قالب استعراض سير العمل ‏‎4 L's

حول قالب استعراض سير العمل 4‎ L's

استعراض سير العمل 4L's هو نشاط جماعي مصمَّم لفهم ما نجح وما لم ينجح، وما الذي يمكن تحسينه عند متابعة السّباق. يشير مصطلح ‎4 L's إلى ما أعجبنا وما تعلّمناه وما كان ينقصنا وما نتوق إليه.

بعد السّباق، قد يكون من المفيد للفريق أن يتوقّف مؤقّتًا ويقيِّم ما حدث. قد تكون المشاعر أكثر حدّة، ما يجعل من الصّعب على الفِرَق خوض نقاش لا يشوبه الإحباط. استعراض سير العمل 4‎ L's أداةٌ مفيدة تساعد على تجاهل المشاعر عند السّباق. يُمكِّن الفريق من إبراز إيجابيّات السّباق وفهم السّلبيّات، ما يسمح لهم بالتّفكير من منظور واقعي وليس من منظور عاطفي.

يُعَدُّ أسلوب 4Ls شائعاً لأنه من السّهل فهمه، وإعداده بسيطٌ بالنّسبة للمُيسّر. خلافًا لطرق استعراض سير العمل التقليديّة الأخرى، تتطلّب طريقة 4‎ Ls من 30 إلى 60 دقيقة فقط لإكمالها.

كيفيّة تشغيل استعراض سير العمل 4‎ Ls

إحدى فوائد استعراض سير العمل 4‎ L's هي سهولة إعداده وإكماله. سواء أكنت تستخدم قالبًا عبر الإنترنت لتسهيل استعراض سير العمل عبر الإنترنت، أو كنت تخطّط لإكماله شخصيّاً على اللّوحة البيضاء، فإنّ الخطوات التّالية ستساعدك على النّجاح.

الخطوة 1: اضبط الأسلوب والتّوقعات

قبل بدء استعراض سير العمل، تأكّد من أنّ جميع المشاركين يفهمون الغرض منه. إذا كان السّباق الذي يتمّ التفكير به مرهقاً، فكّر في معالجة الأمر بصراحة وصدق قبل البدء باستعراض سير العمل. مهمّة الميسّرين في النّهاية هي ضبط الأسلوب والتّوقّعات للنّشاط، و هو أمر يجب عدم الاستخفاف به. يتم إكمال عمليّات استعراض سير العمل الأكثر نجاحًا عند إدراك الفريق بشكل كامل لأهميّتها وقيمتها، لذا يجب على الميسّر الحرص لضمان حدوث ذلك قبل البدء.

الخطوة 2: إعداد المكان

سواء أكنت ستقوم بإجراء استعراض سير العمل الخاص بك شخصيّاً أو عبر الإنترنت، يجب إعداد "المكان" بشكل ملائم. شخصيّاً، يعني هذا التأكُّد من حصولك على مواد الكتابة، أو اللّوحة البيضاء، أو المخطّطات الورقيّة للتعاون بصريّاً وتدوين الملاحظات. عبر الإنترنت، يمكن أن يكون بسيطاً مثل التّسجيل للحصول على حساب مجّاني على منصّة Miro وإنشاء استعراض سير العمل 4‎ Ls باستخدام القالب الخاص بنا.

الخطوة 3: تحديد ما الذي أعجب المشاركين في السّباق

يهدف العنصر الأول في استعراض سير العمل 4‎ Ls إلى الكشف عمَّا أعجب الناس في السّباق. هذا الموضوع واسع ومفتوح النّهايات بشكل مُتَعَمَّد. مسؤوليّة الميسّر هي إرشاد المشاركين إلى المزيد من الأفكار المفيدة حول ما أعجبهم، وسبب إعجابهم به. الهدف هو الكشف عنالأسباب الكامنة وراء الإعجاب بشيء معين، لضمان حدوثه مرّة أخرى في السّباق القادم.

الخطوة 4: تحديد ما تمّ تعلُّمه

غالبًا ما يتمّ تعلُّم الدّروس الأكثر قيمة من الأخطاء المُرتَكبة أو التّحديات التي يتمّ التّغلب عليها أثناء إكمال العمل الفعلي. لسوء الحظ، غالبًا لا تتمّ مشاركة هذه الدروس مع الفريق. هذه فرصة ضائعة تمّ تصميم استعراض سير العمل 4‎ Ls للاستفادة منها. يطلب هذا العنصر من استعراض سير العمل من المشاركين التّفكير في أيّ شيء قد تعلموه ومشاركته.

من المهم أن يتأكد الميسّر من أن الفريق يدرك أنّه لا توجد تجربة تعلُّم صغيرة جداً بحيث لا يمكن مشاركتها، إضافة إلى توجيه الأشخاص إلى الكشف عن المزيد من الدّروس المستفادة أكثر مما قد يدركون. 

الخطوة 5: اكتشاف ما كان ينقصك

تمّ تصميم هذه الخطوة لإبراز كلّ ما أدّى إلى تراجع الفريق أثناء السّباق. يمكن أن يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل التّواصل البطيء مع فريق خارجيّ، أو شيئًا أكثر تعقيدًا يتطلّب تحليلًا إضافيّاً للكشف عنه. الغرض من توثيق ما كان ينقصنا أثناء السّباق هو التّأكُّد من عدم مواجهة المشكلة نفسها في السّباقات المستقبليّة.

من الشّائع أن يشعر المشاركون بعدم الارتياح عند مشاركة ما ينقصهم إذا شعروا أنّ القيادة لا تريد سماع ذلك. ربّما لأنهم يعتقدون أن الحلّ مكلف للغاية أو يستغرق وقتًا طويلاً بحيث لا يستحقّ الاستثمار فيه. في كلتا الحالتين، مسؤوليّة الميسّر التّأكُّد من أنّ الفريق يشعر بالرّاحة في المشاركة قدر الإمكان خلال هذه الخطوة.

الخطوة 6: توثيق ما كنّا نتوق إليه

يتضمّن العنصر الأخير من استعراض سير العمل 4‎ Ls التّفكير فيما كنّا نتوق إليه. قد يكون هذا أمرًا ملموسًا مثل مُعِدَّات أفضل، أو شيئاً أقلّ واقعيّة، مثل مشاركة أكثر أو أقلّ من القيادة.

انتبه إلى أنّ قسم "ما كنّا نتوق إليه" ليس مجرد مرآة لقسم "ما كان ينقصنا". غالبا ما يكون الأمر مشابهاً، ولكنّه يمنحك الفرصة لتعيين ما هو مطلوب وتحديد أولويّاته بناء على التّأثير الإيجابي الذي قد يُحدثه. على سبيل المثال، إذا تمّ إدراج "أجهزة كمبيوتر أسرع" في قسم "ما كان ينقصنا"، فإنّ "أجهزة الكمبيوتر السّريعة" ليست بالضرورة أن تكون الشّيء الوحيد الذي يجب إضافته في هذه الخطوة. قد تفكّر في تضمين "إنترنت أسرع" أو "برامج أفضل" كعناصر أخرى في قسم "ما كان ينقصنا".

الخطوة 7: تعيين المتابعات وعناصر العمل

ربما تكون هذه هي الخطوة الأكثر أهمّيّة في عمليّة استعراض سير العمل. إذا لم تمنح الوقت الكافي لتعيين عناصر إجراءات المتابعة لأشخاص أو فِرَق معيّنة، فلن تكسب الكثير من إكمال العمليّة.

قبل إنهاء استعراض سير العمل، اطلب متطوّعين لإكمال الخطوات التالية. أيُّ متابعة ليس لها متطوّع، قم بتعيينها إلى الشّخص الأكثر مسؤوليّة للكشف عن الرؤى أثناء استعراض سير العمل. اختتم الجلسة بالتّأكيد على فهم الجميع لما هو متوقَّع منهم للمضيّ قدُمًا، واشكرهم على وقتهم.

خمسة نصائح لإنشاء استعراض سير عمل 4Ls ناجح

1. امنح الأشخاص المكان والوقت للتّفكير. تأكّد من أنّ الفريق لديه حوالي 30 إلى 60 دقيقة من الوقت دون انقطاع لتقييم أفكارهم. شجّع الأشخاص على تدوين الكثير من الملاحظات. أخيرًا، تأكّد أنّ الغرفة هادئة وخالية من عوامل التّشتيت الخارجيّة.

2. اطلب من الجميع إيقاف تشغيل أجهزتهم ليتمكّنوا من التّركيز على استعراض سير العمل. إذا تسبّبت أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف بتشتيت انتباه الأشخاص، فسيكون التّفكير أمرًا أكثر صعوبة. إذا كنت تتعاون مع أشخاص عبر الإنترنت باستخدام منصّة Miro لإكمال استعراض سير العمل 4‎ L's الخاص بك، فكّر بمطالبة الأشخاص بفتح كاميراتهم لضمان تركيزهم على المهمّة.

3. أكّد للجميع أنّه لا توجد إجابات صحيحة أو خاطئة. الهدف من 4Ls هو منح فريقك المساحة التي يحتاجون إليها للتّفكير بعد السّباق، لذلك فهو ليس اختباراً! إذا شعر المشاركون أنّهم غير قادرين على تقديم ملاحظات صادقة حول ما نجح وما لم ينجح، فلن يكشف استعراض سير العمل عن رؤىً قيّمة. إذا لم تكن متأكدًا من ارتياح فريقك فيما يتعلّق بتقديم ردود فعل صادقة، فيمكنك جعل ردود الفعل مجهولة المصدر. إحدى فوائد إجراء استعراض سير العمل 4‎ Ls عبر الإنترنت هي قدرة الأشخاص على إخفاء الهويّة، وغالبًا ما يكونون أكثر استعدادًا لتقديم ردود فعل نقديّة مقارنة باستعراض سير العمل بشكل شخصيّ.

4. شجّع فريقك على التّركيز على العمل وليس المشاعر. الهدف من استعراض سير العمل 4‎ L's هو مساعدتك على الحكم بغضّ النّظر عن المشاعر. تمّ تصميم التّنسيق البسيط لتسهيل إبداء الملاحظات والتّفكير الموضوعي، ولكن هذا لا يزال يمثل تحدّيًا. إذا كان السّباق الذي يتمّ تقييمه مُرهِقاً بشكل خاص، فكّر بالقيام بنشاط استخلاص المعلومات الرّمزي لتخفيف التّوتّر وتحسين المزاج قبل إجراء استعراض سير العمل الخاص بك. إذا وجدت أنّ استعراض سير العمل أصبح عاطفيّاً وغير قابل للتّنفيذ،فإنّ مهمّة الميسّرين هي التّدخّل والحفاظ على المناقشة مثمرة.

5. استخدم استعراض سير العمل 4Ls لجمع فِرَق العمل البعيدة معًا بعد سباقٍ صعب. يتيح برنامج التّعاون المجّاني عبر الإنترنت من منصّة Miro وقالب استعراض سير العمل 4‎ L’s المُصمَّم مسبقاً لفِرَق العمل البعيدة والموزّعة إمكانيّة التّعاون بدون قيود. غالبا ما تشعر الفِرَق البعيدة بالعزلة، وقد يؤدّي عدم وجود استخلاص رسمي للمعلومات والتّفكير بعد سباق مرهِق بشكل خاص إلى الإضرار بالرّوح المعنويّة. استضافة إجراءات استعراض سير العمل عبر الإنترنت لا تقرِّب الفِرَق فحسب، بل تمنحك الفرصة لمعرفة ما الذي جعل هذا السّباق صعباً أو مرهِقاً لضمان سير السّباق التّالي بشكل أكثر سلاسة.