Teammeeting-Agenda-Template
Sorge dafür, dass deine Teammeetings zeitlich und inhaltlich auf Kurs bleiben.
Über das Teammeeting-Agenda-Template
Es ist wichtig, dass du dir ausreichend Zeit für dein Team nimmst. Dies hilft dir, Entscheidungen zu treffen, Prioritäten abzustimmen und gemeinsam in dieselbe Richtung zu gehen. Mit einer Agenda aufgesetzte Teammeetings, die nicht durch Unterbrechungen beeinträchtigt werden, können deinem Team in vielen Bereichen helfen:
Fortschritte mit Team-OKRs (Objectives and Key Results) vergleichen
Informationen zu relevanten Projektupdates austauschen
Hürden im Bereich der Produktivität oder Fortschritte besprechen und potenzielle Lösungen erarbeiten
Ideen oder Projekte brainstormen
Die Bemühungen einzelner Personen anerkennen und Teamerfolge feiern
Dieses Template lässt sich für beliebige Funktionen oder Abteilungen anpassen – von der Nachverfolgung von Kennzahlen über Marketingkampagnen bis hin zur Sprint-Planung. Eine Meeting-Agenda ist für die Planung und den Prozess wertvoll und fördert die Zusammenarbeit funktionsübergreifender Teams.
Was ist eine Teammeeting-Agenda?
Eine Teammeeting-Agenda unterstützt dich dabei, dem von dir vorgesehen Zeitfenster einen Zeitplan und eine Struktur hinzuzufügen, wenn du deinem Team Informationen mitteilen oder mit ihm zusammenarbeiten möchtest. Darüber hinaus bietet sie deinem Team die Möglichkeit, sich auf Ziele, Gesprächspunkte und Maßnahmen zu einigen sowie festzulegen, wer die nächsten Schritte leiten wird. Eine typische Teammeeting-Agenda enthält die folgenden Elemente:
Planungsdetails wie Datum, Zeit, Ort und wer teilnehmen muss
Den Namen der Person, die das Meeting leitet
Themen, die besprochen werden sollten
Maßnahmen
Achte darauf, dass du vorab mit deinem Team oder den Personen, die dir direkt unterstellt sind, kommunizierst, um Feedback zu den relevantesten Gesprächspunkten zu erhalten.
Selbst wenn du dich nur erkundigst, was deine Teammitglieder besprechen möchten, wie der aktuelle Projektstatus aussieht oder welche Informationen sie mit dem Team teilen wollen, wird dieser Ansatz allen das Gefühl vermitteln, dass du ihnen zuhörst und anerkennst, dass sie zur Meeting-Agenda beigetragen haben.
Eine eigene Meeting-Agenda erstellen
Die Ausarbeitung einer eigenen Meeting-Agenda ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um diese zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle als Erstes das Meeting-Agenda-Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um deine eigene Agenda zu erstellen.
Gib dem Meeting einen Namen. Dient dein Meeting der Abstimmung deines Teams? Oder ist es ein Rückblick? Oder ein Workshop? Bereite die Gruppe auf das Meeting vor, indem du den Teilnehmern mitteilst, welche Art von Meeting sie erwartet. Teile gegebenenfalls online Reports vorab, die du im Meeting besprechen möchtest,
Erstelle ein Meeting-Protokoll. Definiere den Zeitumfang, den du für die verschiedenen Teile des Meetings aufwenden möchtest.
Lege fest, wer das Meeting leiten wird. Füge den oder die Namen in das Template ein.
Dokumentiere die Besprechungspunkte und weise den Teilnehmern Diskussionsthemen zu.
Führe alle wichtigen Punkte, die dem Team mitgeteilt oder von ihm besprochen werden müssen, in der Spalte „Thema“ an. Damit hilfst du dem Team bei der Vorbereitung auf das Meeting. Gib deinem Team die Möglichkeit, bei bestimmten Punkten gegebenenfalls die Leitung zu übernehmen.
Starte das Meeting mit einem Eisbrecher. Erleichtere den Einstieg in die Diskussion mit einem Spiel oder einer informellen Denkaufgabe. So kannst du dazu beitragen, die Atmosphäre aufzulockern und neue Teilnehmer in der Gruppe zu begrüßen. Versuche, Eisbrecheraktivitäten mit dem Countdown-Timer von Miro zeitlich zu beschränken.
Dokumentiere die nächsten Schritte und weise jedem Teammitglied Aufgaben zu.
Priorisiere, welche Aufgaben die größte Auswirkung und Rentabilität haben. Übertrage jedem Teammitglied die Verantwortung, über das Meeting hinaus bestimmte Aufgaben zu übernehmen.
Fasse die nächsten Schritte nochmals zusammen.
Setze dir das Ziel, das Meeting positiv zu beenden – mit klaren Maßnahmen und Erkenntnissen. Dieser Ansatz bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, bis zum nächsten Meeting etwas zu bewerkstelligen und weiterzuverfolgen.
Nutze auch Templates wie die Huddle Board Vorlage, um Projektaufgaben zu verfolgen.
Was sollte in einer Tagesordnung für eine Teambesprechung enthalten sein?
Eine Vorlage für eine Teambesprechungsagenda kann sehr flexibel sein, aber einige Dinge sind grundlegend für die Durchführung einer erfolgreichen Besprechung: Ziele, Themen, Zeitfenster und Ergebnisse. Wenn du diese Dinge mit einbeziehst, können du und dein Team sich leicht auf Projekte mit der Agenda-Vorlage abstimmen, klare Erwartungen festlegen und die Besprechung effizienter gestalten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Block Diagramm Vorlage
Ideal für:
Mapping, Software Development, Diagrams
Verwende diese Vorlage, um technische Systeme zu veranschaulichen. Blöcke stellen wichtige Objekte im System dar, und Pfeile zeigen, wie die Objekte zueinander in Beziehung stehen. Ideal für Ingenieure, Workflow-Manager oder alle, die versuchen, einen besseren Prozess zu entwickeln.
Start/Stop/Continue Restrospective Template
Ideal für:
Retrospektiven, Besprechungen, Workshops
Feedback zu geben und zu erhalten kann herausfordernd und einschüchternd sein. Es ist nicht einfach, auf ein Quartal oder auch nur eine Woche zurückzublicken und eine Reihe von Entscheidungen als „positiv“ bzw. „negativ“ einzustufen. Das Start Stop Continue Framework wurde geschaffen, um die Reflexion der letzten Erfahrungen deines Teams zu erleichtern. Das Start Stop Continue Template regt Teams dazu an, bestimmte Aktionen aufzugreifen, die sie beginnen, beenden bzw. fortsetzen sollten. Gemeinsam einigen sich die Mitarbeiter auf die wichtigsten Schritte, um produktiver und erfolgreicher zu sein.
Das To-do Listen-Template
Ideal für:
Projektmanagement, Ausbildung, Entscheidungsfindung
Eine Aufgabenliste hilft Teams, ihre anstehenden Aufgaben zu verwalten, zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen. Dadurch kann das Zeitmanagement verbessert und die Arbeitsabläufe rationalisiert werden. Mit der Aufgabenlistenvorlage von Miro können Teams interaktive, kollaborative und benutzerfreundliche Aufgabenlisten erstellen.
Produkt Roadmap Vorlage
Ideal für:
Produktmanagement, Roadmaps
Produkt-Roadmaps helfen bei der Kommunikation der Vision und des Fortschritts hinsichtlich der nächsten Schritte für ein Produkt. Sie sind eine wichtige Ressource für die Harmonisierung und Abstimmung deiner Strategie und Prioritäten zwischen Teams und wesentlichen Stakeholdern – einschließlich der Führungskräfte sowie der Engineering-, Marketing-, Customer-Success- und Vertriebsteams. Produkt-Roadmaps enthalten wertvolle Informationen für das zukünftige Projektmanagement, die Beschreibung neuer Funktionen und Produktziele und die Beschreibung des Lebenszyklus eines neuen Produkts. Während Produkt-Roadmaps anpassbar sind, enthalten die meisten Informationen über die erstellten Produkte, den Zeitpunkt der Erstellung und die in jeder Phase beteiligten Personen.
BPM Vorlage
Ideal für:
Diagramming
Die BPM Vorlage (Business Process Management) ist ein visuelles Werkzeug zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie bietet einen strukturierten Rahmen für die Dokumentation von Prozessabläufen, die Identifizierung von Engpässen und die Verbesserung der Effizienz. Mit dieser Vorlage können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Produktivität steigern und die Unternehmensleistung verbessern. Durch die Förderung von Prozesstransparenz und -flexibilität versetzt die BPM Vorlage Teams in die Lage, operative Spitzenleistungen zu erzielen und den Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten.
Projektzeitplan Vorlage
Ideal für:
Project Management
Die Projektzeitplan Vorlage vereinfacht das Projektmanagement. Wenn du Aufgaben, Meilensteine und Liefergegenstände auf einem Kalender darstellst, zeigt das Teams visuell den Fortschritt eines Projekts. Einer der herausragenden Vorteile ist seine Fähigkeit, Klarheit zu schaffen. Mit dieser Vorlage werden Projektmeilensteine in ein leicht verständliches Format übersetzt, das es Teammitgliedern ermöglicht, den gesamten Umfang und die Abfolge des Projekts schnell zu verstehen, was die Produktivität steigert und potenzielle Missverständnisse reduziert.