Plantilla de Agenda para Reuniones de Equipo

Acerca de la plantilla de Agenda para Reuniones de Equipo

Dedicando tiempo a tu equipo es importante para ayudarte a tomar decisiones, alinear prioridades y avanzar juntos en la misma dirección. El tiempo ininterrumpido de reunión de equipo con una agenda puede ayudar a tu equipo a:

• Revisar el progreso frente a los OKR (objetivos y resultados clave) del equipo

• Compartir actualizaciones relevantes del proyecto

• Discutir los obstáculos a la productividad o el progreso y las posibles soluciones

• Hacer una lluvia de ideas para proyectos o ideas

• Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo

Esta plantilla de agenda para reuniones de equipo se puede personalizar para cualquier función o departamento: desde el seguimiento de métricas, hasta campañas de marketing y planificación de sprints.

¿Qué es una agenda para reuniones de equipo?

Las agendas para reuniones de equipo añaden un horario y estructura a tu espacio de tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con tu equipo. También permiten que tu equipo acuerde los objetivos, puntos de discusión, elementos de acción y quién liderará los próximos pasos. Una agenda típica para reuniones de equipo incluirá:

• Detalles de planificación como la fecha, hora, ubicación y quién necesita asistir

• Una persona para liderar la reunión

• Temas a discutir

• Elementos de acción

Asegúrate de consultar con tu equipo o cualquier reporte directo antes de la reunión para obtener comentarios sobre los puntos de discusión más relevantes. 

Incluso si solo estás pidiendo que tu equipo sugiera temas de conversación, estados actuales de proyectos, o cualquier cosa que quieran compartir, ayudará a que todos se sientan escuchados y reconocidos por haber contribuido a la agenda de la reunión. 

Crea tu propia agenda de reuniones

Configurar tu propia agenda de reuniones es fácil. Empieza seleccionando la plantilla de agenda para reuniones de equipo y luego sigue estos pasos para hacerla tuya:

1. Nombra la reunión. ¿Tu reunión es una sincronización de equipo? ¿Una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión informándoles qué tipo pueden esperar.

2. Haz el acta. Define la cantidad de tiempo que vas a dedicar a las diferentes partes de la reunión.

3. Alineación estratégica. Identifica quién lidera la reunión e introduce su nombre o nombres en la plantilla. Establece objetivos claros y acuerdos, y añade toda la documentación relevante a la reunión.

4. Documenta los puntos de conversación. Usa la plantilla para asignar temas de discusión a los asistentes e indicar sus franjas horarias. 

5. Comienza la reunión y empieza a tomar notas. Empieza a tomar notas de lo que se discute durante la reunión. Para mantenerte en el camino, intenta usar cajas de tiempo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.

6. Registra el resultado. Documenta y asigna los siguientes pasos al miembro del equipo correspondiente. Prioriza qué tareas generarán el mayor impacto y retorno de inversión. Da a cada miembro del equipo la responsabilidad de hacerse cargo de tareas específicas más allá de la reunión. 

Consejo profesional: Recapitula y actúa sobre los próximos pasos. Termina con una nota positiva con elementos de acción claros y conclusiones clave. Este enfoque proporcionará a cada miembro del equipo algo que realizar y dar seguimiento hasta la próxima reunión.