Plantilla de proceso de contratación

Acerca de la plantilla de proceso de contratación

Esta plantilla es una herramienta interactiva y personalizable para ayudarte a seguir todo el proceso de contratación. Desde la presentación de solicitudes hasta las ofertas de trabajo, puedes monitorear el progreso de cada candidato a medida que avanzan en el proceso de contratación. La plantilla mapea visualmente las diferentes etapas del reclutamiento y mantiene el ciclo de contratación estructurado y transparente.

¿Qué es un proceso de contratación?

Contratar a un nuevo empleado no es tarea fácil. Es un proceso multifuncional y que requiere muchos recursos. Para la mayoría de las organizaciones, contratar a un nuevo empleado es un ejercicio de múltiples pasos para identificar las necesidades de la empresa, las del equipo y evaluar a los candidatos potenciales.

¿Por qué usar la plantilla de proceso de contratación?

Contratar a los nuevos empleados adecuados es un proceso complejo para la mayoría de las organizaciones: un proceso de múltiples pasos, multifuncional y que requiere muchos recursos, que toma tiempo y paciencia. Hay muchos sistemas de seguimiento de candidatos que ofrecen un recorrido detallado de dónde se encuentra cada candidato en el proceso de contratación. Sin embargo, a veces es útil proporcionar una visión simple y general de dónde están los empleados mientras avanzan desde postulantes hasta ser nuevos contratados. Puedes usar la plantilla de proceso de contratación de Miro si no tienes otro sistema de seguimiento o quieres compartir un estado fácilmente con las partes interesadas.

¿Cuáles son las etapas del proceso de contratación?

1. Identifica la necesidad. ¿Necesitas cubrir un puesto que acaba de abrirse? ¿Aligerar la carga de trabajo de un equipo? ¿Cambiar algo desde una perspectiva organizacional?

2. Diseña un plan de contratación. El equipo de reclutamiento necesita averiguar cómo se alinea el rol con los objetivos y plan de la empresa. También deben establecer criterios para el filtrado de candidatos y decidir quién llevará a cabo las entrevistas.

3. Escribe una descripción del trabajo que incluya las habilidades y experiencia clave requeridas, luego publica el anuncio del puesto.

4. Revisa las solicitudes.

5. Cuando comiencen a llegar las solicitudes, muchas organizaciones realizan un filtro telefónico inicial. Las entrevistas telefónicas evalúan las calificaciones básicas del candidato y su afinidad con la cultura.

6. Programa una entrevista de trabajo. Las primeras entrevistas son a menudo individuales, pero los candidatos pueden participar después en entrevistas grupales.

7. Realiza comprobaciones de antecedentes. Revisa el historial penal del candidato, verifica su historial laboral y habla con sus referencias.

8. Hacer una oferta de trabajo.

9. Una vez que hayas hecho una oferta, el proceso no termina allí. Luego, el empleado debe completar su papeleo de contratación. Esto puede incluir su W-4, I-9, y registros y retenciones estatales. Luego debes compartir el manual del empleado e iniciar el proceso de incorporación.

Cómo crear tu propio proceso de contratación

Aquí te mostramos cómo crear un proceso de contratación personalizado usando la plantilla de Miro:

1. Abre la Plantilla de Proceso de Contratación. Usar una plantilla prediseñada te ahorra tiempo y esfuerzo a la hora de diseñar tu proceso de contratación. La plantilla de Miro es totalmente personalizable según las necesidades de tu equipo.

2. Decide las etapas del proceso de contratación. La plantilla viene con seis columnas: Solicitantes, Seleccionados, Entrevistas de detección, Evaluación de habilidades, Verificación de antecedentes, y Ofertas de trabajo. Agrega, elimina o edita los nombres de cada columna hasta que el tablero se vea como lo deseas.

3. Comparte el proceso de contratación. Para mantener la transparencia, comparte tu tablero del proceso de contratación dentro de tu empresa. Puedes crear un enlace de invitación para compartir tu tablero o invitar a otros a través de Slack o correo electrónico. Este paso es la oportunidad para que el departamento de recursos humanos, el gerente de contratación y el panel de entrevistas colaboren y decidan sobre el mejor proceso de contratación.

4. Añade a los postulantes y sus datos. A medida que los candidatos se postulan para el trabajo, agrégalos a tu tablero de proceso de contratación. Haz clic en cada cuadro de texto para añadir información clave sobre cada candidato, como su nombre, fecha de solicitud y el puesto al que han postulado. También puedes adjuntar su currículum, enlaces a su portafolio y cualquier otro documento relevante.

5. Mueve a los postulantes en el tablero. A medida que los candidatos avanzan en el proceso de selección, mueve cada tarjeta a la siguiente columna. También puedes crear una sección para hacer seguimiento de los candidatos que fueron rechazados o que declinaron la oferta laboral.

Mejores prácticas para el proceso de contratación

1. Crea un proceso de contratación estándar

Establecer un proceso de contratación estandarizado es crucial para encontrar al mejor candidato para un rol. Necesitas una forma coherente de evaluar a todos los candidatos para determinar la idoneidad de cada persona. Un proceso de contratación estandarizado asegura que tu gerente de contratación y las partes interesadas clave utilicen los mismos puntos de referencia al tomar decisiones de contratación.

2. Conoce la cultura de tu empresa

El proceso de contratación tiene tanto que ver con que los candidatos te conozcan como contigo conociéndolos a ellos. Asegúrate de que la cultura de tu empresa se comprenda bien y que transmitas esta cultura a los empleados potenciales. Introducir la cultura de tu empresa desde el comienzo del proceso de aplicación es una excelente manera de reclutar candidatos que se integren bien con la cultura laboral existente.

3. Sé minucioso

Cada etapa del proceso de contratación debe estar claramente definida, con pasos detallados a lo largo del camino. Por ejemplo, los candidatos deben pasar por una entrevista de selección antes de avanzar a la segunda ronda de entrevistas. Ser minucioso durante todo el proceso de reclutamiento garantizará que los candidatos más adecuados progresen a la siguiente etapa.

4. Busca candidatos dentro de tu empresa

Antes de anunciar la posición a candidatos externos, circula la vacante dentro de tu organización. Puede que tengas empleados actuales en tu grupo de talento que sean adecuados para el rol. La contratación interna tiene varias ventajas, incluyendo la reducción de gastos de contratación y un tiempo de integración más corto. Promover a alguien internamente también envía un fuerte mensaje a tu equipo de que los valoras y estás comprometido con su crecimiento profesional.

Caso de uso de una plantilla de proceso de contratación exitoso

Veamos un ejemplo de cómo una agencia de marketing digital de servicio completo podría utilizar la plantilla de Proceso de Contratación de Miro para apoyar su reclutamiento.

La Gerente de Contratación está a cargo de crear un tablero del proceso de contratación a nivel de la empresa. Debido a que la empresa está contratando en más de un departamento, ella añade carriles para separar a los candidatos de cada departamento. Los departamentos que actualmente están contratando son:

• Marketing

• Desarrollo de software

• Diseño

Ella personaliza la plantilla para que el tablero tenga las siguientes columnas:

• Candidatos. A medida que la Gerente de Contratación recibe las solicitudes, se agregan al tablero.

• Filtrado. Se revisan los currículums y las cartas de presentación de cada candidato.

• Entrevista telefónica. Se realiza una entrevista preliminar corta por teléfono para conocer un poco mejor al candidato.

• Entrevistas. Los candidatos seleccionados son invitados a una entrevista de trabajo en profundidad. Aquí es donde el candidato puede hacer preguntas sobre los detalles del puesto y la cultura de la empresa.

• Ejercicio práctico. Se envía a los candidatos un ejercicio práctico para evaluar sus habilidades. Por ejemplo, a los solicitantes a desarrolladores de software se les envía una prueba de programación de desarrollador full-stack para completar online.

• Charla con el Jefe de Departamento. Unos pocos candidatos destacados se reúnen con el jefe de su respectivo departamento.

• Oferta de trabajo. El equipo responsable de la toma de decisiones llega a un acuerdo y se realiza una oferta de trabajo al candidato más adecuado.

¿Cuándo se debe usar una plantilla de cronograma para el proceso de contratación?

La Plantilla para el Cronograma del Proceso de Contratación proporciona una guía detallada para el recorrido de contratación de una empresa, asegurando que las actividades y el plan de reclutamiento se mantengan en marcha.