Das To-do Listen-Template
Organisiere, priorisiere und verbessere die Arbeitsabläufe auf individueller und Teamebene mit einem Template für eine Aufgabenliste.
Über das To-Do-Listen-Template
Unsere To-Do-Listenvorlage bietet eine Struktur für Teams und Einzelpersonen, die ihr Arbeitspensum organisieren möchten. Von Arbeitsprojekten bis hin zu Hausaufgaben - die Vorlage bietet eine Anleitung zur Erstellung einer effizienten und methodischen Aufgabenliste.
Bevor du deinem Team Projekte und Aufgaben zuteilst, solltest du sicherstellen, dass du das Arbeitspensum deines Teams effizient organisiert hast. Dies kann mit einer Vorlage für eine Aufgabenliste erreicht werden.
Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, was eine Aufgabenliste ist, wann du sie verwenden solltest und wie du sie mit unserer Vorlage für Aufgabenlisten erstellen kannst.
Was ist eine To-Do-Liste?
To-Do-Listen sind einfache, aber effektive Hilfsmittel, mit denen größere Aufgaben in kleinere, konkrete Schritte unterteilt werden können. Sie reichen von einer Checkliste für tägliche Aufgaben bis hin zu einer Übersicht über alle Aufgaben eines ganzen Projekts. Du kannst für jedes Projekt eine To-Do-Liste erstellen, wenn dein Team etwas zu erledigen hat. Die Aufteilung von Aufgaben in konkrete Schritte hilft Ihrem Team, Ihre Ziele mit Leichtigkeit zu erreichen. Mit den Tools von Miro kannst du deine To-Do Liste ganz einfach in eine online Checkliste verwandeln und alle wichtigen Informationen organisieren.
Was sind die Vorteile von Aufgabenlisten?
Es gibt einen Grund, warum so viele Menschen To-Do-Listen als hilfreich empfinden. Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile:
Bessere Organisation: To-Do-Listen sind eine gute Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren. Eine Aufgabenliste hilft dir, dein Arbeitspensum zu strukturieren und alles an einem Ort zu organisieren - von alltäglichen Tätigkeiten bis hin zu schwierigen und komplexen Aufgaben.
Mehr Konzentration: Wenn du weißt, was du am kommenden Tag zu tun hast, kannst du dich auf das konzentrieren, was zu tun ist. Wenn du kein klares Bild davon hast, was zu erledigen ist, fällt es dir vielleicht schwer, dich zu konzentrieren.
Steigern der Produktivität: Wenn du dich besser konzentrieren kannst, wirst du wahrscheinlich auch deine Produktivität steigern. Und warum? Weil eine Aufgabenliste bedeutet, dass du weniger Zeit damit verbringst, herauszufinden, was du tun musst, und mehr Zeit, die Dinge zu erledigen.
Bessere Prioritätensetzung: Wenn du unsere To-Do-Listenvorlage verwendest, kannst du die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit priorisieren. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass du dringende Aufgaben pünktlich erledigst.
Bietet ein Gefühl der Erledigung: Es lässt sich nicht leugnen: Es ist ein gutes Gefühl, Aufgaben von einer Liste abzuhaken. Und wie könnte man das besser erreichen als mit einer Aufgabenliste?
Reduziert Stress: Wenn du deine Aufgaben in einer To-Do-Liste festhältst, fällt dir eine Last vom Herzen. Du weißt, dass alles in deiner Arbeitswoche eingeplant ist, und kannst dich so viel besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Wann solltest du eine To-Do-Liste erstellen?
Letztlich solltest du immer dann eine Aufgabenliste erstellen, wenn du dein Arbeitspensum in den Griff bekommen und deine Aufgaben organisieren willst. Schauen wir uns einige Beispiele an.
Wenn du dich überwältigt fühlst. Es kann sich ziemlich überwältigend anfühlen, wenn man eine Menge Arbeit in seinem Terminkalender hat und keinen Plan, wie man sie abarbeiten soll. In diesem Fall kann das Erstellen einer Aufgabenliste hilfreich sein.
Wenn du alle deine Aufgaben und Aktivitäten in einer Liste zusammenfasst, kannst du dir ein Bild davon machen, wann und wie du deine Arbeit erledigen kannst. Du kannst herausfinden, welche Kapazitäten du hast und wann du in der Lage bist, die Aufgaben zu erledigen. Auf diese Weise kannst du verhindern, dass du dich von all den Aufgaben überfordert fühlst, die du zu erledigen hast.
Wenn du deine Zeit optimal nutzen willst. Die Planung deiner Aufgaben und Aktivitäten hilft dir, deine Zeit effizienter zu nutzen. Die Aufgabenliste gibt dir einen Überblick über alles, was du tun musst, und ermöglicht es dir, deine Zeit und deine Bemühungen auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren. Du wirst keine Zeit mit Aufgaben verschwenden, die nicht notwendig sind. Du kannst sie beispielsweise als Grundlage für einen online Wochenplan oder zum Erstellen eines Monatsplaners nutzen.
Wenn du viele anstehende Termine hast. Wenn viele Termine anstehen, von denen einige miteinander kollidieren können, kann es schwierig werden. Um sicherzustellen, dass du diese Fristen einhältst, kannst du eine Aufgabenliste als Aufgabenmanagement Tool verwenden, um deine Aufgaben zu planen und alle Fristen zu notieren. So hast du ein klares Bild davon, was du wann tun musst, um deine Fristen einzuhalten.
So funktioniert die To-Do-Listenvorlage
So kannst du deine eigene To-Do-Liste mit Miro erstellen. Wähle zu Beginn die To-Do-Listenvorlage aus. Wenn du bereits eine physische Liste hast, kannst du sie abfotografieren und als Online Notizzettel hochladen. Wenn Sie noch keine Liste haben, kannst du damit beginnen, alle deine Aufgaben in die Vorlage einzutragen. Hier ist ein Beispiel für eine tägliche Aufgabenliste:
Senden einer Email-Aktualisierung an das Team: 9 Uhr morgens.
Anruf bei der Design-Agentur, um die Mockups fertigzustellen: 11.00 Uhr
Kontaktaufnahme mit Personalverantwortlichen wegen der neuen Aufgabe: 14 Uhr.
Treffen mit dem Ingenieurteam: 16.00 Uhr
Ordne deine Aufgaben einer von drei Spalten zu: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Innerhalb dieser Spalten kannst du deine Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit kategorisieren. Du kannst die Aufgaben auf der Tafel verschieben, um zu zeigen, in welchem Stadium sie sich befinden, wenn du mit der Arbeit beginnst.
Du kannst diese Vorlage anpassen, um die perfekte Struktur für deine Liste zu erstellen. Du kannst Dateien wie Fotos, Videos und Dokumente hochladen, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben.
Du kannst auch Kommentare mit Feedback oder Fragen hinzufügen und deine Kollegen per @mention benachrichtigen. Dadurch erkennen deine Kollegen alle Änderungen, die du vornimmst, in Echtzeit.
5 Tipps für eine erfolgreiche To-Do-Liste
Lege Fälligkeitsdaten fest: Es ist zu einfach, eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, die man erledigen muss, und sie auf dem Computer liegen zu lassen. Um sich selbst einen Anreiz zu geben, deine Aufgaben zu erledigen, solltest du jedem Punkt auf der Liste ein Fälligkeitsdatum zuweisen. So kannst du Meilensteine leichter verfolgen, dich konzentrieren und sicherstellen, dass alles erledigt wird.
Sortiere deine Liste nach Prioritäten: Wenn du keine konkreten Fristen für die einzelnen Aufgaben hast, kannst du deine Liste auch nach der Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben sortieren. Setze die dringlichsten Aufgaben an den Anfang und arbeiten dich nach unten durch. Mit unserer To-Do-Listenvorlage kannst du Aufgaben mit niedriger, mittlerer und hoher Priorität kategorisiere oder erstelle eine Eisenhower Matrix.
Überarbeite deine Liste täglich: Werfe zu Beginn oder am Ende eines jeden Tages einen Blick auf deine Liste. Verschiebe die Dinge, wenn neue Anforderungen auftauchen. Nehme dir die Zeit, Dinge abzuhaken.
Belohne dich für die Erledigung von Aufgaben: Manche Menschen belohnen sich gerne für die Erledigung einer Aufgabe. Um sich selbst zu motivieren, solltest du aufschreiben, wie du dich belohnen willst, wenn du etwas erledigt hast.
Beschränke dich auf 3 bis 5 Aufgaben: Wir alle haben schon einmal eine riesige Checkliste für Aufgaben erstellt. Es ist überwältigend, auf eine Liste mit Dutzenden von Dingen zu starren, die man nicht erledigt hat. Beschränke dich stattdessen auf mundgerechte Arbeitseinheiten und halte dich an 3 bis 5 Aufgaben, die du an einem Tag oder in einer Woche erledigen kannst.
Wie erstelle ich eine Vorlage für eine To-Do-Liste?
Letztlich hängt es von dem Tool ab welches du verwendest. Wenn du eine kollaborative Plattform wie Miro verwendest, musst du die Vorlage nicht selbst erstellen. Du kannst einfach unsere bestehende Vorlage auswählen und sie an deine Bedürfnisse anpassen. Wenn du eine ausdruckbare Aufgabenliste brauchst, kannst du die Vorlage von Miro als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken. Zudem kannst du die ausgedruckte Version auch einfach abfotografieren und schnell mit Miro in die digitale Version umwandeln.
Wie viele Punkte sollten auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben stehen?
Das hängt ganz von dir ab. Es hängt alles davon ab, wie viel Kapazität du hast und wie deine anstehenden Termine aussehen. In der Regel empfehlen wir drei bis fünf Aufgaben pro Tag, aber das hängt davon ab, um welche Aufgaben es sich handelt, wie lange sie dauern und wie schwierig sie sind.
Was ist der Unterschied zwischen einer To-Do-Liste und einer Aufgabenliste?
Das ist kein großer Unterschied. Beide umreißen bestimmte Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Der Begriff "Aufgabenliste" wird jedoch im Allgemeinen für ein bestimmtes Projekt verwendet.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für Teamreflexionen („Meeting Reflexions“)
Ideal für:
Teambesprechungen, Brainstorming, Besprechungen
Wenn Zeitpläne hektisch werden, wird „Learning by Doing“ häufig zur Standardlernmethode. Daher solltest du ausreichend Zeit einplanen, damit dein Team mit anderen wertvollen Methoden lernen kann – durch Reflexion und Zuhören. Eine Teamreflexion wird von „Lernenden“ geleitet, also Teammitgliedern, die Erfahrungen mit dem Rest des Teams teilen. Mit diesem Ansatz lassen sich neue Informationen über die Geschäftstätigkeit eines Kunden und eine interne Geschäftsinitiative teilen, Problemlösungstechniken anbieten oder sogar Bücher oder Podcasts empfehlen. Darüber hinaus motiviert eine Teamreflexion Kollegen aller Ebenen, sich an der beruflichen Entwicklung ihrer Teamkollegen zu beteiligen.
Einstellungsprozess Template
Ideal für:
Betrieb, Organigramme, Kanban-Boards
Die Einstellung der richtigen neuen Mitarbeiter ist für die meisten Unternehmen eine große Sache – ein mehrstufiger, funktionsübergreifender, ressourcenintensiver Prozess, der Zeit und Geduld erfordert. Die Einführung eines Bewerbungsprozess vereinfacht diesen Prozess in jedem Schritt, von der Identifizierung des Stellenbedarfs über die Rekrutierung für die Position bis hin zur Erstellung/Festlegung von Angeboten. Mit diesem einfachen, effektiven Template erhältst du einen Überblick darüber, wo sich Mitarbeiter auf dem Weg vom Bewerber zum neuen Mitarbeiter befinden.
Meeting-Organisationsvorlage
Ideal für:
Besprechungen, Workshops, Projektplanung
Wenn es um Ideen geht, die während eines Meetings entstehen, möchtest du Quantität UND Qualität. Aber warum solltest du dich entscheiden? Unser Meeting-Organizer-Template wird bei deinen Meetings die Chancen maximieren, dass viele tolle Ideen entstehen. Es bietet dir eine einfache und effiziente Möglichkeit, jede Aktivität (z. B. Meetings und die Tagesplanung) zu skizzieren und sicherzustellen, dass auch Teamkollegen an einem anderen Arbeitsort wissen, was mit dem Meeting erreicht werden soll. Und du kannst deinem Meeting-Organizer-Ansatz noch mehr Potenzial verleihen, in dem du Miro mit deinen bevorzugten Apps und Services verknüpfst: JIRA von Atlassian, Google Drive, Slack, Trello, DropBox und OneDrive.
Arbeitsplan-Template
Ideal für:
Kartierung, Projektplanung
Ein Arbeitsplan ist im Wesentlichen eine Roadmap für ein Projekt. Er zeigt auf, welche Schritte du durchführen musst, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Zudem legt er nachweisbare Zielsetzungen und messbare Leistungsvorgaben fest. Ein effektiver Arbeitsplan führt dich durch den gesamten Projektlebenszyklus und bietet dir die Voraussetzungen, um in Zusammenarbeit mit deinem Team ein Ergebnis zu erreichen. Auch wenn sich Arbeitspläne voneinander unterscheiden, haben sie im Allgemeinen vier Hauptkomponenten: Ziele, Strategie, Taktik und zu erbringende Leistungen.
Teammeeting-Agenda-Template
Ideal für:
Workshops, Dokumentation, Teambesprechungen
Es ist wichtig, dass du dir ausreichend Zeit für dein Team nimmst. Dies hilft dir, Entscheidungen zu treffen, Prioritäten abzustimmen und gemeinsam in dieselbe Richtung zu gehen. Eine Teammeeting-Agenda unterstützt dich dabei, dem von dir vorgesehen Zeitfenster einen Zeitplan und eine Struktur hinzuzufügen, wenn du deinem Team Informationen mitteilen oder mit ihm zusammenarbeiten möchtest. Darüber hinaus bietet sie deinem Team die Möglichkeit, sich auf Ziele, Gesprächspunkte und Maßnahmen zu einigen sowie festzulegen, wer die nächsten Schritte leiten wird. Mit einer Agenda aufgesetzte Teammeetings, die nicht durch Unterbrechungen beeinträchtigt werden, können deinem Team helfen, ihre Fortschritte mit OKRs („Objectives and Key Results“) zu vergleichen, aktualisierte Informationen austauschen, Hürden zu besprechen und Ideen zu brainstormen.
Das Funktions-übergreifende Flussdiagramm-Template
Ideal für:
Org Charts, Business Management
Schaue dir alle Mitarbeiter eines Projekts an und erkenne, was sie beitragen werden. Diese Klarheit und Transparenz erhalten Sie durch ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm. Solche Diagramme werden auch als „Swim-Lane“–Flussdiagramme bezeichnet, weil jeder Person (jedem Kunden, Klienten oder Vertreter einer bestimmten Funktion) eine Lane – eine klare Linie – zugewiesen wird. Das hilft dir, deine Rollen in jeder Phase des Projekts zu visualisieren. Mit dieser Vorlage können Sie Prozesse rationalisieren, Ineffizienz reduzieren und sinnvolle funktionsübergreifende Beziehungen herstellen.