قالب SIPOC

معلومات حول قالب مخطّط SIPOC

يوفّر نموذج SIPOC الشّفافية والتّوافق ضمن العمليّة. يقدّم هذا القالب طريقة سريعة ومريحة لإنشاء مخطّط SIPOC بأقلّ قدر من الفوضى. استخدم هذه الأداة المرئيّة لتوثيق المُدخلات والمُخرجات لعمليّة ما، ومشاركة المنتج النّهائي مع بقيّة فريقك.

ما المقصود بمخطّط SIPOC؟

مخطّط SIPOC هو أداة تمكِّنك من تلخيص مُدخلات ومخرَجات العمليّة في شكل جدول مُبسِّط. ما يُتيح للفِرَق تحديد الجوانب ذات الصّلة بمشروع تحسين العمليّة قبل البدء بالعمل. تفيد أداة SIPOC في تحديد مشروع معقد لم يكن مُحدّدًا بشكل جيّد.

SIPOC هو اختصار يشير إلى المورّدين والمُدخلات والعمليّة والمُخرجات والعملاء. يدفع اسم الأداة الفريقَ إلى التَّفكير في مورِّدي العمليّة ومدخلاتها والعمليّة نفسها، والمخرجات التي تنتجُها، والعملاء الذين يتلقُّون هذه المُخرجات.

يمكن أن يساعدك مخطّط SIPOC في الإجابة عن أسئلة مثل:

• مَن يوفِّر المُدخلات لهذه العمليّة؟

• مَن هم العملاء؟

• ما هي احتياجاتهم؟

• ما هي المواصفات المفروضة على المُدخلات؟

ما الذي يتضمّنه مخطّط SIPOC؟

مخطّطات SIPOC أدواتٌ مفيدة. هيكلها بسيط ولكنّه قابل للتكيُّف. لإنشاء مخطّط SIPOC، ارسم جدولاً بخمسة أعمدة. ضع تسمية لكلِّ عمود: المورِّدون، والمُدخلات، والعمليّة، والمُخرجات، والعملاء.

المورِّدون - مَن الذي يقوم بتزويد المُدخلات؟ من المهم تدوين أسماء المورّدين المحدّدين الذين تؤثِّر مُدخلاتهم بشكل مباشر على المُخرجات. على سبيل المثال، لنفترض أنك تنشئ مخطّط SIPOC لعمليّة "إعداد فطيرة التّفاح." إذا كان المُورّد يؤثّر في مُخرَج "المذاق"، فيجب إدراج هذا المورّد.

المُدخلات - ما هي المُدخلات المطلوبة للعمليّة؟ اذكر أربعة إلى ستّة مُدخلات يجب أن تتوفّر لديك لإكمال العمليّة.

العمليّة - ما هي العمليّة؟ اكتب اسم العمليّة ووصِّف خطواتها الرئيسيّة. اكتب الخطوات من البداية إلى النهاية. من المهم التّأكُّد من أنك تعرف نقطة البداية ونقطة النّهاية للعمليّة لتتمكّن من إكمال باقي المخطَّط. رغم أنّه أنه ليس من الضّروري الدّخول في التّفاصيل المُرهِقة، لكن عليك التأكُّد من وصولك إلى جميع النّقاط الرّئيسية.

المُخرجات - ما هي مُخرجات العمليّة؟ كما في قسم المُدخلات، ركِّز على 3 إلى 5 مُخرَجات رئيسيّة. إذا كتبتَ أكثر من ذلك، فإنك تخاطر بإغراق المخطّط بالمعلومات. وإذا كتبتَ أقلّ، فلن يكون لديك الكثير للعمل عليه عند تحليل المخطّط.

العملاء - مَن المُستفيد من العمليّة؟ تذكّر أنه ليس من الضّروري أن يكون هؤلاء عملاء فعليّين (على الرُّغم من أنّهم كذلك غالبًا). إذا كنت تنشئ مخطّط SIPOC للمساعدة في تطوير عمليّة داخليّة، على سبيل المثال، قد يكون "العملاء" في الواقع زملاءك في العمل. تشمل الطّرق المفيدة الأخرى لفهم عملائك بشكل أفضل قالب بيان مشكلة العميل و قالب صوت العميل.

مزايا استخدام مخطّط SIPOC

إليك كيف يمكن أن يستفيد فريقك من استخدام قالب SIPOC:

مخطّط SIPOC هو أداة مرئيّة رائعة تتيح التّركيز على العمليّة قبل اتّخاذ أي إجراءات. يوفّر مرحلة ممتازة لما قبل الإنتاج تسمح بمعالجة المشكلات مُسبقًا.

يمكن أن يكون مخطّط SIPOC أداة تحسين للعمليّات أو المشاريع التي اكتملت بالفعل. حتى في حال نجاح العمليّة أو سير العمل، فسيوفّر المخطّط طريقة سهلة للعثور على مجالات التّحسين.

يتمّ إطلاع فِرَق المشروع والأفراد المشاركين على جميع جوانب المشروع أو العمليّة باستخدام تنسيق أداة بصرية يمكن فهمها بسهولة واستيعابها بسرعة. يوفّر قالب SIPOC منظورًا كاملاً لفريقك في صفحة واحدة.

تساعد الأداة فريقك في تحديد جميع الأشخاص أو المؤسّسات التي ستوفّر مُدخلات للعمليّة. يساعد هذا الجميعَ في فهم المُدخلات التي يقدِّمونها وكيف ترتبط هذه المُدخلات بجميع الجوانب الأخرى للعمليّة.

لا يتمّ تحديد مُتطلّبات العميل فقط، بل يتمّ توضيح توقُّعات مُحدَّدة كذلك. لذلك، يمكن لجميع الأطراف المعنيّة تقدير الهدف النّهائي للعمليّة والسّعي نحو تحقيقه بكفاءة أكثر.

أنشئ مخطّط SIPOC الخاص بك

إليك شرحًا تفصيليّاً لكيفيّة استخدام قالب مخطّط SIPOC لإنشاء المخطّط الخاص بك:

1. تمّ ترتيب قالب مخطّط SIPOC في منصّة Miro تحت الحروف المناسبة. حرف S هو اختصار للمورِّدين، وحرف I للمُدخلات، وحرف P للعمليّة، وحرف O للمُخرجات، وحرف C للعُملاء. يوجد أسفل كلّ حرف مربّع قابل للتّعديل يمكنك أن تكتب فيه المعلومات ذات الصّلة. تذكّر مشاركة القالب مع الأشخاص المعنييّن ليتمكّنوا من إدخال المعلومات بالشّكل الذي يرونه مناسباً.

2. بمجرّد النّقر على مربّع النّص تحت الحرف S، يمكن توسيع هذا المربع أو نقله، أو يمكن إدخال نصّ كذلك. من السّهل أيضاً إضافة مربّعات نصوص جديدة حسب الحاجة. يمكن فعل الشّيء ذاته في منطقة المُدخلات، ومنطقة مخرجات العمليّة، ومنطقة العملاء.

3. تمّ ترتيب منطقة العمليّة بالفعل لسلسلة عمليّة مناسبة، بشكل يسمح بإدخال المعلومات بسرعة وسهولة. نظرًا لأن الفكرة هي تحديد كلّ خطوة في العمليّة من البداية إلى النّهاية، يمكن للآخرين إضافة خطوات في سلسلة متزايدة تلقائيًا.

4. بمجرّد تحديد الخطوة الأولى، يمكن النّقر على الدّائرة الزّرقاء لإضافة خطوة أخرى في العملية تلقائيًا. يمكن تكرار ذلك حتى يكتمل إدخال كل خطوات العمليّة. سيتمّ بعد ذلك عرض العمليّة بتنسيق مرئيّ يسهل فهمه.

مثال على مخطّط SIPOC تمّ استخدامه بشكل جيّد

استخدام مخطّط SIPOC لرسم خريطة العمليّة الكاملة للعمل سيضمن تحديد كلِّ خطوة في العمليّة، وتحديد أصحاب المصلحة في كلّ نقطة بوضوح.

لنلقِ نظرة على مثال لكيفيّة استخدام مركز اتّصال المبيعات للمخطّط:

S - المورِّدون - يوفّر العملاء المُدخلات بناءً على المنتَج أو الخدمة التي تمّ توفيرها لهم. تؤثّر الخدمة أو المنتَج بشكل مباشر على مُخرجات العميل.

I - المُدخلات - يطلب ممثّلو خدمة العملاء بيانات العميل، ومعلومات المنتج، وتفاصيل الطّلب، وقواعد بيانات المنتج، وقنوات التّواصل (مثل: البريد الإلكتروني والدّردشة المباشرة والهاتف)، وأدوات الاتّصال، ومعرفة المنتج، والتّدريب.

P - العمليّة - يتلقّى ممثّلو خدمة العملاء اتّصالات من العملاء > يتمّ تبادل المعلومات > وإدخال المعلومات في قاعدة البيانات > يتم توفير تفاصيل الدّعم، أو خدمة العملاء أو مساعدة المبيعات > التّوصل إلى حلّ أو إجراء تغيير.

O - المُخرَجات - يتم تسجيل بيانات العميل، ثم يتمّ تحديث قاعدة بيانات المنتَج أو العميل وتُسجَّل أي معلومات متعلّقة بالطّلب. إذا كانت هناك حاجة إلى تقديم طلب جديد، فسيتمّ ذلك، ويتمّ تسجيل المعلومات المهمّة وتحديثها.

C - العملاء - يستفيد العملاء الذين اشتروا منتجًا أو خدمة مثلما يستفيد مزوِّد الخدمة أو الشَّركة المُصنِّعة. تساعد ملاحظات العملاء في تحسين عروض المنتجات وتصحيح الأخطاء أو المشكلات وضمان رضا العملاء بشكل أفضل.

يؤدّي وضع العمليّة بهذه الطّريقة إلى إنشاء مخطّط واضح يسمح بتحديد أي فجوات تنشأ عند تلبية احتياجات العملاء. يمكن لمركز اتّصال المبيعات بعد ذلك تكييف عمليّاته. يمكن أن تضمن البيانات التي يجمعونها تلبية المتطلبّات المستقبليّة للعُملاء.