Szablon matrycy priorytetów działań
Ustal priorytety zadań, na których należy się skupić, w zależności od ich wpływu i nakładu pracy.
Informacje na temat szablonu matrycy priorytetów działań
Matryca priorytetów działań to siatka, która pozwala włączyć priorytetyzację zadań w celu jak najlepszego wykorzystania czasu, umiejętności, wysiłku i talentu.
Członkowie zespołów wielofunkcyjnych rzadko mają czas na ukończenie każdej złożonej prośby lub rozpoczętego projektu. Świadomie wybierając, w co zainwestować czas i wysiłek, możesz przejść do zadań o wysokiej wartości i pozostawić te, które nie mają zauważalnego wpływu lub wkładu.
Czym jest matryca priorytetów działań?
Matryca priorytetów działań pomaga w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o ich wpływ i wysiłek wymagany do ich wykonania.
Matryca ta ma zazwyczaj cztery kwadranty:
Szybkie zwycięstwa (duży wpływ, niewielki wysiłek): Skoncentruj się na nich - na projektach, które zapewniają szeroki zwrot z inwestycji przy niewielkim nakładzie czasu lub wysiłku.
Duże projekty (duży wpływ, duży wysiłek): Większe zadania, które oferują potencjalnie wysoki zwrot z inwestycji, ale są bardziej czasochłonne (i mogą przyćmić wszelkie szybkie zwycięstwa).
Wypełnianie (niski wpływ, niski wysiłek): Deleguj te zadania lub skupiaj się na nich tylko wtedy, gdy masz wolny czas.
Zadania niewymagające dużego wysiłku (o niskim wpływie): Najlepiej ich unikaj - tych czasochłonnych i energochłonnych zadań, które najlepiej ignorować, aby skupić się na szybkich zwycięstwach.
Każde zadanie można ocenić w skali od 0 (niewielki wpływ, duży wysiłek) do 10 (maksymalny wpływ, maksymalny wysiłek). System ten może Ci pomóc w bardziej precyzyjnym wykreśleniu siatki i ułatwić określenie priorytetów.
Kiedy używać macierzy priorytetów działań
Zespoły produktowe (i wszyscy współpracownicy menedżerów ds. produktu) mogą korzystać z macierzy priorytetów działań, aby stało się dla nich możliwe:
Mierzenie wpływu (takiego jak sprzedaż, rentowność, morale, postrzeganie przez klientów) w stosunku do wysiłku (takiego jak czas, koszty, przeszkody prawne, złożoność organizacyjna).
Pomaganie zespołom lub indywidualnym współpracownikom w osiąganiu postępów poprzez ustalanie priorytetów dla dużej grupy zadań lub pomysłów.
Zachęcanie zespołów lub indywidualnych współpracowników do podejmowania decyzji w oparciu o ich wiedzę i doświadczenie, a nie czynniki zewnętrzne.
Określenie rozsądnego stosunku wpływu do wysiłku dla potencjalnych pomysłów i rozwiązań.
Jako narzędzie do zarządzania czasem, matryce priorytetów działań umożliwiają wizualizację tego, jak skupić swoją energię na tym, co przyniesie korzyści zespołowi i indywidualnemu wkładowi.
Stwórz własną matrycę priorytetów działań
Stworzenie własnej matrycy priorytetów działań jest łatwe. Miro jest idealnym narzędziem do ich tworzenia i udostępnienia. Rozpocznij od wybrania szablonu matrycy priorytetów działań, a następnie wykonaj następujące kroki, aby utworzyć własny szablon.
1. Poproś zespół o generowanie nowych pomysłów lub zadań na karteczkach. Członkowie zespołu mogą korzystać z kolorowych karteczek i zapisywać swoje pomysły na zadania o wysokim i niskim priorytecie.
2. Wybierz prowadzącego grupę, który uporządkuje pomysły. Prowadzący (na przykład lider lub kierownik) może przejrzeć każde zadanie i przypisać je do odpowiedniego kwadrantu. Jeśli kilka pomysłów brzmi podobnie, połącz je w jedną zwięzłą karteczkę.
3. Zapytaj swoich współpracowników, co pomogłoby im wykonać każde zadanie. Czy potrzebują dodatkowego czasu, pomocy lub innych zasobów, aby zrealizować swój pomysł? Uzyskaj dodatkowy wkład od członków zespołu, aby sprawdzić, czy główny projekt lub zadanie do wykonania może wymagać usprawnienia, aby ułatwić jego ukończenie.
4. Umieść pomysły na wykresie jako grupa. Jako grupa, uporządkuj pomysły na karteczkach według ich wykonalności i ważności. Zwracaj uwagę na to, które zadania lub pomysły mają wysoki, a które niski priorytet. Możesz także ocenić każde zadanie w skali od 1 do 10, od niskiego wysiłku lub znaczenia do maksymalnego wysiłku i znaczenia.
5. Odpowiednio przydzielaj zadania członkom grupy i podejmuj działania następcze, aby utrzymać tempo. Do przypisania odpowiednich zadań możesz użyć tagowania poszczególnych członków zespołu. Możesz również użyć tagów do oznaczania członków projektu lub innych osób, którym udostępniono określoną tablicę lub projekt. Przeglądaj tablicę za każdym razem, gdy zmienią się priorytety, aby zgrać ponownie zespół.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon planera miesięcznego
Zastosowania:
Operations, Strategic Planning, Project Planning
Aby wykonać każde zadanie i zrealizować każdy cel zaplanowany w danym miesiącu, warto spojrzeć na sprawy z szerszej perspektywy – w widoku 30-dniowym. Właśnie dlatego miesięczny kalendarz może być tak przydatny, zwłaszcza w przypadku większych projektów. Skorzystaj z naszego szablonu, aby stworzyć wizualne odzwierciedlenie pracy, które pomoże Ci monitorować oraz przydzielać terminy i zadania, zarówno pojedynczym osobom, jak i całym zespołom. Możesz nawet dostosować go do swoich potrzeb, dodając obrazy, filmy i karteczki.
Szablon analizy luk
Zastosowania:
Marketing, Strategic Planning, Business Management
Zastanów się nad idealnym stanem swojego zespołu lub organizacji. Teraz porównaj go z obecną sytuacją w świecie rzeczywistym. Chcesz zidentyfikować luki lub przeszkody, które stoją między teraźniejszością a przyszłością? W takim razie możesz przystąpić do analizy luk. Ten łatwy do dostosowania szablon pozwoli Twojemu zespołowi ustalić, jakie przeszkody uniemożliwiają szybsze osiągnięcie celów, współpracować nad planem osiągnięcia tych celów i popchnąć organizację w kierunku wzrostu i rozwoju. Możesz skupić się na analizach konkretnych luk — w tym na umiejętnościach, kandydatach, oprogramowaniu, procesach, dostawcach, danych i innych.
Szablon schematu blokowego
Zastosowania:
Flowcharts, Mapping, Diagrams
Próbujesz wyjaśnić proces lub przepływ pracy swojemu zespołowi lub po prostu samodzielnie się tym zająć? Czasami najlepszym sposobem jest wizualizacja i właśnie do tego służy schemat blokowy. Korzystając z typowych kształtów (zazwyczaj są to owale, prostokąty, romby i strzałki), schemat blokowy pokazuje kierunek procesu lub przepływu pracy oraz kolejność czynności. Oprócz jasnego obrazu sytuacji będziesz także w stanie dostrzec potencjalne wady i przeszkody, co pomoże Ci udoskonalić i usprawnić proces oraz wydajniej tworzyć lepsze produkty.
Szablon pracy od końca
Zastosowania:
Desk Research, Strategic Planning, Product Management
Dowiedz się, jak korzystać z szablonu pracy od końca, aby zaplanować, ustrukturyzować i zrealizować wprowadzenie na rynek nowego produktu. Korzystając z szablonu, dowiesz się, czy produkt jest w ogóle wart wprowadzenia na rynek.
Szablon przycinania drzewa produktu
Zastosowania:
Design, Desk Research, Product Management
Narzędzie Przycinanie drzewa produktu (zwane również grą w drzewo produktu lub strukturą ustalania priorytetów drzewa produktu) to wizualne narzędzie, które pomaga menedżerom produktu organizować i ustalać priorytety dla próśb o funkcje produktu. Drzewo reprezentuje roadmapę produktu i pomaga zespołowi myśleć o tym, jak rozwijać i kształtować produkt lub usługę poprzez grywalizację gromadzenia informacji zwrotnych od klientów i stakeholderów. Typowe drzewo produktu ma cztery symboliczne cechy: pień, który reprezentuje istniejące funkcje produktu tworzonego przez zespół; gałęzie, z których każda reprezentuje funkcję produktu lub systemu; korzenie, które są wymaganiami technicznymi lub infrastrukturą; oraz liście, które są nowymi pomysłami na funkcje produktu.
Szablon diagramu lotosu
Zastosowania:
UX Design, Ideation, Diagrams
Nawet kreatywni myśliciele od czasu do czasu potrzebują pomocy w rozbudzeniu kreatywności. W tym miejscu pojawia się diagram lotosu. Pozwoli Ci on przeprowadzać płynniejsze i bardziej efektywne sesje burzy mózgów. Ta technika kreatywnego myślenia bada pomysły, umieszczając główną ideę w centrum diagramu, a koncepcje pomocnicze w otaczających ją polach. Szablon ten zapewnia łatwy sposób tworzenia diagramu lotosu do przeprowadzania burz mózgów, a także nieskończoną planszę dla niekończących się generowanych pomysłów.