قالب خريطة العمليّة
قم بتحليل وتوثيق عمليّات فريقك ونتائجه.
معلومات حول قالب خريطة العمليّة
قالب خريطة العمليّة أداةٌ مفيدة لتوثيق وتحليل وتحقيق فهمٍ أفضل لعمليّات أعمال فريقك والمُخرجاتِ المتعلِّقة بها. يتمّ تنظيم قالب خريطة العمليّة بحسب المراحل التي يمكنك استخدامها في تقسيم العمليّة أو النّظام الخاص بك، وتسجيل الهدف والأنشطة والمُخرجات في كل مرحلة. قم بتحسين تنظيم فريقك وإنتاجيّته وتواصله من خلال التّوصُّل إلى فهم مشترك لأي نوع من أنواع العمليّات.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب خريطة العمليّة.
ما هو الغرض من رسم خرائط العمليّات ؟
لن تفكّر أبدًا في الانطلاق إلى المجهول بدون خريطة. لا تختلف خريطة العمليّة عن ذلك. رسم خرائط العمليّة هو تمرين فعّال لتقييم أو توثيق أو وضع استراتيجيّة لأي خطّة أو نهج قد يكون لدى فريقك. من خلال تقسيم الأهداف والأنشطة والمُخرجات في أيّ مرحلة من مراحل المشروع، يمكنك تكوين رؤية حول ما إذا كنتَ على المسار الصّحيح أو تعمل بفعّاليّة لحلّ مشكلة ما.
متى تستخدم أداة رسم خرائط العمليّة؟
معظم الفِرَق التي تستخدم قوالب خريطة العمليّة تتطلّع إلى زيادة الكفاءة. من خلال رؤية عمليّة موضَّحة في الصّفحة، يمكن للفِرَق تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين: كيفيّة تبسيط العمليّة وتحسين التّواصل والتّوثيق على نحوٍ أفضل. استخدم قالب خريطة العمليّة عندما تحتاج إلى تعيين أصحاب المصلحة وتحديد الملكيّة والحدود، وتوضيح المسؤوليّات، ووضع المقاييس.
كيف يمكنك إنشاء خريطة العمليّة؟
الهدف من أداة رسم خريطة العمليّة هو تقسيم مشروعك بحيث يستطيع زملاؤك فهم أهدافك وكيف تخطّط لإنجازها. من خلال تقسيم المشروع إلى مراحل، يمكنك تجنُّب سوء الفهم والتّأكُّد من توافق الجميع قبل المُضيّ قُدُمًا.
الخطوة الأولى: حدّد هدفك.
ما هي المشكلة التي ترغب بحلّها؟ ما هي العمليّة التي ترغب بتصوّرها؟
هذا هو الوقت المناسب للتّفكير بعمق. أثناء تقدّمك في خريطة العمليّة الخاصّة بك، ستقضى المزيد من الوقت في تقسيم مشروعك إلى أجزاء صغيرة الحجم. لكن في الوقت الحاليّ، لا تتردّد في تحديد الهدف العام.
الخطوة الثّانية: قم إجراء العصف الذّهني.
ما هي الخطوات التي يجب أن تتّخذها لحلّ هذه المشكلة؟ كيف ستتطوّر العمليّة؟
لا تنشغل كثيراً بالتّرتيب الذي يجب أن تجري به العمليّة. ركّز على تدوين جميع الخطوات على الورق. فكّر في أصحاب المصلحة الذين ستحتاج إلى إشراكهم في هذا المشروع. كما يمكنك تبادل الأفكار حول الموارد التي ستحتاجها لإنجاز المهمّة.
الخطوة الثّالثة: عرّف النّجاح.
كيف ستعرف أنّك قمت بحلّ المشكلة؟ متى تنتهي العمليّة؟
تتجاوز العديد من الفِرَق هذه الخطوة، لكن من المهمّ عدم إهمالها. من خلال تحديد مقاييس واضحة للنجاح -- أو حتى مجرّد نقطة توقُّف -- تمنح نفسك هدفاً تعمل من أجله.
الخطوة الرّابعة: رتّب الأشياء.
ما هي الخطوات التي ستتّخذها لحلّ المشكلة؟ ما هو التّرتيب الذي يجب أن تعمل وفقه للتّأكُّد من إنجاز العمليّة؟
حان الوقت الآن للتّفكير بشكل خطّي. خذ جميع المواد الأوّليّة من عمليّة العصف الذّهني وابدأ بترتيب الأشياء. إذا كان من الصّعب جدًا العمل بشكل خطّي، ابدأ بتحديد ما ستحتاج إلى القيام به أولاً وأخيرًا، ثم اعمل على إنجاز المهام التي تتوسّطهما.
الخطوة الخامسة: قم برسمها.
كيف تبدو المشكلة؟ كيف يمكنك تصوُّر العملية؟
حان الوقت لبدء العمل بقالب خريطة العمليّة. ابدأ بإنشاء مفتاح. يجب أن يحتوي المفتاح على رموز ستستخدمها في جميع أجزاء خريطة العمليّة. قد تحتاج إلى رموز لتمثيل الأنشطة والمُدخلات والمُخرجات والقرارات ونقاط النّهاية. استخدم نظاماً سهلاً وقابلاً للتّطوير. على سبيل المثال، يحبّ العديد من الأشخاص استخدام الأسهم للإشارة إلى تدفّق عمليّة اتّخاذ القرار.
الخطوة السّادسة: قم بمراجعة الخريطة.
هل أنت في موضع جيّد لحلّ المشكلة؟ هل تبدو خريطة العمليّة قابلة للتّنفيذ والفهم؟
قم بدعوة أصحاب المصلحة للاطّلاع على الخريطة. انتبه جيدًا إلى حالات التّكرار المُحتمَلة والعقبات والمشكلات في سير العمل. قم بمراجعة كلّ خطوة للتّأكُّد من أنها تسير بشكل منطقي إلى الخطوة التّالية. قد يساعدك الرّجوع إلى المستندات الناتجة عن جلسات العصف الذّهني والتّأكُّد من عدم فقدان أي شيء في التّرجمة.
ما الأنواع المختلفة لخرائط العملية؟
توجد أنواع قليلة من خرائط العملية التي يمكنك استخدامها: خريطة SIPOC (المُورِّدون والمُدخلات والعمليات والمُخرَجات والعملاء)، وخريطة الانتشار، وخريطة حارة السّباحة، وخريطة تدفّق القيمة. تؤدي كل من تلك الخرائط غرضًا مختلفًا لمؤسستك وسينتج عنها أفكار إضافية لرسم خرائط العمليات لأعمالك.
ما المزايا الثلاث لإنشاء خريطة العمليّة؟
استخدم قالب خريطة العمليّة، لتحدّد سريعاً مراحل العمليّة التي تحتاج إلى التّشغيل الآلي والتّحسين. قم بتوضيح حالة العملية الحالية والتّواصل بين الفَِرق والإدارات.
ما المقصود بخريطة العملية في إدارة المشروعات؟
تساعدك أداة خريطة العملية في تصوّر الأنشطة داخل أي عملية معيّنة. عادةً يستخدمها مدراء المشروعات لمعرفة الخطوات اللازمة لإكمال المشروع أو سير العمل.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب قائمة الإيجابيّات والسّلبيّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Decision Making, Documentation, Strategic Planning
قائمة الإيجابيّات والسّلبيّات هي أداةٌ بسيطة لكنّها قويّة لصنع القرار تُستخدم للمساعدة في فهم طرفي النّقاش. يتم إدراج الايجابيّات كحجج تؤيّد اتّخاذ قرار أو إجراء معيّن. السّلبيات هي البراهين المُدرَجة ضدّها. من خلال إنشاء قائمة توضّح تفاصيل طرفي النّقاش، يصبح من الأسهل تصوُّر التّأثير المحتمل لقرارك. لجعل قائمة الإيجابيّات والسّلبيّات أكثر موضوعيّة، يمكن أن تستعين بتقييم كلّ نقطة إيجابيّة وسلبيّة مقابل النّقاط الأخرى. يمكنك بعد ذلك تقديم قرارك بثقة، وتقديم حجّة قويّة لسبب كونه القرار الصّحيح.
قالب الاجتماع الفردي
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings
تأكّد من أن اجتماعاتك مثمرة باستخدام قالب الاجتماع الفردي. أنشئ جدول الأعمال الخاص بك والتزم بعناصره، وافهم ما الذي يسير بشكل جيّد، وما الذي لا ينفع، وكيفيّة تحسينه. ناقش ما الذي تمّ إنجازه وما الذي لا يزال قيد التّنفيذ.
قالب العصف الذّهني العكسيّ
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
العصف الذّهني العكسيّ هو أسلوب يدفع المجموعة إلى التّفكير في المشكلات بدلاً من الحلول. نظرًا لأنّنا نفكّر بشكل طبيعي في المشاكل، فهي طريقةٌ رائعة لجعل المجموعة تتوقَّع المشاكل التي قد تحدث أثناء المشروع. للانخراط في العصف الذّهني العكسي، ابدأ بتحديد المشكلة، ثم فكّر في الأشياء التي قد تؤدّي إلى تفاقُمها. اطلب من فريقك أن يطرح أفكارًا حول الطُّرق التي يمكن أن تزداد بها المشكلة سوءًا. اعكس المشكلات إلى حلول مرّة أخرى، ثم قم بتقييم أفكارك.
قالب خريطة الموقع
: يعمل بشكل أفضل مع
Mapping, Software Development, Diagrams
إنشاء الموقع الإلكتروني مهمّةٌ معقّدة. يجتمع العديد من أصحاب المصلحة معًا لإنشاء الصّفحات وكتابة المحتوى وتصميم العناصر وإنشاء هيكل لموقع إلكتروني يخدم الجمهور المستهدَف. خريطة الموقع أداةُ فعّالة لتسهيل عمليّة تصميم الموقع الإلكتروني. تتيح لك تقييم المحتوى وتصميم العناصر التي تخطّط لتضمينها في موقعك. من خلال تصوُّر موقعك، يمكنك إنشاء كل المكوِّنات وتنظيمها بطريقة منطقيّة لجمهورك.
قالب ميثاق الفريق
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Team Meetings
ميثاق الفريق هو ملفّ يحدّد غاية فريقك وأهدافه، بالإضافة إلى الخطوات التي ستتّخذها للوصول إلى أهدافك. يوضّح ميثاق الفريق الهدف والتّوجُّه لجميع أعضاء الفريق. عند إنشاء ميثاق الفريق بشكل تعاونيّ، سيكون طريقة رائعة ليشعر الأفراد بأنّهم أكثر ارتباطًا ببعضهم البعض داخل المجموعة. يُعَدُّ قالب ميثاق الفريق مفيدًا عند إنشاء فريق جديد لأول مرّة، أو إضافة أعضاء جُدُد إلى فريق حاليّ، أو عندما تحتاج إلى تنسيق أفضل بغضّ النّظر عن فترة عمل فريقك.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.