Prioriteitenmatrix Template

Over de prioriteitenmatrix template

De prioriteitenmatrix sjabloon helpt je met het organiseren van taken, en het is een ruimte waar je prioriteiten kunt evalueren en delen met je team. Projectmanagers en uitvoerende mensen zijn dol op dit sjabloon, omdat het visueel verduidelijkt hoe een project moet worden aangepakt of zelfs waar het moet beginnen. De prioriteitenmatrix sjabloon helpt je ook om problemen en dringende zaken te herkennen.  

Wat is een prioriteitenmatrix?

Een prioriteitenmatrix is een tool dat wordt gebruikt om werk categorisch te rangschikken en over besluitvorming en time management te informeren. Het is een nuttige tool, omdat het eenvoudige kader kan worden toegepast op alle soorten werk, of het nu gaat om bedrijfsprocessen, projectgebaseerd of operationeel. Prioriteitenmatrixen beginnen in een eenvoudig formaat, maar kunnen worden aangepast afhankelijk van je behoeften. De meeste organisaties geven prioriteit op basis van impact (laag, gemiddeld, hoog), mate van inspanning en urgentie.

Wanneer gebruik je een prioriteitenmatrix

Een prioriteitenmatrix is een managementtool voor mensen die iets meer nodig hebben dan een basistakenlijst, en het kan waardevol zijn voor projectbeheer en projectprioritering. De 2x2-matrix is ontworpen om je te helpen bepalen welke taken kritiek zijn, zodat je je eerst kunt richten op de meest dringende behoeften.

Verschillende factoren kunnen van invloed zijn op de urgentie of het belang van een taak op je lijst. Als je bijvoorbeeld een taak moet uitvoeren die rechtstreeks van invloed is op de klanttevredenheid, dan is die taak waarschijnlijk heel dringend en heeft het een hoge prioriteit. Als je echter een taak moet uitvoeren die je klanten in de toekomst gelukkiger kan maken, is die taak waarschijnlijk weinig dringend, maar wel prioritair.

Hoe maak je een prioriteitenmatrix

Bekijk je lijst met taken en sorteer elk in een kwadrant. Je kunt elk kwadrant als volgt benaderen:

• Kwadrant I is voor de meest dringende, belangrijke deadlines.

• Kwadrant II is voor strategievorming en ontwikkeling op lange termijn, taken die niet dringend zijn, maar wel belangrijk.

• Kwadrant III is voor dringende maar niet belangrijke taken, is voor afleiding onder tijdsdruk die toch onmiddellijk moet gebeuren.

• Kwadrant IV is voor het soort taken dat weinig of geen waarde oplevert.

Analyseer je dagelijkse of wekelijkse activiteiten en wijs problemen toe aan het juiste kwadrant in de criteriamatrix, voordat je evalueert waar je veranderingen moet aanbrengen.

Maak je eigen prioriteitenmatrix

Miro's whiteboard tool is het perfecte canvas om je prioriteitenmatrix te maken en te delen. Begin met het selecteren van deze prioriteitenmatrix sjabloon.

1. Gebruik de Miro-template

Open deze Miro-sjabloon om te beginnen! Maak op het whiteboard een lijst van de taken die je team moet uitvoeren.

2. Denk na over elke taak

Stel jezelf voor elke taak de volgende vraag: wat zijn de gevolgen van het niet volbrengen van deze taak?

3. Taken prioriteren

Rangschik op basis van die informatie elk item op de lijst als "hoge prioriteit" of "lage prioriteit".

4. Wijs een urgentie toe aan de taken

Verdeel nu de taken in elke categorie verder in twee subcategorieën: "hoge urgentie" en "lage urgentie." Je zou nu vier lijsten moeten hebben.

5. Waarden toekennen

Wijs aan elke optie een waarde toe tussen 1 en 4, waarbij een lager cijfer betekent dat de taak een hogere prioriteit heeft.

6. Plaats op de matrix

Sorteer de opties in je matrix. Zodra je klaar bent, deel je je prioriteiten met de stakeholders.