قالب مصفوفة الأثر/الجهد
حدّد بوضوح أثر الأنشطة والجهد اللازم للقيام بها لمساعدة فريقك في تحديد الأولويّات.
معلومات حول قالب مصفوفة الأثر/الجهد
ما هو قالب مصفوفة الأثر/الجهد؟
هذا القالب مخصّص للاستخدام من قِبَل أيّ فريق يرغب في مواءمة أولويّاته ووضع مشاريعه على المسار الصّحيح مع تقليل الوقت والجهد الضّائعين.
فوائد إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد
تجد العديد من الفِرق أنّ مصفوفة الأثر/الجهد هي أداة قيّمة لاتّخاذ القرارات-فهي تساعدهم في تحقيق الاستفادة الأمثل من الوقت والموارد المحدوة مع توفير دليل مرئي لكل شيء بدءًا من قائمة المهام اليوميّة إلى الخطّط الاستراتيجيّة الأكثر تعقيدًا.
رتّب المهام بحسب أولويّتها
أهم مزايا إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد هي أنّها تدفع الفِرَق أو الأفراد إلى ترتيب المهام بحسب الأولويّة بناءً على ما سيساعدهم بشكل أكبر في تحقيق أهدافهم النّهائية. تحديد الأولويّات بهذه الطّريقة سيساعد الفِرَق في تحديد أفضل الطّرق لقضاء وقتهم.
رفع الكفاءة والأثر
كما تتيح مصفوفة الأثر/الجهد التي يتمّ إنشاؤها بشكل صحيح للفِرق تقييم كيفيّة قضاء وقتهم وإيجاد طُرق لتقليل الهدر. يساعد تصنيف المهام بناءً على أيٍّ منها سيكون له أكبر تأثير على مهمّة الفريق أو هدفه في تحديد المهام أو المشاريع غير المنتجة بما يكفي لتكون جديرة بالاهتمام.
قم بمواءمة الأهداف
كما ستساعد مصفوفة الأثر/الجهد مختلف أصحاب المصلحة في الفريق على مواءمة أهدافهم وأولويّاتهم عن طريق قياس مدى التّأثير الذي سيكون لكلّ جهد على تقدُّم أهداف الفريق بالضّبط.
متى تستخدم مصفوفة الأثر/الجهد
تُستخدَم مصفوفة الأثر/الجهد على النّحو الأمثل عندما يكون لدى الفريق أو الموظّف العديد من مسارات العمل المحتمَلة التي يمكن أن يقوم بها أو المهام التي يمكن أن ينجزها، وعليه اتّخاذ قرار بشأن أفضل الطّرق لتخصيص وقته لتحقيق أكبر أثر ممكن. في السّيناريوهات التي يكون فيها الوقت محدود وكذلك الموارد، يمكن لمصفوفة الأثر/الجهد أن تساعد الفِرَق في ترتيب المهام بحسب أولويّتها وإيجاد المسار الأكثر فاعليّة في تحقيق الأهداف الإجماليّة.
كيفيّة إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد
إنشاء مصفوفة الأثر/الجهد أمر بسيط ومباشر باستخدام قالب منصّة Miro:
الخطوة الأولى: اجمع الفريق بأكمله معًا
للبدء، تأكّد من حضور جميع الأطراف المعنيّة في بداية الجلسة. من المهمّ أن يملأ المصفوفةَ أصحابُ المصلحة الفعليّون الذين لديهم خبرة في هذا المجال، ولديهم منظور مباشر حول كيفيّة إكمال هذه المهام ومقدار الجهد المبذول في تنفيذها.
الخطوة الثانية: حدّد الأهداف، وغايات الفريق
اطلب من أعضاء الفريق أن يطرحوا أفكاراً حول أهدافهم الرّئيسيّة وغايات الفريق. يتيح ذلك للفريق التّوافق بشأن المهمّة الإجماليّة.
الخطوة الثّالثة: قم بإنشاء مخطّط بأربعة أرباع
يتمّ رسم مصفوفة الأثر/الجهد على محورين: مستوى الجهد المبذول في المهمّة، ومستوى الأثر المُحتمَل لإكمال المهمّة. الأرباع الأربعة هي: المكاسب السّريعة (أعلى أثر وأقلّ جهد)، والمشروعات الرّئيسيّة (أعلى أثر وأقصى جهد)، والبدائل (أقلّ أثر وأقل جهد)، والمهام التي تهدر الوقت (أقلّ أثر وأقصى جهد).
الخطوة الرّابعة: أضف المهام الفرديّة إلى واحد من الأرباع الأربعة
ارسم في المصفوفة المهام التي كان يخطّط لها الفريق أو يأخذها في الاعتبار بحسب مقدار الجهد والأثر الذي يمكن أن يحدثه كل إجراء. احرص على مراجعتها بدقّة مع فريق العمل للتأكُّد.
الخطوة الخامسة: أنشئ خطّة عمل بناءً على النّتائج الخاصّة بك
من خلال فهم أثر جميع المهام والجهد المطلوب لإنجازها، يمكنك ترتيبها بحسب الأولويّة، وتحديد أيّ المهام تستحقّ أكبر قدر من الوقت والموارد في المستقبل.
ما هي الأرباع الأربعة لمصفوفة الأثر والجهد؟
الأرباع الأربعة هي: الجهد المنخفض مع الأثر المنخفض، والجهد المرتفع مع الأثر المنخفض، والأثر المنخفض مع الجهد المرتفع، والأثر المرتفع مع الجهد المرتفع.
ما هي آلية عمل مصفوفة الأثر والجهد؟
تعمل مصفوفة الأثر والجهد من خلال تخطيط المهام المختلفة المتعلّقة بمشروع ما في مصفوفة مكوّنة من محورين: مستوى الجهد ومستوى الأثر. يساعد تصنيف المهام بهذه الطريقة فِرَق العمل في تحديد الأولويات والحدّ من الهدر.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة How Now Wow
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Product Management, Prioritization
لا توجد أفكار سيّئة في العصف الذّهني — ولكن بعضها أكثر أصالةً وأسهل في التّنفيذ. مصفوفة How Now Wow هي أداة تساعدك في تحديد تلك الأفكار العظيمة وتنظيمها، بالإضافة إلى إعادة تنشيط فريقك للتّفكير بشكل إبداعي والمجازفة (وهو أمر يصعب تنفيذه عند توسيع نطاق عملك). احصل على هذا القالب لإنشاء مصفوفة خاصّة بك، ثم قم بتصنيف الأفكار التي أنشأتَها في عمليّة العصف الذّهني على أنها "How" (يصعب تنفيذها) أو "Now" (سهل التّنفيذ) أو "Wow" (أصيل وسهل التّنفيذ).
قالب مخطّط زهرة اللوتس
: يعمل بشكل أفضل مع
UX Design, Ideation, Diagrams
يمكن حتى للمفكّرين المبدعين أن يستخدموا المساعدة في التّفكير الإبداعي من حينٍ لآخر لرؤية الأشياء بطرق جديدة ولتوليد أفكار رائعة. سيمنحهم مخطّط زهرة اللوتس إلهاماً جديداً— وسيمكّنك من إجراء جلسات العصف الذّهني بطريقة أكثر سلاسة وفعّاليّة. تقوم تقنيّة التّفكير الإبداعي هذه باستكشاف الأفكار من خلال وضع الفكرة الرّئيسية في مركز المخطّط والمفاهيم الثّانويّة في المربّعات المحيطة. يمنحك هذا القالب طريقةً سهلة لإنشاء مخطّطات زهرة اللّوتس للعصف الذّهني، بالإضافة إلى مخطّط لا متناهٍ للأفكار التي تم إنشاؤها والتي لا نهاية لها.
قالب ميثاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يعتمد مدراء المشاريع على مواثيق المشروع كمصدر للحقيقة فيما يتعلّق بتفاصيل المشروع. توضّح مواثيق المشروع الأهداف الأساسيّة ونطاق العمل وأعضاء الفريق والمزيد من المشاركين في المشروع. بالنسبة لإدارة المشاريع المنظَّمة، يمكن أن تكون المواثيق مفيدة لمواءمة الجميع حول فهم مشترك للأهداف والاستراتيجيّات والمُخرجات لمشروعٍ ما أيّاً كان مجاله. يضمن هذا القالب توثيق جميع جوانب المشروع ليتمّ إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتحقيق التّوافق بينهم. اعرف دائمًا إلى أين يتّجه مشروعك، وغايته، ومجاله.
قالب تقويم وسائل التّواصل الاجتماعي
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Planning, Marketing
تمتلك معظم الشّركات حضوراً على وسائل التّواصل الاجتماعي، لكن العديد منها لا يستخدمها كوسيلة تمييز تنافسية. يتيح لك قالب تقويم وسائل التّواصل الاجتماعي تخطيط المنشورات وجدولتها وإنشاءها على كل من LinkedIn وTwitter وFacebook وInstagram وPinterest، بحيث يمكنك الاستفادة من وسائل التّواصل الاجتماعي كأداة ستراتيجيّة للتّرويج لعلامتك التّجارية. استخدم قالب تقويم وسائل التّواصل الاجتماعي لتخطيط المحتوى الاجتماعي الخاص بك قبل أسبوع أو شهر أو ربع سنة. تعاون مع فريق التّسويق، واستعد لإطلاقات المنتجات والمبادرات الكبرى، وشارك مسودّات المنشورات الاجتماعية.
قالب الخريطة الوظيفيّة
: يعمل بشكل أفضل مع
Design, Desk Research, Mapping
هل تريد أن تفهم حقًا طريقة تفكير المستهلكين؟ أَلقِ نظرةً على الأمور من منظورهم — عبر تحديد "الوظائف" التي يحتاجون إلى إنجازها واكتشاف ما قد يجعلهم يقومون بـ "استخدام" أو "ترك" منتج أو خدمة مثل منتجاتك وخدماتك. رسم الخرائط الوظيفيّة مثاليُّ للباحثين في تجربة المستخدم، فهو عمليّة منظّمة تمنحك وجهة نظر عبر تقسيم "الوظائف" خطوةً بخطوة، لتتمكن في النهاية من تقديم شيءٍ فريد ومفيد ومختلف عمّا يقدّمه منافسوك. يُسَهّل هذا القالب إنشاءَ خريطة وظيفيّة مُفصّلة وشاملة.
قالب ترتيب الأولويّات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Operations, Strategic Planning
هل تشعر أنت أو فريقك بأنّكم مُثقَلون بالمهام؟ هل تواجه صعوبةً في التّركيز على مشاكل معيّنة؟ ترتيب الأولويّات هو تمرين فكريّ ترسم باستخدامه الأفكار وفقًا لأهمّيتها أو ملاءمتها. يستخدم المصمّمون والفِرَق طريقة ترتيب الأولويّات للتّأكُّد من أن أفكارهم تقع في نطاق مشروع معيّن. كما يعتمدون على هذه الطّريقة لتقييم ما إذا كان من المُحتَمَل أن يحلّ حلٌّ معيَّن المشكلة المطروحة. لكن حتى إن لم تكن مصمّمًا، فيمكن أن تساعدك الطّريقة في تحديد الأولويّات وترسيخ أفكارك على أرض الواقع.