Was ist eine Root Cause Analysis?

Wirksame Lösungen mit einer Ursachenanalyse

Hattest du schon einmal mit einem Problem zu tun, das sich einfach nicht beheben lässt, egal wie oft du versuchst, es zu lösen? Vielleicht hast du schon unzählige Stunden mit der Fehlersuche verbracht, nur um das Problem immer wieder auftauchen zu lassen.

Eine Ursachenanalyse durchzuführen kann zur richtigen Lösung führen. Mit diesem leistungsstarken Tool können kannst du tief in die Materie eindringen und die zugrunde liegenden Probleme aufdecken, die immer wiederkehrende Probleme verursachen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Grundlagen der Ursachenanalyse und zeigen, wie du deine Arbeitsweise revolutionieren kannst.

Was ist eine Root Cause Analysis?

Die Root Cause Analysis oder auch Ursachenanalyse ist eine Problemlösungstechnik, die Organisationen und Einzelpersonen hilft zu verstehen, warum etwas schief läuft. Diese kann dazu beitragen, potenzielle Lösungen zu finden und zu verhindern, dass ähnliche Probleme in Zukunft auftreten.

Wenn in einem System oder Prozess etwas schief läuft, ist es oft verlockend, die Symptome zu behandeln und weiterzumachen. Ohne die Ursache des Problems zu ermitteln und zu beheben, wird dasselbe Problem jedoch wahrscheinlich immer wieder auftreten.

Bei der Ursachenanalyse handelt es sich nicht um ein bestimmtes Instrument, sondern um einen strukturierten und objektiven Ansatz zur Problemlösung. Bei diesem Prozess werden die zugrunde liegenden Faktoren, die zum Problem beitragen, eingehend untersucht. Durch die Ermittlung der Grundursache können Unternehmen praktische Lösungen entwickeln, die an der Ursache des Problems ansetzen, anstatt nur die Symptome zu behandeln.

6 Schritte der Ursachenanalyse

Im Folgenden findest du eine schrittweise Anleitung für die Durchführung einer Ursachenanalyse:

1. Definiere das Problem

Bevor du die Ursache eines Problems ermitteln kannst, musst du zunächst das Problem vollständig verstehen.

Beginne damit, das Problem klar zu definieren, damit du die Situation vollständig verstehst. Dazu gehören das Sammeln von Daten, die Untersuchung von Prozessen und die Bestimmung der Auswirkungen des Problems auf dein Unternehmen. Hierfür kannst du auch die Root Cause Analysis Vorlage von Miro verwenden.

Im Folgenden findest du einige Fragen, die dir helfen können, das Problem zu definieren, das du lösen möchtest.

• Worin besteht das Problem? Kannst du es im Detail beschreiben?

• Seit wann besteht das Problem, und wie oft tritt es auf?

• Wer ist von dem Problem betroffen?

• Welche Auswirkungen hat das Problem auf das Unternehmen, die Kunden oder die Interessengruppen?

• Welche aktuellen Prozesse oder Systeme sind von dem Problem betroffen?

• Welche Ressourcen stehen zur Behebung des Problems zur Verfügung, einschließlich Personal, Budget und Technologie?

Wenn du diese Fragen stellst, kannst du das Problem besser verstehen und eine klare Problemstellung entwickeln. Anhand dieser Fragen und ihrer Antworten kannst du den Umfang und die Richtung deiner Ursachenanalyse festlegen.

2. Sammle Informationen

Sammle als nächstes relevante Daten und Informationen über das Problem. Wende dich an alle, die an dem Problem beteiligt oder davon betroffen sind, und bitte sie um ihren Beitrag. Führe Interviews mit den Beteiligten, befrage die Mitarbeiter*innen und prüfe historische Daten und Aufzeichnungen. Die Beobachtung der vom Problem betroffenen Prozesse oder Systeme kann Einblicke aus erster Hand in die Problematik liefern.

3. Mögliche Ursachen ermitteln

Nutze die gesammelten Daten, um mögliche Faktoren zu identifizieren, die zum Problem beitragen. Führe ein Brainstorming mit Personen durch, die über Kenntnisse oder Erfahrungen im Zusammenhang mit dem Problem verfügen. Ermutige alle, so viele mögliche Ursachen wie möglich zu nennen, ohne sie zu bewerten.

Ordne die potenziellen Ursachen in Kategorien, z. B. physische Ursachen, menschliche Ursachen und organisatorische Ursachen. Die Kategorisierung der möglichen Ursachen kann helfen, gemeinsame Themen und Muster zu erkennen.

4. Analysiere die Ursachen

Sobald du genügend potenzielle Ursachen gesammelt hast, analysiere jede einzelne sorgfältig. Zu diesem Zeitpunkt sollte dein Team eine beträchtliche Anzahl möglicher Ursachen für das Problem gefunden haben, von denen nicht alle relevant sind.

Gehe jeder Ursache auf den Grund und entscheide, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass sie die Ursache des Problems ist. Entscheide, ob es sich um eine einzige Ursache oder um mehrere, miteinander verbundene Ursachen handelt.

Nach sorgfältiger Analyse und Diskussion mit deinem Team solltest du am Ende dieses Schritts eine gute Vorstellung davon haben, was das Problem verursacht.

5. Lösungen entwickeln und umsetzen

Du hast das Problem und die Ursache erkannt. Jetzt ist es an der Zeit, sich den Lösungen zuzuwenden.

Entwickle auf der Grundlage deiner Analyse Korrekturmaßnahmen, die das zugrunde liegende Problem beheben.

6. Ergebnisse überwachen

Führe die Abhilfemaßnahmen durch und überwache die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Möglicherweise stellst du fest, dass es noch weitere Probleme gibt, die angegangen werden müssen.

Dieser Schritt kann die Überprüfung von Leistungskennzahlen, das Einholen von Feedback und die Durchführung von Folgebewertungen beinhalten, um sicherzustellen, dass das Problem vollständig behoben wurde. Wenn das Problem immer noch nicht gelöst ist, solltest du deine Lösung überdenken oder andere mögliche Ursachen in Betracht ziehen.

Vorteile der Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse hat mehrere Vorteile, die sie zu einem hilfreichen Tool für die Problemlösung und Entscheidungsfindung machen. Zu den Vorteilen der Ursachenanalyse gehören unter anderem:

Vorbeugung von zukünftigen Problemen

Die Root Cause Analysis hilft dabei, die zugrundeliegende(n) Ursache(n) eines Problems zu ermitteln, anstatt nur die Symptome zu bekämpfen. Durch die Beseitigung der Grundursache können Unternehmen verhindern, dass das Problem erneut auftritt. Dies ermöglicht eine effektivere und dauerhafte Lösung.

Verbesserte Problemlösung

Durch die Verwendung eines strukturierten Ansatzes zur Ermittlung der Grundursache wird der Problemlösungsprozess systematischer und effizienter. So wird sichergestellt, dass alle Faktoren, die zum Problem beitragen, berücksichtigt werden und die wahrscheinlichste Ursache ermittelt wird.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Die Ursachenanalyse bietet einen Rahmen für fundierte Entscheidungen zur Behebung des Problems. Entscheidungen werden gemeinsam auf der Grundlage von Daten und Beweisen getroffen und nicht auf der Grundlage von Annahmen oder Vermutungen. Dies trägt dazu bei, dass Ressourcen effektiv zugewiesen werden und die gewählte Lösung die geeignetste ist.

Verstärkte Zusammenarbeit

Bei der Ursachenanalyse werden Beiträge und Rückmeldungen von mehreren Interessengruppen und Mitarbeitern eingeholt. Dies kann die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb einer Organisation verbessern.

Kontinuierliche Verbesserung

Unternehmen können ihre Prozesse und Systeme kontinuierlich verbessern, indem sie die Ursache von Problemen ermitteln und beheben.  Durch laufende Änderungen an Prozessen und Systemen können die Teams sicherstellen, dass sie mit maximaler Effizienz arbeiten.

4 Techniken der Ursachenanalyse

Während die Ursachenanalyse eine Methode oder ein Ansatz ist, gibt es Tools und Techniken, die einen Rahmen für diesen Prozess bilden. Die Techniken der Ursachenanalyse bieten einen standardisierten Ansatz zur Durchführung der Ursachenanalyse, um sicherzustellen, dass du die relevanten Faktoren berücksichtigst.

Hier sind unsere Favoriten aus der umfangreichen Vorlagenbibliothek von Miro, die dich bei der Umsetzung dieser vier Techniken unterstützen.

5 Whys

Diese Technik ist eine einfache, aber effektive Methode zur Ursachenanalyse. Dabei werden fünf aufeinanderfolgende "Warum"-Fragen gestellt, wobei jedes Mal die Antwort auf die vorherige Frage als Grundlage für die nächste Frage dient.

Indem du das Problem von diesem neugierigen Ansatz aus betrachtest, kannst du der Ursache des Problems auf den Grund gehen. Verwende die 5 Whys Vorlage, um diese Technik zu unterstützen.

Fischgrätendiagramm

Das Fischgrätendiagramm ist auch als Ishikawa Diagramm oder Ursache-Wirkungs-Diagramm bekannt. Dieses visuelle Hilfsmittel hat seinen Namen aufgrund seiner Form, die dem Skelett eines Fisches ähnelt.

Um diese Technik anzuwenden, definierst du die Problemstellung an der Spitze des Fischgräten Modells und zeichne die Hauptäste für jede Kategorie mögliche Ursachen. Erstelle dann eine Mindmap der möglichen Ursachen für jede Kategorie (Hauptzweig) und füge sie als Unterzweige hinzu. Analysiere schließlich jede mögliche Ursache und identifiziere die Grundursache des Problems.

FMEA Analyse

FMEA Analyse steht für Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (Failure Mode and Effects Analysis). Es handelt sich um einen proaktiven Ansatz zur Identifizierung und Abschwächung potenzieller Fehler in einem System oder Prozess und zur anschließenden Entwicklung von Präventiv- und Korrekturmaßnahmen.

Diese unterscheidet sich von den meisten Techniken der Ursachenanalyse, da sie darauf abzielt, potenzielle Probleme zu finden und sie zu verhindern, bevor sie auftreten.

Befolge bei der Durchführung der FMEA die folgenden Schritte:

1. Identifiziere das zu analysierende System oder den Prozess und liste die möglichen Fehlerarten auf.

2. Analysiere die möglichen Auswirkungen der einzelnen Fehlermodi auf das System oder den Prozess.

3. Bewerte sie auf der Grundlage ihrer Schwere, Eintrittswahrscheinlichkeit und Entdeckbarkeit.

4. Priorisiere die Fehlermodi und entwickle vorbeugende und korrigierende Maßnahmen.

Verwende die FMEA Analyse Vorlage, um dich bei der Anwendung dieser Technik zu unterstützen.

DMAIC Analyse

DMAIC steht für Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren. Dieses vielseitige Tool wurde ursprünglich als Teil der Six-Sigma-Initiativen zur Verbesserung des Fertigungsprozesses entwickelt. Diese Problemlösungsmethodik ist jedoch auch für andere Prozesse nützlich, da sie die Ursachen von Fehlern ermittelt und beseitigt.

1. Der DMAIC Ansatz besteht aus fünf Phasen:

2. Definiere die Problemstellung und die Projektziele.

3. Messe die aktuelle Leistung des Prozesses.

4. Analysiere die Daten, um die Ursachen für die Fehler zu ermitteln.

5. Verbessere den Prozess durch die Implementierung von Lösungen.

6. Kontrolle des Prozesses, um die Verbesserungen aufrechtzuerhalten.

Verwende die DMAIC Analyse Vorlage als Rahmen, um jede Phase dieses Problemlösungsansatzes zu organisieren und zu dokumentieren.

Kausaldiagramm

Eine Kausaldiagramm Vorlage (Causal Loop Diagram, CLD) ist ein visuelles Tool, das die Rückkopplungsschleifen und Ursache-Wirkungs-Beziehungen eines Systems aufzeigt. Anstatt Probleme isoliert zu betrachten, bietet dieses Diagramm eine ganzheitliche Sicht auf die Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Systemkomponenten.

Verwende die Kausaldiagramm Vorlage, um komplexe Zusammenhänge darzustellen.

Beispiel für eine Ursachenanalyse

Schauen wir uns ein praktisches Beispiel für die Durchführung einer Ursachenanalyse durch ein Team an.

Stelle dir vor, ein Entwicklungsteam hat Schwierigkeiten mit dem Produkt Anmeldungsprozess. Um die Ursache dieses Problems zu verstehen, verwendet das Team den 5 Whys Rahmen.

Warum haben die Benutzer Schwierigkeiten bei der Anmeldung?

Es gibt ein Problem mit dem neuen Code, den wir veröffentlicht haben.

Warum gibt es ein Problem mit dem neuen Code, den wir veröffentlicht haben?

Wir haben den Code in Eile geschrieben.

Warum haben wir den Code in Eile geschrieben?

Wir hatten nicht viel Zeit, um die neue Funktion zu veröffentlichen.

Warum hatten wir nicht genug Zeit, um die neue Funktion zu veröffentlichen?

Wir änderten ständig, was wir bauen wollten.

Warum haben wir immer wieder geändert, was wir bauen wollten?

Wir hatten kein tiefes Verständnis für die Probleme unserer Kund*innen.

In diesem Beispiel half das 5 Whys Framework dem Entwicklungsteam dabei, die Ursache des Problems zu identifizieren und einen Plan zu entwickeln, um es zu lösen. Es bot einen strukturierten und systematischen Ansatz zur Problemlösung und half dem Team, die zugrunde liegenden Faktoren zu identifizieren, die zum Problem beitrugen.

Letztlich lag die Ursache des Problems darin, dass das Entwicklungsteam die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden nicht vollständig verstanden hatte. Durch die Identifizierung der Grundursache kann das Team Lösungen entwickeln, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden. In diesem Fall muss das Team möglicherweise mehr Zeit in die Benutzerforschung und das Sammeln von Anforderungen investieren.

Best Practices der Ursachenanalyse

Im Folgenden findest du einige Best Practices, die du bei deiner Ursachenanalyse befolgen solltest, um sicherzustellen, dass der Prozess effektiv ist.

Beziehe die richtigen Personen ein

Dazu gehören Personen mit Fachwissen auf dem Gebiet des Problems und alle, die direkt davon betroffen sind. Wenn du eine Gruppe verschiedener Personen zusammen bringst, erhältst du eine abgerundete Sichtweise und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass die Ursache richtig erkannt wird.

Verwende die richtigen Tools

Das Verwenden der richtigen Tools kann den Prozess der Ursachenanalyse einfacher und effektiver machen. Miro bietet eine Reihe von Funktionen, die den Prozess unterstützen können, z. B. Zusammenarbeit in Echtzeit, Datenvisualisierungen und anpassbare Vorlagen.

Durch die Bereitstellung strukturierter Vorlagen hilft Miro den Teams, während des Ursachenanalyse Prozesses organisiert und konzentriert zu bleiben. Unsere Plattform ermöglicht es Teams außerdem, Daten effektiv zu organisieren und zu strukturieren, um sicherzustellen, dass die Analyse umfassend und systematisch ist.

Sammle ausreichend Daten

Das Sammeln relevanter Daten kann helfen, Muster, Trends und Beziehungen zwischen verschiedenen Faktoren, die zum Problem beitragen, zu erkennen. Dazu gehören sowohl quantitative als auch qualitative Daten.

Berücksichtige alle Ursachen

Bemühe dich bewusst darum, über die offensichtlichsten Ursachen hinauszugehen und andere potenzielle Faktoren zu untersuchen, die zu dem Problem beigetragen haben könnten. Die Berücksichtigung aller möglichen Ursachen macht die Analyse umfassender und die daraus resultierenden Lösungen effektiver bei der Beseitigung der Grundursache.

Löse Probleme wie ein Profi mit der Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse bietet einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung, der es dir ermöglicht, die zugrundeliegende Ursache eines Problems zu ermitteln und eine Lösung zu entwickeln, die direkt auf diese Ursache eingeht. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu nachhaltigeren Ergebnissen.

Durch den Einsatz der Ursachenanalyse kannst du vermeiden, in einen endlosen Kreislauf der Brandbekämpfung zu geraten, und stattdessen einen proaktiven Ansatz zur Problemlösung wählen. Das bedeutet, dass du Probleme lösen kannst, bevor sie überhaupt entstehen, und so sicherstellen, dass dein Geschäfts- oder Privatleben reibungslos und effizient abläuft.

Miro bietet eine Reihe von Vorlagen und Root Cause Analysis Tools, die dir und deinem Team helfen, eine strukturierte Analyse durchzuführen.