قالب بدء المشروع
حقِّق التّوافق بين الجميع منذ البداية وقم بإدارة المشاريع بسهولة باستخدام قالب اجتماع بدء المشروع.
معلومات حول قالب اجتماع بدء المشروع
يسهّل قالب اجتماع بدء المشروع على مدراء المشاريع تحقيق التّوافق بين الفِرَق منذ بداية المشروع، وتحديد التوقُّعات والخطوات التّالية بوضوح بحيث يسير المشروع بسلاسة وكفاءة. هذا القالب مثاليٌّ لإنشاء بيان المشروع، حيث يمكن لجميع المشاركين الاطّلاع على أهداف المشروع وقيمه الأساسيّة وطرق العمل في أي وقت.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب اجتماع بدء المشروع.
ما هو قالب اجتماع بدء المشروع؟
يحتوي قالب اجتماع بدء المشروع على سبع خطوات أو أنشطة لإجراء اجتماع بدء المشروع بنجاح:
مقدّمة إلى المشروع + منظّموا الاجتماع
نشاط كسر الجمود
الأهداف والموضوعات المحدّدة للاجتماع
مصفوفة RACI للمشروع
الأسئلة والأجوبة
لوحة تخطيط المشروع
موجز عناصر العمل + الخطوات التالية
يُشبه قائمةَ مراجعة اجتماع بدء المشروع، حيث ستحدّد جميع الخطوات اللّازمة لتنفيذ مشروعك والمواءمة مع فريقك أو المشاركين في المشروع فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليّات، وأفضل طرق العمل الجماعي والتّواصل المشترك.
يُستخدم قالب اجتماع بدء المشروع أيضًا كمصدر للحقيقة يمكنك دائمًا الرجوع إليه والاسترشاد به عند البحث عن المعلومات أو التّوجيهات حول مشروعك.
لمن تمّ تصميم قالب اجتماع بدء المشروع؟
يناسب هذا القالب مدراء المشاريع لمساعدتهم في إطلاق مبادرات جديدة، ولكن يمكن لأيٍّ من أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع استخدامه أيضًا. كما أن هذا القالب مناسب جدًا للفِرق متعدّدة الوظائف التي تبدأ مشاريعاً جديدة إذ ينظِّم أهداف المشروع ومصفوفة RACI الخاصّة به والخطوات التّالية لكل مشارك في مساحة واحدة مشتركة.
كيفيّة استخدام قالب اجتماع بدء المشروع:
هذا القالب هو إطار عمل يحتوي على سبعة أنشطة (أو إطارات) لكي تتمكّن من قيادة اجتماعات المشروع بسلاسة وكفاءة. اتبع الخطوات الواردة أدناه لاستخدام القالب لإجراء اجتماع بدء المشروع:
مقدّمة إلى المشروع + منظّموا الاجتماع: وهو الجزء الذي تقدِّم فيه المشروعَ وتقدِّم نفسك أيضًا وأيّ شخص يدير المشروع معك. وهي فرصة رائعة لشرح دورك وكيف يمكن للأشخاص التّواصل معك.
نشاط كسر الجمود: يساهم نشاط كسر الجمود "كلمة واحدة عن التّعاون" في تحفيز الجميع على المشاركة ويُظهر كيف يمكن للأشخاص المشاركين في المشروع التّعاون معًا بشكل أفضل.
الأهداف والمواضيع: وهي المساحة المُتاحة لإضافة أهداف المشروع وما الذي تقوم به في مرحلة بدء العمل، وأيّ مادة مرجعيّة أو محتوىً تجده مفيدًا لمشروعك وفريق العمل للرّجوع إليه لاحقًا.
مصفوفة RACI للمشروع: واحدةٌ من أهمّ الخطوات، تحدّد RACI (الأدوار، والمسؤوليّة، والاستشارة، والاطّلاع) الأشخاصَ المسؤولين عن المهام وآليّة عملهم. تساعد الفرَق في الحفاظ على المواءمة والتّواصل بشكل أكثر فعّالية مع أصحاب المصلحة المناسبين.
الأسئلة والأجوبة: افسح المجال لطرح الأسئلة وكُن مستمعاً فعّالاً. قم بتدوين مواضع الشّكوى لدى فريقك وحاول معالجة المشكلات الحرِجة. من المهمّ الإجابة عن أيّة شكوك وعدم إهمالها، على الأقلّ في هذه المرحلة.
لوحة تخطيط المشروع: وهي المكان الذي يبدأ فيه العمل! باستخدام لوحة تخطيط المشروع هذه، يمكنك إدراج جميع العناصر اللّازمة لتنفيذ المشروع، بدءًا من الفرق والإجراءات وصولًا إلى التّبعيّات والمخاطر. اطلب من فريقك إضافة أفكاره إليها، وتشاركوا في إنشاء خطّة مشروعك معًا.
ملخّص عناصر العمل + الخطوات التّالية: لتلخيص اجتماعك والتّوصُّل إلى قائمةِ تحقُّقٍ لبدء المشروع، أضِف جدولًا زمنيّاً يتضمّن الخطوات التّالية وأي مورد آخر قد يكون مفيدًا لبدء المشروع.
تتيح لك اللّوحة البيضاء اللّانهائيّة من منصّة Miro إجراء اجتماع لبدء المشروع بحرِّية، دون أيّ قيود على البيانات، حيث يمكنك إضافة أكبر عدد ممكن من الموارد والملفّات التي تحتاجها. باعتبارها وثيقة حيّة، يمكن لزملائك في الفريق الوصول بسهولة إلى لوحة بدء المشروع وتحديثها في أي وقت.
ما الذي يجب أن يتضمّنه اجتماع بدء المشروع؟
يجب أن يتضمّن أي شيء يلزم لتوجيه الأشخاص خلال المشروع. تحديد أهداف المشروع الرّئيسيّة ومصفوفة RACI يسهِّل على الجميع فهم أدوراهم وما يجب عليهم القيام به. كما أن اجتماع بدء المشروع مخصّص لك لتحديد كيفيّة بدء تنفيذ المشروع، والممارسة الأفضل هي أن تضع قائمة بدء المشروع في نهاية هذا الاجتماع وتحدِّد جلسة متابعة لتتبُّع تقدُّم المشروع.
من يجب أن يحضر اجتماع بدء المشروع؟
في اجتماع بدء المشروع، من المهم أن تقوم بدعوة كلّ المعنّيين بالمشروع وأصحاب المصلحة الرّئيسيّين (الذين يجب إطلاعهم على نتائج المشروع وإنجازاته فيما بعد). سيساعدك على ذلك قيامُك بإدراج جميع الفِرق المعنيّة (التّطوير والتّصميم والمحتوى والتّسويق والمنتج وما إلى ذلك) والحضور. إذا كان لديك شكّ، تواصل معهم قبل الاجتماع الفعليّ وحدِّد ما إذا كانوا الأشخاص المناسبين للحضور. من المهم أن تُجري في الاجتماع تمرين RACI لتحديد الأدوار والمسؤوليّات لتحقيق التّوافُق والمواءمة بين الجميع.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب آفاق النّمو الثّلاثة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
يتيح هذا النّموذج ،الذي ذُكر في كتاب كيمياء النّمو، للشّركات الطَّموحة طريقةً لتحقيق التّوازن بين الحاضر والمستقبل—بمعنى آخر، ما الذي ينجح في الأعمال الحاليّة وما هي فرص النّمو النّاشئة التي يُحتمل أن تكون مربحة في المستقبل. ثم يمكن للفِرَق على مستوى المؤسّسة التّأكُّد من أن مشاريعهم تتوافق مع أهداف المؤسّسة وتدعمها. كما يُعدُّ نموذج آفاق النّمو الثّلاثة طريقة قوية لتعزيز ثقافة الابتكار—الثّقافة التي تقدِّر التّجريب والتّكرار وتعتمد عليهما—ولتحديد الفرص المُتاحة للأعمال الجديدة.
قالب مخطّط المعالم
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Strategic Planning, Project Planning
عندما يتعاون فريقك في مشروع كبير، يمكن أن يشكّل تتبُّع المهام العديدة والجداول الزّمنية المتعدِّدة تحدّياً. لذلك فأنت بحاجة إلى مخطّط المعالم. ستجعل هذه التّمثيلات المرئيّة لأحداث المشروع المهمّة من السّهل على فريقك الالتزام بالجدول الزّمني وتحقيق الأهداف في الوقت المحدَّد. من السّهل جداً البدء بالعمليّة — قم فقط بتحديد المعالم الرئيسيّة، واستخدم القالب الخاص بنا لإنشاء مخطّط المعالم، وحدّد التّواريخ والتّسليمات الرئيسيّة التي ستتطلّبها كل مرحلة.
قالب تقنية (STAR)
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning, Prioritization
تعرّف على كيفية استخدام طريقة STAR لإجراء مقابلة عمل لتحديد أفضل مرشح للدور. يمكن للأشخاص المتقدّمين للمقابلات استخدام تقنية STAR لإعدادردود مفصّلة وشاملة أثناء المقابلة.
قالب مخطط المعلومات البياني
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, Documentation
لا بدّ وأنك قد اختبرت كيف تصبح البيانات كثيفة ومملّة جدًا. لكنك بحاجة بيانات مُقنعة ومميّزة ومفهومة. الحل؟ مخطط المعلومات البياني. تتيح لك هذه الأدوات تقديم المعلومات بطريقة رائعة وتحويل البيانات الكمية أو النوعية إلى قصص تفاعلية وذات صدى. بغض النظر عمن ستقدمه له — العملاء أو المتبرعين أو فرقك الداخلية — سيتيح لك قالبنا تصميم مخطط معلومات بياني يجمع بين النصوص والمرئيات لتبسيط حتى البيانات الأكثر تعقيداَ.
قالب تقرير كايزن (kaizen)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Documentation
ما الذي يجعل الشّركة عظيمة؟ تعلم الشركات أنه لا بد من تعزيز عظمتها والحفاظ عليها — ما يعني أنها لا تتوقف أبدًا عن العمل بهدف التّحسين. استخدم تقرير كايزن (kaizen) فهو أداةٌ مثاليّة إذا كنت تمثّل إحدى تلك الشركات (أو تطمح إلى ذلك). يقوم بإنشاء دليل مرئي بسيط لأنشطة التّحسين المستمر على مستوى الفريق والإدارات والمؤسّسات. باستخدام نهج تقرير كايزن (kaizen)، يقوم كل موظّف في المؤسّسة بتدقيق عمليّاته الخاصّة ويفهم ما قد يُغفله، ما يجعل هذه أداة قويّة لزيادة المساءلة على جميع المستويات.
قالب سباق العلامة التّجارية لمدّة ثلاث ساعات
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Workshops, Sprint Planning
قبل أن يؤمن العملاء بعلامتك التّجارية، يجب أن يؤمن فريقك بها. هذا هو المكان الذي تحقِّق فيه سباقات العلامة التّجارية المعجزات. سيساعد سباق العلامة التّجارية، الذي تمّ التّرويج له من قِبَل الفريق في Google Ventures، فريقَك في فرز جميع الأفكار المختلفة حول علامتك التّجاريّة والتّوافق مع المكوّنات الأساسيّة لها—قيمك وجمهورك وشخصيّتك وبيان مهمّتك وخارطة الطّريق والمزيد. سواء كنت تعمل على بناء علامة تجاريّة جديدة أو تجديد علامة تجاريّة حاليّة، تُعد سباقات العلامة التّجارية الخيار الأمثل للأحداث المهمّة مثل اختيار اسم شركتك أو تصميم شعار أو التّعاقد مع وكالة أو صياغة بيان.