قالب بدء المشروع
حقِّق التّوافق بين الجميع منذ البداية وقم بإدارة المشاريع بسهولة باستخدام قالب اجتماع بدء المشروع.
معلومات حول قالب اجتماع بدء المشروع
يسهّل قالب اجتماع بدء المشروع على مدراء المشاريع تحقيق التّوافق بين الفِرَق منذ بداية المشروع، وتحديد التوقُّعات والخطوات التّالية بوضوح بحيث يسير المشروع بسلاسة وكفاءة. هذا القالب مثاليٌّ لإنشاء بيان المشروع، حيث يمكن لجميع المشاركين الاطّلاع على أهداف المشروع وقيمه الأساسيّة وطرق العمل في أي وقت.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب اجتماع بدء المشروع.
ما هو قالب اجتماع بدء المشروع؟
يحتوي قالب اجتماع بدء المشروع على سبع خطوات أو أنشطة لإجراء اجتماع بدء المشروع بنجاح:
مقدّمة إلى المشروع + منظّموا الاجتماع
نشاط كسر الجمود
الأهداف والموضوعات المحدّدة للاجتماع
مصفوفة RACI للمشروع
الأسئلة والأجوبة
لوحة تخطيط المشروع
موجز عناصر العمل + الخطوات التالية
يُشبه قائمةَ مراجعة اجتماع بدء المشروع، حيث ستحدّد جميع الخطوات اللّازمة لتنفيذ مشروعك والمواءمة مع فريقك أو المشاركين في المشروع فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليّات، وأفضل طرق العمل الجماعي والتّواصل المشترك.
يُستخدم قالب اجتماع بدء المشروع أيضًا كمصدر للحقيقة يمكنك دائمًا الرجوع إليه والاسترشاد به عند البحث عن المعلومات أو التّوجيهات حول مشروعك.
لمن تمّ تصميم قالب اجتماع بدء المشروع؟
يناسب هذا القالب مدراء المشاريع لمساعدتهم في إطلاق مبادرات جديدة، ولكن يمكن لأيٍّ من أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع استخدامه أيضًا. كما أن هذا القالب مناسب جدًا للفِرق متعدّدة الوظائف التي تبدأ مشاريعاً جديدة إذ ينظِّم أهداف المشروع ومصفوفة RACI الخاصّة به والخطوات التّالية لكل مشارك في مساحة واحدة مشتركة.
كيفيّة استخدام قالب اجتماع بدء المشروع:
هذا القالب هو إطار عمل يحتوي على سبعة أنشطة (أو إطارات) لكي تتمكّن من قيادة اجتماعات المشروع بسلاسة وكفاءة. اتبع الخطوات الواردة أدناه لاستخدام القالب لإجراء اجتماع بدء المشروع:
مقدّمة إلى المشروع + منظّموا الاجتماع: وهو الجزء الذي تقدِّم فيه المشروعَ وتقدِّم نفسك أيضًا وأيّ شخص يدير المشروع معك. وهي فرصة رائعة لشرح دورك وكيف يمكن للأشخاص التّواصل معك.
نشاط كسر الجمود: يساهم نشاط كسر الجمود "كلمة واحدة عن التّعاون" في تحفيز الجميع على المشاركة ويُظهر كيف يمكن للأشخاص المشاركين في المشروع التّعاون معًا بشكل أفضل.
الأهداف والمواضيع: وهي المساحة المُتاحة لإضافة أهداف المشروع وما الذي تقوم به في مرحلة بدء العمل، وأيّ مادة مرجعيّة أو محتوىً تجده مفيدًا لمشروعك وفريق العمل للرّجوع إليه لاحقًا.
مصفوفة RACI للمشروع: واحدةٌ من أهمّ الخطوات، تحدّد RACI (الأدوار، والمسؤوليّة، والاستشارة، والاطّلاع) الأشخاصَ المسؤولين عن المهام وآليّة عملهم. تساعد الفرَق في الحفاظ على المواءمة والتّواصل بشكل أكثر فعّالية مع أصحاب المصلحة المناسبين.
الأسئلة والأجوبة: افسح المجال لطرح الأسئلة وكُن مستمعاً فعّالاً. قم بتدوين مواضع الشّكوى لدى فريقك وحاول معالجة المشكلات الحرِجة. من المهمّ الإجابة عن أيّة شكوك وعدم إهمالها، على الأقلّ في هذه المرحلة.
لوحة تخطيط المشروع: وهي المكان الذي يبدأ فيه العمل! باستخدام لوحة تخطيط المشروع هذه، يمكنك إدراج جميع العناصر اللّازمة لتنفيذ المشروع، بدءًا من الفرق والإجراءات وصولًا إلى التّبعيّات والمخاطر. اطلب من فريقك إضافة أفكاره إليها، وتشاركوا في إنشاء خطّة مشروعك معًا.
ملخّص عناصر العمل + الخطوات التّالية: لتلخيص اجتماعك والتّوصُّل إلى قائمةِ تحقُّقٍ لبدء المشروع، أضِف جدولًا زمنيّاً يتضمّن الخطوات التّالية وأي مورد آخر قد يكون مفيدًا لبدء المشروع.
تتيح لك اللّوحة البيضاء اللّانهائيّة من منصّة Miro إجراء اجتماع لبدء المشروع بحرِّية، دون أيّ قيود على البيانات، حيث يمكنك إضافة أكبر عدد ممكن من الموارد والملفّات التي تحتاجها. باعتبارها وثيقة حيّة، يمكن لزملائك في الفريق الوصول بسهولة إلى لوحة بدء المشروع وتحديثها في أي وقت.
ما الذي يجب أن يتضمّنه اجتماع بدء المشروع؟
يجب أن يتضمّن أي شيء يلزم لتوجيه الأشخاص خلال المشروع. تحديد أهداف المشروع الرّئيسيّة ومصفوفة RACI يسهِّل على الجميع فهم أدوراهم وما يجب عليهم القيام به. كما أن اجتماع بدء المشروع مخصّص لك لتحديد كيفيّة بدء تنفيذ المشروع، والممارسة الأفضل هي أن تضع قائمة بدء المشروع في نهاية هذا الاجتماع وتحدِّد جلسة متابعة لتتبُّع تقدُّم المشروع.
من يجب أن يحضر اجتماع بدء المشروع؟
في اجتماع بدء المشروع، من المهم أن تقوم بدعوة كلّ المعنّيين بالمشروع وأصحاب المصلحة الرّئيسيّين (الذين يجب إطلاعهم على نتائج المشروع وإنجازاته فيما بعد). سيساعدك على ذلك قيامُك بإدراج جميع الفِرق المعنيّة (التّطوير والتّصميم والمحتوى والتّسويق والمنتج وما إلى ذلك) والحضور. إذا كان لديك شكّ، تواصل معهم قبل الاجتماع الفعليّ وحدِّد ما إذا كانوا الأشخاص المناسبين للحضور. من المهم أن تُجري في الاجتماع تمرين RACI لتحديد الأدوار والمسؤوليّات لتحقيق التّوافُق والمواءمة بين الجميع.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب مخطط المحاذاة
: يعمل بشكل أفضل مع
البحوث المكتبيّة, العصف الذّهني, اجتماعات الفريق
نشأ مخطط المحاذاة في لعبة لعب الأدوار الخيالية Dungeons & Dragons (D&D) للسماح للاعبين بتصنيف شخصياتهم وفقًا لوجهات نظرهم الأخلاقية والمعنوية. منذ ذلك الحين، بدأ الناس في جميع أنحاء العالم في استخدام مخطط المحاذاة كطريقة ممتعة لوصف خصائصهم وشخصياتهم، بالإضافة إلى الشخصيات الخيالية والأشخاص المشهورين وغير ذلك الكثير. في الإعداد التقليدي، يمكنك تحديد موضعك في مخطط المحاذاة بناءً على وجهات نظرك حول القانون والفوضى والخير والشر. ولكن يمكنك تكييف مخطط المحاذاة ليعكس أي خصائص ترغب في استخدامها لإنشاء شخصيات.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب عمليّة التحكُّم في التّغيير
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Documentation, Product Management
يمكنك التَّنبُّؤ والبحث والتّخطيط لكل تفاصيل المشروع حتى تسير بطريقة معيّنة—ثم تأتي الأمور غير المُتوقَّعة والتّعديلات المطلوبة. عندها تبدأ عملية التَّحكُّم في التّغيير. يساعد في تحديد الخطوات الصّحيحة التي يجب اتّخاذها، ويمنح أصحاب المصلحة الرُّؤية الكاملة، ويقلِّل من احتمالات حدوث الأخطاء والعرقلة. وهذا القالب سهل الاستخدام وفعَّال للغاية— لضمان مراجعة التَّغييرات المُقترَحة قبل تنفيذها وتمكين الفِرَق من رفض التّغييرات التي قد تكون غير ضروريّة أو مربِكة.
قالب تتبُّع التَّمويل
: يعمل بشكل أفضل مع
Kanban Boards, Operations
بالنّسبة للعديد من المؤسّسات، وخاصَّةً غير الرّبحيّة، التّمويل هو شريان الحياة لها—ويُعدُّ تحقيق أهداف جمع التّبرعات جزءاً مهمّاً من تنفيذ مهمّتها. يوفِّر لها تتبُّع التَّمويل أداةً قويّة وسهلة الاستخدام لقياس تقدُّمها والبقاء على المسار الصّحيح. بالإضافة إلى مساعدتك في تصوُّر المراحل الرّئيسيّة، سيمنحك هذا القالب طريقة فعّالة لإلهام الجمهور للتّبرع وسيساعدك في تتبُّع هؤلاء المتبرّعين. يُفيد بشكل خاص عندما يكون لديك تبرُّعات متعدّدة واردة من مصادر مختلفة.
قالب سجلّ ريد (RAID)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Project Management, Agile Workflows
استخدم قالب سجلّ ريد لفهم المخاطر المُحتملة والافتراضات والمشكلات والتّبعيات المتعلّقة بمشروع قادم بشكل أفضل. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك وضع خطط طوارئ فعّالة وإعداد مواردك وفقًا لذلك. ستعرف الأخطاء التي من الممكن أن تحدث خلال المشروع وكيفيّة حل المشكلة.