Szablon listy zadań
Porządkuj zadania, ustalaj priorytety i pracuj wydajniej na poziomie indywidualnym i zespołowym dzięki szablonowi listy zadań.
Informacje o szablonie listy zadań
Nasz szablon listy zadań zapewnia strukturę dla zespołów i osób, które chcą uporządkować swoje obciążenie pracą. Od projektów biznesowych po zadania domowe, ten szablon oferuje wskazówki umożliwiające utworzenie efektywnej i metodycznej listy zadań.
Przed przypisaniem projektów i zadań warto wziąć pod uwagę bieżące obciążenie zespołu pracą. Pomoże Ci w tym szablon listy zadań.
Dalej opisujemy szczegóły dotyczące listy zadań, sytuacje, w których taka lista się przydaje, oraz instrukcje, jak ją utworzyć za pomocą naszego szablonu listy zadań.
Czym jest lista zadań?
Listy zadań to proste, ale skuteczne narzędzie, które pozwala podzielić większe zadania na mniejsze, konkretne kroki. Obejmują zarówno listy kontrolne codziennych zadań, jak również zarys wszystkich zadań w zakresie całego projektu. Listę zadań dla każdego projektu można sporządzić w dowolnym momencie, gdy zespół ma coś do zrobienia. Podział zadań na konkretne kroki pomaga zespołowi z łatwością osiągnąć postawione przed nim cele.
Jakie korzyści wiążą się z listami zadań?
Jest powód, dla którego tak wiele osób uważa listy zadań za pomocne. Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom:
Poprawa organizacji. Listy zadań to świetny sposób na porządkowanie zadań. Od przyziemnych, codziennych działań po trudniejsze i bardziej złożone zadania – lista zadań pomaga uporządkować obciążenie pracą i zorganizować wszystko w jednym miejscu.
Zwiększenie skupienia. Kiedy wiesz, co masz do zrobienia w ciągu dnia, możesz łatwiej skupić się na realizacji zadań. W przypadku braku jasnego obrazu tego, co musisz zrobić, możesz mieć trudności ze skupieniem uwagi.
Zwiększenie produktywności. Wraz ze wzrostem koncentracji prawdopodobnie wzrośnie również produktywność. Dlaczego? Ponieważ posiadanie listy zadań pozwala spędzać mniej czasu na zastanawianiu się, co trzeba zrobić, a więcej czasu na realizacji konkretnych zadań.
Wydajniejsze ustalanie priorytetów. Korzystając z naszego szablonu listy zadań, możesz nadawać zadaniom priorytety zgodnie z ich poziomem pilności. Dzięki temu masz pewność, że pilne zadania są wykonywane na czas.
Satysfakcja z wykonanej pracy. Nie da się ukryć, że odhaczanie kolejnych pozycji na liście to przyjemne uczucie. A czy jest na to lepszy sposób niż lista zadań ?
Obniżenie poziomu stresu. Korzystanie z listy zadań do śledzenia obowiązków odciąża pamięć. Kiedy masz dokładnie rozplanowany tydzień pracy, możesz w znacznie lepszym stopniu skupić się na przydzielonych zadaniach.
Kiedy warto utworzyć listę zadań?
Listę zadań warto utworzyć, kiedy potrzebujesz zorganizować sobie pracę i wyznaczone zadania. Przyjrzyjmy się kilku przykładom.
Jeśli odczuwasz przytłoczenie. Zaplanowana duża ilość pracy w połączeniu z brakiem planu pozwalającego się z nią uporać może przytłoczyć każdego. Właśnie w takich sytuacjach może się przydać lista zadań. Wpisanie wszystkich zadań i działań na listę może pomóc w wizualizacji, kiedy i jak będzie można wykonać pracę. Możesz określić swoje możliwości oraz termin realizacji zadań. W rezultacie przestaniesz odczuwać nadmierne przytłoczenie przydzielonymi zadaniami.
Jeśli chcesz maksymalnie wykorzystać dostępny czas. Planowanie zadań i działań pomaga efektywniej wykorzystywać czas. Lista zadań określa wszystko, co jest do zrobienia, i pozwala skoncentrować czas i wysiłek na właściwych zadaniach. Nie będziesz tracić czasu na zadania, których wykonanie nie jest konieczne.
Jeśli zbliża się termin realizacji wielu zadań. To trudna sytuacja, gdy na horyzoncie pojawia się wiele terminów, z których niektóre mogą się nakładać. Aby dopilnować dotrzymania tych terminów, możesz użyć listy zadań, aby zaplanować zadania i odnotować wszystkie terminy. Pozwoli to uzyskać wyraźniejszy obraz tego, co trzeba zrobić i kiedy, aby dotrzymać terminów.
Jak korzystać z szablonu listy zadań?
Możesz stworzyć własną listę zadań w Miro w sposób opisany poniżej. Zacznij od wybrania szablonu listy zadań. Jeśli masz już fizyczną listę, możesz zrobić jej zdjęcie i przesłać je na tablicę online. Jeśli nie masz jeszcze listy, możesz zacząć dodawać wszystkie swoje zadania do szablonu. Oto przykład listy zadań na dany dzień:
Wysłać do zespołu wiadomość e-mail z aktualizacjami – godz. 9.00
Zadzwonić do agencji projektowej, by sfinalizować makiety – godz. 11.00
Kontakt z rekruterami w sprawie nowej roli – godz. 14.00
Spotkanie z zespołem inżynierów – godz. 16.00
Przypisz zadania do jednej z trzech kolumn: „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. Zadania w tych kolumnach można przydzielić do dalszych kategorii według ich poziomu pilności. W miarę postępów w pracy można przesuwać zadania na tablicy, wskazując etap ich realizacji.
Ten szablon możesz spersonalizować, aby stworzyć idealną strukturę swojej listy. Aby wszystkie istotne informacje znajdowały się w jednym miejscu, możesz przesłać pliki, takie jak dokumenty, zdjęcia i filmy.
Możesz również dodawać komentarze z informacjami zwrotnymi lub pytaniami oraz @wzmianki dotyczące współpracowników, aby wysłać im powiadomienie. Podgląd wszystkich wprowadzanych zmian jest dostępny w czasie rzeczywistym.
5 wskazówek, jak stworzyć skuteczną listę zadań
1. Dodaj terminy realizacji. Łatwo jest stworzyć listę zadań i po prostu o niej zapomnieć. Jeśli chcesz zmotywować się do ich wykonania, spróbuj przypisać każdej pozycji na liście termin realizacji. Ułatwia to śledzenie kamieni milowych, utrzymanie skupienia i upewnienie się, że wszystko zostanie wykonane.
2. Posortuj listę według priorytetów. Jeśli nie ma konkretnych terminów wykonania każdego zadania, możesz posortować listę według pilności każdego z nich. Umieść najpilniejsze zadania na samej górze i realizuj je, przesuwając się w dół. Na naszym szablonie zadania można przydzielać do kategorii o niskim, średnim i wysokim priorytecie.
3. Codziennie aktualizuj listę. Na początku lub na końcu każdego dnia przejrzyj swoją listę. Przenoś zadania zgodnie z potrzebami w razie pojawienia się nowych wymagań. Poświęć czas na zaznaczenie zadań, które zostały wykonane.
4. Nagradzaj się za realizację zadań. Niektóre osoby lubią przygotowywać nagrody za ukończenie każdego zadania. Aby zmotywować się do działania, spróbuj zapisać, jak planujesz się nagrodzić po wykonaniu danego zadania.
5. Ogranicz się do 3–5 zadań. Każdemu kiedyś zdarzyło się utworzyć ogromną listę zadań. Wpatrywanie się w listę zawierającą dziesiątki pozycji, których nie udało się zrealizować, jest przytłaczające. Zamiast tego, ogranicz się do niewielkiej liczby zadań (od 3 do 5), które możesz zrealizować w trakcie dnia lub tygodnia pracy.
How do I create a to-do list template?
Ultimately, it depends on the software you use. If you use a collaborative platform like Miro, you won’t need to create the template. You can simply choose our existing template and customize it to suit your needs. If you need a printable to-do list, you can download Miro’s template as a PDF file.
How many items should you put on your to-do list?
It’s completely up to you. It all depends on how much capacity you have and what your upcoming deadlines look like. Typically speaking, we’d suggest three to five tasks per day, but that depends on what the tasks are, how long they’ll take, and how difficult they are.
What’s the difference between a to-do list and a task list?
There’s not much difference. They both outline specific tasks that need to be completed by a certain time. However, a task list is generally the term used concerning a specific project.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Tablica SAFe Roam
Zastosowania:
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
Tablica SAFe ROAM to struktura umożliwiająca uwidocznienie ryzyka. Zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi wspólną przestrzeń do zauważania i podkreślania zagrożeń, dzięki czemu nie są one ignorowane. Tablica ROAM pomaga rozważyć prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ ryzyka oraz zdecydować, które ryzyko ma niski, a które wysoki priorytet. Podstawowe zasady SAFe (Scaled Agile Framework) to: tworzenie opłacalnych rozwiązań, stosowanie myślenia systemowego, założenie, że będą następowały zmiany, budowanie przyrostowe, opieranie kluczowych etapów na ocenie działających systemów oraz wizualizowanie i ograniczanie prac w toku.
Szablon analizy stakeholderów
Zastosowania:
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów. Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które są żywotnie zainteresowane programem lub procesem. W typowej analizie stakeholderów, będziesz priorytetyzować stakeholderów w oparciu o ich wpływ na projekt i starać się zrozumieć, jak najlepiej współpracować z nimi w trakcie trwania projektu.
Szablon do planowania wydarzeń
Zastosowania:
Planning, Workshops
Niezależnie od tego, czy planujesz wprowadzenie produktu na rynek, w pełni zdalną konferencję czy przełomowe wydarzenie, szablon do planowania wydarzeń będzie stanowił wizualną listę kontrolną i mapę wszystkich szczegółów, które należy wziąć pod uwagę przed wielkim dniem. Szablon do planowania wydarzeń to elastyczny sposób na upewnienie się, że kreatywna i strategiczna wizja wydarzenia nie zagubi się w szczegółach. Dzięki zmapowaniu różnych sekcji – od planu działań marketingowych przez harmonogram po przekąski i gadżety dla gości – Ty i Twój zespół możecie skupić się na szczegółach najważniejszych dla sprawowanych funkcji i współpracować w razie pokrywania się wyznaczonych obowiązków wielu osób.
Szablon diagramu tarczy do rzutek
Zastosowania:
Diagrams, Project Management, Prioritization
W rozwijających się organizacjach każda decyzja może wydawać się mieć decydujące znaczenie, co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, niezdolności do ustalania priorytetów, nieefektywnych spotkań, a nawet niskiego morale. Jeśli brzmi to znajomo, zastosuj w praktyce diagram tarczy do rzutek. Zgodnie ze swoją nazwą diagram tarczy do rzutek wykorzystuje model koncentrycznych okręgów, aby pomóc firmom w ustalaniu priorytetów, podejmowaniu decyzji o krytycznym znaczeniu lub omawianiu sposobów usuwania lub pokonywania przeszkód.
Szablon mapy witryny
Zastosowania:
Mapping, Software Development, Diagrams
Tworzenie strony internetowej to złożone zadanie. Wielu stakeholderów spotyka się, aby tworzyć strony, pisać treści, projektować elementy i budować architekturę witryny, która obsługuje docelowych odbiorców. Mapa witryny jest skutecznym narzędziem upraszczającym proces projektowania. Pozwala na podsumowanie treści i elementów projektu, które mają znaleźć się w witrynie. Wizualizując swoją witrynę, możesz ustrukturyzować i zbudować każdy komponent w sposób, który ma sens dla odbiorców.
Szablon zwinnej tablicy Agile
Zastosowania:
Agile Methodology, Meetings, Agile Workflows
Będąca częścią popularnej struktury Agile, zwinna tablica to wizualny wskaźnik umożliwiający synchronizację zadań w całym cyklu produkcyjnym. Zwinnej tablicy na ogół używa się w kontekście zwinnych metod prac rozwojowych, takich jak Kanban i Scrum, ale każdy może dostosować to narzędzie do swoich potrzeb. Używana przez programistów i menedżerów projektów, zwinna tablica pomaga zarządzać obciążeniem pracą w elastyczny, transparentny i iteracyjny sposób. Szablon zwinnej metodyki Agile zapewnia łatwy sposób na rozpoczęcie pracy dzięki gotowemu układowi karteczek, które można dostosować do potrzeb zadań i zespołu.