Backlog Refinement

Backlog Refinement als Grundlage für agile Arbeit

Das Product Backlog ist eine Schlüsselkomponente der agilen Methodik und dient als dynamische, organisierte Liste von Arbeitsaufgaben, die das Team erledigen muss. Diese Aufgaben, die oft auch als User Stories bezeichnet werden, sind nach ihrer Priorität geordnet, um dem Endnutzer einen Mehrwert zu bieten.

Vereinfacht ausgedrückt kann man das Product Backlog als die "To-Do-Liste" des Projekts betrachten. Es ist ein lebendiges Dokument, das alles enthält, was im Projekt getan werden kann, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Dazu gehören neue Funktionen, Änderungen an bestehenden Funktionen, Fehlerbehebungen, Änderungen an der Infrastruktur oder andere Aktivitäten.

Was ist Backlog Refinement?

Beim Backlog Refinement, auch Backlog Grooming genannt, wird das Product Backlog überarbeitet, um sicherzustellen, dass die Punkte auf der Liste angemessen, detailliert und nach ihrem Wert für das Projekt oder den Kunden priorisiert sind. Es handelt sich dabei nicht um ein einmaliges Ereignis, sondern um einen fortlaufenden Prozess, der während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig stattfindet.

Bei dem Refinement können User Stories hinzugefügt, entfernt, neu angeordnet oder in kleinere, überschaubare Teile zerlegt werden. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass das Backlog immer mit gut verstandenen und ausführbaren Aufgaben für die nächsten Sprints bereitsteht.

Bedeutung eines effektiven Backlogs

Ein effektives Product Backlog ist für den Erfolg eines jeden agilen Projekts entscheidend. Es dient als Kommunikationsinstrument zwischen dem Team und den Stakeholdern und bietet ein klares Verständnis dafür, welche Arbeit erledigt werden muss und warum.

Hier erfährst du, warum ein effektives Backlog so wichtig ist:

Prioritätensetzung

Das Product Backlog hilft bei der Priorisierung der Arbeit auf der Grundlage des Geschäfts- oder Kundenwerts. Das bedeutet, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden, um sicherzustellen, dass das entwickelte Produkt für die Kunden möglichst wertvoll ist.

Transparenz

Ein gut organisiertes Backlog sorgt für Transparenz. Alle Beteiligten haben eine klare Vorstellung davon, was zu tun ist, und so werden Unklarheiten und Verwirrung vermieden.

Flexibilität

Der Produktrückstand ist dynamisch und wird ständig aktualisiert. Wenn sich der Markt oder die Kundenanforderungen ändern, passt sich das Backlog an und stellt sicher, dass das Team immer an den wichtigsten Aufgaben arbeitet.

Planung

Das Backlog ist ein wichtiges Instrument für die Planung zukünftiger Sprints und Releases. Anhand eines gut gepflegten Backlogs kann das Team vorhersagen, wann die Arbeit erledigt sein wird, und die Erwartungen der Stakeholder steuern.

Ein effektives und gut verwaltetes Backlog ist die Grundlage für jedes agile Projekt. Er richtet das Team auf ein gemeinsames Ziel aus und bietet Orientierung und Kontext für die gesamte Arbeit.

Zweck und Vorteile des Backlog Refinement

Das Refinement des Backlogs hat mehrere Ziele. Es zielt darauf ab, das Backlog überschaubar und verständlich zu machen und es für zukünftige Sprints vorzubereiten.

Dies sind Vorteile des Backlog Refinements:

Verbessertes Verständnis

Er bietet dem Entwicklungsteam und dem Product Owner die Möglichkeit, den Umfang und die Anforderungen jeder User Story zu diskutieren und zu verstehen.

Bessere Schätzungen

Durch das Refinement der Backlog Elemente kann das Team den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Fertigstellung jeder User Story genauer einschätzen.

Effiziente Sprint Planung

Der Zeitaufwand für die Sprintplanung wird reduziert, da ein Großteil der Diskussionen über die zu erledigenden Aufgaben und die Komplexität der Aufgaben bereits berücksichtigt wurde.

Konsistenter Arbeitsfluss

Regelmäßiges Refinement stellt sicher, dass das Team immer einen Vorrat an Aufgaben hat, an denen es arbeiten kann, wodurch das Projekttempo beibehalten und Ausfallzeiten reduziert werden.

Teilnehmer im Backlog Refinement

Ein effektives Backlog Refinement ist ein gemeinschaftlicher Prozess, an dem die wichtigsten Mitglieder des agilen Teams aktiv beteiligt sind. Dazu gehören in der Regel der Product Owner, das Entwicklungsteam und der Scrum Master, die alle eine wichtige Rolle in diesem Prozess spielen.

Rolle des Product Owners 

Der Product Owner ist in erster Linie für das Product Backlog verantwortlich, d.h. für die Definition, Priorisierung und Refinement der einzelnen Elemente. Diese Person entscheidet, was zu tun ist, und stellt sicher, dass die Aufgaben im Backlog mit den Projektzielen übereinstimmen und dem Kunden den größten Nutzen bringen.

Während des Refinement Prozesses wird vom Product Owner erwartet, dass diese Person die Vision und die Anforderungen der einzelnen Backlog Punkte klar kommuniziert. Ein*e Product Owner*in muss auch offen für Feedback und Diskussionen sein, um Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass das Team den Umfang und die Bedeutung der einzelnen Punkte vollständig versteht.

Rolle des Entwicklungsteams

Das Development Team ist für die Ausführung der Aufgaben im Backlog verantwortlich. Während des Refinement Prozesses arbeitet es mit dem Product Owner zusammen, um ein klares Verständnis der Anforderungen und des Umfangs der einzelnen Punkte zu erhalten.

Das Team schätzt den Aufwand und die Komplexität jedes Backlog Punkts ein und bringt sein Fachwissen ein, um größere Punkte in kleinere, überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Sie stellen auch Fragen und versuchen, Unklarheiten zu beseitigen, um sicherzustellen, dass sie gut vorbereitet sind, wenn der Sprint beginnt.

Rolle des Scrum Masters

Der Scrum Master spielt zwar keine direkte Rolle bei der Priorisierung oder Festlegung der Backlog Elemente, aber er hat eine Vermittlerrolle während des Refinement Prozesses. Der Scrum Master sorgt dafür, dass der Prozess reibungslos abläuft und fördert die effektive Kommunikation zwischen dem Product Owner und dem Entwicklungsteam.

Diese Person kann Diskussionen leiten, bei der Lösung von Konflikten helfen und sicherstellen, dass sich das Team an die Zeitvorgaben für die Refinement Sessions hält. Der Scrum Master hilft dem Team auch dabei, gute Praktiken für das Refinement zu verstehen und umzusetzen, einschließlich effektiver Techniken für die Schätzung und Aufteilung der User Stories.

Backlog Refinement Prozess

Der Backlog Refinementsprozess ist eine fortlaufende kollaborative Aktivität in der agilen Entwicklung, die eine Reihe von Schritten umfasst, um das Produkt-Backlog in einem organisierten, verständlichen und umsetzbaren Zustand zu halten.

Häufigkeit und Zeitpunkt des Backlog Refinements

Das Refinement des Backlogs ist in der Regel ein fortlaufender Prozess, der während des gesamten Projektlebenszyklus stattfindet. Formelle Backlog Refinement Sessions werden jedoch in der Regel einmal pro Sprint durchgeführt. Die genaue Häufigkeit kann je nach den Bedürfnissen des Teams und der Komplexität des Projekts angepasst werden.

Diese Sitzungen sollten zeitlich begrenzt sein, um die Effizienz und den Fokus zu wahren. Viele Teams verwenden etwa 5-10% der gesamten Sprint-Zeit für das Refinement des Backlogs. Bei einem zweiwöchigen Sprint wären das zum Beispiel insgesamt 2-4 Stunden.

Schritte des Backlog Refinement

Auch wenn die Einzelheiten von Agile Team zu Agile Team variieren können, umfasst der Prozess der Backlog Refinement im Allgemeinen die folgenden Schritte:

Durchsicht des Backlogs

Der Product Owner und das Entwicklungsteam überprüfen die vorhandenen Backlog Elemente. Das kann bedeuten, dass die User Stories, die Geschäftsanforderungen oder die technischen Aufgaben, die auf der Liste stehen, noch einmal überprüft werden.

Diskussion und Klärung

Jeder Punkt im Backlog wird im Detail besprochen. Der Product Owner erklärt die Anforderungen und die Wichtigkeit des Punktes, und das Entwicklungsteam stellt Fragen oder bittet um Klarstellungen.

Priorisierung des Backlogs

Der Product Owner setzt mit Hilfe des Entwicklungsteams und ggf. der Stakeholder Prioritäten für die Punkte, die für das Projekt oder den Kunden wichtig sind.

Aufwand abschätzen

Das Entwicklungsteam schätzt den Aufwand, der für jedes Element erforderlich ist. Dies geschieht in der Regel in einer Maßeinheit, auf die sich das Team geeinigt hat, z. B. in Story Points oder Stunden.

Aufteilung großer Aufgaben

Große oder komplexe Aufgaben, die oft als Epics bezeichnet werden, werden in kleinere, überschaubare User Stories aufgeteilt. So lassen sie sich leichter verstehen, schätzen und umsetzen.

Aktualisieren des Backlogs

Auf der Grundlage der Diskussionen, Klarstellungen und Schätzungen wird das Backlog aktualisiert. Dabei können Punkte hinzugefügt, gestrichen oder geändert und nach ihrer Priorität neu geordnet werden.

Übliche Techniken für Backlog Refinement

Verschiedene Techniken können helfen, den Prozess der Backlog Refinement effizienter und effektiver zu gestalten. Dazu gehören unter anderem:

User Story Mapping

Diese Technik hilft dabei, die Reise des Benutzers zu visualisieren und die User Stories nach ihrer Rolle in dieser Reise zu priorisieren. Nutze hierfür ein User Story Mapping Tool.

DEEP Analyse

DEEP steht für Detailed appropriately, Estimated, Emergent und Prioritized, also für die Merkmale, die ein gutes Product Backlog haben sollte.

MoSCoW Methode

Diese Methode kategorisiert die Elemente in "Muss haben", "Sollte haben", "Könnte haben" und "Wird nicht haben" und hilft so bei der Prioritätensetzung.

Planning Poker

Planning Poker ist spielerische Schätzungstechnik, bei der jedes Teammitglied darauf "wettet", wie viel Aufwand die einzelnen Aufgaben erfordern werden, was zu einer konsensbasierten Schätzung führt.

Tipps für ein effektives Backlog Refinement

Um das Beste aus dem Prozess der Backlog Refinement herauszuholen, gibt es einige Tipps, die du beachten solltest:

Zusammenarbeit und Kommunikation sicherstellen

Effektives Backlog Refinement ist ein gemeinschaftlicher Prozess, der eine offene und klare Kommunikation zwischen dem Product Owner, dem Entwicklungsteam und dem Scrum Master erfordert.

Ermutige zu offenen Diskussionen: Jede*r sollte sich wohl dabei fühlen, Fragen zu stellen, Vorschläge zu machen und um Klärung zu bitten.

Lege eine gemeinsame Sprache fest: Stelle sicher, dass jeder die verwendete Terminologie und die Konzepte versteht, um Verwirrung zu vermeiden.

Priorisierung und Schätzung der Backlog Elemente

Priorisierung und Schätzung sind entscheidende Aspekte der Backlog Refinement.

Setze Prioritäten nach dem Wert: Die höchste Priorität sollten die Aufgaben haben, die den größten Wert für den Kunden oder das Projekt haben.

Sei realistisch bei den Schätzungen: Bei der Schätzung des Aufwands für jedes Backlog Element ist es wichtig, so genau wie möglich zu sein. Verwende eine Schätzmethode, die für dein Team am besten geeignet ist, wie z. B. eine Runde Planungspoker oder diese Fibonacci Skala Vorlage.

Umgang mit großen oder komplexen Backlog Items

Große oder komplexe Backlog Items, die oft als Epics bezeichnet werden, können in den Refinement Sitzungen eine Herausforderung darstellen.

Teile sie auf: Große Aufgaben sollten in kleinere, überschaubare Aufgaben aufgeteilt werden. So sind sie nicht nur leichter zu verstehen und einzuschätzen, sondern auch die Umsetzung ist leichter zu bewältigen.

Scheue dich nicht, Aufgaben zu verschieben: Wenn ein Punkt zu komplex ist, um in einer Sitzung vollständig verstanden zu werden, ist es in Ordnung, ihn auf eine spätere Sitzung zu verschieben, wenn mehr Informationen oder Analysen verfügbar sind.

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Backlogs

Das Product Backlog ist ein lebendiges Dokument, das regelmäßig überprüft werden muss.

Regelmäßige Refinement Sessions: Führe regelmäßig Backlog Refinement Sessions durch, idealerweise einmal pro Sprint, um das Backlog auf dem neuesten Stand zu halten und für die kommenden Sprints vorzubereiten.

Sich an Veränderungen anpassen: Bei Agile geht es darum, Veränderungen anzunehmen. Das Backlog sollte flexibel sein, um sich an neue Informationen, veränderte Geschäftsanforderungen oder Kundenfeedback anzupassen.

Denke daran, dass ein effektiver Backlog Refinement Prozess unerlässlich ist, damit dein agiles Projekt reibungslos und effizient läuft. Dieser bereitet das Team nicht nur auf den nächsten Sprint vor, sondern stellt auch sicher, dass die geleistete Arbeit mit den Projektzielen übereinstimmt und den Kunden den größten Nutzen bringt.

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