Szablon matrycy priorytetów działań
Ustal priorytety zadań, na których należy się skupić, w zależności od ich wpływu i nakładu pracy.
Informacje na temat szablonu matrycy priorytetów działań
Matryca priorytetów działań to siatka, która pozwala włączyć priorytetyzację zadań w celu jak najlepszego wykorzystania czasu, umiejętności, wysiłku i talentu.
Członkowie zespołów wielofunkcyjnych rzadko mają czas na ukończenie każdej złożonej prośby lub rozpoczętego projektu. Świadomie wybierając, w co zainwestować czas i wysiłek, możesz przejść do zadań o wysokiej wartości i pozostawić te, które nie mają zauważalnego wpływu lub wkładu.
Czym jest matryca priorytetów działań?
Matryca priorytetów działań pomaga w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o ich wpływ i wysiłek wymagany do ich wykonania.
Matryca ta ma zazwyczaj cztery kwadranty:
Szybkie zwycięstwa (duży wpływ, niewielki wysiłek): Skoncentruj się na nich - na projektach, które zapewniają szeroki zwrot z inwestycji przy niewielkim nakładzie czasu lub wysiłku.
Duże projekty (duży wpływ, duży wysiłek): Większe zadania, które oferują potencjalnie wysoki zwrot z inwestycji, ale są bardziej czasochłonne (i mogą przyćmić wszelkie szybkie zwycięstwa).
Wypełnianie (niski wpływ, niski wysiłek): Deleguj te zadania lub skupiaj się na nich tylko wtedy, gdy masz wolny czas.
Zadania niewymagające dużego wysiłku (o niskim wpływie): Najlepiej ich unikaj - tych czasochłonnych i energochłonnych zadań, które najlepiej ignorować, aby skupić się na szybkich zwycięstwach.
Każde zadanie można ocenić w skali od 0 (niewielki wpływ, duży wysiłek) do 10 (maksymalny wpływ, maksymalny wysiłek). System ten może Ci pomóc w bardziej precyzyjnym wykreśleniu siatki i ułatwić określenie priorytetów.
Kiedy używać macierzy priorytetów działań
Zespoły produktowe (i wszyscy współpracownicy menedżerów ds. produktu) mogą korzystać z macierzy priorytetów działań, aby stało się dla nich możliwe:
Mierzenie wpływu (takiego jak sprzedaż, rentowność, morale, postrzeganie przez klientów) w stosunku do wysiłku (takiego jak czas, koszty, przeszkody prawne, złożoność organizacyjna).
Pomaganie zespołom lub indywidualnym współpracownikom w osiąganiu postępów poprzez ustalanie priorytetów dla dużej grupy zadań lub pomysłów.
Zachęcanie zespołów lub indywidualnych współpracowników do podejmowania decyzji w oparciu o ich wiedzę i doświadczenie, a nie czynniki zewnętrzne.
Określenie rozsądnego stosunku wpływu do wysiłku dla potencjalnych pomysłów i rozwiązań.
Jako narzędzie do zarządzania czasem, matryce priorytetów działań umożliwiają wizualizację tego, jak skupić swoją energię na tym, co przyniesie korzyści zespołowi i indywidualnemu wkładowi.
Stwórz własną matrycę priorytetów działań
Stworzenie własnej matrycy priorytetów działań jest łatwe. Miro jest idealnym narzędziem do ich tworzenia i udostępnienia. Rozpocznij od wybrania szablonu matrycy priorytetów działań, a następnie wykonaj następujące kroki, aby utworzyć własny szablon.
1. Poproś zespół o generowanie nowych pomysłów lub zadań na karteczkach. Członkowie zespołu mogą korzystać z kolorowych karteczek i zapisywać swoje pomysły na zadania o wysokim i niskim priorytecie.
2. Wybierz prowadzącego grupę, który uporządkuje pomysły. Prowadzący (na przykład lider lub kierownik) może przejrzeć każde zadanie i przypisać je do odpowiedniego kwadrantu. Jeśli kilka pomysłów brzmi podobnie, połącz je w jedną zwięzłą karteczkę.
3. Zapytaj swoich współpracowników, co pomogłoby im wykonać każde zadanie. Czy potrzebują dodatkowego czasu, pomocy lub innych zasobów, aby zrealizować swój pomysł? Uzyskaj dodatkowy wkład od członków zespołu, aby sprawdzić, czy główny projekt lub zadanie do wykonania może wymagać usprawnienia, aby ułatwić jego ukończenie.
4. Umieść pomysły na wykresie jako grupa. Jako grupa, uporządkuj pomysły na karteczkach według ich wykonalności i ważności. Zwracaj uwagę na to, które zadania lub pomysły mają wysoki, a które niski priorytet. Możesz także ocenić każde zadanie w skali od 1 do 10, od niskiego wysiłku lub znaczenia do maksymalnego wysiłku i znaczenia.
5. Odpowiednio przydzielaj zadania członkom grupy i podejmuj działania następcze, aby utrzymać tempo. Do przypisania odpowiednich zadań możesz użyć tagowania poszczególnych członków zespołu. Możesz również użyć tagów do oznaczania członków projektu lub innych osób, którym udostępniono określoną tablicę lub projekt. Przeglądaj tablicę za każdym razem, gdy zmienią się priorytety, aby zgrać ponownie zespół.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon 3 horyzontów rozwoju
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Ten model opisany w książce The Alchemy of Growth daje ambitnym firmom sposób na zrównoważenie teraźniejszości i przyszłości – innymi słowy, tego, co działa w istniejącym biznesie, i jakie potencjalnie opłacalne możliwości rozwoju są przed nami. Wówczas zespoły w całej organizacji mogą się upewnić, że ich projekty są zgodne z celami organizacji i je wspierają. Model 3 horyzonty rozwoju jest również skutecznym sposobem na wspieranie kultury innowacji – takiej, która ceni i polega na eksperymentowaniu i iteracji – oraz na identyfikowanie możliwości dla nowego biznesu.
Szablon diagramu tarczy do rzutek
Zastosowania:
Diagrams, Project Management, Prioritization
W rozwijających się organizacjach każda decyzja może wydawać się mieć decydujące znaczenie, co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, niezdolności do ustalania priorytetów, nieefektywnych spotkań, a nawet niskiego morale. Jeśli brzmi to znajomo, zastosuj w praktyce diagram tarczy do rzutek. Zgodnie ze swoją nazwą diagram tarczy do rzutek wykorzystuje model koncentrycznych okręgów, aby pomóc firmom w ustalaniu priorytetów, podejmowaniu decyzji o krytycznym znaczeniu lub omawianiu sposobów usuwania lub pokonywania przeszkód.
Backlog ścieżki pomysłów
Zastosowania:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
Backlog ścieżki pomysłów umożliwia wizualizację zaległości i ograniczenie liczby zaległych elementów u góry. W ten sposób można ustalać priorytety pozycji na liście bez konieczności angażowania się w niepotrzebne spotkania lub tworzenia zbyt dużego obciążenia operacyjnego. Aby skorzystać z backlogu ścieżki pomysłów, podziel ścieżkę na różne fazy lub potraktuj ją jak plan działania. Użyj backlogu ścieżki pomysłów jako modelu hybrydowego, który łączy plan działania i zaległości w jednym, łatwo przyswajalnym formacie.
Szablon oceny ryzyka
Zastosowania:
Leadership, Project Management, Decision Making
Każdy biznes jest narażony na ryzyko. Im bardziej uwzględnisz to w swoich decyzjach na wczesnym etapie, tym lepiej będziesz przygotowany do unikania, absorbowania lub łagodzenia napotkanego ryzyka. Skorzystaj z szablonu oceny ryzyka Miro, aby nawiązać współpracę w zakresie oceny ryzyka, która zapewni, że nigdy nie zostaniesz zaskoczony.
Szablon mapy witryny
Zastosowania:
Mapping, Software Development, Diagrams
Tworzenie strony internetowej to złożone zadanie. Wielu stakeholderów spotyka się, aby tworzyć strony, pisać treści, projektować elementy i budować architekturę witryny, która obsługuje docelowych odbiorców. Mapa witryny jest skutecznym narzędziem upraszczającym proces projektowania. Pozwala na podsumowanie treści i elementów projektu, które mają znaleźć się w witrynie. Wizualizując swoją witrynę, możesz ustrukturyzować i zbudować każdy komponent w sposób, który ma sens dla odbiorców.
Szablon macierzy MoSCoW
Zastosowania:
Ideation, Operations, Prioritization
Śledzenie własnych priorytetów jest dużym wyzwaniem w przypadku dużych projektów, zwłaszcza przy dużej liczbie rezultatów. Metoda MoSCoW ma za zadanie zapewnić pomoc w tym aspekcie. Tę potężną technikę stworzono na podstawie modelu macierzy podzielonej na cztery segmenty: Must Have (musi być), Should Have (powinien być), Could Have (może być) i Won't Have (nie będzie tym razem) (od których pochodzi nazwa MoSCoW). Oprócz pomocy w ocenie i śledzeniu priorytetów, podejście to pomaga również w prezentowaniu potrzeb biznesowych odbiorcom i współpracy ze stakeholderami w zakresie uzyskiwania wyników.