قالب الاجتماع
Run better, more collaborative team meetings that set your team up for success.
معلومات حول قالب الاجتماع
كلٌّ منا تعرّض لحضور اجتماع لم يسِر كما هو مخطّطٌ له. ربما يكون قد انحرف عن الاتّجاه المخطّط له، أو نفَذ الوقت لإنجاز كلّ ما كنت تخطّط للقيام به -- أو ربما بدا وكأنّه مضيعة للوقت. لتجنّب ذلك، من المهمّ الاستعداد لإجراء اجتماع الفريق مُسبقاً. باستخدام هذا القالب البسيط والفعّال في الوقت ذاته يمكنك الاستعداد لإجراء اجتماع للفريق يفي بكلّ المتطلّبات اللّازمة. هيّئ زملاءك في الفريق لتحقيق النّجاح، وافسح الوقت والمجال للجميع للمساهمة، وحافظ على مشاريعك في مسارها الصّحيح.
ما هو اجتماع فريق العمل؟
اجتماعات الفريق جزءٌ لا يتجزّأ من حياتنا المهنيّة. بناءً على حجم مؤسّستك وهيكلها، قد ينتهي بك الأمر إلى عقد اجتماعات يوميّة أو أسبوعيّة أو شهريّة لفريقك. للأسف، هذا لا يمنع قلق الكثيرين من تلك الاجتماعات. رغم أهمّيّة الاجتماعات لتحقيق التّعاون، إلا أنّها تكون أحيانًا مليئة بالأحاديث الجانبيّة والنّقاشات الخارجة عن الموضوع والوقت الضّائع. لمَ يحدث ذلك في كثير من الأحيان؟
الإجابة بسيطة. لا يستعدّ الكثيرون منّا للاجتماعات لأننا لا نعرف كيف نقوم بذلك، أو لأننا لا نمتلك الوقت. من خلال إعداد طريقة مبسّطة للتّحضير لسير عملك، ستضمن أن تكون اجتماعاتك فعّالة وممتعة وتعاونيّة.
متى تستخدم قالب الاجتماع
استخدم قالب "إجراء اجتماع الفريق" في أي وقت تجري فيه اجتماعاً عن بعد، أو هجيناً، أو بالحضور الشّخصيّ للجميع.
قم بإنشاء اجتماعك الخاص
قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك
من السّهل عقد الاجتماع الخاص بفريقك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط الأمثل لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب "إجراء اجتماع الفريق"، ثم اتبع الخطوات التّالية لإنشاء القالب الخاص بك.
1. اسأل زملاءك في الفريق ما الذي يجدونه قيّماً. أكثر مايشتكي منه الأفراد في اجتماعات فريق العمل أنهم يشعرون وكأنّه مضيعة للوقت. عندما يحضر الأشخاص إلى اجتماع وهم يتوقّعون أنهم لن يحصلوا على فائدة منه، فمن غير المرجّح أن يستمعوا أو يساهموا -- وقد يبدؤون في تخطّي الاجتماعات. قبل أن تبدأ الاجتماع، اسأل زملاءك في الفريق عن أكثر شيء يرغبون في رؤيته أو القيام به أو مناقشته. هل هناك شيء يرغبون أن يشارك الفريق فيه؟ هل هناك تحدٍّ يرغبون في التّحدث عنه؟
2. استخدم مُدخلاتهم لإعداد جدول الأعمال. خذ الوقت الكافي قبل الاجتماع لإعداد جدول الأعمال ليعرف الجميع موضوع الاجتماع قبل أن يدخلوا الغرفة المخصّصة لعقده (أو الغرفة الافتراضيّة). تحلّى بالشّفافية بشأن سبب إدراجك لبنود معيّنة على جدول الأعمال، أو إغفالك لها.
3. شارك عناصر جدول الأعمال. قبل الاجتماع، تأكّد من حصول الجميع على نسخة من جدول الأعمال ليتمكّنوا من الاستعداد. يجد الكثير من الأشخاص أنّه من المفيد إدراج عناصر جدول الأعمال كأسئلة. على سبيل المثال، بدلاً من "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجرّب "هل يجب علينا تحديث التّقويم التّحريري؟" عبارةٌ مثل "التّقويم التّحريري" يمكن أن تجعل المشاركين يتساءلون عن ماذا سيتحدّثون بالضّبط، مما يجعل الاستعداد أكثر صعوبة بالنسبة لهم. لكن استخدام لغة محدّدة يمنحهم شيئًا للاستعداد له. أثناء الاجتماع اعرض جدول الأعمال على اللّوحة ليتمكّن الجميع من الرّجوع إليه أثناء المناقشة.
استخدم اللّوحة البيضاء لتخصيص وقت لكلّ موضوع. يضمن ذلك أنّك ستتناول كلّ موضوع في جدول الأعمال قبل أن ينتهي الوقت، ويتيح لزملائك في الفريق إعداد أسئلتهم وتعليقاتهم لتناسب الوقت المخصّص لهم. يمكنك تشغيل المؤقّت عندما يبدأ الجميع في مناقشة عنصر معيّن من جدول الأعمال، والموافقة على الانتقال إلى العنصر التّالي بعد مرور فترة زمنيّة معيّنة.
5. قم بتوفير قنوات متنوّعة يمكن أن يستخدمها الأشخاص للتّواصل. عندما يتعلّق الأمر بالتّحدّث أثناء الاجتماعات، فإن لكلّ شخص الطّريقة التي تجعله يشعر بالارتياح. يكون بعض الأشخاص في أحسن حالاتهم عندما يمكنهم التّعبير شفهيّاً عمّا يدور في أذهانهم. يفضّل البعض الآخر كتابة أفكارهم. مع ذلك، قد يفضّل آخرون القيام برسم تخطيطي سريع. عند توفير طريقة واحدة فقط لتواصل زملائك في الفريق، قد تكون بذلك تحجب أصواتًا كثيرة في الغرفة. استفد من منصّة Miro لتوفير طرق لا حصر لها ليتمكّن زملاؤك في الفريق من المشاركة في الاجتماع بما في ذلك مربّع الدّردشة أو تحميل المخطّطات.
6. أرسل أعمالاً فنّيّة بعد الاجتماع، تأكّد من إرسال ملخّص لما تمّت مناقشته، بالإضافة إلى اللّوحة نفسها. بهذه الطّريقة، يمكن أن يرجع كلُّ شخص إلى ملاحظاته ويبدأ العمل بحماس وجدّ.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تخطيط الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Workshops
سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمةِ تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل. من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات.
قالب مخطّط المعالم
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
عندما يتعاون فريقك في مشروع كبير، يمكن أن يشكّل تتبُّع المهام العديدة والجداول الزّمنية المتعدِّدة تحدّياً. لذلك فأنت بحاجة إلى مخطّط المعالم. ستجعل هذه التّمثيلات المرئيّة لأحداث المشروع المهمّة من السّهل على فريقك الالتزام بالجدول الزّمني وتحقيق الأهداف في الوقت المحدَّد. من السّهل جداً البدء بالعمليّة — قم فقط بتحديد المعالم الرئيسيّة، واستخدم القالب الخاص بنا لإنشاء مخطّط المعالم، وحدّد التّواريخ والتّسليمات الرئيسيّة التي ستتطلّبها كل مرحلة.
قالب تحديد موضع المنتَج
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Product Management, Desk Research
تتوقّف فرص شركتك في النّجاح جزئيّاً على السّوق، إيجابيّاً أو سلبيّاً. لذلك، قبل أن تبدأ في صنع المنتجات وإعداد استراتيجيّات التّخطيط من الأفضل إجراء عمليّة تحديد موضع المنتَج. تمّ تصميم تمرين تحديد موضع المنتَج لتحديد وضع شركتك وعروضك داخل السّوق. يُرشدك قالب تحديد موضع المنتج للنّظر في المواضيع الرّئيسيّة مثل تحديد فئة المنتج والسّوق، وتعيين شريحتك المستهدفة والمنافسين، وفهم المزايا الرئيسيّة والسّمات المميّزة لك.
مخطَّط أنشطة UML
: يعمل بشكل أفضل مع
Diagrams
استخدم قالب مخطَّط الأنشطة الخاص بنا لتقسيم الأنشطة إلى قرارات وعمليّات فرعيّة أصغر. قم بتحسين ورفع كفاءة الأنظمة والعمليّات في تكنولوجيا المعلومات وإدارة الأعمال وغير ذلك.
قالب ميثاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يعتمد مدراء المشاريع على مواثيق المشروع كمصدر للحقيقة فيما يتعلّق بتفاصيل المشروع. توضّح مواثيق المشروع الأهداف الأساسيّة ونطاق العمل وأعضاء الفريق والمزيد من المشاركين في المشروع. بالنسبة لإدارة المشاريع المنظَّمة، يمكن أن تكون المواثيق مفيدة لمواءمة الجميع حول فهم مشترك للأهداف والاستراتيجيّات والمُخرجات لمشروعٍ ما أيّاً كان مجاله. يضمن هذا القالب توثيق جميع جوانب المشروع ليتمّ إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتحقيق التّوافق بينهم. اعرف دائمًا إلى أين يتّجه مشروعك، وغايته، ومجاله.
قالب مخطَّط UML Component
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping, Diagrams, Software Development
استخدم قالب مخطَّط المكوّنات الخاص بنا لإظهار كيفيّة تنظيم المكوّنات المادّية للنّظام وتوصيلها معًا. تصوَّر تفاصيل التّنفيذ، وتأكّد من أن التّطوير المخطَّط له يتوافق مع احتياجات النّظام، وغير ذلك — كّل ذلك في بيئة تعاونيّة.