Szablon macierzy RACI

O szablonie macierzy RACI

Szablon macierzy RACI to kluczowy narzędzie zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i odpowiedzialności oraz unikać nieporozumień podczas projektów. Od złożonych, międzyfunkcjonalnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania, macierz RACI pozwala na wyjaśnienie ról i delegowanie zadań, zbliżając zespół do efektywnej realizacji projektu.

Menedżerowie projektów i liderzy zespołów mogą używać tego narzędzia do zgrania się z interesariuszami i członkami projektu, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie i świadomi swojej roli i odpowiedzialności.

Co oznacza RACI?

RACI oznacza Odpowiedzialny (Responsible), Odpowiedzialny przed (Accountable), Konsultowane (Consulted), i Informowane (Informed). Każde z tych słów opisuje rolę danej osoby, przy czym dwa ostatnie różnią się typem komunikacji, w którą powinni być zaangażowani podczas projektu.

• Odpowiedzialny: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Muszą ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.

• Odpowiedzialny przed: Kto jest odpowiedzialny przed za wynik i proces? Muszą być odpowiedzialni przed za ukończenie zadania.

  Jako zalecaną najlepszą praktykę, powinien być tylko jeden odpowiedzialny przed przypisany do danego projektu. Osoba ta służy jako punkt kontaktu dla wszystkich interesariuszy przez cały projekt.

• Konsultowany: Kogo należy skonsultować, jeśli pojawi się problem z projektem? Osoby te muszą dostarczać informacje dla stakeholderów.

  Jeśli stakeholderzy mają sugestie co do wprowadzanych zmian lub napotykają problemy, zgłaszają się do Konsultowanego.

• Informowany: Kogo należy informować, jeśli dokonasz zmiany w projekcie? Muszą być na bieżąco informowani o postępie.

  Ich rolą nie jest konieczne dostarczanie feedbacku ani sugerowanie zmian. Jednakże należy ich informować o jakichkolwiek zmianach, problemach, przeszkodach lub kamieniach milowych.

Dlaczego używać matrycy RACI?

Matryca RACI to bardzo popularne narzędzie w zarządzaniu projektami, gdyż wprowadza klarowność i ujednolica oczekiwania. Oto lista korzyści wynikających z używania matrycy RACI, ale należy pamiętać, że nie każdy projekt tego potrzebuje.

1. Większe zaangażowanie. Matryca RACI pozwala Twoim pracownikom na głębsze zaangażowanie w projekt. Każdy pracownik w zespole przypisany jest do kategorii w matrycy RACI. Pomaga to zmniejszyć niepewność co do przypisania zadań i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i odpowiedzialności, członkowie zespołu mogą skoncentrować się na swoich rolach.

2. Większa skalowalność. Gdy przypiszesz pracowników do każdej części matrycy RACI, szkolenie nowych pracowników i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga to skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej osiągnąć dobrą znajomość swoich zadań, ponieważ ich role i odpowiedzialności są jasno opisane w matrycy.

3. Rozwiązywanie konfliktów. Matryca RACI zmniejsza możliwość konfliktów między pracownikami a zarządem. Ponieważ każdy pracownik ma jasno określoną rolę, zna zakres swoich obowiązków — i wie, do kogo zwrócić się z pytaniami.

4. Zwiększenie wydajności. Użyj macierzy RACI, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypełnienie macierzy RACI ułatwia organizowanie spotkań z jasnym porządkiem i bez dublowania się z innymi spotkaniami. Zapraszaj stakeholderów na spotkania bez obaw, czy powinni tam być, czy lepiej spędzić czas gdzie indziej.

Jak korzystać z szablonu macierzy RACI

Skorzystaj z szablonu macierzy RACI, gdy rozpoczynasz projekty. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto jak możesz użyć i dostosować szablon do swoich potrzeb:

1. Wybierz gotowy szablon macierzy RACI.

2. Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w Twoim projekcie, edytując wiersze szablonu.

3. Analizuj role i odpowiedzialności i przypisz je każdemu członkowi projektu. Możesz dodać dodatkowe wiersze do szablonu, klikając ikonę z trzema kropkami i klikając symbol 'dodaj wiersz'. Oznacz ich za pomocą @wzmianki lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli przekazać Ci opinię.

4. Zanim dołączysz go do jakiejkolwiek innej tablicy projektowej lub dokumentu, udostępnij go swojemu zespołowi i w razie potrzeby wprowadź poprawki.

Przykład macierzy RACI

Załóżmy, że wprowadzasz nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu, użyj Matrycy RACI, aby przypisać role i obowiązki wszystkim uczestnikom projektu. To ułatwi komunikację i pomoże wszystkim zrozumieć swoje role oraz wiedzieć, do kogo się zgłaszać w sprawach decyzji, realizacji lub konsultacji projektowych.

Oto przykład zespołów do uwzględnienia w Matrycy RACI, jeśli wprowadzasz nową funkcję produktu:

• Zarządzanie programem

• Zarządzanie produktem

• Projektowanie

• Marketing produktów

• Analiza danych

• Dział prawny i zgodność

• Marketing marki

• Sukces klienta

Każdy menedżer zespołu będzie mieć inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od struktury twojej organizacji i projektu. Po wybraniu wszystkich zespołów, które zaangażujesz do realizacji projektu, przypisz role i odpowiedzialności oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola została odpowiednio przypisana lub czy mają pytania lub wątpliwości dotyczące macierzy RACI.

Aby zakończyć, dodaj swoją macierz RACI do dowolnej tablicy z dokumentacją projektu, aby twoja drużyna mogła się do niej odwołać i wracać do niej w razie potrzeby. Na przykład, jeśli zazwyczaj tworzysz schemat organizacyjny dla swojego zespołu projektowego, żeby zobrazować odpowiedzialności, macierz RACI idealnie go uzupełnia o dodatkowe szczegóły.