Szablon wykresu Gantta

O szablonie wykresu Gantta

Wykres Gantta to potężne i szeroko stosowane graficzne przedstawienie osi czasu, które pokazuje postępy planu projektu w czasie. Większość szablonów wykresów Gantta przedstawia stan każdego etapu projektu oraz stakeholderów. Wykresy rozbijają projekty na zadania, dzięki czemu zespół może sprawdzać stan zadania, przypisane do niego osoby oraz czas wymagany do jego realizacji.

Szablony wykresów Gantta są także doskonałym sposobem na identyfikację zależności i wąskich gardeł w projektach, co czyni je niezbędnym narzędziem do współpracy i wydajności. Chociaż wykresy Gantta różnią się w zależności od organizacji i zespołu, zazwyczaj zawierają kilka kluczowych elementów:

• Lista zadań jest umieszczona pionowo po lewej stronie wykresu. Opisuje pracę nad projektem i często jest zorganizowana w grupy i podgrupy.

• Oś czasu biegnie poziomo wzdłuż górnej części wykresu i ukazuje postępy projektu.

• Poziome paski po prawej stronie wykresu przedstawiają postępy w kierunku określonego celu. Wykresy Gantta pokazują również kamienie milowe, zależności i stakeholderów.

Wykresy Gantta pozwalają uchwycić kluczowe szczegóły projektu w określonym przedziale czasowym. Na pierwszy rzut oka można zobaczyć, jakie zadania należy wykonać, kto jest za nie odpowiedzialny, jaki jest ich status oraz planowane daty rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz jego podzadań.

Jak korzystać z szablonu wykresu Gantta

Miro to doskonałe narzędzie do tworzenia wykresu Gantta i zarządzania nim wraz z zespołem. Zacznij od wybrania szablonu wykresu Gantta i wykonaj poniższe kroki:

Krok 1. Określenie ram czasowych

Wykres Gantta o poprawnej strukturze musi mieć dobrze określony początek i koniec. W pewnym sensie wykres Gantta to połączenie osi czasu i tablicy kanban. Istotne jest określenie ram czasowych na osiągnięcie swoich celów.

W zależności od sposobu działania Twojej firmy lub przedsiębiorstwa, wykres Gantta może odpowiadać kwartałowi. Załóżmy na przykład, że chcemy przeprowadzić strategię komunikacji w ramach wprowadzenia na rynek nowego produktu. Następnie ustawilibyśmy ten wykres, aby rozpoczynał się 1 maja i kończył 31 lipca.

Może to potrwać dłużej lub wymagać przedłużenia, i to jest całkowicie w porządku. Jednak ważne jest, aby określić datę zakończenia projektu, do której będziemy dążyć. Pamiętaj, aby uwzględnić okresy urlopowe, by dokładnie zaplanować czas.

Krok 2. Dodaj zadania do wykresu Gantta

Mając na uwadze cel końcowy, musisz teraz dodać i ukończyć zadania na wykresie Gantta. Współpracuj z zespołem, aby dodać szczegóły do zadań, zakodować kolorami karty według działu, zespołu lub sekcji, oraz dodać tagi dla odpowiedzialnych członków zespołu.

Będziesz także musiał(a) przydzielić datę rozpoczęcia i zakończenia oraz rozciągnąć zadanie na cały okres czasu. Jest to niezwykle ważne, aby zapewnić zrozumienie osi czasu przez wszystkich, co pozwala na utrzymanie całego projektu na właściwym torze. Można też dodać wszystkie niezbędne szczegóły zadania. Każde zadanie można również podzielić na podzadania.

W każdym zespole lider lub manager projektu powinien odpowiadać za przydzielanie wszystkim zadań i podzadań. Każda karta, w zależności od odpowiedzialnej osoby lub zespołu, może mieć inny kolor, aby ułatwić ogólne zrozumienie planu projektu.

Krok 3. Twórz zależności między zadaniami

Wiele zadań nie może zostać wykonanych, jeśli inne zadania nie zostały wcześniej ukończone, więc ich poziom zależności będzie bardzo wysoki. Korzystając z szablonu wykresu Gantta od Miro, możesz tworzyć linie zależności, łącząc ze sobą karty. Manager projektu lub lider zespołu powinien określić najważniejsze zależności, którym należy nadać priorytet i omówić to z odpowiednimi osobami zaangażowanymi w projekt.

Krok 4. Dodaj znaczniki kamieni milowych, aby zapewnić widoczność

Znaczniki kamieni milowych, jak sugeruje ich nazwa, mają na celu oznaczanie ważnych wydarzeń lub celów w planie projektu. Kamień milowy może odpowiadać fazom projektu. Możesz je dodać, aby określić te kluczowe punkty na swojej osi czasu.

Krok 5. Wprowadzaj zmiany i powtarzaj proces, jeśli to konieczne

Edycja wykresu Gantta nie zawsze jest idealnym rozwiązaniem, ponieważ planowanie projektu wymaga wiele czasu i przemyśleń. Czasami jednak jest to konieczne. Na szczęście narzędzia do wykresów Gantta online pozwalają na znacznie łatwiejsze wprowadzanie zmian.

Po zaproszeniu zespołu do współpracy nad szablonem wykresu Gantta jego członkowie będą mogli w czasie rzeczywistym wyświetlać wszelkie zmiany, jak ukończone zadania lub dodane nowe procesy. Dodawaj wszelkie istotne pliki (Office, Dokumenty Google, PDF, JPG, PNG), aby mieć wszystko w jednym miejscu i korzystaj z funkcji karteczek i komentarzy, aby wyjaśniać i omawiać zadania, gdy członkowie zespołu potrzebują wyjaśnień.

Zalety korzystania z szablonu wykresu Gantta

Nie bez powodu wykres Gantta jest jednym z najpopularniejszych i najczęściej używanych wykresów w zarządzaniu projektami. Istnieje kilka zalet korzystania z prostego szablonu wykresu Gantta:

• Upraszcza złożone projekty – wykresy Gantta pomagają Tobie i Twojemu zespołowi zrozumieć wizualnie projekt, który może robić wrażenie niezwykle złożonego z powodu dużej liczby ruchomych elementów. Łatwiej jest wtedy razem z zespołem stworzyć roadmapę, która pomoże w realizacji zadań i dotrzymywaniu terminów.

• Pomaga w zarządzaniu czasem – skuteczne planowanie ma kluczowe znaczenie w zagwarantowaniu osiągania kamieni milowych oraz dopilnowaniu, aby wszyscy mogli wydajnie zarządzać swoimi zadaniami. Korzystanie z szablonu wykresu Gantta projektu pomaga w śledzeniu zależności i dopilnowaniu, aby wszyscy mieli przydzielone zadania umożliwiające osiągnięcie wyznaczonych celów. Jeśli wydaje się, że kamienie milowe nie są realistycznie osiągalne, terminy mogą zostać dostosowane dzięki odpowiedniej przewidywalności i planowaniu.

• Śledzenie projektu odbywa się w jednym miejscu – jedną z największych zalet korzystania z wykresu Gantta jest możliwość wyświetlania wszystkich swoich zadań, ważnych szczegółów i kamieni milowych w jednym miejscu. Unika się w ten sposób zamieszania związanego z koniecznością śledzenia informacji na różnych platformach lub w dokumentach.

• Większa przejrzystość – niewiele czynników demotywuje bardziej od nierealistycznych terminów i oczekiwań. Dzięki zastosowaniu wykresu Gantta wszyscy mogą mieć świadomość postępów w projekcie, co zmniejszy ryzyko niezrozumienia z powodu niedopasowanych oczekiwań.

• Motywowanie członków zespołu – wiedza, jak konkretne zadania wpisują się w szerszy projekt, jest motywująca, ponieważ można lepiej zrozumieć, w jaki sposób każdy przyczynia się do realizacji ogólnych celów projektu. Ponadto tworzenie osi czasu i planowanie kamieni milowych ułatwia zarządzanie indywidualnymi harmonogramami. Niedotrzymywanie terminów może być niezwykle frustrujące i demotywujące, a używanie wykresu Gantta zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia takiej sytuacji.

• Większe możliwości personalizacji – używanie szablonu wykresu Gantta firmy Miro to praktycznie synonim sformułowania „personalizacja”. Możesz zmieniać kolory i etykiety, dodawać karteczki i obrazy, i wiele więcej. Wszyscy zaangażowani w projekt mogą wszystko wyraźnie zobaczyć.

Oto tylko niektóre z zalet korzystania z wykresu Gantta w zarządzaniu projektami. Jest również wiele innych zalet korzystania z wykresów Gantta, dzięki którym to potężne narzędzie zyskało tak ogromną popularność.