قالب مصفوفة تدوين الأفكار
حافظ على تركيز اجتماعات الفريق من خلال إدارة الأفكار وعوامل التشتيت والمناقشات الجانبية.
معلومات عن قالب مصفوفة تدوين الأفكار
يمكن أن تساعد مصفوفة تدوين الأفكار (المعروفة كذلك باسم "حائط الأفكار") الفِرَق في التقاط وتدوين الأفكار والقضايا التي تحتاج إلى المزيد من البحث أو المناقشة خلال الاجتماعات.
قد لا تجد الأفكار الكبيرة أو معيقات التقدم أو المواضيع التي ليست ذات صلة الحلولَ قبل نهاية الاجتماع. حاول معرفة ما إذا كان فريقك قد يوافق على استخدام إطار عمل تدوين الأفكار أثناء ورشة العمل أو الاجتماع. يمكن أن يتيح النهج الديمقراطي للجميع تحمّل مسؤولية المحتوى الذي أسهموا به خلال المناقشة.
يمكن لكل عضو في الفريق الإشارة إلى أية مخاوف قد تراوده. بعد انتهاء المناقشة الرئيسية، يمكن أن يوافقوا على اتخاذ إجراء بشأن ما يمكن تحديده كأولوية والإبلاغ عن التحسينات التي تمت منذ اجتماعك الأخير.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب مصفوفة تدوين الأفكار.
ما المقصود بمصفوفة تدوين الأفكار
مصفوفة تدوين الأفكار هي أداة تسهيل تستخدم أثناء ورشات العمل أو الاجتماعات الطويلة لعزل عوامل التشتيت أو المواضيع التي ليست ذات صلة وتستخدم لتحديد الأفكار التي تستحق التحول إلى شيء قابل للتنفيذ في الخطوات لتالية. يتيح لك وضع أفكارك في مصفوفة تدوين الأفكار التركيز على مناقشة الفريق الفورية مع الاستمرار في فهم أفكار وإسهامات الجميع في الاجتماع.
تعمل مصفوفات تدوين الأفكار بشكل جيد خصوصًا عند احتمال خروج زملاء في المجموعة عن صلب الموضوع أو اقتراحهم أفكاراً قد تكون مُبهمة فاسحين المجال لتسيّب النّطاق. يتم "ركن" أفكارهم وملاحظاتهم إلى أن يحين الوقت المناسب ويتّضح السياق، ما يؤدي إلى بناء مخزن من الأفكار القيمة التي يمكن ترتيبها بحسب الأولوية أو العودة إليها عند الحاجة.
أنشئ مصفوفة تدوين الأفكار الخاصة بك
من السّهل إنشاء مصفوفة تدوين الأفكار الخاصة بك. أداة اللوحة البيضاء من منصّة Miro هي مخطط مثالي لإنشاء المصفوفة ومشاركتها. يمكنك البدء بتحديد قالب مصفوفة تدوين الأفكار، ثم اتباع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
1. البقاء في صلب الموضوع خلال الاجتماع.
اختر موضوعًا والتزم به. إذا انتقل أي شخص في المجموعة إلى موضوع آخر أو انتقل إلى أفكار ليست ذات صلة، قم بتشجيعه على استخدام الملاحظات اللاصقة لتوثيق أفكاره بشكل مكتوب. ويعمل تدوين الأفكار على الإقرار بأنها ذات قيمة، لكن ربما لا تكون عاجلة مثل الموضوع الحالي الذي تحتاج إلى معالجته.
2. جمّع مجموعات من الأسئلة والمواضيع التي ليست ذات صلة والأفكار غير المثبتة لتقوم بمتابعتها.
يمكن لفريقك استخدام مفتاح الجدولة (أو الاختصار "Command+D") لإجراء المناقشات بسرعة وبإيجاز حول العديد من الملاحظات اللاصقة حسب الحاجة. ستركّز "الأفكار قيد المناقشة" على أهم المفاهيم أو الاهتمامات. يجب أن لا يتردد أحد في إضافة الأفكار في ظل إطار الفرص، والأشياء التي تجب متابعتها، والأشياء التي يجب أخذها بعين الاعتبار لاحقًا والأشياء التي لا يجب أخذها بعين الاعتبار.
3. توضيح عناصر العمل في الفريق للمتابعة.
حوّل الملاحظات اللامصقة ذات الصلة إلى عناصر عمل يملكها أحد أعضاء الفريق مع جدول زمني واقعي للإبلاغ عن التقدم المُحرَز. ويساعد هذا على الحفاظ على الجدول الزمني للاجتماعات من خلال التركيز على المهام المستقبلية بدلاً من حل كل فكرة أو إنهائها في ذات الوقت.
4. ضع خططاً لعقد اجتماع متابعة.
تعد مصفوفة تدوين الأفكار خطة عمل للبحوث أو المناقشات أو الاجتماعات المستقبلية. ومن الناحية المثالية، يجب أن يحدّد إطار العمل الطّرق التي يمكن لفريقك من خلالها تحويل المساهمة الافتراضية إلى قيمة ملموسة. حاول الدمج جنبًا إلى جنب مع المصفوفة الخاصّة بك لإبقاء الجميع منظّمين وعلى المسار الصّحيح لإعادة تجميع فريقك التالي.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب كسر الجمود عند الوصول
: يعمل بشكل أفضل مع
نشاطات كسر الجمود, الاجتماعات
قم بإجراء جلسة فعّالة عبر الإنترنت باستخدام قالب كسر الجمود عند الوصول. استخدم نشاط كسر الجمود قبل اجتماعك لرفع مستويات الطّاقة وتحقيق التّواصل بين الأشخاص وتهيئة المكان.
قالب تمارين الاستعداد والتّنبيه
: يعمل بشكل أفضل مع
نشاطات كسر الجمود, اجتماعات الفريق
ابدأ ورشة عملك أو اجتماعك بتنشيط الجميع وتحفيزهم باستخدام تمارين الاستعداد الخمسة. لا تدَع الملل يتسلّل إلى جلساتك مرّة أخرى.
قالب إطار كانبان
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Agile Methodology, Agile Workflows
عمليات مثالية وتدفق محسّن والمزيد من القيمة لعملائك - هذا ما تساعدك طريقة كانبان على تحقيقه. وفقًا لمجموعة من المبادئ والممارسات المرنة (التي أنشأها موظف بشركة تويوتا للسيارات في خمسينيات القرن العشرين)، يساعد كانبان فريقك على الحد من الإهدار ومعالجة العديد من المشاكل الأخرى والتعاون على إصلاحها معًا. يمكنك استخدام قالب كانبان البسيط الخاص بنا من مراقبة التقدّم المحرز في كل العمل عن كثب، واستعراض العمل أمام الشركاء متعددي الوظائف حتى تكتشف خفايا البرامج.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب ترتيب الأولويّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Operations, Strategic Planning
هل تشعر أنت أو فريقك بأنّكم مُثقَلون بالمهام؟ هل تواجه صعوبةً في التّركيز على مشاكل معيّنة؟ ترتيب الأولويّات هو تمرين فكريّ ترسم باستخدامه الأفكار وفقًا لأهمّيتها أو ملاءمتها. يستخدم المصمّمون والفِرَق طريقة ترتيب الأولويّات للتّأكُّد من أن أفكارهم تقع في نطاق مشروع معيّن. كما يعتمدون على هذه الطّريقة لتقييم ما إذا كان من المُحتَمَل أن يحلّ حلٌّ معيَّن المشكلة المطروحة. لكن حتى إن لم تكن مصمّمًا، فيمكن أن تساعدك الطّريقة في تحديد الأولويّات وترسيخ أفكارك على أرض الواقع.
نموذج نافذة جوهاري
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Meetings, Retrospectives
الفهم — هو أساس الثّقة بالآخرين بشكل أفضل وبنفسك أيضاً. نافذة جوهاري هي إطار عمل مصمّم لتعزيز فهم فريق العمل من خلال ملء المشاركين لأربعة أرباع، يكشف كل منها عن شيء قد لا يعرفونه عن أنفسهم أو عن الآخرين. استخدم هذا القالب لإجراء تمارين نافذة جوهاري عندما تواجه نموّاً في منظّمتك، لتعزيز الرّوابط بين التّخصّصات المُختلفة أو داخل الفريق، ومساعدة الموظّفين على التّواصل بشكل أفضل، وخلق التّعاطف فيما بينهم.