Template de Notas de Reunião

Sobre o template de Notas de Reunião

Se alguém lhe perguntasse quantas reuniões você tem em uma determinada semana, provavelmente acharia difícil responder — não porque você não presta atenção, mas porque tem tantas! Quando você está entrando e saindo de reuniões importantes o dia todo, pode ser difícil lembrar quem disse o quê ou quais metas foram acordadas por todos.

Notas da reunião são simplesmente um registro da sua reunião. A maioria dos times prefere designar uma pessoa para anotar no início de cada reunião, para que uma pessoa possa se concentrar em capturar o conteúdo da reunião em vez de todos tentarem anotar o que puderem. Muitos times alternam a pessoa que faz as anotações para que todos tenham uma participação igual na reunião.

Quem deve usar o template de notas da reunião?

Qualquer time que queira manter um registro escrito do que aconteceu durante uma reunião. Isso é especialmente importante para reuniões com itens de ação, prazos e decisões. Você pode designar uma pessoa para ser responsável, ou pode querer alternar as responsabilidades para que uma pessoa diferente seja encarregada de atualizar as notas da reunião a cada vez. 

Como criar notas da reunião

Passo 1: Designe uma pessoa para fazer anotações antes da reunião.

Passo 2: Decida os tópicos que você vai abordar na reunião. A pessoa que está fazendo as anotações pode registrar esses tópicos.

Passo 3: Durante a reunião, peça ao responsável pelas anotações que resuma as notas da reunião anterior para lhe dar um ponto de partida.

Passo 4: Peça ao responsável pelas anotações que registre os nomes dos participantes, horários da agenda, itens de ação e datas de vencimento, além dos principais pontos da reunião.

Passo 5: Conforme a reunião continua, o responsável pelas anotações pode continuar registrando quaisquer decisões tomadas pelos participantes, os pontos mais importantes cobertos e quaisquer decisões futuras que precisam ser tomadas.

Passo 6: O responsável pelas anotações pode compartilhar as notas da reunião com o time, se apropriado.

Como você usa o template de notas da reunião?

Comece com nosso template pré-pronto, fazendo as alterações que desejar para atender suas necessidades específicas. Convide membros do time para se juntarem ao seu board e colaborarem. Use a @menção ou a videoconferência se precisar de contribuição de outras pessoas. Você pode carregar outros tipos de arquivos, como documentos, fotos, vídeos e PDFs, para armazenar todas as informações relevantes em um só lugar.