Business Process Management

Business Process Management: der komplette Prozesslebenszyklus

Herrscht in deinem Prozess Chaos? Fragst du dich, warum Menschen mit den falschen Fähigkeiten versuchen, die anspruchsvollsten Aufgaben zu erledigen? Oder warum der entscheidende Schritt kurz vor dem Versand immer ein Engpass ist?

Selbst die besten Prozesse müssen strategisch geplant, verwaltet, überwacht und verbessert werden, um Ergebnisse zu erzielen, vor allem in einer Welt des zunehmenden Wettbewerbs.

Hier kommt das Business Process Management (BPM) ins Spiel. Das Ausprobieren von zufälligen Prozessvariablen führt nicht zu besseren Ergebnissen. Effektives BPM bietet klare Richtlinien für die Gestaltung, Modellierung, Implementierung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen, egal wie groß oder klein sie sind.

Mithilfe der allgemeinen BPM Prinzipien kannst du bessere Prozesse entwerfen und umsetzen und deine Fähigkeit verbessern, die gewünschten Geschäftsresultate zu erzielen.

Aber wo soll man anfangen? In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen von BPM, gehen auf den BPM Lebenszyklus ein und stellen einige Beispiele und Werkzeuge vor, die erfolgreiche Unternehmen täglich einsetzen.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management (BPM) ist die systematische Festlegung und Verbesserung der Prozesse, mit denen du dein Unternehmen führst.

Auf der höchsten Ebene kann BPM deine Geschäftsprozesse so steuern, dass viele der in deiner Unternehmensstrategie festgelegten Ziele erreicht werden. (Denk an das Supply Chain Management mit Zielen wie der Optimierung der Logistik, der Senkung der Lagerkosten, der Verbesserung des Vertriebs und der Steigerung der Produktrentabilität). Auf einer niedrigeren Ebene handelt es sich um ein Flussdiagramm oder ein Prozessablaufdiagramm mit der Verantwortung für die Durchführung. (Denk an die Einarbeitung und Orientierung der Mitarbeiter*innen).

BPM dokumentiert, misst und verbessert Prozesse, die früher informell waren und oft von einer einzelnen Person oder einer kleinen Gruppe abhingen. Durch die Formalisierung der Prozesse eines Unternehmens bietet BPM einen strukturierten Rahmen für die Identifizierung, Dokumentation und das Verständnis der End-to-End-Prozesse, die die Abläufe eines Unternehmens bestimmen.

Geschäftsprozesse sind wiederholbar und können durch systematische Verbesserungsmethoden verfeinert werden. Business Process Management bedeutet, sich kontinuierlich auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen zu konzentrieren, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Leistung anhand von Prozesskennzahlen und Unternehmenszielen zu verbessern. Viele dieser Arbeitsabläufe sind inzwischen automatisiert, was Teil der digitalen Transformation ist, die viele Unternehmen vorantreiben.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein einzelner Geschäftsprozess ist eine Reihe von einzelnen Schritten, die in einer vordefinierten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein bestimmtes Unternehmensziel zu erreichen. Jede Aufgabe wird von bestimmten Teilnehmer*innen ausgeführt, die zu verschiedenen Teilen der Organisation gehören können. Teilnehmer*innen können Menschen und Geräte sein, aber manchmal sind es auch automatisierte Arbeitsabläufe. Oft ist es eine Kombination. Hierbei kann es helfen auf das online Organisationsdesign zurückzugreifen, um die Struktur deiner Organisation besser zu verstehen.

Arten von Geschäftsprozessen

Obwohl es auch andere Möglichkeiten gibt, sie zu klassifizieren, können die meisten Organisationen drei grundlegende Arten von Prozessen unterscheiden: Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse. Hier ein paar Informationen zu diesen:

Kernprozesse

Kernprozesse sind Prozesse, die den Wert des Unternehmens steigern - sie generieren Einkommen und bieten den Kund*innen einen Mehrwert. Auf der Produktseite gehören zu den Kernprozessen die Entwicklung, die Produktion und der Vertrieb. Auf der Kundenseite sind es der Vertrieb, das Marketing und die Kundenbetreuung. Um sie geht es bei deinen Geschäftszielen.

Wenn du eine Initiative zum Business Process Management planst, solltest du dich zuerst mit diesen Prozessen befassen. Wenn du das tust, wirst du wahrscheinlich viele unterstützende Aktivitäten finden, die für diese Kernprozesse wichtig sind.

Support

Unterstützungsprozesse sind nicht weniger wichtig als die Kernprozesse. Obwohl sie in der Regel keine Einnahmen für das Unternehmen erwirtschaften, ermöglichen sie die Durchführung der Kernprozesse. Dazu gehören in der Regel die Bereiche Personal, Finanzen, Beschaffung und IT. Stell dir vor, du könntest ohne die Personalabteilung Mitarbeiter*innen mit den richtigen Fähigkeiten einstellen oder ohne dein CRM System Kundenbeziehungen verwalten.

Die einzelnen Schritte und Aufgaben bei der Verwaltung der Kernprozesse hängen von den Phasen der Unterstützungsprozesse ab. Die IT Prozesse, die für die Cybersicherheit zuständig sind, sind vielleicht reine Support Prozesse, aber die IT Prozesse, die für den Kundensupport zuständig sind, sind integraler Bestandteil der Kernaktivitäten im Kundenservice.

Management

Managementprozesse sollen sicherstellen, dass die Kern- und Unterstützungsprozesse die strategischen Ziele erfüllen und effizient ablaufen. Sie befassen sich mit Chancen und Bedrohungen. Sie sorgen für die Einhaltung von Vorschriften und stellen sicher, dass die finanziellen Ziele erreicht oder übertroffen werden. Sie konzentrieren sich auf das langfristige Wachstum und die Langlebigkeit des Unternehmens.

BPM vs. Geschäftsprozess-Automatisierung und Robotic Process Automation

Heutzutage wird viel über Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) geredet, deshalb hier nur ein kurzes Wort dazu. Während sich BPM mit der Verbesserung aller Geschäftsprozesse befasst, nutzt BPA Workflow Management Tools, um manuelle Prozesse zu automatisieren, die Teil deiner BPM-Initiative sein können oder auch nicht. Es verwendet No-Code- oder Low-Code-Tools, damit auch Menschen ohne Programmierkenntnisse manuelle Prozesse beschleunigen oder ersetzen können. RPA kann helfen, Software Roboter einzusetzen, die einfache Interaktionen zwischen Mensch und Computer ausführen.

Es gibt immer mehr Tools und Software für das Business Process Management, die BPM unterstützen. Diese unterstützende Software wird in drei Arten von Business Process Management Systemen unterteilt, je nachdem, welche Art von Prozessen sie unterstützen sollen:

• Integrationsorientiert - automatisiert die Integration von Altsystemen,

• Menschenzentriert - zur Unterstützung von Prozessen, die menschliche Aktivität erfordern, und

• Dokumentenzentriert - ermöglicht den Fluss von Dokumenten, wie z.B. Verträgen, durch einen Prozess.

Business Process Management vs. Business Process Reengineering

Business Process Reengineering (BPR) wird von manchen nur als ein anderer Name für BPM angesehen. Sicherlich sind die Ziele ähnlich - was untersucht wird und die Ergebnisse können ebenfalls ähnlich sein.

Für andere bedeutet BPR einen radikaleren Ansatz für das Business Process Management. BPR beginnt in diesem Zusammenhang nicht mit der Verbesserung der aktuellen Prozesse. Es beginnt mit einer grundlegenden Bewertung von oben nach unten, welche Arbeiten erforderlich sind, um den Kundenwert zu steigern, und legt dann fest, wie diese Arbeiten durchgeführt werden sollen oder ob sie überhaupt durchgeführt werden sollen.

Das Ergebnis ist oft eine erhebliche Umstrukturierung, um das Management zu straffen. Wie BPM prüft auch BPR das Outsourcing als potenziell effizientere und kostengünstigere Methode zur Durchführung von Unterstützungsprozessen.

Warum ist Business Process Management so wichtig?

Warum sollte sich dein Unternehmen mit BPM befassen? In einer aktuellen Studie gaben 70% der Führungskräfte an, dass BPM ihnen geholfen hat, ihre Ziele zu erreichen, z. B. eine höhere Produktivität, Kundenzufriedenheit und Rentabilität. Effektive Geschäftsprozesse sind also die Grundlage für jedes Unternehmen, um seine strategischen Ziele zu erreichen.

Wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse nicht gut verwaltet, wird es wahrscheinlich seine kurz- oder langfristigen Ziele nicht erreichen, oder zumindest nicht so gut, wie es könnte. Wenn deine Prozesse richtig sind, die Kennzahlen stimmen und die Umsetzung klappt, werden deine Zahlen wahrscheinlich auch stimmen. Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie du Business Process Management einführen kannst.

Was ist der BPM Lebenszyklus?

Der klassische Ansatz für den BPM-Lebenszyklus besteht aus fünf Hauptphasen: Entwerfen, Modellieren, Implementieren, Überwachen und Optimieren.

Nicht alle Ansätze folgen genau diesen Schritten. Manche beginnen zum Beispiel mit einem separaten Schritt zur Überprüfung des aktuellen Prozesses. Bei anderen wird das Business Process Reengineering als letzter Schritt eingefügt, wenn die Optimierung des aktuellen Prozesses die Geschäftsergebnisse nicht mehr verbessert und eine komplette Neuausrichtung erforderlich ist.

In allen Fällen gibt es einen Regelkreis. Sobald die einzelnen Prozesse entworfen und modelliert sind, werden sie iterativ ausgeführt und überwacht, und Verbesserungen werden ermittelt und zur Optimierung des Prozesses genutzt.

1. Design

In der Entwurfsphase analysierst du den aktuellen Prozess, falls es einen gibt, um mögliche oder notwendige Verbesserungen zu ermitteln. Dann entwirfst du den idealen neuen Prozess, der die Geschäftsregeln erfasst und Kennzahlen definiert, die mit den Geschäftszielen des Prozesses übereinstimmen.

• Identifiziere die Meilensteine des Prozesses

• Bestimme die Aufgaben, die zur Erreichung jedes Meilensteins erforderlich sind, und weise für jeden Schritt im Arbeitsablauf den Aufgabenverantwortlichen zu.

Die Schritte sollten klar definiert sein, damit das Team erkennen kann, welche Bereiche optimiert werden können und welche Kennzahlen zur Verfolgung von Verbesserungen verwendet werden sollen.

2. Modellierung

Bei der Modellierung geht es darum, die einzelnen Schritte des Prozesses detailliert zu beschreiben, in der Regel durch die Erstellung einer visuellen Darstellung des Ablaufs. Das Prozessmodell sollte Details enthalten wie:

• Zeitpläne

• Beschreibungen von Aufgaben und Zuständigkeiten

• Datenflüsse

3. Ausführung (oder Implementierung)

Dieser Schritt zielt darauf ab, den neuen Prozess als Pilot oder Proof of Concept zu testen.

• Auswahl, Schulung und Anwendung des Prozesses mit einer begrenzten Gruppe

• Feedback aus dem Pilotversuch einbeziehen

Sobald die Rückmeldungen eingegangen sind und eingearbeitet wurden, kann der Prozess in das breitere Umfeld übernommen werden.

4. Überwache

In diesem Schritt kann das Team beurteilen, wie der Prozess funktioniert und überlegen, wie er im nächsten und letzten Schritt verbessert werden kann.

• Überwache den Prozess

• Messung der Effizienzverbesserungen anhand der zuvor festgelegten Kennzahlen oder KPIs

• Identifiziere Engpässe

5. Optimiere

Bei der Optimierung nimmt das Team "letzte" Anpassungen vor, um die Leistung des Prozesses und seine Kennzahlen zu verbessern.

Nach Schritt 5 bist du natürlich noch nicht fertig! Es ist wichtig, eine Kultur zu fördern, in der die kontinuierliche Verbesserung zur Lebensweise wird. Wie bei jeder neuen Initiative können die Beteiligung der Unternehmensleitung und ein effektives Veränderungsmanagement die Akzeptanz maximieren und den Widerstand minimieren. Wenn es richtig gemacht wird, werden die Teams für Business Process Management von den Ergebnissen begeistert sein, die sie erzielen.

Wer braucht Business Process Management?

Wenn Unternehmen wachsen und der Wettbewerb zunimmt, wird Business Process Management zur Pflicht. Wenn Unternehmen klein sind, können sie mit informellen Prozessen auskommen. Aber wenn sie anfangen, schnell (oder mit Glück exponentiell) zu wachsen, kann die Einführung von Business Process Management sie enorm unterstützen, Chaos verhindern und ein effektives Wachstumsmanagement unterstützen.

Egal, welche Art von Organisation du hast, alles, was du tust, sollte darauf ausgerichtet sein, die Ergebnisse deiner Kernprozesse zu optimieren oder zu maximieren. Nicht nur schnell wachsende kleinere Unternehmen brauchen ein effektives Business Process Management.

In gut etablierten Unternehmen sind einige der Aktivitäten, die in der Vergangenheit wichtig waren, vielleicht nicht mehr relevant. Der Statusbericht, der jede Woche manuell erstellt wird, kann jetzt von jedem auf dem Datenanalyse-Dashboard eingesehen werden. Die Abbildung von Geschäftsprozessen kann Inseln von Aktivitäten aufzeigen, die nicht mehr benötigt werden, oder sogar Produkte und Dienstleistungen, die für deine Strategie nicht mehr von zentraler Bedeutung sind.

Manche Unternehmen wollen einige ihrer Prozesse auslagern. Die wahrscheinlichsten Kandidaten für eine Auslagerung sind nicht die Kerngeschäftsprozesse. Sie sind das Lebenselixier deines Unternehmens. Es ist auch unwahrscheinlich, dass es sich dabei um Managementprozesse handelt, da sie bei der Formulierung und Neuformulierung von Strategien und Kennzahlen eine zentrale Rolle spielen. Um die Kosten zu senken, werden Support Prozesse immer häufiger an Unternehmen ausgelagert, deren Kernaufgabe die Erbringung der Support-Funktionen ist. So kannst du dich mehr auf deine eigenen Kerngeschäftsprozesse konzentrieren.

Business Process Management und die Klassifizierung und Kartierung deiner Geschäftsprozesse kann also für jedes Unternehmen gelten. Du musst wissen, wie jeder Geschäftsprozess funktioniert, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wie die optimierten Kennzahlen aussehen sollten. Durch die Straffung ineffizienter Prozesse und die Abschaffung von Aktivitäten, die keinen Wert mehr darstellen, können die Effizienz und die Reaktionszeiten erhöht und die Kosten gesenkt werden.

Beispiel für die Abbildung von Geschäftsprozessen

Einige Beispiele für Business Process Management, die in den meisten Unternehmen und wahrscheinlich auch in deinem Unternehmen gut funktionieren müssen, sind

• Erfüllen einer Bestellung

• Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen

• Entwicklung und Aufbau eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung

• Erbringung von Kundendienstleistungen

Nimm zum Beispiel das Onboarding von Mitarbeiter*innen. Nehmen wir an, dass der oder die neue Mitarbeiter*in bereits eingestellt wurde. In diesem Beispiel ist das das Ergebnis eines anderen Geschäftsprozesses, der Personalbeschaffung, um qualifizierte Bewerber*innen zu finden und einzustellen. Jetzt hat diese*r Bewerber*in ein Angebot angenommen und ein Startdatum.

Der Onboarding Prozess zielt darauf ab, neuen Mitarbeiter*innen die Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen er produktiv arbeiten kann. Vielleicht war die Einarbeitung in der Vergangenheit langsam, weil entweder die Schritte oder die Verantwortlichkeiten nicht klar waren.

Du willst, dass neue Mitarbeiter*innen schnell an Bord kommen. Schließlich hast du die Person eingestellt, um wichtige technische Fähigkeiten für die Entwicklung eines neuen Produkts (ein Kernprozess) zu vermitteln!

Die Personalabteilung wird einen Mitarbeiterdatensatz anlegen und die Aufgaben erledigen, die es dem Neuling ermöglichen, bezahlt zu werden, Leistungen auszuwählen und in die Unternehmensziele, die Unternehmenskultur und die Verhaltenserwartungen eingeführt zu werden.

Die IT-Abteilung wird wahrscheinlich den Zugang zu den erforderlichen Systemen bereitstellen, und die Sicherheitsbehörde wird den Zugang zum Gebäude gewähren.

Die Abteilungsleitung wird die neue Person willkommen heißen und einführen, die notwendigen Schulungsmodule zur Verfügung stellen und die ersten Tätigkeiten zuweisen. Jede Abteilung wird einige der Schritte, die zum Erreichen des Ziels notwendig sind, selbst durchführen.

Einstieg in das Business Process Management mit Miro

Das Business Process Management kann und sollte jeden in deinem Unternehmen einbeziehen, oder zumindest die Teile, auf die du dich bei der Prozessgestaltung bis zur Optimierung zuerst konzentrieren willst. Es beginnt mit der strategischen Planung, in der die Ziele deines Unternehmens festgelegt werden. Sie endet mit der Optimierung aller Prozesse, die zur Erreichung dieser Ziele beitragen, egal ob es sich um Kern-, Unterstützungs- oder Managementprozesse handelt.

Natürlich hört das Business Process Management nie auf, denn mit dem Wachstum und den Veränderungen deines Unternehmens steigt auch der Bedarf an neuen und verbesserten Prozessen! Um dir den Einstieg in das Business Process Management zu erleichtern, kannst du mit unseren Process Mapping Vorlagen beginnen, deine eigenen Prozesse abzubilden und zu visualisieren.