Modèle de liste de contrôle pour événements

Modèle de liste de contrôle pour événements

Ce jeu de canevas, de tableaux et de documents constitue une boîte à outils pratique pour aider les équipes à planifier, organiser et évaluer les événements avec clarté, coordination et impact.

Il combine à la fois la vue d'ensemble et les détails opérationnels nécessaires pour une gestion d'événements efficace, durable et inclusive.

Le jeu comprend

🟩 Instantané de l'événement — votre seule source fiable pour les faits de l'événement, la logistique, les rôles de l'équipe et les engagements en matière de durabilité.

🟦 Aperçu de l'événement — une liste de vérification à haut niveau couvrant les trois phases de l'événement (Avant, Pendant, Après), garantissant que tous les processus et responsabilités essentiels sont couverts.

🟨 Canvases de brainstorming et d'alignement — des espaces structurés pour l'exploration créative, la planification collaborative et la cartographie des options ou approches possibles.

🟧 Documentation des décisions et processus clés — des tableaux pour enregistrer les décisions stratégiques et opérationnelles, y compris les raisons, le statut et la responsabilité.

🟪 Document modèle de la liste de vérification de l'événement — un modèle de document détaillé pour transformer vos idées de canvas et vos notes de brainstorming en un plan événementiel cohérent.

Pour qui est-ce destiné ?

• Gestionnaires d'événements, producteurs et coordinateurs

• Responsables de la durabilité et de l'inclusion

• Équipes de programmes, logistique et communication

• Partenaires, sponsors et parties prenantes à la recherche d'alignement et de transparence

• Organisations intégrant la durabilité, la circularité et le bien-être dans leurs pratiques événementielles

Comment utiliser ce jeu de canevas

1. Commencez par le SnapShot d'Événement

• Capturez les détails essentiels tels que le nom de l'événement, son objectif, les dates, le lieu, le format, le public et les objectifs de durabilité.

• Utilisez cela comme point de référence pour toute la planification ultérieure.

2. Parcourez l’Aperçu de l’Événement

• Suivez la structure du cycle de vie — Avant, Pendant, et Après l'événement.

• Pour chaque section, identifiez les actions clés, les responsables et les délais.

• Assurez-vous que la durabilité, l'inclusion, l'accessibilité et le bien-être sont intégrés à chaque étape.

3. Utilisez les canevas de Brainstorming & Alignement

• Explorez des idées, testez des hypothèses et co-créez des solutions avec votre équipe et vos partenaires.

• Notez les idées et les priorités qui seront ensuite intégrées dans votre documentation.

4. Enregistrez les Décisions Clés

• Utilisez les tableaux de Documentation des Décisions Clés pour consigner les choix stratégiques et opérationnels.

• Incluez le motif, le responsable, l'approbateur, la date d'échéance et le statut actuel.

• Cela soutient la transparence, la responsabilité et le transfert de connaissances entre les équipes.

Avertissement

Chaque événement est unique. Ce pack est un guide flexible, non pas une formule prescriptive. Adaptez les canevas, la structure de documentation et le niveau de détail aux objectifs, à la culture et à l'échelle de votre organisation. Utilisez-les comme fondation commune pour la collaboration, la clarté et l'amélioration continue, afin de garantir que chaque événement soit bien géré, inclusif et axé sur la finalité.

Attribution

Créé par The Good Tribe

Conçu pour une collaboration ouverte et durable. Disponible sous licence Creative Commons — veuillez reconnaître la source lors de l'adaptation ou du partage.

Q&R — Foire aux questions

Q : Quel niveau de détail mes entrées doivent-elles avoir ?

R : Commencez simplement. Capturez l'essentiel d'abord, puis détaillez au fur et à mesure que les plans évoluent. L'objectif est la clarté et la compréhension partagée — pas la perfection dès le premier jour.

Q : Puis-je adapter ou rebrander ces canevas ?

R : Absolument. Cette boîte à outils est conçue pour l'adaptation. Vous pouvez modifier les sections, les schémas de couleurs et la terminologie pour correspondre au flux de travail ou à la marque de votre organisation.

Q : À quelle fréquence devons-nous mettre à jour les canevas ?

R : Considérez-les comme des documents vivants. Mettez-les à jour régulièrement pendant la planification et la mise en œuvre, et revisitez-les après l'événement pour capturer les leçons apprises et affiner les éditions futures.

Q : Et si mon événement est petit ou en ligne ?

R : Adaptez le modèle à vos besoins. Même un événement numérique d'une journée peut bénéficier d'une planification structurée, d'une clarté des rôles et d'une sensibilisation à la durabilité.

Q : Qui peut bénéficier de ce modèle ?

R : Cette boîte à outils soutient les équipes marketing, les CMOs, les chefs de projet, les producteurs d'événements, et toute personne gérant des budgets événementiels ou responsable de la création d'expériences engageantes et durables.