Szablon oceny ryzyka

Informacje na temat szablonu oceny ryzyka

Matryca oceny ryzyka może Ci pomóc w ustaleniu priorytetów ryzyka związanego z projektem lub produktem w oparciu o prawdopodobieństwo i potencjalny wpływ na biznes.

Matryca ryzyka może Ci pomóc w ustaleniu oczekiwań klienta poprzez budowanie zaufania i przejrzystości przed rozpoczęciem projektu, mentalne przygotowanie wewnętrznego zespołu projektowego do radzenia sobie z przyszłymi zagrożeniami oraz ustalenie priorytetów w zakresie zarządzania ryzykiem i zasobami.

Szablon oceny ryzyka sprawi, że nie będziesz musieć zaczynać od zera dla każdego projektu i zapewni Ci zachowanie spójności w sposobie identyfikacji i oceny ryzyka biznesowego.

Czym jest ocena ryzyka?

W biznesie „ryzyko” ma bardzo specyficzne znaczenie. Ryzyko to wszystko, co może sprawić, że rzeczywiste zyski z inwestycji okażą się niższe niż oczekiwane.

Istnieje wiele rodzajów ryzyka i nie da się uniknąć ich wszystkich. Część ryzyka ma charakter wewnętrzny, ale część wynika z okoliczności zewnętrznych, których nie możesz kontrolować. Nieefektywność pracowników może stanowić ryzyko, ale może się do niego przyczyniać także Twoja baza klientów, konkurencja, gospodarka, a nawet zagrożenia naturalne, takie jak zła pogoda.

Każda inwestycja wiąże się z ryzykiem. Dlatego też, jeśli chcesz zarabiać pieniądze, musisz podjąć pewien poziom ryzyka. Kluczem jest przewidzenie każdego potencjalnego ryzyka i przygotowanie planu na wypadek jego wystąpienia.

Matryca oceny ryzyka to prosta struktura, której możesz użyć do zaplanowania cyklu rozwoju projektu lub produktu. Format siatki pomaga Ci kontrolować poziom ryzyka, z którym możesz się zmierzyć podczas projektu, poprzez jego wizualizację i kwantyfikację.

Ogólnie rzecz biorąc, ocena ryzyka określa ilościowo ryzyko w kategoriach „prawdopodobieństwo x dotkliwość”. Ryzyko, które jest bardzo mało prawdopodobne, może nie być warte kierowania na nie zasobów, nawet jeśli jego konsekwencje byłyby bardzo poważne. W ten sam sposób bardzo prawdopodobne ryzyko o niewielkich konsekwencjach będzie miało niski priorytet w zakresie łagodzenia skutków.

Ryzyko można uszeregować według niskiego prawdopodobieństwa i dotkliwości (1, oznaczone kolorem zielonym) do najwyższego możliwego prawdopodobieństwa i dotkliwości (10, oznaczone kolorem czerwonym). Uszeregowanie każdego ryzyka pozwala Tobie i Twojemu zespołowi ustalić priorytety i zająć się największymi zagrożeniami za pomocą solidnego planu działania.

Jak korzystać z szablonu oceny ryzyka?

Dokonanie własnej oceny ryzyka jest łatwe z Miro. Rozpocznij od wybrania szablonu oceny ryzyka, a następnie wykonaj następujące kroki:

1. Zdecyduj, jak szczegółowej oceny ryzyka potrzebujesz.

Proste ramy oceny ryzyka obejmują trzy poziomy ryzyka: niski (kodowany jako zielony lub 1), średni (kodowany jako żółty lub 2) lub wysoki (kodowany jako czerwony lub 3). Bardziej szczegółowe ramy mogą obejmować opis skrajnych (a nie tylko wysokich) zagrożeń i zwiększyć skalę liczbową do 20. W razie potrzeby dodaj nowe wiersze i siatki.

2. Ustal, z jakim rodzajem ryzyka ma do czynienia Twój zespół

Poziom ryzyka zależy od kategorii samego ryzyka. Czy ryzyko, któremu stawiasz czoła jest natury strategicznej, organizacyjnej, finansowej, rynkowej czy też technologicznej? Niezależnie od kategorii, dodaj karteczkę, aby wyjaśnić, gdzie dokładnie znajduje się ryzyko.

3. Określ kryteria ryzyka i odpowiednio je uszereguj.

Matryca pomoże Ci ocenić potencjalne ryzyko według prawdopodobieństwa i wpływu. Mogą istnieć inne kryteria, które warto wziąć pod uwagę, takie jak szybkość ryzyka i podatność organizacji na zagrożenia. Niezależnie od decyzji, ważne jest, aby osiągnąć konsensus jako zespół.

4. Oceń ryzyko

Przeanalizuj ryzyko według kodów kolorystycznych (od zielonego do żółtego, od pomarańczowego do czerwonego) i skali numerycznej. Omów prawdopodobieństwo i wpływ na biznes każdego potencjalnego ryzyka. Od tego momentu zespół może przejść do opracowania planu działania. Pamiętaj, aby powtarzać proces matrycy kilka razy w roku, aby dostosować się do zmieniającego się krajobrazu ryzyka.

5. Rozważ plany reagowania kryzysowego

Mogą one być pomocne w przypadku, gdy mylisz się co do prawdopodobieństwa lub dotkliwości wysoko ocenianego ryzyka.

Na jakie rodzaje ryzyka może być narażony Twoja firma?

Wspomnieliśmy powyżej, że organizacja może być narażona na wiele rodzajów ryzyka za każdym razem, gdy dokonuje inwestycji. Zagrożenia dzielą się na cztery ogólne kategorie.

• Ryzyko operacyjne to ryzyko pochodzące z wewnątrz organizacji. Osoby nieprzeszkolone, niewystarczająca liczba pracowników, zagrożenia bezpieczeństwa i kosztowne wąskie gardła proceduralne to przykłady ryzyka operacyjnego. Ponieważ wynika ono z własnych wyborów, ryzyko operacyjne jest najłatwiejszym do ograniczenia rodzajem ryzyka, pod warunkiem, że możesz je przewidzieć.

• Ryzyko ekonomiczne to ryzyko niepowodzenia inwestycji z powodu okoliczności w całej gospodarce. Najczęstszym przykładem jest krach na giełdzie, który zmniejsza siłę nabywczą klientów i obniża przychody. Ryzyko ekonomiczne może jednak wystąpić także po stronie podaży, np. w sytuacji, gdy przyjazny rynek pracy zmusza do oferowania wyższych wynagrodzeń.

• Ryzyko strategiczne pochodzi od konkurencji. Zwroty mogą być nieoczekiwanie niskie, ponieważ inna firma w danej przestrzeni zaoferowała lepszy produkt. Możesz to złagodzić, pielęgnując bliskie relacje z klientami.

• Ryzyko regulacyjne pochodzi od rządów krajów, w których prowadzisz działalność. Regulacje rządowe mogą uniemożliwić czerpanie zysków z projektu.

Szablon oferuje nieograniczone ramy, które możesz wykorzystać do omówienia wszystkich czterech głównych rodzajów ryzyka, a także wszelkich innych zagrożeń, które nie pasują do żadnej kategorii.

Jakie rodzaje oceny ryzyka można przeprowadzić?

Podobnie jak istnieje wiele rodzajów ryzyka, istnieje również wiele odmian oceny ryzyka. Kategorie te nie są silosami - jeden rodzaj oceny może należeć do więcej niż jednej kategorii.

• Jakościowa ocena ryzyka określa prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka na podstawie doświadczenia i wiedzy oceniającego na temat potencjalnego zagrożenia. Jakościowe oceny ryzyka mogą być przeprowadzane szybko, bez ścisłych ram.

• Ilościowa ocena ryzyka przypisuje liczby do prawdopodobieństwa i dotkliwości każdego ryzyka. Oceny numeryczne pozwalają oceniającemu na szybkie podsumowanie ryzyka.

• Ogólna ocena ryzyka analizuje ryzyko związane z działaniem lub inwestycją w dowolnym kontekście, w którym może ono wystąpić. Ogólne oceny ryzyka można wykorzystać jako podstawę do bardziej ukierunkowanych ocen w późniejszym czasie.

• Ocena ryzyka dla konkretnego miejsca analizuje ryzyko w określonym kontekście. Może to być wszystko, od zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy po ryzyko ekonomiczne związane z oferowaniem produktu na określonym terytorium.

• Dynamiczna ocena ryzyka jest przeprowadzana w czasie rzeczywistym, podczas gdy ryzyko się rozwija. Jest to najczęściej spotykane w zawodach związanych z ryzykiem fizycznym, ale może mieć również zastosowanie w rozwijającej się sytuacji biznesowej.

Kiedy stosować ocenę ryzyka

Przed przystąpieniem do planowania oceny ryzyka, Twój projekt potrzebuje solidnych podstaw. Upewnij się, że zdefiniowałeś skalowalność swojego projektu, zoptymalizowałeś przepływ pracy w zespole oraz nakreśliłeś role i obowiązki zespołu.

Ryzyko może przybierać różne formy. Menedżerowie projektów i produktów muszą zacząć swobodnie posługiwać się etykietą ryzyka w oparciu o poziomy ryzyka i prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Ocena ryzyka może Ci pomóc w ustaleniu, czy konieczne jest:

• Uniknięcie ryzyka: Jeśli jest to zdarzenie lub sytuacja o dużym wpływie bądź wysoce prawdopodobna, warto zainwestować więcej budżetu lub wysiłków, aby uniknąć ryzyka tak szybko, jak to możliwe.

• Przeniesienie lub udostępnienie ryzyka: Jeśli ryzyko ma duży wpływ, ale prawdopodobieństwo jego wystąpienia jest mniejsze, sensowne może być przeniesienie odpowiedzialności na stronę trzecią (np. zespół prawny lub plan ubezpieczeniowy). Ryzyko może być również udostępnione różnym zespołom lub grupom firmowym.

• Ograniczenie ryzyka: Podejście to stara się zmniejszyć zarówno wpływ, jak i prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Odbywa się to w porozumieniu z zespołem kierowniczym lub ekspertami wynajętymi do konsultacji z firmą.

• Zaakceptowanie ryzyka: Jeśli zdarzenie jest obarczone niskim ryzykiem i prawdopodobieństwem, zespół może bezpiecznie po prostu zaakceptować fakt, że może się ono wydarzyć i przejść dalej.

Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nowy projekt, czy rozwijasz nowy projekt lub usługę, istnieje wiele wewnętrznych i zewnętrznych zagrożeń, przy których będziesz potrzebować pomocy w przewidywaniu i kontrolowaniu. Analiza i pomiar ryzyka poprzez uszeregowanie każdego typu w wizualnym narzędziu do oceny ryzyka daje możliwość zaplanowania najlepszej reakcji.