Szablon wykresu Gantta

Informacje o szablonie wykresu Gantta

Wykres Gantta to potężna i powszechnie stosowana graficzna reprezentacja osi czasu, która przedstawia postępy planu projektu w czasie. Większość szablonów wykresów Gantta przedstawia stan każdego etapu projektu oraz stakeholderów. Wykresy rozbijają projekty na zadania, dzięki czemu zespół może sprawdzać stan zadania, przypisane do niego osoby oraz czas wymagany do jego realizacji.

Szablony wykresów Gantta są również doskonałym sposobem na identyfikację zależności i wąskich gardeł projektu, co czyni z nich niezbędne narzędzie do współpracy i zapewnienia najwyższej wydajności. Chociaż wykresy Gantta różnią się w zależności od danej organizacji i zespołu, zazwyczaj zawierają kilka kluczowych elementów:

• Lista zadań jest przedstawiona w pionie, po lewej stronie wykresu. Opisuje pracę nad projektem i często jest podzielona na grupy i podgrupy.

• Oś czasu biegnie poziomo przez górną część wykresu i przedstawia postęp projektu.

• Poziome słupki po prawej stronie wykresu przedstawiają postęp w realizacji danego celu. Wykresy Gantta pokazują również kamienie milowe, zależności i stakeholderów.

Wykresy Gantta pozwalają uchwycić istotne szczegóły projektu w określonych ramach czasowych. Na pierwszy rzut oka widać, jakie zadania należy wykonać, kto za nie odpowiada, jaki jest ich status, a także jakie są planowane daty rozpoczęcia i zakończenia projektu i jego podzadań.

Jak korzystać z szablonu wykresu Gantta

Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia wykresu Gantta i zarządzania nim wraz z zespołem. Zacznij od wybrania szablonu wykresu Gantta i wykonania poniższych czynności:

Krok 1. Określenie ram czasowych

Wykres Gantta o poprawnej strukturze musi mieć dobrze określony początek i koniec. Wykres Gantta jest w pewnym sensie połączeniem osi czasu i tablicy Kanban. Konieczne jest ustalenie ram czasowych realizacji wyznaczonych celów.

W zależności od sposobu działania firmy lub przedsiębiorstwa, wykres Gantta może odpowiadać kwartałowi. Załóżmy na przykład, że chcemy przeprowadzić strategię komunikacji w ramach wprowadzenia na rynek nowego produktu. W takiej sytuacji wykres rozpoczynałby się 1 maja i kończył 31 lipca.

Ten proces może potrwać dłużej lub wymagać wydłużenia, co jest całkowicie w porządku. Ważne jest jednak, aby określić datę zakończenia projektu, do której należy dążyć. Należy pamiętać o uwzględnieniu okresów urlopowych, aby zagwarantować dokładne przydzielenie czasu.

Krok 2. Dodanie zadań do wykresu Gantta

Pamiętając o celu końcowym, trzeba teraz dodać i ukończyć zadania na wykresie Gantta. Współpracuj ze swoim zespołem, aby dodawać szczegóły do zadań, kodować kolorami karty według działu, zespołu lub oddziału i tagować odpowiedzialnych członków zespołu.

Konieczne będzie również przypisanie daty początkowej i końcowej oraz rozciągnięcie zadania w czasie. Jest to niezwykle ważne, aby zagwarantować zrozumienie przez wszystkich powiązanych osi czasu, dzięki czemu realizacja projektu będzie właściwie prowadzona. Można też dodać wszystkie niezbędne szczegóły zadania. Wszystkie zadania można również podzielić na podzadania.

W każdym zespole lider lub manager projektu powinien odpowiadać za przydzielanie wszystkim zadań i podzadań. Każda karta, w zależności od odpowiedzialnej osoby lub zespołu, może mieć inny kolor, aby ułatwić ogólne zrozumienie planu projektu.

Krok 3. Stworzenie zależności między zadaniami

Wielu zadań nie można zrealizować bez wcześniejszego wykonania innych zadań, co oznacza bardzo wysoki poziom zależności. Korzystając z szablonu wykresu Gantta od Miro, możesz tworzyć linie zależności, łącząc ze sobą karty. Manager projektu lub lider zespołu powinien określić najważniejsze zależności, którym należy nadać priorytet i omówić to z odpowiednimi osobami zaangażowanymi w projekt.

Krok 4. Dodanie znaczników kamieni milowych, aby zapewnić widoczność

Znaczniki kamieni milowych, jak sama nazwa wskazuje, mają oznaczać ważne wydarzenia lub cele w planie projektu. Kamienie milowe mogą odpowiadać fazom projektu. Można je dodawać, aby określać te kluczowe punkty na osi czasu.

Krok 5. Wprowadzenie zmian i iterowanie w razie potrzeby

Edycja wykresu Gantta nie zawsze jest idealnym rozwiązaniem, ponieważ rozplanowaniu projektu poświęca się wiele czasu i przemyśleń. Czasami jednak jest to konieczne. Na szczęście narzędzia online do tworzenia wykresów Gantta umożliwiają znacznie łatwiejsze wprowadzanie zmian.

Po zaproszeniu zespołu do współpracy nad szablonem wykresu Gantta jego członkowie będą mogli w czasie rzeczywistym wyświetlać wszelkie zmiany, jak ukończone zadania lub dodane nowe procesy. Dodawaj wszelkie istotne pliki (Office, Dokumenty Google, PDF, JPG, PNG), aby mieć wszystko w jednym miejscu i korzystaj z funkcji karteczek i komentarzy, aby wyjaśniać i omawiać zadania, gdy członkowie zespołu potrzebują wyjaśnień.

Zalety korzystania z szablonu wykresu Gantta

Nie bez powodu wykres Gantta jest jednym z najpopularniejszych i najczęściej używanych wykresów w zarządzaniu projektami. Korzystanie z prostego szablonu wykresu Gantta ma kilka zalet:

• Upraszcza złożone projekty – wykresy Gantta pomagają Tobie i Twojemu zespołowi zrozumieć wizualnie projekt, który może robić wrażenie niezwykle złożonego z powodu dużej liczby ruchomych elementów. Łatwiej jest wtedy razem z zespołem stworzyć roadmapę, która pomoże w realizacji zadań i dotrzymywaniu terminów.

• Pomaga w zarządzaniu czasem - – skuteczne planowanie ma kluczowe znaczenie w zagwarantowaniu osiągania kamieni milowych oraz dopilnowaniu, aby wszyscy mogli wydajnie zarządzać swoimi zadaniami. Korzystanie z szablonu wykresu Gantta projektu pomaga w śledzeniu zależności i dopilnowaniu, aby wszyscy mieli przydzielone zadania umożliwiające osiągnięcie wyznaczonych celów. Jeśli wydaje się, że nie uda się osiągnąć kamieni milowych, stosując odpowiednie prognozowanie i planowanie, można odpowiednio dostosować terminy.

• Śledzenie projektu odbywa się w jednym miejscu - – jedną z największych zalet korzystania z wykresu Gantta jest możliwość wyświetlania wszystkich swoich zadań, ważnych szczegółów i kamieni milowych w jednym miejscu. Pozwala to uniknąć zamieszania związanego z koniecznością śledzenia informacji na różnych platformach lub w różnych dokumentach.

• Większa przejrzystość – niewiele czynników demotywuje bardziej od nierealistycznych terminów i oczekiwań. Dzięki zastosowaniu wykresu Gantta wszyscy mogą mieć świadomość postępów w projekcie, co zmniejszy ryzyko niezrozumienia z powodu niedopasowanych oczekiwań.

• Motywowanie członków zespołu - – wiedza, jak konkretne zadania wpisują się w szerszy projekt, jest motywująca, ponieważ można lepiej zrozumieć, w jaki sposób każdy przyczynia się do realizacji ogólnych celów projektu. Ponadto tworzenie osi czasu i planowanie kamieni milowych ułatwia zarządzanie indywidualnymi harmonogramami. Niedotrzymywanie terminów może być niezwykle frustrujące i demotywujące, a używanie wykresu Gantta zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia takiej sytuacji.

• Większe możliwości personalizacji – używanie szablonu wykresu Gantta firmy Miro to praktycznie synonim sformułowania „personalizacja”. Można zmieniać kolory i etykiety, dodawać karteczki i obrazy oraz wykonywać wiele innych operacji. Wszystkie osoby biorące udział w projekcie wyraźnie wszystko widzą.

To tylko kilka korzyści płynących z używania wykresu Gantta do zarządzania projektami. Jest również wiele innych zalet korzystania z wykresów Gantta, dzięki którym to potężne narzędzie zyskało tak ogromną popularność.