Meeting-Vorlage

Über die Meeting-Vorlage

Jeder war schon einmal in einem Meeting, das nicht wie geplant verlief. Vielleicht lief es aus dem Ruder, oder dir ging die Zeit aus, um alles zu erreichen, was du dir vorgenommen hattest – oder es fühlte sich einfach wie Zeitverschwendung an.

Um das zu vermeiden, ist es wichtig, sich rechtzeitig auf ein Teammeeting vorzubereiten. Mit dieser einfachen, aber effektiven Meeting-Vorlage kannst du dich auf ein Teammeeting vorbereiten, das alle Anforderungen erfüllt. Bereite dein Team auf den Erfolg vor, gib jedem die Zeit und den Raum, um beizutragen, und halte deine Projekte auf Kurs.

Wie man die Meeting-Vorlage verwendet

Die Meeting-Vorlage von Miro kann jederzeit verwendet werden, egal ob du ein Remote-, Hybrid- oder Präsenzmeeting durchführst. Füge zunächst die Meeting-Vorlage zu deinem Miro-Board hinzu und geh dann die folgenden Schritte durch, um sie individuell anzupassen:

1. Den Zweck des Meetings festlegen

Eine der häufigsten Beschwerden über Teammeetings ist, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Wenn Menschen mit der Erwartung zu einem Meeting kommen, dass sie nichts daraus mitnehmen, hören sie weniger wahrscheinlich zu und tragen weniger bei – und sie könnten sogar anfangen, Meetings auszulassen.

Bevor du ein Meeting beginnst, frage deine Teammitglieder, was sie am liebsten sehen, tun oder besprechen möchten. Gibt es etwas, zu dem sie gerne die Meinung des Teams hätten? Gibt es eine Herausforderung, über die sie sprechen möchten?

2. Die Meeting-Agenda erstellen

Nimm dir vor dem Meeting die Zeit, eine Agenda zu erstellen, damit alle wissen, worum es im Meeting geht, bevor sie den Raum (oder virtuellen Raum) betreten. Sei transparent darüber, warum du bestimmte Punkte auf die Agenda gesetzt oder weggelassen hast.

3. Teile die Agendapunkte

Stelle vor dem Meeting sicher, dass jeder eine Kopie der Agenda bekommt, damit er sich vorbereiten kann. Viele Personen finden es nützlich, Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel, statt „Redaktionskalender“ könnte man fragen „Sollen wir den Redaktionskalender aktualisieren?“ Ein Begriff wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer möglicherweise darüber im Unklaren, worüber genau gesprochen wird, was es für sie schwieriger macht, sich vorzubereiten. Aber konkrete Sprache gibt ihnen etwas, worauf sie sich vorbereiten können. Zeige während des Meetings die Agenda auf dem Board an, damit sich alle beim Diskutieren darauf beziehen können.

4. Zeit für jedes Thema einplanen

Dies stellt sicher, dass du jedes Thema der Agenda behandelst, ohne in Zeitnot zu geraten, und es ermöglicht deinen Teammitgliedern, ihre Fragen und Kommentare so zu formulieren, dass sie in die ihnen zugeteilte Zeit passen. Du kannst sogar einen Timer starten, wenn alle beginnen, ein bestimmtes Agendathema zu besprechen, und zustimmen, nach einer bestimmten Zeit zum nächsten Punkt überzugehen.

5. Besprechungsnotizen senden

Nach dem Meeting solltest du sicherstellen, dass du neben dem Board auch eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte verschickst. So können alle auf ihre Notizen zurückgreifen und direkt loslegen.