieren möchten. Von Arbeitsprojekten bis hin zu Hausaufgaben - die Vorlage bietet eine Anleitung zur Erstellung einer effizienten und methodischen Aufgabenliste.
Bevor du deinem Team Projekte und Aufgaben zuteilst, solltest du sicherstellen, dass du das Arbeitspensum deines Teams effizient organisiert hast. Dies kann mit einer Vorlage für eine Aufgabenliste erreicht werden.
Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, was eine Aufgabenliste ist, wann du sie verwenden solltest und wie du sie mit unserer Vorlage für Aufgabenlisten erstellen kannst.
Was ist eine To-Do-Liste?
To-Do-Listen sind einfache, aber effektive Hilfsmittel, mit denen größere Aufgaben in kleinere, konkrete Schritte unterteilt werden können. Sie reichen von einer Checkliste für tägliche Aufgaben bis hin zu einer Übersicht über alle Aufgaben eines ganzen Projekts. Du kannst für jedes Projekt eine To-Do-Liste erstellen, wenn dein Team etwas zu erledigen hat. Die Aufteilung von Aufgaben in konkrete Schritte hilft Ihrem Team, Ihre Ziele mit Leichtigkeit zu erreichen. Mit den Tools von Miro kannst du deine To-Do Liste ganz einfach in eine online Checkliste verwandeln und alle wichtigen Informationen organisieren.
Was sind die Vorteile von Aufgabenlisten?
Es gibt einen Grund, warum so viele Menschen To-Do-Listen als hilfreich empfinden. Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile:
Bessere Organisation: To-Do-Listen sind eine gute Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren. Eine Aufgabenliste hilft dir, dein Arbeitspensum zu strukturieren und alles an einem Ort zu organisieren - von alltäglichen Tätigkeiten bis hin zu schwierigen und komplexen Aufgaben.
Mehr Konzentration: Wenn du weißt, was du am kommenden Tag zu tun hast, kannst du dich auf das konzentrieren, was zu tun ist. Wenn du kein klares Bild davon hast, was zu erledigen ist, fällt es dir vielleicht schwer, dich zu konzentrieren.
Steigern der Produktivität: Wenn du dich besser konzentrieren kannst, wirst du wahrscheinlich auch deine Produktivität steigern. Und warum? Weil eine Aufgabenliste bedeutet, dass du weniger Zeit damit verbringst, herauszufinden, was du tun musst, und mehr Zeit, die Dinge zu erledigen.
Bessere Prioritätensetzung: Wenn du unsere To-Do-Listenvorlage verwendest, kannst du die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit priorisieren. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass du dringende Aufgaben pünktlich erledigst.
Bietet ein Gefühl der Erledigung: Es lässt sich nicht leugnen: Es ist ein gutes Gefühl, Aufgaben von einer Liste abzuhaken. Und wie könnte man das besser erreichen als mit einer Aufgabenliste?
Reduziert Stress: Wenn du deine Aufgaben in einer To-Do-Liste festhältst, fällt dir eine Last vom Herzen. Du weißt, dass alles in deiner Arbeitswoche eingeplant ist, und kannst dich so viel besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Wann solltest du eine To-Do-Liste erstellen?
Letztlich solltest du immer dann eine Aufgabenliste erstellen, wenn du dein Arbeitspensum in den Griff bekommen und deine Aufgaben organisieren willst. Schauen wir uns einige Beispiele an.
Wenn du dich überwältigt fühlst. Es kann sich ziemlich überwältigend anfühlen, wenn man eine Menge Arbeit in seinem Terminkalender hat und keinen Plan, wie man sie abarbeiten soll. In diesem Fall kann das Erstellen einer Aufgabenliste hilfreich sein.
Wenn du alle deine Aufgaben und Aktivitäten in einer Liste zusammenfasst, kannst du dir ein Bild davon machen, wann und wie du deine Arbeit erledigen kannst. Du kannst herausfinden, welche Kapazitäten du hast und wann du in der Lage bist, die Aufgaben zu erledigen. Auf diese Weise kannst du verhindern, dass du dich von all den Aufgaben überfordert fühlst, die du zu erledigen hast.
Wenn du deine Zeit optimal nutzen willst. Die Planung deiner Aufgaben und Aktivitäten hilft dir, deine Zeit effizienter zu nutzen. Die Aufgabenliste gibt dir einen Überblick über alles, was du tun musst, und ermöglicht es dir, deine Zeit und deine Bemühungen auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren. Du wirst keine Zeit mit Aufgaben verschwenden, die nicht notwendig sind. Du kannst sie beispielsweise als Grundlage für einen online Wochenplan oder zum Erstellen eines Monatsplaners nutzen.
Wenn du viele anstehende Termine hast. Wenn viele Termine anstehen, von denen einige miteinander kollidieren können, kann es schwierig werden. Um sicherzustellen, dass du diese Fristen einhältst, kannst du eine Aufgabenliste als Aufgabenmanagement Tool verwenden, um deine Aufgaben zu planen und alle Fristen zu notieren. So hast du ein klares Bild davon, was du wann tun musst, um deine Fristen einzuhalten.
So funktioniert die To-Do-Listenvorlage
So kannst du deine eigene To-Do-Liste mit Miro erstellen. Wähle zu Beginn die To-Do-Listenvorlage aus. Wenn du bereits eine physische Liste hast, kannst du sie abfotografieren und als Online Notizzettel hochladen. Wenn Sie noch keine Liste haben, kannst du damit beginnen, alle deine Aufgaben in die Vorlage einzutragen. Hier ist ein Beispiel für eine tägliche Aufgabenliste:
Senden einer Email-Aktualisierung an das Team: 9 Uhr morgens.
Anruf bei der Design-Agentur, um die Mockups fertigzustellen: 11.00 Uhr
Kontaktaufnahme mit Personalverantwortlichen wegen der neuen Aufgabe: 14 Uhr.
Treffen mit dem Ingenieurteam: 16.00 Uhr
Ordne deine Aufgaben einer von drei Spalten zu: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Innerhalb dieser Spalten kannst du deine Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit kategorisieren. Du kannst die Aufgaben auf der Tafel verschieben, um zu zeigen, in welchem Stadium sie sich befinden, wenn du mit der Arbeit beginnst.
Du kannst diese Vorlage anpassen, um die perfekte Struktur für deine Liste zu erstellen. Du kannst Dateien wie Fotos, Videos und Dokumente hochladen, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben.
Du kannst auch Kommentare mit Feedback oder Fragen hinzufügen und deine Kollegen per @mention benachrichtigen. Dadurch erkennen deine Kollegen alle Änderungen, die du vornimmst, in Echtzeit.
5 Tipps für eine erfolgreiche To-Do-Liste
Lege Fälligkeitsdaten fest: Es ist zu einfach, eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, die man erledigen muss, und sie auf dem Computer liegen zu lassen. Um sich selbst einen Anreiz zu geben, deine Aufgaben zu erledigen, solltest du jedem Punkt auf der Liste ein Fälligkeitsdatum zuweisen. So kannst du Meilensteine leichter verfolgen, dich konzentrieren und sicherstellen, dass alles erledigt wird.
Sortiere deine Liste nach Prioritäten: Wenn du keine konkreten Fristen für die einzelnen Aufgaben hast, kannst du deine Liste auch nach der Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben sortieren. Setze die dringlichsten Aufgaben an den Anfang und arbeiten dich nach unten durch. Mit unserer To-Do-Listenvorlage kannst du Aufgaben mit niedriger, mittlerer und hoher Priorität kategorisiere oder erstelle eine Eisenhower Matrix.
Überarbeite deine Liste täglich: Werfe zu Beginn oder am Ende eines jeden Tages einen Blick auf deine Liste. Verschiebe die Dinge, wenn neue Anforderungen auftauchen. Nehme dir die Zeit, Dinge abzuhaken.
Belohne dich für die Erledigung von Aufgaben: Manche Menschen belohnen sich gerne für die Erledigung einer Aufgabe. Um sich selbst zu motivieren, solltest du aufschreiben, wie du dich belohnen willst, wenn du etwas erledigt hast.
Beschränke dich auf 3 bis 5 Aufgaben: Wir alle haben schon einmal eine riesige Checkliste für Aufgaben erstellt. Es ist überwältigend, auf eine Liste mit Dutzenden von Dingen zu starren, die man nicht erledigt hat. Beschränke dich stattdessen auf mundgerechte Arbeitseinheiten und halte dich an 3 bis 5 Aufgaben, die du an einem Tag oder in einer Woche erledigen kannst.
Wie erstelle ich eine Vorlage für eine To-Do-Liste?
Letztlich hängt es von dem Tool ab welches du verwendest. Wenn du eine kollaborative Plattform wie Miro verwendest, musst du die Vorlage nicht selbst erstellen. Du kannst einfach unsere bestehende Vorlage auswählen und sie an deine Bedürfnisse anpassen. Wenn du eine ausdruckbare Aufgabenliste brauchst, kannst du die Vorlage von Miro als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken. Zudem kannst du die ausgedruckte Version auch einfach abfotografieren und schnell mit Miro in die digitale Version umwandeln.
Wie viele Punkte sollten auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben stehen?
Das hängt ganz von dir ab. Es hängt alles davon ab, wie viel Kapazität du hast und wie deine anstehenden Termine aussehen. In der Regel empfehlen wir drei bis fünf Aufgaben pro Tag, aber das hängt davon ab, um welche Aufgaben es sich handelt, wie lange sie dauern und wie schwierig sie sind.
Was ist der Unterschied zwischen einer To-Do-Liste und einer Aufgabenliste?
Das ist kein großer Unterschied. Beide umreißen bestimmte Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Der Begriff "Aufgabenliste" wird jedoch im Allgemeinen für ein bestimmtes Projekt verwendet.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für Schwimmbahn-Diagramme
Ideal für:
Flussdiagramme, Diagramme, Arbeitsprozesse
Wenn Prozesse unübersichtlich werden, ist es eine gute Idee, einen Schritt zurückzutreten und zu visualisieren, wer was wann tut. Das Schwimmbahn-Diagramm nutzt einen vertrauten Ort (ein Schwimmbad mit Bahnen) und verwandelt die Idee der „Schwimmbahnen“ in eine Metapher für die Organisation von Prozessen innerhalb eines Teams, einer Arbeitsgruppe, einer Abteilung oder einer Organisation mit mehreren Hierarchieebenen. Diese nachvollziehbare Darstellung, die den gesamten Prozess auf einen Blick visuell nachbildet, nutzt die Metapher von Bahnen in einem Schwimmbad, um den komplexen Prozess anschaulich zu erläutern. Verwende ein Schwimmbahn-Diagramm, um vor einem großen Projekt die Rollen zu klären, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten, deine Organisationsstruktur auf den neuesten Stand zu bringen und vieles mehr.
Template für One-on-One-Meetings (Einzelgespräche)
Ideal für:
Besprechungen
Wenn es darum geht, zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern Beziehungen aufzubauen, wirken One-on-One-Meetings wahre Wunder. Sie stellen das Forum und den Raum bereit, um sich zu treffen und aktuelle Themen anzusprechen, um Feedback zu geben oder um Probleme zu lösen. Aber damit ein Einzelgespräch produktiv wird, muss es gut vorbereitet werden. Mit diesem Template kannst du einfach eine Agenda erstellen, in der du die Zielsetzungen, Maßnahmen, Diskussionspunkte oder Fragen im Überblick anführst. Diese Fragen werden von kurzfristigen Themen – „Welche Ziele hast du in dieser Woche erreicht?“ – bis zu langfristigen Themen – „Hast du das Gefühl, dass du in deinem Arbeitsumfeld dazulernst und dich weiterentwickelst?“ – reichen.
Redaktionskalender
Ideal für:
Marketing, Strategische Planung, Projektplanung
Bei den meisten Unternehmen ist Content eine äußerst wichtige Sache. Du erzeugst mehr davon (und viel schneller) als du fast alles andere erzeugst. Dazu gehören Blogs, Newsletter, Social-Media-Beiträge, Anzeigen und vieles mehr – und das erfordert Ideenfindung, Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen. Deshalb benötigt jedes Content-Team einen Editorial Calendar. Mit diesem Template kannst du ganz einfach einen Kalender erstellen, der deinem Team die Möglichkeit zur strategischen Planung, zur Organisation (nach Inhaltstyp, Autor, Kanal und Lieferdatum) und zur termingerechten Fertigstellung/Posting aller Inhalte gibt.
Storyboard-Template
Ideal für:
Design Thinking
Ein Storyboard wird in der Regel mit der Planung von Szenen eines Films oder Fernsehserie assoziiert. Mittlerweile wurde es jedoch auch in der Geschäftswelt übernommen. Ein Storyboard ist eine Reihe von Illustrationen, die zur Entwicklung einer Geschichte verwendet werden. Du kannst ein Storyboarding-Template immer dann heranziehen, wenn du dich wirklich in einen Kunden oder Benutzer hineinversetzen und verstehen willst, wie er denkt, wie er sich fühlt und wie er handelt. Diese Taktik kann besonders dann nützlich sein, wenn es ein Problem oder eine Ineffizienz bei einem bestehenden Prozess gibt. Du kannst ein Storyboard für bestehende Prozesse oder Workflows anwenden und planen, wie sie in Zukunft aussehen sollen.
Template für User-Story-Maps
Ideal für:
Marketing, Desk Research, Kartierung
Die User-Story-Mapping-Technik, die 2005 von Jeff Patton eingeführt wurde, bietet einen agilen Ansatz für die Verwaltung von Produkt-Backlogs. Unabhängig davon, ob du alleine oder in einem Produktteam arbeitest, kannst du User-Story-Maps für die Planung von Produkteinführungen nutzen. User-Story-Maps helfen Teams, ihren Schwerpunkt auf dem betrieblichen Nutzen und die bei der Produktveröffentlichung für Kunden wichtigen Funktionen beizubehalten. Die Methode vermittelt einem funktionsübergreifenden Team ein gemeinsames Verständnis dessen, was notwendig ist, um die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen.
Das Funding-Tracker-Template
Ideal für:
Kanban Boards, Operations
Viele Organisationen, insbesondere gemeinnützige, sind von Förderungen abhängig. Das Erreichen von Fundraising-Zielen ist ein wesentlicher Bestandteil ihrer Mission. Ein Funding Tracker bietet ihnen ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Tool zur Messung ihres Fortschritts, damit sie auf Kurs bleiben. Dieses Template hilft dir nicht nur bei der Visualisierung von Meilensteinen, sondern auch dabei, die Öffentlichkeit zum Spenden zu motivieren und den Überblick über diese Spender zu behalten. Es ist besonders dann nützlich, wenn du mehrere Spenden aus verschiedenen Quellen erhältst.