Vorlage für Einzelgespräche

Über die Vorlage für Einzelgespräche

Einzelgespräche sind üblich zwischen Managern und ihren direkten Mitarbeitern. Sie fördern die Mitarbeiterentwicklung und geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, Probleme anzusprechen, aber es ist nicht immer einfach, sie produktiv zu gestalten. Verwende unsere Vorlage für Einzelgespräche, um Struktur zu schaffen, einen schnellen Stimmungscheck durchzuführen und Aktionspunkte für die kommende Woche festzulegen.

Wie strukturierst du ein Einzelgespräch?

One-on-One-Meetings können entweder der produktivste Teil deines Tages oder ein Hindernis sein. Alles hängt davon ab, wie gut du die Meeting-Agenda strukturierst. Eine Vorlage für One-on-One-Meetings hilft dir, bessere Meetings zu führen, deine Ziele zu erreichen und deine Teammitglieder zu ihrem vollen Potenzial zu bringen.

Hier sind einige Schritte, um dein One-on-One-Meeting effektiv durchzuführen:

1. Eine Meeting-Agenda erstellen

Um ein effektives Meeting abzuhalten, verwende eine Vorlage, um eine One-on-One-Meeting-Agenda zu erstellen. Es ist nicht nötig, die ganze Zeit an dem Plan festzuhalten, aber es hilft, eine Reihe von Zielen, Gesprächsthemen, Fragen oder Aufgaben zu skizzieren. Es ist nicht erforderlich, in vollständigen Sätzen zu schreiben; Stichpunkte sind ebenfalls gut geeignet! Die Vorlage ermöglicht es dir, den Überblick über das Gespräch zu behalten und sicherzustellen, dass du beim Thema bleibst.

2. Einen Stimmungstest durchführen

Bevor du in die Themen deines Einzelgesprächs eintauchst, mache einen kurzen Gefühlscheck. Frage, wie sich die Person fühlt (sowohl bei der Arbeit als auch außerhalb), um ein tieferes Verständnis für ihren aktuellen Gemütszustand zu bekommen. Diese Übung stimmt die Erwartungen ab und hilft dir, ihre Bedürfnisse in diesem Moment besser zu verstehen. So kannst du deinen Ansatz entsprechend anpassen.

Wenn sie beispielsweise außerhalb der Arbeit eine schwierige Zeit durchmachen, ist es hilfreich, das vor dem Gespräch zu wissen. Du kannst dies berücksichtigen, wenn es um Leistung, neue Ideen und die allgemeine Herangehensweise an das Gespräch geht.

3. Sprich über den aktuellen Moment

Beginne damit, über den aktuellen Moment zu sprechen, um dir und deinem Mitarbeiter ein Gefühl dafür zu geben, wo ihr gerade steht. Du kannst auch einen bestimmten Zeitraum festlegen und analysieren. Besprecht, was gut läuft (oder gut gelaufen ist) und worauf ihr euch momentan konzentriert. Nachdem du die positiven Aspekte besprochen hast, kannst du zu Frustrationen oder Rückschlägen übergehen.

4. Definiere die nächsten Schritte

Sobald du die schnelle Retrospektive abgeschlossen hast, kannst du zu den nächsten Schritten übergehen und Strategien zur Verbesserung deiner Arbeit in der Zukunft besprechen. Betrachte dies als eine Gelegenheit, neue Ideen auszuprobieren und neue Projekte zu initiieren.

5. Was noch? Weitere Themen zum One-on-One hinzufügen!

Nachdem die dringendsten Themen besprochen wurden, ist dies der Moment, um alles zu besprechen oder zu fragen, was du noch mitteilen möchtest und wofür du bislang keine Gelegenheit hattest. Vom neuen Wissen bis zu neuen Geschäftstrends – dieser Raum ermöglicht es, die Diskussion freier und kreativer zu gestalten.

Als Gastgeber des Meetings wäre dies in der Regel der Zeitpunkt, an dem du den Mitarbeiter fragst, ob er noch Fragen, Kommentare oder Vorschläge hat.

6. Notiere deine Einträge in der Vorlage

Es ist immer eine gute Idee, Besprechungsnotizen und sämtliche Informationen aus dem Meeting festzuhalten. Dies bietet dir eine Grundlage, auf die du bei deinem nächsten Meeting zurückgreifen kannst, um den Fortschritt zu reflektieren.

Wenn du eine Vorlage zur Strukturierung des Meetings verwendest, kannst du diese auch nutzen, um während des Meetings Notizen zu machen. Mit Miro kannst du zum Beispiel Notizen und Kommentare direkt in deine Vorlage einfügen. Wenn das Meeting beendet ist, kannst du die Notizen mit dem Mitarbeiter teilen, damit er sehen kann, was besprochen wurde.

Warum Einzelgespräche führen?

Die meisten Manager nutzen Einzelgespräche, um Statusaktualisierungen zum Projektfortschritt zu erhalten und Leistungsbewertungen zu besprechen. Es ist wichtig, dass Manager regelmäßig mit ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben, um Leistungsfeedback geben und überprüfen zu können.

One-on-one-Meetings sind auch ein wirkungsvolles Mittel, um stärkere Beziehungen zwischen Managern und Mitarbeitern aufzubauen. Diese Meetings zeigen den Mitarbeitern, dass ihre Manager Wert auf ihr berufliches Wachstum legen, was ihre Arbeitszufriedenheit und ihr allgemeines Wohlbefinden im Job steigern kann.

Kurzfristig tragen One-on-one-Meetings dazu bei, dass Manager und ihre Mitarbeiter als Team besser funktionieren. Manager können konstruktives Feedback geben, während Mitarbeiter besprechen können, was sie besser machen möchten. One-on-Ones sind auch ein wichtiges Instrument, um zwischenmenschliche Probleme und Prozessmängel aufzudecken.

Langfristig ermöglichen es One-on-one-Meetings Managern, ihre Mitarbeiter zu erfolgreichem Arbeiten zu führen. Diese Meetings bieten die Gelegenheit, die Mitarbeiter nach ihrer beruflichen Entwicklung zu fragen. Manager können Tipps geben und Projekte zuweisen, die ihren beruflichen Zielen entsprechen.

Welchen Wert haben One-on-Ones mit deinen Teammitgliedern?

Es gibt viele Vorteile, die mit Einzelgesprächen mit deinem Team einhergehen. Schauen wir uns an, welche das sind:

• Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt. Die Zeit, die du einzelnen Teammitgliedern widmest, zeigt, dass dir ihre berufliche Entwicklung am Herzen liegt. Du nimmst dir die Zeit, um ihre Karriereziele zu unterstützen, ihre Probleme anzuhören und ihre Fragen zu beantworten.

• Anliegen ansprechen. Mitarbeitende könnten zögern, in einer Gruppensituation Bedenken zu äußern. Ein Einzelgespräch ermöglicht es ihnen, in einem sicheren Umfeld mit dir zu sprechen.

• Fördere die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Einzelgespräche sind eine großartige Gelegenheit, um das Wachstum und die Entwicklung deiner Mitarbeiter zu unterstützen. Du kannst herausfinden, was sie lernen möchten, wo ihre Stärken und Schwächen liegen und sie in ihrer Weiterbildung unterstützen. Ob das nun durch Mentoring oder die Entsendung zu einem Training erfolgt, deine Einzelgespräche ermöglichen es dir, ihre Entwicklung kontinuierlich zu begleiten.

• Sei stets informiert. Regelmäßige Gespräche mit deinen Teammitgliedern halten dich auf dem Laufenden, was sie tun, wie sie sich bei der Arbeit fühlen und wie du sie am besten unterstützen kannst.

• Produktivität steigern. Einzelgespräche helfen dabei, deine Mitarbeiter stärker in ihre Arbeit einzubinden. Ist die Mitarbeiterbindung hoch, ist in der Regel auch die Produktivität höher. Im Hinblick auf das Projektmanagement ist dies sehr hilfreich. Du kannst dadurch die Zeit und Ressourcen, die in jedes Projekt investiert werden, maximieren und erfolgreiche Projekte termingerecht und im Budgetrahmen abliefern.

Welche Fragen sollte man während Einzelgesprächen stellen?

Die richtigen Fragen für das Meeting hängen von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Person, mit der du das Gespräch führst, dem aktuellen Arbeitsinhalt und deren Leistung. Um dir einen guten Ausgangspunkt zu geben, sind hier einige mögliche Diskussionsthemen für deine Vorlage:

• Was hast du in der letzten Woche erreicht?

• Welche Aktivitäten haben dir Spaß gemacht?

• Welche Art von Aufgaben bevorzugst du?

• Gibt es eine Möglichkeit, wie ich dein Projekt angenehmer gestalten könnte?

• Hast du Vorschläge, wie wir als Team besser arbeiten könnten?

• Welche Engpässe hast du in deinen aktuellen Projekten festgestellt?

• Fühlst du dich, als würdest du bei der Arbeit lernen und wachsen?

• Was kann ich tun, um dein berufliches Wachstum besser zu unterstützen?

Welche Fragen sind gut, um deinen Manager in einem Einzelgespräch zu stellen?

Am Ende des Meetings hat der Mitarbeiter oft die Möglichkeit, dem Manager einige Fragen zu stellen. Die Fragen, die du stellen möchtest, variieren je nach Person. Es hängt von den Umständen ab, unter denen du arbeitest, von deiner Beziehung zu deinem Manager und von seinem Führungsstil.

Um das Gespräch in Gang zu bringen, hier sind ein paar mögliche Fragen:

• Wie kann ich meine tägliche Arbeit besser machen?

• Was mache ich gut?

• Gibt es Stärken, auf die ich mich weiter konzentrieren sollte?

• Wie kann ich mehr Verantwortung übernehmen?

• Auf welche Fähigkeiten sollte ich mich konzentrieren, um sie zu verbessern?

• Gibt es eine Möglichkeit, meine Fähigkeiten durch Schulungen weiterzuentwickeln?

• Wo kann ich im Unternehmen vorankommen?

• Haben Sie Ratschläge, die mir helfen können, meine Arbeit besser zu machen?

• Was sind die wichtigsten Aufgaben auf meinen Vorlagen für To-Do-Listen?

• Wie kann ich Sie und/oder das Team besser unterstützen?

FAQs zur One-on-One-Meeting-Vorlage

Was sind gute Fragen während One-on-One-Meetings?

Hier sind einige mögliche Diskussionsthemen für deine Vorlage: Was hast du in der letzten Woche erreicht? Welche Aufgaben haben dir Spaß gemacht? Welche bevorzugst du? Gibt es etwas, das ich tun könnte, um dein Projekt angenehmer zu gestalten? Hast du Vorschläge, die uns helfen könnten, besser als Team zu arbeiten? Auf welche Engpässe bist du in deinen aktuellen Projekten gestoßen? Hast du das Gefühl, bei der Arbeit zu lernen und zu wachsen? Was kann ich tun, um dein Wachstum besser zu unterstützen?