Plantilla de reunión

Acerca de la plantilla de reunión

Todos hemos estado en una reunión que no salió como estaba planeado. Tal vez se desvió del rumbo, o te quedaste sin tiempo para lograr todo lo que te propusiste hacer, o tal vez simplemente pareció una pérdida de tiempo.

Para evitarlo, es importante prepararse para llevar a cabo una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla de reunión simple pero efectiva, puedes prepararte para llevar a cabo una reunión de equipo que cumpla con todos los requisitos. Prepara a tus compañeros de equipo para el éxito, dales tiempo y espacio para contribuir, y mantén tus proyectos en marcha.

Cómo usar la plantilla de reunión

La plantilla de reunión de Miro se puede usar en cualquier momento que estés llevando a cabo una reunión remota, híbrida o presencial. Empieza por agregar la plantilla de reunión a tu tablero de Miro, luego sigue los siguientes pasos para personalizarla:

1. Determina el propósito de la reunión

Una de las quejas más comunes sobre las reuniones de equipo es que se sienten como una pérdida de tiempo. Cuando las personas llegan a una reunión con la expectativa de que no obtendrán nada de ella, es menos probable que escuchen y contribuyan, e incluso podrían empezar a dejar de asistir.

Antes de comenzar una reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría ver, hacer o discutir. ¿Hay algo en lo que les gustaría recibir la opinión del equipo? ¿Hay algún desafío del que les gustaría hablar?

2. Elabora la agenda de la reunión

Antes de la reunión, tómate el tiempo para crear una agenda para que todos sepan de qué trata la reunión antes de entrar a la sala (o sala virtual). Sé transparente acerca de por qué incluiste y no incluiste ciertos puntos en la agenda.

3. Comparte los puntos de la agenda

Antes de la reunión, asegúrate de que todos reciban una copia de la agenda para que puedan prepararse. Muchas personas encuentran útil listar los puntos de la agenda como preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?" Una frase como "calendario editorial" podría dejar a los participantes preguntándose de qué van a hablar exactamente, lo que hace más difícil para ellos prepararse. Pero el uso de un lenguaje concreto les da algo para lo que prepararse. Durante la reunión, muestra la agenda en el tablero para que todos puedan consultarla mientras discuten.

4. Asigna tiempo para cada tema

Esto asegura que abordarás cada tema de la agenda sin quedarte sin tiempo, y permite a tus compañeros formular sus preguntas y comentarios para ajustarse al tiempo que se les ha dado. Incluso puedes iniciar un temporizador cuando todos comiencen a discutir un tema de la agenda y acordar pasar al siguiente punto después de que haya transcurrido un cierto periodo de tiempo.

5. Enviar notas de la reunión

Después de la reunión, asegúrate de enviar un resumen de lo que se discutió, además del tablero en sí. De esa manera, todos pueden consultar sus notas y empezar con fuerza.