Plantilla de Resumen de Evento

Sobre la Plantilla de Resumen de Evento

La Plantilla de Resumen de Evento te ayuda a crear una descripción completa de un evento que planeas realizar. ¿Qué se necesita lograr antes del evento? ¿Qué partes interesadas están involucradas? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cómo sabemos si estás avanzando hacia tus metas? Escribir un resumen del evento te permite responder estas preguntas.

¿Qué es un Resumen de Evento?

Un resumen de evento es donde reúnes una descripción detallada de un evento. Antes de organizar un evento, las empresas y organizaciones crean un resumen de evento para que sirva como base.

El resumen típico de un evento incluye el propósito del evento, un cronograma con fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, guías de estilo y preferencias de lugares.   

Cuándo usar la Plantilla de Resumen de Evento

Usa la Plantilla de Resumen de Evento cada vez que estés planeando y ejecutando un evento. Puede resultar especialmente útil cuando trabajas con un equipo multifuncional para planear un evento.

¿Por qué es importante un resumen del evento?

Llevar a cabo un evento es un proyecto de alta envergadura. Para las pequeñas empresas, startups, propietarios de negocios individuales y organizaciones sin fines de lucro, un evento puede representar un porcentaje considerable de sus recursos totales. Un evento bien organizado puede traer ingresos, clientes, y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar una pérdida de tiempo y recursos. Para las grandes empresas y compañías enterprice, los eventos son tu oportunidad de mostrar lo que la empresa puede hacer. Pero las noticias de un evento no exitoso probablemente se propaguen rápidamente.

Cómo usar la Plantilla de Resumen del Evento

Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una apuesta de alto riesgo. Los eventos son costosos. Si un evento está bien planeado y ejecutado, puedes atraer a más clientes, generar ingresos y obtener buena publicidad. Si un evento no sale como se planeó, te arriesgas a desperdiciar recursos, alejar a los clientes y provocar un escándalo mediático embarazoso. El resumen del evento se convierte en la base de tu evento. Aquí tienes cómo puedes usar la plantilla para planear y ejecutar un evento exitoso.

Paso 1: Describir el evento

Para darle a tu equipo de eventos o agencia una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cómo es el aspecto y la sensación del evento? ¿Quién asiste? ¿Cuál es el tema?

Paso 2: Aclara tus objetivos

Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por lo que es importante vincular tu evento a un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar la conciencia sobre el producto de tu empresa? ¿Estás organizando un evento para recaudar fondos con un objetivo monetario específico en mente? Dependiendo de tu objetivo, la agencia de diseño o el equipo tomarán diferentes decisiones sobre la disposición, el tema, la apariencia y otros elementos clave.

Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma

Al considerar el presupuesto, es útil preguntarse cuánto esperas gastar por asistente. ¿Vas a servir comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar estás alquilando? ¿Dónde está ubicado el lugar? ¿Necesitarás tener personal en el lugar? Planifica tu presupuesto en función de los ingresos esperados del evento. Si estás vendiendo boletos, por ejemplo, pregunta cuántos boletos necesitas vender para obtener ganancias y a qué precio.

Una vez que tengas una idea de tu presupuesto, traza un cronograma. Necesitarás tener una fecha para el evento, por supuesto, pero también establece otros hitos importantes a lo largo del camino. Por ejemplo, podrías necesitar tener asegurado un lugar al menos tres meses antes del evento, o podrías necesitar seleccionar un proveedor de catering un mes antes del evento.

Paso 4: Perfila a tus asistentes

Una cena de networking para ejecutivos de ventas se verá y sentirá muy diferente de la fiesta de fin de año de tu empresa. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de tus asistentes. 

Paso 5: Incluye una guía de estilo y apariencia 

Tu equipo de eventos o agencia se encargará de gran parte del aspecto y sensación del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre el aspecto y sensación del evento. ¿Tu empresa u organización tiene colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Vas por algo elegante y sofisticado, o divertido y juguetón? Escribe una breve descripción que tu coordinador de eventos pueda consultar durante todo el proceso de planificación.